Приказ Минэкономразвития России от 11.12.2017 N 671 (ред. от 07.09.2021)

См. Документы Министерства экономического развития Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 11 декабря 2017 г. N 671

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Департаменту управления делами (В.М. Пушкин) организовать ведение делопроизводства в центральном аппарате, загранаппарате Минэкономразвития России в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Признать утратившими силу:

приказ Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации";

приказ Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51";

приказ Минэкономразвития России от 13 февраля 2013 г. N 50 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51";

пункт 2 изменений, которые вносятся в некоторые приказы Минэкономразвития России, являющиеся приложением к приказу Минэкономразвития России от 22 июня 2013 г. N 353.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Талыбова А.М.

Министр
М.С.ОРЕШКИН

Утверждена
приказом Минэкономразвития России
от 11.12.2017 N 671

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (далее - Правила делопроизводства), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации (далее - Министерство) документов.

1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется на основании положений Правил делопроизводства, Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (далее - Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (далее - Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти), Положения о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437 (далее - Положение о Министерстве), Регламента Министерства экономического развития Российской Федерации, утвержденного приказом Минэкономразвития России от 4 мая 2016 г. N 282 (далее - Регламент Министерства), Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (СЭДО) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией), и устанавливается в Министерстве соответствующей инструкцией.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Контроль за ведением делопроизводства и передачу дел на архивное хранение в структурных подразделениях возлагается на заместителей руководителей структурных подразделений, назначенных распоряжением заместителя Министра, непосредственно координирующего и контролирующего структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Передача служебных документов, их копий или проектов иным органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам допускается только с письменного указания руководства Министерства и на основании письменных запросов.

1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Министерстве осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение (далее - сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства), совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей. Делопроизводственные обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, содержатся в пункте 3.13 настоящей Инструкции. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, назначаются распоряжением структурного подразделения, на которое возложены функции по организационному обеспечению деятельности руководства Министерства.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, назначаются распоряжением структурного подразделения.

1.9. Структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, в соответствии с графиком, утверждаемым заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей), проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.

1.10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

наименование вида документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Министерства, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;

шаблон бланка документа (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

информационная система архива Министерства - информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов Министерства и управление ими;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

секретариат - группа сотрудников, осуществляющих организационное обеспечение деятельности Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений.

II. Создание документов в Министерстве

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках установленного образца, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления. В случаях, установленных настоящей Инструкцией, при подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота в Министерстве могут использоваться электронные шаблоны документов, которые утверждаются Министром.

2.1.2. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (далее - Федеральный конституционный закон N 2-ФКЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (далее - постановление N 1268), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.1.3. В Министерстве используются следующие виды бланков:

бланки писем должностных лиц Министерства;

бланк письма Министерства;

бланк приказа Министерства;

бланк распоряжения Министерства;

бланк протокола Министерства;

тисненый бланк Министерства;

бланк письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами;

бланк распоряжения структурного подразделения Министерства;

бланк протокола структурного подразделения Министерства;

бланки указаний по исполнению документов (резолюций).

Макеты бланков утверждаются приказом Министерства.

2.1.4. На бланках писем должностных лиц Министерства оформляются служебные письма за подписью Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра (руководство Министерства).

2.1.5. На бланках приказа оформляются приказы Министерства, издаваемые Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

2.1.6. На бланках распоряжения оформляются отдельные организационно-распорядительные решения руководства Министерства по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства и его структурных подразделений.

2.1.7. На бланках письма Министерства оформляются документы за подписью лица, временно исполняющего обязанности Министра, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений в рамках их компетенции.

2.1.8. На бланках протокола оформляются решения, принятые на совещаниях у руководства Министерства.

2.1.8(1). На тисненом бланке Министерства оформляются личные письма, личные ноты, вербальные ноты, направляемые в посольства (консульства), миссии, представительства иностранных государств по торгово-экономическим вопросам, а также в другие иностранные организации, находящиеся в г. Москве и за рубежом.

2.1.8(2). На бланке письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами оформляются служебные письма за подписью руководства Министерства и руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений в рамках их компетенции, отправляемые в адрес органов власти иностранных государств (объединений иностранных государств), иностранных лиц или организаций.

2.1.9. В соответствии с Федеральным конституционным законом N 2-ФКЗ на бланках Министерства помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

2.1.10. В соответствии с постановлением N 1268 изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказу Министерства полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.1.11. Структурное подразделение, на которое возложены функции по организации разработки и изготовления бланков Министерства:

2.1.11.1. Разрабатывает образцы (макеты) бланков.

2.1.11.2. Оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.

2.1.11.3. Осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков.

2.1.11.4. Осуществляет общий контроль за хранением и использованием бланков в Министерстве.

2.1.12. Контроль за хранением и использованием бланков в секретариатах руководства Министерства, а также в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

2.1.13. Бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

2.1.14. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 18) должностными лицами структурного подразделения, на которое возложены функции по организации разработки и изготовления бланков Министерства, ответственными за их получение, хранение и использование.

2.1.15. Бланки выдаются сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи бланков в структурные подразделения (приложение N 19).

2.1.16. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях, выдают бланки сотрудникам под подпись в журнале учета выдачи бланков в структурных подразделениях (приложение N 20).

2.1.17. Бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

2.1.18. Передача бланков другим органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам не допускается.

2.1.19. Ответственность за организацию работы с бланками в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений.

2.1.20. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях.

2.1.21. Испорченные и невостребованные бланки подлежат сдаче сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, который составляет акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению (приложение N 21). Подготовленный акт согласовывается членами экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

2.1.22. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях отметку об уничтожении испорченных и невостребованных бланков.

2.1.23. Уничтожение испорченных и невостребованных бланков производится в структурных подразделениях сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.

2.1.24. Журналы учета выдачи бланков в структурных подразделениях включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.

2.1.25. Проверка наличия, использования и хранения бланков в структурных подразделениях производится раз в год комиссией из числа сотрудников структурного подразделения, на которое возложены функции по организации разработки и изготовления бланков Министерства, структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства, и других структурных подразделений.

2.1.26. При подготовке распоряжений структурных подразделений Министерства, протоколов совещаний, заседаний, проводимых в структурных подразделениях, указаний по исполнению документов (резолюций), а также электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.27. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Министерством, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В соответствии с пунктом 9 Правил делопроизводства реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Министерства;

в) наименование структурного подразделения Министерства;

г) наименование должности;

д) справочные данные о Министерстве;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометка о поступлении документа в Министерство, пометки "Лично", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом N 2-ФКЗ.

2.2.2. Наименование Министерства

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о Министерстве. Сокращенное наименование Министерства помещается в скобках под полным наименованием.

2.2.3. Наименование структурного подразделения Министерства

Наименование структурного подразделения Министерства указывается в бланке письма под наименованием Министерства.

2.2.4. Наименование должности

Наименование должности указывается на бланке письма лица под наименованием Министерства.

2.2.5. Справочные данные о Министерстве

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона справочной службы Министерства, номер факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта Министерства экономического развития Российской Федерации в сети Интернет.

2.2.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого Министерством (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ), включается в бланк соответствующего наименования вида документа.

Наименование вида документа и разновидности документа не указывается в письмах.

2.2.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), дата, события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется при регистрации документа в СЭДО или непосредственно исполнителем при подготовке документа (например, заявление).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

04.03.2017

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

4 марта 2017 г.

Место проставления даты на документе зависит от вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Допускается проставление даты на документах, оформленных на стандартных листах бумаги, под наименованием должности лица, подписавшего документ. Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

2.2.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа формируется автоматически при регистрации документа в СЭДО.

Порядок образования регистрационных номеров при регистрации документов в СЭДО содержится в приложении N 24а к настоящей Инструкции.

Место проставления регистрационного номера на документе зависит от вида документа. На исходящих документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационные номера присваиваются внутренним и исходящим документам после их подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно Министерством и другими органами государственной власти или организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов или организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату
входящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который должен быть дан ответ.

Примеры оформления ссылок на регистрационный номер и дату входящего документа даны в подпункте 2.5.5.6 настоящей Инструкции.

2.2.10. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках приказов, распоряжений, протоколов.

2.2.11. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>.

--------------------------------

<1> Перечень сведений, составляющих служебную тайну Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, утвержден приказом Министерства от 14 октября 2003 г. N 316-дсп. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией гриф ограничения доступа к документу, содержащему информацию, относимую к служебной тайне, проставляется в виде пометки "Для служебного пользования".

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа каждого экземпляра документа.

2.2.12. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен получателю.

Адресатами могут являться органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные лица, общественные объединения и граждане.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки документа (приложение N 25).

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка.

Примеры оформления реквизита "Адресат" даны в подпункте 2.5.5.7 настоящей Инструкции.

2.2.13. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Например:
	УТВЕРЖДАЮ

	Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО

	приказом Минэкономразвития России от 16 июля 2017 г. N 260

2.2.14. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа (резолюции), который подготавливается с использованием электронного шаблона и оформляется на листе бумаги формата A4, A5, A6. Указание по исполнению документа (резолюция) может утверждаться в СЭДО без дублирования на бумажном носителе.

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание основных поручений (при необходимости), срок исполнения (в случаях установления срока законодательством Российской Федерации или руководством Министерства), подпись руководителя и дату, регистрационный номер и дату документа, к которому относятся указания по исполнению документа (резолюция).

Например:
Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект договора к 05.12.2017
Подпись	Дата
Регистрационный N	дата документа

На обращениях граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), указания по исполнению документа (резолюция) от руки не пишутся.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа (резолюции) лицам, непосредственно им подчиненным.

Одновременно указанием по исполнению документа (резолюцией) является утвержденная резолюция в СЭДО.

2.2.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа и составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту должен отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)",

Например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

"чего? (кого?)".

Например:

Должностной регламент

ведущего консультанта

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа.

Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Примеры составления и оформления заголовков к документам даны в подразделах 2.3 и 2.5 настоящей Инструкции.

2.2.16. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Документы, создаваемые в Министерстве, могут изготавливаться при помощи средств электронно-вычислительной техники, с использованием текстового редактора Microsoft Word для Microsoft Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, N 14, N 15, N 16 через 1 - 2 интервала.

Текст документа печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее, кроме документов, указанных в подразделе 2.3 и пунктах 2.5.2, 2.5.3 настоящей Инструкции. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Примеры составления и оформления текстов документов даны в подразделах 2.3 и 2.5 настоящей Инструкции.

2.2.17. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется в регистрационной карточке СЭДО (в правом верхнем углу) и на бланке указания по исполнению документа (резолюции) (в левом верхнем углу) в соответствии с видами контроля, установленными правовыми актами Министерства.

2.2.18. Отметка о приложении

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам (контрактам, соглашениям), положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам (контрактам, соглашениям) и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Например:
	Приложение к приказу Минэкономразвития России от 20 января 2017 г. N 12

Допускается написание выражения "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами.

Примеры оформления приложений к документам даны в подразделах 2.3, 2.5 настоящей Инструкции.

2.2.19. Подпись

Документы, направляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, общественные объединения и гражданам, подписываются Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра, руководителями структурных подразделений в соответствии с Регламентом Министерства и иными уполномоченными лицами. Не допускается подписание документов руководителями упраздненных структурных подразделений.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка письма должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

Например:
	Личная подпись	И.О. Фамилия

Примеры оформления реквизита "Подпись" даны в подразделе 2.5 настоящей Инструкции.

2.2.20. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи - штамп визуализации электронной подписи, предназначенный для отображения сведений о том, что документ был подписан электронной подписью, с указанием информации о сертификате.

Штамп визуализации электронной подписи проставляется на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Например:
	Подлинник электронного документа, подписанного ЭП, хранится в системе электронного документооборота Министерства экономического развития
	сведения о сертификате ЭП

Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации	Сертификат: N сертификата Владелец: Фамилия, Имя, Отчество Действителен: с 03.10.2017 по 03.10.2018	И.О. Фамилия

2.2.21. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минфина России от 26.09.2017 N 01-18/115

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа. Грифы согласования документов могут располагаться на отдельном "листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти и (или) организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документов, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с общественными организациями - при необходимости.

2.2.22. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами Министерства и исполнителями оформляется визой на документе или производится в электронной форме с использованием электронной подписи в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, предложения и особые мнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Например:
Замечания прилагаются
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Замечания, предложения и особые мнения представляются руководителю, подписывающему документ.

Порядок оформления виз на документах, подготовленных на бумажных носителях, указан в подразделах 2.3 и 2.5 настоящей Инструкции.

Особенности работы с электронными документами содержатся в пункте 3.12 Инструкции.

2.2.23. Печать

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.

Печать проставляется на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

Примерный перечень документов, на которые проставляются печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, указан в приложении N 1 к Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения, списания и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в центральном аппарате Министерства экономического развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 28 июля 2015 г. N 509.

2.2.24. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа (выписки из документа) на свободном месте листа копии под текстом ниже реквизита "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (при предоставлении копии или выписки из документа органам государственной власти, органам местного самоуправления, а также гражданину или организации).

Например:
Подлинник документа находится в деле Минэкономразвития России N ____
за _______ год.
Верно
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 8.

На документах за подписью Министра или заместителя Министра указывается наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.

Например:

И.О. Фамилия

651 00 14

Наименование структурного подразделения

На документах за подписью руководства структурного подразделения указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:

И.О. Фамилия

650 00 14

Наименование отдела

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

Например:
Исполнено исх. от 22.05.2017 N Д06-1877 В дело N Д06-22 31.05.2017
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия
или
Документ согласован в рабочем порядке с советником Минюста России И.О. Фамилия (тел. 556-88-11) В дело N Д01-35 01.12.2017
Начальник отдела......	Личная подпись	И.О. Фамилия

2.2.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Министерство содержит наименование Министерства и дату поступления документа.

Допускается отметку о поступлении документа в Министерство проставлять в виде штампа.

2.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных
правовых актов

Министерство представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

законодательных актов Российской Федерации;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации осуществляются Министерством в соответствии с Федеральным законом от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания"; Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации"; Указом Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти"; Положением о законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 389 (далее - Положение о законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации); Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576; Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (далее - Правила подготовки нормативных правовых актов); Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851; Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96; Правилами делопроизводства; Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Совета Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318; Регламентом Правительства Российской Федерации и Положением об Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент Правительства Российской Федерации); Регламентом Министерства, Методическими правилами по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Минюста России и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51; Регламентом подготовки и принятия нормативных правовых актов Минэкономразвития России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 22 октября 2007 г. N 358 (в части, не противоречащей действующему законодательству Российской Федерации и настоящей Инструкции) (далее - Регламент подготовки и принятия нормативных правовых актов Минэкономразвития России); настоящей Инструкцией.

Образцы оформления законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации указаны в приложениях N 27 - 33 к настоящей Инструкции.

2.3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных
актов Российской Федерации

2.3.1.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации подготавливаются и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации и Положением о законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации.

2.3.1.2. Законопроект печатается шрифтом Times New Roman размером N 15 на стандартных листах бумаги A4 в установленных границах полей: 30 мм - левое; 15 мм - правое; 25 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами шрифтом N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "о чем издан закон" или содержит название кодекса.

Например:

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в законодательные акты необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в статью 3 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части изменения очередности списания денежных средств со счета

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт и печатается через двойной интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Допускается деление крупных систематизированных законопроектов на части (например, при подготовке проектов кодексов), разделов на подразделы, глав на параграфы.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и печатается с абзацного отступа. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило, в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится.

Например:

Статья 33

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:
Статья 33. Сертификация
1. .... .	(часть 1)
2. ... :	(часть 2)
1) ... ;	(пункт 1 части 2)
2) ... ;	(пункт 2 части 2)
а) ... ;	(подпункт "а" пункта 2 части 2)
б) ... .	(подпункт "б" пункта 2 части 2)

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 27 к настоящей Инструкции.

2.3.1.4. Требования к оформлению пояснительной записки к акту.

Пояснительная записка к акту печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата A4, поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее, и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название акта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уничтожения игрового, лотерейного оборудования и лотерейных терминалов, которые использовались при незаконных организации и проведении азартных игр и с нарушением законодательства о лотереях"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через полуторный межстрочный интервал с абзацного отступа.

Текст пояснительной записки должен содержать информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации, прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, а также сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой принимаются эти решения либо к сфере реализации которой они относятся, или сведения об отсутствии влияния предлагаемых решений на достижение целей государственных программ Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки в нижней ее части.

2.3.2. Подготовка и оформление проектов актов (указов
и распоряжений) Президента Российской Федерации

2.3.2.1. Проекты актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации подготавливаются вместе с пояснительной запиской. Пояснительная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 2.3.1.4 настоящей Инструкции.

Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом Times New Roman размером N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через полуторный межстрочный интервал <1>.

--------------------------------

<1> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа (распоряжения) Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый Указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного акта.

При наличии приложений к Указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Например: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на Указ или распоряжение Президента Российской Федерации, его дату и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:
	ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
	к Указу Президента Российской Федерации
	от	N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на акт, его дату, номер.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО
	Указом Президента Российской Федерации
	от	N

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ".

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте Указа (распоряжения) Президента Российской Федерации - арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например:

1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например:

1.2.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Например:

1.2.1.1.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа приложения в нижней части.

2.3.2.3. Проекты актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации подготавливаются и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образцы оформления проекта указа, приложения к проекту акта Президента Российской Федерации и проекта распоряжения Президента Российской Федерации приведены в приложениях N 28, N 29 и N 30 к настоящей Инструкции.

2.3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства
Российской Федерации

2.3.3.1. Проекты актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации подготавливаются вместе с пояснительной запиской.

Пояснительная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 2.3.1.4 настоящей Инструкции.

Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размером N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,5 см, правое - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Проект акта имеет следующие реквизиты.

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

Например:

N 143

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например:

N 153-р

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к проекту постановления Правительства Российской Федерации должен в краткой форме отражать его содержание, отвечая, как правило, на вопрос: "о чем (о ком) издан акт?". Точка в конце заголовка не ставится. Распоряжение Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеет.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.

Если в тексте постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление (распоряжение) Правительства Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:
	ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
	постановлением Правительства Российской Федерации
	от	2017 г. N

Под текстом приложения на расстоянии примерно 2 см от него по центру, страницы располагается черта (линия). Длина черты 2 - 3 см.

Например:
	УТВЕРЖДЕНО
	к постановлению Правительства Российской Федерации
	от	2017 г. N

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-го листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: "*" или "1"). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце приложения, под чертой. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например:

1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например:

2.3.1.

Например:

1.2.1.1.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации в нижней его части.

На приложениях к проектам актов Правительства Российской Федерации визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа приложения.

2.3.3.2. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6; N 7, ст. 4, 8)

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения Федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий Федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.3.3.3. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов государственной власти и организаций, в проектах распоряжений Правительства Российской Федерации - их сокращенные официальные наименования.

2.3.3.4. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить, изменить или признать утратившими силу подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации подготавливаются и вносятся в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образцы оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации, приложения к проекту постановления Правительства Российской Федерации и проекта распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в приложениях N 31, N 32, N 33 к настоящей Инструкции.

2.4. Подготовка нормативных правовых актов Министерства

2.4.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции в соответствии с Положением о Министерстве.

2.4.2. Нормативные правовые акты издаются Министерством в виде приказов, правил, инструкций, положений.

2.4.3. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно Министерством и другими федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) Министром (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей), а также руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) иных федеральных органов исполнительной власти.

2.4.4. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Министерства, а также их направления на государственную регистрацию в Минюст России определяется Правилами подготовки нормативных правовых актов, Регламентом Министерства, Разъяснениями о применении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными приказом Минюста России от 4 мая 2007 г. N 88, Регламентом подготовки и принятия нормативных правовых актов Минэкономразвития России (в части, не противоречащей действующему законодательству Российской Федерации и настоящей Инструкции).

2.5. Оформление отдельных видов документов в Министерстве

2.5.1. Состав документов Министерства

В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (Коллегии Министерства), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другое.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах Коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, государственных контрактов, протоколов и других документов.

Различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые в деятельности Министерства для обмена информацией с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами (служебные письма, дипломатическая переписка, телеграммы, электронные письма (электронные сообщения), факсограммы (факсы) и др.), составляют его служебную переписку.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другое.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Настоящая Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

2.5.2. Приказ, распоряжение

2.5.2.1. Приказы и распоряжения в Министерстве издаются по основным, оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам в установленной сфере деятельности Министерства и подведомственных ему федеральных служб и федерального агентства.

Приказами Министерства по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства.

Приказами и распоряжениями, являющимися индивидуальными правовыми актами, оформляются решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Министерства и структурных подразделений, рассчитанные на разовое выполнение.

Приказами Министерства по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства.

Приказами Министерства о командировании оформляются решения о командировании сотрудников Министерства.

Распоряжениями Министерства оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства.

Распоряжениями структурных подразделений оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности структурных подразделений.

Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в приложениях N 34 - 53 к настоящей Инструкции.

Образцы оформления проектов распоряжений Министерства представлены приложениях N 56 - 57 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения структурного подразделения представлен в приложении N 60 к настоящей Инструкции.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства готовят и вносят структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства и соответствующих структурных подразделений.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства.

Руководители структурных подразделений, осуществляющих подготовку и внесение проектов приказов (распоряжений) Министерства, обеспечивают их качественную подготовку и согласование с заинтересованными сторонами.

2.5.2.2. Проекты приказов (распоряжений) Министерства и приложения к ним готовятся в одном экземпляре, визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений (лицами, исполняющими их обязанности), которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и руководителем юридической службы (лицом, исполняющим его обязанности) на оборотной стороне подписного листа и оборотной стороне последнего листа каждого приложения.

Замечания по проекту приказа (распоряжения) Министерства, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства, представляемые на подпись Министру, и приложения к ним представляются в структурное подразделение, на которое возложены функции по внесению редакционных и корректорских правок проектов документов, для осуществления проверки указанных проектов на предмет их соответствия требованиям настоящей Инструкции и установленным правилам оформления документов. Проекты приказов (распоряжений) Министерства (кроме приказов по личному составу), представляемые на подпись заместителю Министра, представляются в указанное структурное подразделение для проверки без приложений. Проверка и визирование осуществляются сотрудниками структурного подразделения, на которое возложены функции по внесению редакционных и корректорских правок (далее - корректоры).

Проекты приказов (распоряжений) Министерства о создании комиссий визируются руководителями структурных подразделений, сотрудники которых включены в состав создаваемых комиссий.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства визируются юридической службой непосредственно перед визированием заместителем Министра.

2.5.2.3. Проекты приказов (распоряжений) Министерства визируются заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей) и представляются на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) структурным подразделением, на которое возложены функции по приему, предварительному рассмотрению, проверке правильности составления и оформления документов, представляемых на подпись руководству Министерства.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства печатаются на бланках установленного образца и при необходимости дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) Министерства является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) Министерства регистрируются в СЭДО по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы о командировании и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрационный номер приказа, изданного Министерством совместно с федеральным органом исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа Министерства и федерального органа исполнительной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (приложение N 49).

Регистрация приказов (распоряжений) Министерства осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства.

Электронная копия приказа (распоряжения) Министерства создается без воспроизведения подписи лица, подписавшего документ, и прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО.

Регистрация распоряжений структурных подразделений осуществляется в структурных подразделениях в СЭДО с прикреплением электронной копии распоряжения.

2.5.2.4. Рассылка приказов (распоряжений) Министерства, кроме приказов (распоряжений) Министерства, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется в электронной форме в структурные подразделения и в бумажном виде (копии без воспроизведения подписи лица, подписавшего документ) в подведомственные Министерству федеральные службы, федеральное агентство и организации согласно информации, внесенной исполнителем в регистрационную карточку СЭДО. Приказы по личному составу и о командировании сотрудников Министерства дополнительно направляются в структурное подразделение, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства.

Форма указателя рассылки документа (приказ) - приложение N 25а.

Копии приказов (распоряжений) Министерства, имеющих пометку "Для служебного пользования", без воспроизведения подписи лица, подписавшего документ, заверяются печатью структурного подразделения, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства, и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа (распоряжения) Министерства обязательно направляется также исполнителю. Образец оформления указателя рассылки документа приведен в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

Подлинник приказа (распоряжения) Министерства до передачи на архивное хранение хранится в структурном подразделении, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства.

Выдача подлинников приказов и распоряжений, находящихся на текущем хранении в структурном подразделении, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства, осуществляется на основании письменного запроса руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства.

Подлинник распоряжения структурного подразделения хранится в приемной руководителя структурного подразделения.

2.5.2.5. Приказ (распоряжение) Министерства имеет следующие реквизиты.

Герб Российской Федерации.

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - приказ, распоряжение.

Дата и номер приказа, распоряжения Министерства. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения) Министерства.

Наименование (заголовок к тексту) должно кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения) Министерства. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Министерстве экономического развития

Российской Федерации

Если приказ (распоряжение) Министерства вносит изменения в ранее изданный приказ (распоряжение) Министерства или приложение к нему, то заголовок приказа (распоряжения) Министерства должен содержать дату, номер и наименование приказа (распоряжения) Министерства, в который вносятся изменения, или наименование приложения к приказу (распоряжению) Министерства, в которое вносятся изменения, с указанием вышеуказанных реквизитов соответствующего приказа (распоряжения) Министерства.

Например:

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

в Министерстве экономического развития

Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства

экономического развития Российской Федерации

от 18 февраля 2011 г. N 51

Проекты приказов (распоряжений) Министерства печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через межстрочный интервал 1,5, при подготовке табличных документов используется шрифт размером N 12.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам. Размеры полей составляют: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее и нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) Министерства может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) Министерства. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) Министерства издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок в кавычках.

Например:

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"...

или

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"...

Если приказ (распоряжение) Министерства издается на основании другого приказа (распоряжения) Министерства, то в скобках дополнительно указываются номера и даты приказов Министерства, вносящих в него изменения.

Например:

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51 (в редакции приказов Минэкономразвития России от 19 декабря 2011 г. N 739, от 13 февраля 2013 г. N 50, от 22 июня 2013 г. N 353)...

Преамбула в приказах Министерства завершается словом "приказываю:", напечатанным прописными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) Министерства должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) Министерства изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) Министерства или его отдельные положения, то один из пунктов распорядительной части текста проекта приказа (распоряжения) может содержать ссылку на отменяемый приказ (распоряжение) Министерства с указанием его даты, номера и наименования. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

При этом в перечень приказов (распоряжений) Министерства, подлежащих признанию утратившими силу, включаются как основной приказ (распоряжение) Министерства, так и правовые акты, которыми в его текст ранее были внесены изменения (дополнения), и располагаются в хронологическом порядке по дате их издания. В пределах одной и той же даты приказы (распоряжения) Министерства, подлежащие признанию утратившими силу, указываются в порядке возрастания их регистрационных номеров.

В приказ Министерства не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

При оформлении проекта приказа (распоряжения) Министерства на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату визирования. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа (распоряжения) Министерства.

Приказы об утверждении и изменении структуры и штатного расписания центрального аппарата Министерства и загранаппарата Министерства полистно визируются исполнителями структурного подразделения, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства, и структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две и при необходимости более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел.

Приказы (распоряжения) Министерства подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), а также заместители Министра (в соответствии с распределением обязанностей) по отдельным вопросам организации деятельности Министерства.

Распоряжения за подписью врио Министра оформляются на бланке распоряжения заместителя Министра.

Например:
Врио Министра	Личная подпись	И.О. Фамилия

Распоряжение структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения (лицо, исполняющее его обязанности).

Например:
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия
или
Наименование должности лица, временно исполняющего обязанности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны подписного листа проекта приказа (распоряжения) Министерства.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, название структурного подразделения. Печатается шрифтом размером N 8.

Приложения к приказу (распоряжению) Министерства оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов (распоряжений) Министерства.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Например:
	Приложение к приказу Минэкономразвития России от "__" __________ 2017 г. N _____

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:
	Приложение N 1 к приказу Минэкономразвития России от "__" __________ 2017 г. N _____

При наличии в тексте приказа (распоряжения) Министерства формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на приказ (распоряжение) Министерства, его дату, номер.

Например:
	УТВЕРЖДЕН приказом Минэкономразвития России от "__" __________ 2017 г. N _____

Слова "УТВЕРЖДЕН" и "УТВЕРЖДЕНО" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: план - "УТВЕРЖДЕН", положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ".

При составлении текста приложения в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Например:
	Фамилия	_____________________
	Имя	_____________________
	Отчество	_____________________

Например:

Были ли за границей (где, когда) ___________________________________

При составлении текста приложения в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.

Если текст приложения содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса.

Например:

"1", "2"

Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.

Использование для обозначения сносок специальных символов (например: "*"), сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.

Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текста документа (например, размер шрифта N 10 или N 12).

Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

Визы на приложениях проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа каждого приложения.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа осуществляется в установленном порядке.

2.5.2.6. Приказы, изданные Министерством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается по центру;

дата совместного приказа - единая - соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец совместного приказа приведен в приложении N 49 к настоящей Инструкции.

2.5.3. Положение, правила, инструкция

2.5.3.1. Положения регулируют отдельные виды деятельности, осуществляемой Министерством и подведомственными Министерству федеральными службами и федеральным агентством, а также устанавливают статус, определяют задачи и функции, права, порядок деятельности структурных подразделений Министерства.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления.

Инструкция является совокупностью правил осуществления определенных видов деятельности, содержит положения, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

Положения, правила, инструкции утверждаются и вводятся в действие соответствующими приказами (распоряжениями) Министерства, а также распоряжениями структурных подразделений Министерства.

2.5.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства.

2.5.3.3 Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4 в установленных границах полей: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Например:
	Фамилия	_____________________
	Имя	_____________________
	Отчество	_____________________

Например:

Были ли за границей (где, когда) _________________________________

Порядок оформления текста в виде таблицы аналогичен порядку оформления таблицы в проектах приказов (распоряжений) Министерства (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции).

Порядок оформления приложений к положению (правилам, инструкции) аналогичен порядку оформления приложений к приказам (распоряжениям) Министерства (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции)

Одновременно приложение к положению (правилам, инструкции) может быть оформлено следующим образом: указывается порядковый номер приложения и номер пункта документа, к которому оно дается. Отметка выравнивается по правому полю.

Например:
	Приложение N
	(к п. 2.4.5.)

2.5.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений (правил, инструкций) аналогичен порядку оформления сносок в проектах приказов (распоряжений) Министерства (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции).

Образцы оформления приложений к проекту приказа Министерства (регламент, положение) приведены в приложениях N 54, N 55 к настоящей Инструкции.

2.5.4. Протокол заседания (совещания)

2.5.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.5.4.2. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при использовании которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.5.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: или (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ... воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.5.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:
Присутствовали:
Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации	И.О. Фамилия
Заместители руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "о" ("об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.4.5. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Датой протокола является дата заседания. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и другие. Протоколы регистрируются в СЭДО. Порядок образования регистрационных номеров при регистрации документов в СЭДО приведен в приложении N 24а к настоящей Инструкции.

Например:

N 2-АУ/ОС

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов государственной власти и организаций, принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

2.5.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются в заинтересованные органы государственной власти, организации и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается ответственным исполнителем от структурного подразделения, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, или перечня поручений.

2.5.4.7. Протоколы печатаются на стандартных листах формата A4 шрифтом размером N 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование Министерства - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования.

Наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протоколы совещаний, проводимых у руководства Министерства, печатаются на бланках установленного образца.

Текстовые поля протоколов оформляются в следующих границах:

- протокол совещания, проводимого у руководства Министерства: верхнее поле - устанавливается границами бланка, левое поле - 3 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см;

- протокол совещания, проводимого у руководства структурного подразделения: верхнее поле - 2 см, левое поле - 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.

2.5.4.8. Порядок оформления сносок и таблиц в протоколах аналогичен порядку оформления сносок в проектах приказов (распоряжений) Министерства (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции).

Образец оформления полного протокола представлен в приложении N 58 к настоящей Инструкции.

Образец оформления краткого протокола представлен в приложении N 59 к настоящей Инструкции.

Образец оформления протокола совещания у руководства структурного подразделения представлен в приложении N 61 к настоящей Инструкции.

2.5.5. Служебные письма

2.5.5.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой и федеральной фельдъегерской связи.

2.5.5.2. Служебные письма Министерства готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на обращения граждан, а также ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, общественных объединений и граждан;

инициативные письма;

дипломатическая переписка - личное письмо, личная нота, вербальная нота, памятная записка.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и другими.

2.5.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов (резолюций) руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указаний по исполнению документов.

В случае если срок подготовки ответного письма автором указания по исполнению документа не установлен, он определяется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", Регламентом Правительства Российской Федерации, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Министерства, а также иными нормативными правовыми актами, в том числе Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 41-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации", Федеральным законом от 17 января 1992 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", Федеральным законом от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации".

Тексты ответных писем должны соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.5.5.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленного образца формата A4. Верхнее поле письма устанавливается границами бланка. Левое поле - 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.

Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями Министерства и других федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись" (приложение N 63).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое адресату внутри страны, составляется на русском языке.

2.5.5.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

Минэкономразвития России считает (рассмотрело)...,

При оформлении письма на бланке должностного лица, а также во внутренних документах текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.5.5.6. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр подшивается в соответствующее дело по номенклатуре дел.

2.5.5.7. Реквизит "Адресат" печатается в правой части листа ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Почтовый адрес не проставляется на письмах, указанных в пункте 3.8.3 настоящей Инструкции, а также направляемых в подведомственные Министерству федеральные службы и федеральное агентство, организации.

Например:
	Аппарат Правительства Российской Федерации

Наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации, а также их структурных подразделений и наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Например:
	Руководителю Федеральной антимонопольной службы
	И.О. Фамилия

Служебное письмо адресуется конкретному лицу (должностному лицу) в случае, если именно это лицо (должностное лицо) будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного лица (должностного лица).

Например:
	Правительство Российской Федерации

Письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, направляются лицу, давшему поручение.

Например:
	Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации
	И.О. Фамилия

При оформлении письма на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в органе государственной власти, органе местного самоуправления, общественном объединении или организации, куда направляется документ.

Например:
	Председателю Правительства Российской Федерации
	И.О. Фамилия
или
	Председателю Комиссии Правительства Российской Федерации по оперативным вопросам
	И.О. Фамилия

При адресовании письма структурному подразделению органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или организации (без указания конкретного лица (должностного лица) наименования структурного подразделения, а также наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения и организации пишутся в именительном падеже.

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения и организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Например:
	Министерство культуры Российской Федерации Департамент культурного наследия

При адресовании письма руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или организации наименование органа государственной власти, органа местного' самоуправления, общественного объединения или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Например:
	Руководителю Федеральной службы государственной статистики
	И.О. Фамилия
Или
	Управляющему директору ООО "Танго Телеком"
	И.О. Фамилия
	Красная ул., д. 122, офис 123, г. Ижевск, 426057
Или
	Директору Департамента информационных технологий и связи Правительства Российской Федерации
	И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений или организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:
	Руководителям федеральных органов исполнительной власти
или
	Руководителям предприятий обрабатывающей промышленности

При адресовании письма в орган государственной власти, орган местного самоуправления, общественное объединение или организацию указываются сначала их наименование, затем почтовый адрес.

Например:
	Открытое акционерное общество "Российские железные дороги"
	Новая Басманная ул., д. 2, Москва, 107174

При адресовании письма гражданину указываются сначала инициалы и фамилия получателя, затем - почтовый адрес. Инициалы и фамилия гражданина, а также его почтовый адрес печатаются через 1 межстрочный интервал.

Например:
	Иванову И.И.
	Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32 Москва, 117574

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки документа (приложение N 25).

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлено письмо, на обороте последнего листа письма печатается его полная рассылка.

При направлении писем в загранаппарат Министерства в адресе обязательно указывается пункт назначения (город).

Например:
	Торговому представителю Российской Федерации в Турецкой Республике
	И.О. Фамилия
	г. Анкара

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк. Размер длины строк - 28 - 35 знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

О представителе в состав Правительственной комиссии по миграционной политике

К тексту письма небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Образцы оформления заголовков к служебным письмам содержатся в приложениях N 62, N 63 к настоящей Инструкции.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой.

	Например: О представителе в состав Правительственной комиссии по миграционной политике
	От 13 мая 2017 г. N 18-4/10/В-93

Если ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа состоит из нескольких строк, то она выравнивается по ширине вместе с заголовком к тексту.

	Например: О ведении реестра инвестиционных проектов в моногородах
	Поручение Правительства Российской Федерации от 10 января 2017 г. N АД-П10-5785

Если служебное письмо является ответом на указание или поручение Президента Российской Федерации, указание Председателя Правительства Российской Федерации, поручение Правительства Российской Федерации, письмо Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и направляется указанным адресатам, то ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа оформляется следующим образом:

Например:
	Указание Президента Российской Федерации от 8 сентября 2017 г. N Пр-1234
или
	Поручение Президента Российской Федерации от 8 сентября 2017 г. N Пр-5678
	Указание Председателя Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2017 г. N ДМ-П13-668р
	Поручение Правительства Российской Федерации от 21 июля 2017 г. N ИШ-П16-80пр (раздел 2, пункт 5)
	На письмо Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 2017 г. N А52-523-34
	На письмо Аппарата Правительства Российской Федерации от 5 февраля 2017 г. N П9-5847

Если служебное письмо готовится в соответствии с указанными выше документами и направляется иным адресатам, то ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа дается в тексте письма.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала в установленных границах полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа

Например: "Министерство вносит..."

или от первого лица множественного числа.

Например: "Просим...", "Направляем..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Например:

Уважаемый Петр Петрович!

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Если текст письма содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Например:
	Фамилия	_____________________
	Имя	_____________________
	Отчество	_____________________

Например:

Были ли за границей (где, когда) _________________________________

При составлении текста письма в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.

Объем письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации не должен превышать 5 страниц, объем проекта доклада Президенту Российской Федерации - 4 страниц.

Отметка о приложении оформляется под текстом с красной строки на расстоянии 1,25 см от границы левого поля через один полуторный интервал. Слово "Приложение" печатается без кавычек. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:
Приложение:	1. Заключение на проект... на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о доработке на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом:

Например:
Приложение:	письмо Росархива от 05.04.2017 N 02-6/172 и
	приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если текст приложения к письму содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук.

Например:

Приложение: компакт-диск - 1 шт.

Виза в служебных письмах проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа и на лицевых сторонах последних листов его приложений (визовой экземпляр), которые помещаются в дело Министерства согласно номенклатуре дел.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Например:
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия

Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Например:
	Личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы государственной власти, подписи располагают на одном уровне. В этом случае расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей и отделяются от них дополнительным межстрочным интервалом.

Например:
Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации		Заместитель Министра сельского хозяйства Российской Федерации
Личная подпись	И.О. Фамилия	Личная подпись	И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.).

Например:
Наименование должности лица, временно исполняющего обязанности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия

Не допускается подписывать письма с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности заместителя руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия

В письмах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих письмо, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:
Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

Например:
Наименование должности лица, временно исполняющего обязанности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия

Отметка об исполнителе - инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, наименование структурного подразделения печатаются на лицевой стороне подписного листа письма в нижнем углу от левой границы текстового поля шрифтом размером N 8 через один интервал. На письмах за подписью руководства структурного подразделения указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:

И.О. Фамилия

650 01 01

Наименование структурного подразделения

В случае невозможности размещения отметки об исполнителе на лицевой стороне подписного листа допускается ее размещение на оборотной стороне подписного листа в левом нижнем углу.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

2.5.5.8. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции).

Образцы оформления служебных писем представлены в приложениях N 62, N 63 к настоящей Инструкции.

2.5.6. Служебные записки

Служебные записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами.

В служебных записках в произвольной форме машинописным способом излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.

Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 2.5.5 настоящей Инструкции.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Служебная записка подписывается руководством структурного подразделения.

Визы исполнителя и иных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - исполнителя.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Если служебная записка адресуется руководителям нескольких структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно.

Например:
	Руководителям структурных подразделений
	(по списку)

Образец оформления служебной записки представлен в приложении N 64 к настоящей Инструкции.

2.5.7. Подготовка документов, отправляемых
иностранным корреспондентам

В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

личная нота;

вербальная нота;

памятная записка.

Документы, относящиеся к дипломатической переписке, составляются на русском языке. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо - личным письмом и т.п.

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные органы и организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и другое. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.

На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Личное письмо является документом, который используется в переписке Министерства с иностранными посольствами (консульствами), миссиями, представительствами иностранных государств по торгово-экономическим вопросам и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени лица, подписывающего письмо.

Личное письмо печатается на тисненом бланке.

В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется письмо, дата отправления проставляется от руки при регистрации.

Например:

Москва, " " апреля 2017 года

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Например:

Уважаемый господин Торговый советник,

или

Уважаемый господин Бонд,

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Например:

С глубоким уважением... или

С уважением...

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 65 к настоящей Инструкции.

Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту.

Личная нота оформляется так же, как и личное письмо.

Текст личной ноты начинается с обращения.

Например:

Послу - Господин Посол, Ваше Превосходительство

Посланнику - Господин Посланник, Господин Министр

Торговому советнику - Господин Торговый советник

Временному поверенному в делах - Господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах будет являться советник в ранге Посланника, то обращение к нему - Господин Министр.

В обращении иногда принято добавление слова "уважаемый" (особенно в порядке взаимности).

После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами "Имею честь...".

Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.

Комплименты следующие.

Например:

Послу или Министру - Прошу Вас, господин Посол (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении;

Посланнику - Прошу Вас, господин Посланник (господин Министр), принять уверения в моем весьма высоком уважении;

Торговому советнику - Прошу Вас, господин Торговый советник (или фамилия), принять уверения в моем высоком уважении;

Временному поверенному в делах - Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)

Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:

Например:

"С искренним уважением"

или "С глубоким уважением",

или "Искренне Ваш",

или "С уважением"

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титулование. Образец оформления личной ноты представлен в приложении N 66 к настоящей Инструкции.

Вербальная нота посылается в иностранное посольство (консульство) в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на вербальную ноту, а также может посылаться в инициативном порядке.

Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.

Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

Например:

"Министерство экономического развития Российской Федерации свидетельствует свое уважение (или "почтение") Посольству Исландии и имеет честь..." (далее идет текст ноты).

Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким.

Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

Например:

"Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении (почтении)".

Вербальная нота не подписывается, на ней ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра.

Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа независимо от количества страниц.

Образец оформления вербальной ноты представлен в приложении N 67 к настоящей Инструкции.

Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или высказанной просьбы.

Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.

Например:

"Приходится констатировать",

"Сообщается",

"Обращается внимание"

Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок - "ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА".

Документы информационно-справочного характера, направляемые иностранным корреспондентам, не относящиеся к дипломатической переписке (служебные письма), оформляются на бланке письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами и подготавливаются в трех экземплярах - два визовых экземпляра и третий экземпляр, представляемый на подпись.

Один визовой экземпляр составляется на русском языке. Другой визовой экземпляр и экземпляр, представляемый на подпись, составляются на иностранном языке.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа или 1-го лица множественного числа.

Реквизит "Адресат" проставляется справа под реквизитами бланка. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки. В состав реквизита "Адресат" в обязательном порядке включается почтовый или электронный адрес иностранного корреспондента.

При согласовании проекта письма визируются оба визовых экземпляра. При наличии приложений к служебному письму, составленных на иностранном языке, допускается согласование проекта письма без перевода приложений на русский язык.

В случае если информация, направляемая иностранному корреспонденту, может быть представлена на русском языке, подготавливаются два экземпляра письма (один визовой и экземпляр, представляемый на подпись), оба - на русском языке.

Согласованный проект письма подписывается должностным лицом Министерства, регистрируется в СЭДО с прикреплением электронной копии подписанного документа к регистрационной карточке СЭДО и передается в отдел документационного обеспечения для отправки иностранному корреспонденту.

Согласование (визирование) и подписание проекта письма может осуществляться в электронном виде в СЭДО в соответствии с установленным в Министерстве порядком с сохранением в регистрационной карточке экземпляра документа, составленного на русском языке.

Визовые экземпляры писем, оригиналы писем, подготовленные на бумажном носителе, отправленные адресату посредством электронной почты и не требующие досыла в адрес на бумажном носителе, электронные документы формируются в дела (электронные дела) в соответствии с номенклатурой дел.

При отправке писем иностранным корреспондентам средствами почтовой связи конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

В случае если иностранным корреспондентом установлены особые правила приема корреспонденции (например, загрузка документа в файловую систему) либо отправка письма адресату в связи со служебной необходимостью должна быть осуществлена на адрес электронной почты иностранного корреспондента в нерабочее время, отправка осуществляется исполнителем самостоятельно с внесением информации об отправке письма в регистрационную карточку документа в СЭДО.

Решение о виде подготавливаемого документа, направляемого иностранному корреспонденту (дипломатическая переписка или служебное письмо), принимается должностным лицом, дающим указание о подготовке данного документа.

2.5.8. Телеграммы

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования.

Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром (лицом, исполняющим его обязанности) и заместителями Министра согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке".

Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом размером N 14 через 1,5 - 2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);

адрес получателя;

должность получателя;

Ф.И.О. получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).

В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких органов государственной власти или организаций, то их подписи заверяются печатями этих органов государственной власти или организаций соответственно.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий.

В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.

Образец оформления телеграммы представлен в приложении N 68 к настоящей Инструкции.

2.5.9. Договоры (контракты, соглашения)

Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Министерства, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся в структурных подразделениях - исполнителях в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон такого договора. Экземпляр договора (контракта, соглашения), который помещается в дело Министерства, визируется исполнителями и руководителями данных структурных подразделений, руководителями иных заинтересованных структурных подразделений Министерства. Перед представлением на подпись Министру (заместителю Министра) проект договора (контракта, соглашения) визируется руководителем юридической службы (лицом, исполняющим его обязанности). В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Министру проект также согласовывается с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей). Проект договора (контракта, соглашения), предусматривающий финансовые обязательства со стороны Министерства, визируется также руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства (лицом, исполняющим его обязанности).

Визы на проекте договора (контракта, соглашения) проставляются, как правило, на лицевой стороне подписного листа экземпляра договора (контракта, соглашения), который помещается в дело Министерства, в нижней его части, а также на лицевой стороне последних листов приложений, являющихся его неотъемлемой частью.

Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов, организациями, а также международные договоры от иностранных государств, международных организаций и иных образований, обладающих правом заключать международные договоры, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Министерства.

После подписания подлинники договоров (контрактов, соглашений) передаются сотрудникам структурного подразделения, на которое возложены функции по организации, ведению и совершенствованию документооборота в Министерстве (далее - отдел документооборота), для регистрации.

Регистрация договоров (контрактов, соглашений) осуществляется отделом документооборота в СЭДО.

Подлинники договоров (контрактов, соглашений), не предусматривающие финансовых обязательств со стороны Министерства, до передачи в архив Министерства хранятся в отделе документооборота.

Подлинники договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Министерства, до передачи в архив Министерства хранятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства.

Подлинники также направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Министерством.

Заверенные копии международных договоров Российской Федерации межведомственного характера в двухнедельный срок со дня их подписания (получения от депозитария заверенных копий, официальных переводов) направляются в Министерство иностранных дел Российской Федерации <1>.

--------------------------------

<1> Пункт 2 статьи 28 Федерального закона от 15 июля 1995 г. N 101-ФЗ "О международных договорах Российской Федерации".

2.5.10. Доверенности

Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (или другим лицам) для представительства перед третьими лицами.

Оформленная соответствующим образом и выданная лицу доверенность подтверждает его право представлять интересы Министерства (лица, выдавшего доверенность; Правительства Российской Федерации - по отдельным поручениям) на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.

В Министерстве доверенности выдаются Министром (лицом, исполняющим его обязанности).

Доверенность за подписью Министра оформляется на бланке Министра. Доверенность за подписью лица, исполняющего обязанности Министра, оформляется на бланке Министерства. Указанные доверенности заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

сведения о лице, выдавшем доверенность (при необходимости);

сведения о лице, которому выдается доверенность (в том числе должность и паспортные данные);

наименование органа, организации, в которых лицо уполномочено осуществлять определенные юридические действия (при необходимости);

перечень юридических действий, право на совершение которых предоставляется лицу, и пределы его полномочий;

образец подписи лица, которому выдается доверенность (при необходимости);

срок действия доверенности.

Образец оформления доверенности приведен в приложении N 69 к настоящей Инструкции.

Проекты доверенностей подготавливаются заинтересованными структурными подразделениями Министерства и перед представлением на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) визируются руководителем юридической службы и при необходимости руководителями других структурных подразделений Министерства.

Доверенности регистрируются в отделе документооборота. Подлинник доверенности выдается на руки лицу, которому выдана доверенность (либо исполнителю).

Визовые экземпляры и копии доверенностей за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) хранятся в отделе организации и ведения документооборота.

2.5.11. Архивная справка

Архивная справка с обозначением названия вида документа "АРХИВНАЯ СПРАВКА" оформляется на бланке письма Министерства, подписывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченным им лицом, и заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложения NN 70, 71, 72).

Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть пронумерована.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: "Так в документе", "Так в тексте оригинала".

Сведения, имеющиеся в архиве Министерства по запросу о работе и (или) учебе в нескольких органах государственной власти и организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво".

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.

По запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченного им лица в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

2.5.12. Архивная выписка

Архивная выписка с обозначением названия вида документа "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА" оформляется на бланке письма Министерства, подписывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченным им лицом и заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и по другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: "Так в документе", или "В тексте неразборчиво", или "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченного им лица в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

III. Организация документооборота в Министерстве

3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

Вся документация Министерства, подготовленная на бумажных носителях и электронные документы (без предварительного документирования на бумажных носителях), делится на три документопотока:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, Регламентом использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минэкономразвития России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 4 декабря 2010 г. N 613, положениями о структурных подразделениях и иными правовыми актами.

3.1.3. Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания подлежат регистрации.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

3.1.4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в структурных подразделениях в соответствии с их полномочиями.

3.1.5. Регистрация документов, а также учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям осуществляются с помощью СЭДО.

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭДО, приведен в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

3.1.6. Порядок образования регистрационных номеров при регистрации документов в СЭДО приведен в приложении N 24а к настоящей Инструкции.

3.1.7. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки СЭДО, где указаны основные реквизиты документа и (или) указания по исполнению документа (резолюции). При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: наименование вида документа, дата принятия, номер документа, содержание (любое слово или фраза) и тому подобное.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

3.1.8. При необходимости доступ к поиску и чтению электронных копий документов в СЭДО может быть ограничен для сотрудников Министерства, в чью компетенцию не входит работа с соответствующими документами в рамках исполнения должностных обязанностей.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, федеральной фельдъегерской связи, по электронным каналам связи (система МЭДО, адреса электронной почты Министерства mineconom@economy.gov.ru, anticorruption@economy.gov.ru, специализированный программный модуль раздела "Общественная приемная" официального сайта Министерства экономического развития Российской Федерации в сети Интернет др.) или нарочным.

С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция органов государственной власти, органов местного самоуправления, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации; иных органов согласно перечню органов, служебные отправления которых доставляются органами федеральной фельдъегерской связи, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 10 декабря 2013 г. N 897 <1>, и другие документы, определенные Федеральным законом от 17 декабря 1994 г. N 67-ФЗ "О федеральной фельдъегерской связи".

--------------------------------

<1> Статья 2 Федерального закона от 17 декабря 1994 г. N 67-ФЗ "О федеральной фельдъегерской связи".

По каналам электронной связи поступают: электронные документы, электронные сообщения, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

3.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов

3.3.1. Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела документооборота.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, а затем вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Конверты с пометкой "лично" передаются в секретариат должностного лица, которому адресован конверт.

При обнаружении повреждений, при отсутствии документов или приложений к ним, а также при поступлении в Министерство документа, адресованного иному органу государственной власти, организации или лицу, составляется акт о возврате документа корреспонденту (адресанту) в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе документооборота, другой экземпляр акта вместе с документом направляется корреспонденту (адресанту).

Форма акта о возврате документа корреспонденту (адресанту) содержится в приложении N 73 к настоящей Инструкции.

Учет актов о возврате документа корреспонденту (адресанту) ведется в соответствующем журнале (приложение N 73а).

Конверты, в которых поступили документы, подлежат уничтожению по истечении трех дней, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также если документы доставлены ГФС России.

3.3.2. Электронные сообщения, поступившие на адреса электронной почты Министерства mineconom@economy.gov.ru, anticorruption@economy.gov.ru, распечатываются сотрудниками отдела документооборота. Дальнейшая работа с ними осуществляется как с документами на бумажном носителе.

3.3.3. Для приема электронных сообщений, направленных путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства экономического развития Российской Федерации в сети Интернет в разделе "Общественная приемная", применяется специализированный программный модуль, предусматривающий заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, в случае их незаполнения информирующий заявителя о невозможности принять его обращение и обеспечивающий поступление информации, содержащейся в электронном сообщении, в СЭДО.

В целях безопасности и обеспечения подтверждения заявителем указанных реквизитов по адресу электронной почты заявителя направляется уведомление. В случае если заявитель переходит по указанной в уведомлении ссылке и подтверждает отправку электронного сообщения, сообщение сохраняется в административной зоне сайта, а также поступает в СЭДО.

3.3.4. Прием сообщений, поступающих на "телефон доверия", осуществляется сотрудниками структурного подразделения, на которое возложены функции по организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений, в соответствии с Положением о "телефоне доверия" Министерства экономического развития Российской Федерации, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 22 ноября 2012 г. N 752.

3.3.5. Документы, поступающие по каналу факсимильной связи (8 499 251 69 65), принимаются в отделе документооборота.

Входящие документы, поступившие в структурные подразделения по факсимильной связи или доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел документооборота.

3.3.6. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 75 к настоящей Инструкции.

3.4. Регистрация входящих документов

3.4.1. Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства и структурных подразделений Министерства (за исключением документов, указанных в пунктах 3.4.2, 3.4.3, 3.4.4 настоящей Инструкции), регистрируются отделом документооборота в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие в Министерство с отметками "Срочно", "Весьма срочно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно. Срочные документы регистрируются в течение часа.

Обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Министерство в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Судебные документы, поступающие от граждан (юридических лиц), а также из судов, такие как заявления, исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, ходатайства, отзывы, возражения, а также дополнения к данным документам; запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские запросы), запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатские запросы); запросы, представления, предписания, уведомления Счетной палаты Российской Федерации; требования, поручения и запросы прокурора, руководителя следственного органа, следователя, органа дознания и дознавателя, предъявленные в пределах их полномочий; акты прокурорского реагирования (представления, протесты, постановления, предостережения о недопустимости нарушения закона); определения судей, органов, должностных лиц, в производстве которых находятся дела об административных правонарушениях об истребовании сведений, необходимых для разрешения дел, в том числе сведений (информации), необходимых для расчетов размеров административных штрафов в соответствии со статьей 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; запросы Общественной палаты Российской Федерации, запросы Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации не подлежат регистрации в качестве обращений граждан.

3.4.2. Обращения граждан, поступившие в форме электронных сообщений через раздел "Общественная приемная" официального сайта Министерства экономического развития Российской Федерации в сети Интернет, регистрируются в СЭДО отделом структурного подразделения, на которое возложены функции по организации работы по рассмотрению обращений граждан в Министерстве, распечатываются, и дальнейшая работа с ними ведется как с документами, подготовленными на бумажном носителе.

3.4.3. Регистрация запросов (в письменной и электронной форме) и анкет-заявлений для получения архивных справок (приложения N 76, N 77, N 78) осуществляется сотрудниками структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов (далее - отдел архивного хранения документов).

3.4.4. Регистрация входящих документов, поступивших на электронный адрес или по факсимильной связи в структурное подразделение, на которое возложены функции по взаимодействию Министерства со средствами массовой информации (далее - пресс-служба), осуществляется пресс-службой.

3.4.5. Корреспонденция из загранаппарата Министерства поступает в отдел документооборота через структурное подразделение, на которое возложены функции по защите государственной тайны.

3.4.6. Для корреспонденции на иностранном языке, поступившей в Министерство, до регистрации отделом документооборота создается регистрационная карточка СЭДО без заполнения реквизитов, требующих их перевода. Далее корреспонденция на иностранном языке передается отделом документооборота в соответствующее структурное подразделение исходя из признака страны-отправителя либо по признаку языка по журналу учета передачи корреспонденции на иностранном языке в структурные подразделения (приложение N 74) для подготовки неофициального перевода. Неофициальный перевод на русский язык осуществляется в кратком изложении сути вопроса, оформляется на листе формата A4 с указанием корреспондента и адресата.

Не допускается передача корреспонденции на иностранном языке между структурными подразделениями.

Срок осуществления неофициального перевода корреспонденции на иностранном языке составляет один день.

Затем корреспонденция на иностранном языке вместе с неофициальным переводом возвращается на регистрацию в отдел документооборота.

3.4.7. Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству федеральным службам и федеральному агентству, передается без регистрации по принадлежности в экспедиции этих органов.

3.4.8. Электронные носители информации, поступившие в Министерство без сопроводительного письма на бумажном носителе, регистрации не подлежат.

3.4.9. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку (заполнение реквизитов), создание электронной копии документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) и прикрепление ее к регистрационной карточке СЭДО.

При наличии в документе информации о ранее данных поручениях, ранее направленных документах об ответах на письма и запросы Министерства устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов.

3.4.10. Регистрационная карточка (РК) входящего документа имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф - доступ к документу и ограничения доступа к нему;

срочность - указывается категория срочности;

корреспондент (адресант) - указывается орган, организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина либо "коллективное обращение";

исходящий номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему адресантом;

дата документа - проставляется дата присвоения исходящего номера документа;

экземпляр N;

подпись - указывается фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, при подписании документа должностным лицом указывается также его должность;

адресат - указываются фамилия и инициалы должностного лица, на чье имя поступил документ, либо наименование Министерства (структурного подразделения Министерства);

вид доставки - фельдсвязь, почта, факс, МЭДО и др.;

содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос "о чем документ?";

Например:

О комплексе мер по снижению цен на социально значимые продукты питания в Краснодарском крае

или

О предоставлении архивной справки о заработной плате Ивановой И.И. за период ее работы в Минэкономики России в 1998 - 1999 годах

количество листов - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п., отметка о наличии конверта (при необходимости);

количество экземпляров;

категории (для обращений граждан);

дело.

При необходимости дополнительные сведения вносятся в поле "Комментарий".

Информация о связях регистрируемого документа с другими документами, ранее зарегистрированными в СЭДО, вносится в регистрационную карточку в обязательном порядке (во вкладке "Связи" указываются номер и дата документа, ссылка на которые имеется во входящем документе).

При регистрации документа внешнего и особого контроля вносится информация о внешнем поручении. Устанавливается плановый срок и признак внешнего или особого контроля.

3.4.11. Электронные копии документов (за исключением документов, перечисленных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции) прикрепляются к регистрационной карточке СЭДО.

3.4.12. Зарегистрированные нотариально заверенные документы, а также сшитые документы, заверенные подписью и печатью органа, организации, несклеенные брошюры передаются отделом документооборота в копировально-множительное отделение для изготовления копий указанных документов.

3.4.13. Не создаются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные копии следующих документов:

с пометкой "Для служебного пользования";

содержащих персональные данные <1>;

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

нотариально заверенных документов, а также сшитых документов, заверенных подписью и печатью организации;

книг, проспектов, склеенных брошюр;

полученных по каналам дипломатическо-курьерской связи, за исключением писем по вопросам финансово-хозяйственной деятельности и сопроводительных писем к бюджетной отчетности в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства, а также сопроводительных писем к документам по делопроизводству и передаче дел на архивное хранение в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов;

материалов к заседаниям Наблюдательного совета ПАО "Сбербанк России", ГК "Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)" и АО "Альфа-Банк";

оформленных на листах иного, кроме A4, A3 формата на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м2 или более 120 г/м2).

Соответствующая информация вносится в регистрационную карточку СЭДО в поле "Комментарий", например: "Документ не создан в электронной форме, т.к. сброшюрован".

3.4.14. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование Министерства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения. В левом нижнем углу наносится штрих-код.

3.4.15. Зарегистрированные документы, поступившие в адрес Министра, заместителей Министра, Министерства передаются отделом организации и ведения документооборота сотрудникам структурного подразделения, на которое возложены функции по предварительному рассмотрению и доведению входящей документации до руководства Министерства (далее - отдел подготовки проектов резолюций), посредством СЭДО и на бумажном носителе для подготовки проектов указаний по исполнению документов (резолюций). Срочные документы передаются незамедлительно.

3.4.16. Зарегистрированные документы, поступившие в адрес структурных подразделений Министерства либо руководства структурных подразделений Министерства, передаются отделом документооборота в структурные подразделения посредством СЭДО и на бумажном носителе.

3.4.17. Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются под роспись в журнале передачи документов "ДСП".

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством
Министерства и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Министр и, по решению Министра, заместители Министра (в соответствии с распределением обязанностей) дают указания по исполнению документов (резолюции), поступивших в Министерство, руководителям структурных подразделений Министерства, руководителям загранаппарата Министерства, а также руководителям подведомственных Министерству федеральных служб и федерального агентства.

Подготовку проектов указаний Министра и заместителей Министра по исполнению документов (резолюций) осуществляет отдел подготовки проектов резолюций.

3.5.2. Документы по вопросам, относящимся исключительно к полномочиям Министра (в соответствии с распределением обязанностей), с проектами указаний по их исполнению (резолюциями) передаются отделом подготовки проектов резолюций в секретариат Министра для рассмотрения Министром. В случае временного отсутствия Министра документы для ознакомления Министра передаются в секретариат Министра после рассмотрения заместителем Министра, временно исполняющим обязанности Министра.

На документы по вопросам, не относящимся исключительно к полномочиям Министра, готовятся проекты указаний заместителей Министра по исполнению документов (резолюций) (в соответствии с распределением обязанностей).

На документы по вопросам, относящимся к полномочиям временно отсутствующего заместителя Министра, готовятся проекты указаний по исполнению документа (резолюций) за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра согласно распределению обязанностей между Министром и заместителями Министра, утвержденному приказом Министерства.

Заместитель Министра определяет в качестве головного исполнителя непосредственно координируемое и контролируемое им структурное подразделение (кроме случаев, установленных правовыми актами Министерства).

В особых случаях по поручению Министра, заместителя Министра указания по исполнению документов (резолюции) могут быть подписаны (утверждены) уполномоченными сотрудниками секретариатов Министра, заместителей Министра.

3.5.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются отделом подготовки проектов резолюций в секретариаты заместителей Министра по реестру.

3.5.4. Регистрационная карточка документа с утвержденным указанием по его исполнению (резолюцией) автоматически передается в электронные папки исполнителей в СЭДО и считается доведенной до исполнителей.

3.5.5. Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются отделом подготовки проектов резолюций в отдел документооборота для направления в структурные подразделения, подведомственные Министерству федеральные службы или федеральное агентство, определенные в указаниях по исполнению документов (резолюциях) головными исполнителями.

3.5.6. Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются исполнителям отделом документооборота.

Подведомственным Министерству федеральным службам и федеральному агентству, определенным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) соисполнителями, направляются копии документов на бумажном носителе.

Структурным подразделениям Министерства, определенным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) соисполнителями, копии документов на бумажном носителе не направляются (за исключением документов, указанных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции). Для работы используется электронная копия документа в СЭДО (прикрепленный файл в регистрационной карточке документа), в том числе полученный по МЭДО.

3.5.7. Изменение головного (ответственного) исполнителя и состава соисполнителей по документам во исполнение поручений Министра или заместителей Министра осуществляется в соответствии с Регламентом Министерства.

3.5.8. В случае изменения состава исполнителей, содержания основных поручений и сроков исполнения документов предыдущее указание по исполнению документа (резолюция) в СЭДО удаляется и создается новое указание по исполнению документа (резолюция). Бланк указания по исполнению документа (резолюции) оформляется следующим образом:

Например:

"1" марта 2017 г.

N 12345 от 01.03.2017.

И.О. Фамилия, тел. 200 01 01

(Замена от 10 марта 2017 г.)

Указание по исполнению документа (резолюция), утвержденная в регистрационной карточке СЭДО, должна полностью соответствовать указанию по исполнению документа (резолюции), подписанной на бумажном носителе (в том числе учитывая замену указания по исполнению документа (резолюции).

3.5.9. Подготовка проектов указаний по исполнению документов (резолюций), поступивших на имя руководства структурного подразделения или в адрес структурного подразделения, осуществляется в самих структурных подразделениях.

3.5.10. РК личного приема передается в соответствующую папку СЭДО должностного лица, к которому гражданин записался на прием, автоматически после регистрации.

3.6. Работа исполнителей с документами

3.6.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства и настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, иных лиц.

3.6.2. Документы в структурные подразделения - исполнители поступают по СЭДО и на бумажном носителе. Доставка в структурные подразделения - исполнители документов на бумажном носителе, электронные копии которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭДО (пункт 3.4.13 настоящей Инструкции), осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные и оперативные документы передаются исполнителям незамедлительно. Документы, поступившие в структурные подразделения с указаниями по исполнению документа (резолюциями) руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителями структурных подразделений.

3.6.3. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.6.4. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

внесение отметки о поступлении оригинала документа на бумажном носителе или об его отсутствии в регистрационную карточку СЭДО (вкладка "Ход исполнения");

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной регистрационной карточки проекта документа с заполнением ее полей и установлением связи временной РК проекта документа с РК документа (внесение в СЭДО информации о ходе исполнения поручения, подлежащего контролю), во исполнение которого (или в соответствии с которым) он был подготовлен;

согласование проекта документа на бумажном носителе либо в электронной форме в соответствии с установленным в Министерстве порядком;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования. В случае серьезной корректировки проекта документа (внесения изменений принципиального характера) проводится его повторное согласование;

повторное внесение отметки о поступлении оригинала документа на бумажном носителе или его отсутствии в регистрационную карточку СЭДО (вкладка "Ход исполнения") перед представлением проекта документа на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству структурных подразделений;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству структурных подразделений;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

3.6.5. Проекты документов Министерства готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов. Для документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.6.6. Во исполнение поручения Президента Российской Федерации Министру по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад в Правительство Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного в обращении вопроса.

3.6.7. Документы на бумажных носителях за подписью Министра, заместителя Министра, руководства структурного подразделения печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, с учетом визового экземпляра.

3.6.8. Документы на бумажных носителях помещаются в мягкую обложку, которая оформляется в соответствии с приложением N 79 к настоящей Инструкции. В левую часть разворота обложки помещается подлинник основания для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка) вместе с подлинником указания по исполнению документа (резолюция), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой).

3.6.9. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки документа (приложение N 25), на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

3.6.10. В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;

количество листов - указывается количество листов (страниц) документа (на бумажном носителе) и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов приложения (брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.);

подпись - фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос "о чем документ?";

Например:

О направлении на согласование проекта Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства экономического развития Российской Федерации

визы - фамилии и инициалы лиц, завизировавших документ;

исполнитель - фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ;

адресаты - органы, организации и лица, которым направляется документ (для исходящих документов);

кому адресован документ;

вид доставки - для каждого указанного адресата (для исходящих документов);

номер бланка (для исходящих документов, приказов, распоряжений и протоколов на бумажном носителе).

Во вкладке "Связи" указываются номер и дата документа, на который дается ответ, в том числе тематически связанные документы.

Во вкладке "Журнал" может делаться отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.

3.6.11. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное подразделение), определенный в указаниях по исполнению документа (резолюциях) первым или обозначенный словом "созыв" ("ответственный"). Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа (резолюциям) и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в течение первой половины контрольного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

Допускается направление позиции структурного подразделения (соисполнителя по исполнению поручения) заместителю руководителя структурного подразделения (головного исполнителя).

Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, руководством структурного подразделения, структурными подразделениями - соисполнителями. Порядок визирования отдельных видов документов Министерства содержится в подразделах 2.3, 2.4, 2.5, 4.1, 4.4 настоящей Инструкции.

Сотрудник структурного подразделения - соисполнителя (либо заинтересованного структурного подразделения), получивший на руки проект документа, подготовленного структурным подразделением - головным исполнителем (исполнителем), должен обеспечить его своевременное визирование в рамках структурного подразделения и возврат исполнителю.

Отметка о приеме (возврате) проекта документа на бумажном носителе проставляется на его мягкой обложке с подписью сотрудника, принявшего (возвратившего) проект документа, а также указанием даты и времени приема (возврата).

Например:
"Принят"
Дата	время	Личная подпись (И.О. Фамилия)

"Возвращен"
Дата	время	Личная подпись (И.О. Фамилия)

Виза оформляется в соответствии с пунктом 2.2.22 настоящей Инструкции.

Согласование проекта документа может производиться в электронной форме с использованием электронной подписи в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

При наличии разногласий со структурными подразделениями - соисполнителями, заинтересованными структурными подразделениями руководители структурных подразделений - головных исполнителей принимают необходимые меры по устранению разногласий, в том числе путем проведения согласительных совещаний, докладывают заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

В случае неурегулирования разногласий заместитель Министра или руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) докладывает Министру о данных разногласиях и действует в соответствии с его указаниями.

До представления на подпись руководству Министерства исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

3.6.12. Проект исходящего документа, подготовленного во исполнение поручения (на входящий документ), подлежит представлению структурным подразделением, являющимся головным исполнителем, на подпись руководству Министерства не позднее контрольного срока исполнения поручения.

3.6.13. Документы, подготовленные в инициативном порядке (не содержащие поручения (основания) либо с нарушением контрольных сроков исполнения поручений, представляются на подпись руководству Министерства вместе со служебной запиской на имя подписывающего лица, подписанной руководителем структурного подразделения, являющегося головным исполнителем.

При представлении на подпись руководству Министерства проекта исходящего документа, подготовленного с нарушением контрольного срока исполнения поручения, в служебной записке излагаются причины несоблюдения срока его представления, время приема документа в СЭДО фиксируется во вкладке "Журнал" регистрационной карточки проекта исходящего документа.

3.6.14. Документы, подготовленные по результатам работы комиссии, представляются Министру (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю Министра, подписавшему акт о создании комиссии, председателем комиссии. Согласование указанных документов с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых включены в составы соответствующих комиссий, не требуется.

3.6.15. Документы, представляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), визируются исполнителем, заместителем руководителя структурного подразделения - головного исполнителя, руководителем структурного подразделения - головного исполнителя, руководителями структурных подразделений соисполнителей, руководителями заинтересованных структурных подразделений, к установленной сфере деятельности которых относятся документы, заместителем Министра, непосредственно координирующим и контролирующим структурное подразделение - головного исполнителя.

Документы, представляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) (кроме федеральных целевых программ, государственных программ Российской Федерации, подготовленных иными федеральными органами исполнительной власти, табличных материалов), подлежат проверке и визированию корректорами.

3.6.16. При представлении на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) документов по кадровым (персональным) вопросам в комплект представляемых документов исполнителем включается кадровая справка на сотрудника Министерства, подтверждающая сведения биографического и служебного характера.

Кадровую справку готовит структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства.

3.6.17. Документы на подпись Министру представляются исполнителем в структурное подразделение, на которое возложены функции по приему, предварительному рассмотрению, проверке правильности составления и оформления документов, представляемых на подпись руководству Министерства, для визирования уполномоченным сотрудником указанного структурного подразделения, который до передачи документов на подпись Министру проверяет правильность оформления документов, наличие виз структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа (резолюции), визирует представленные документы, при необходимости заполняет поля во вкладке "Журнал" регистрационной карточки СЭДО.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.6.18. Документы, представляемые на подпись заместителю Министра, визируются исполнителем, начальником отдела, заместителем руководителя структурного подразделения - головного исполнителя, руководителем структурного подразделения - головного исполнителя, руководителями структурных подразделений - соисполнителей, руководителями заинтересованных структурных подразделений, к установленной сфере деятельности которых относятся документы.

Сопроводительные письма за подписью заместителя Министра, представляемые в Правительство Российской Федерации, подлежат проверке и визированию корректорами.

3.6.19. Документы за подписью лица, исполняющего обязанности Министра, заместителя Министра передаются исполнителем в соответствующие секретариаты. Руководитель секретариата заместителя Министра (лицо, исполняющее его обязанности) до передачи документов на подпись лицу, исполняющему обязанности Министра, заместителю Министра проверяет правильность оформления документов, наличие виз структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа (резолюциям), документа, являющегося основанием для подготовки ответа, визирует представленные документы, при необходимости заполняет поля во вкладке "Журнал" регистрационной карточки СЭДО.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.6.20. Документы за подписью руководства структурного подразделения передаются исполнителем в соответствующие секретариаты руководителей. Уполномоченные сотрудники секретариатов проверяют правильность оформления документов, наличие виз соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа (резолюциям), правильность заполнения полей временной регистрационной карточки СЭДО, при необходимости заполняют поля во вкладке "Журнал" регистрационной карточки СЭДО.

3.6.21. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, освобождением от замещаемой должности в структурном подразделении или увольнением исполнитель по указанию начальника отдела, в котором исполнитель проходит государственную гражданскую службу (лица, исполняющего его обязанности), или руководства структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка в СЭДО.

3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел документооборота.

Исполнитель передает на регистрацию в отдел документооборота подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа (резолюции) и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра.

Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, передаются исполнителем на регистрацию и отправку из Министерства только при наличии соответствующего решения Министра (лица, исполняющего его обязанности).

В случае отсутствия подлинника документа, являющегося основанием для подготовки ответа, исполнитель передает в отдел документооборота копию соответствующего документа. В этом случае проставляется отметка на копии документа, являющегося основанием для подготовки ответа, об отсутствии оригинала на момент регистрации.

Не допускается передача исполнителем на регистрацию визовых экземпляров документов, выполненных на черновиках.

В нерабочее время, выходные и праздничные дни (во время отсутствия сотрудников отдела документооборота, в том числе дежурных) срочные исходящие документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей Министра регистрируются в соответствующих секретариатах.

Секретариаты Министра, заместителей Министра представляют визовые экземпляры зарегистрированных в секретариатах исходящих документов вместе с подлинниками поручений в отдел документооборота не позднее 10.00 следующего рабочего дня.

3.7.2. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, регистрируются в секретариатах структурных подразделений или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

3.7.3. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются также и на его копии.

3.7.4. Электронная копия документа, подготовленного на бумажном носителе, прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО сотрудником, зарегистрировавшим документ, после присвоения регистрационного номера и перенесения регистрационного номера на бланк.

Не создаются и не прикрепляются к регистрационной карточке СЭДО электронные копии документов, указанных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции.

3.7.5. Зарегистрированные документы за подписью руководства структурных подразделений, подготовленные на бумажном носителе, передаются исполнителями или сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, на отправку почтой или по электронной почте в отдел документооборота.

3.7.6. В регистрационную карточку СЭДО в поле "Записи архива" во вкладке "Журнал" вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел.

3.7.7. Документы, являющиеся основанием для исполнения (поручения, письма и др.), формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них.

Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в отделе документооборота.

Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел структурных подразделений.

3.7.8. Выдача копий визовых экземпляров исходящих документов за подписью руководства Министерства и оснований для выполнения поручений осуществляется отделом документооборота по письменному запросу руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

3.7.9. Регистрация исходящих электронных документов осуществляется в соответствии с пунктом 3.12 настоящей Инструкции.

3.7.10. Архивные справки и архивные выписки регистрируются в отделе архивного хранения документов.

3.7.11. Документы для принятия решения руководством Министерства о временном ограничении права сотрудника Министерства на выезд из Российской Федерации или возможности выезда из Российской Федерации в служебную командировку или по личным делам (заключения и решения) готовятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны.

Указанные заключения и решения после утверждения (подписания) руководством Министерства регистрируются и хранятся в структурном подразделении, на которое возложены функции по защите государственной тайны, без передачи второго (визового) экземпляра в отдел организации и ведения документооборота.

3.7.12. Документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра, направляемые в адрес иностранных посольств (консульств), миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г. Москве, а также иностранных организаций за границей, передаются исполнителями для регистрации в отдел документооборота в открытом конверте.

Документы за подписью руководства структурного подразделения, направляемые в адрес иностранных посольств (консульств), миссий, представительств иностранных государств по торгово-экономическим вопросам в г. Москве, а также иностранных организаций за границей, регистрируются в структурных подразделениях и передаются исполнителями на отправку в отдел документооборота в упакованном (законвертованном) виде с указанием на конверте почтового адреса, наименования получателя, исходящего номера документа.

На экземпляре документа, подлежащем передаче иностранному представителю, проставляется дата, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются.

Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью. Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером. Визовые экземпляры документов за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра хранятся в отделе документооборота до передачи в архив Министерства. Визовые экземпляры документов за подписью руководства структурных подразделений до передачи в архив Министерства хранятся в структурных подразделениях.

3.8. Отправка документов

3.8.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Отправляемые Министерством документы передаются почтой, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи или нарочно.

Категорически запрещается передача с использованием электронных каналов связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

3.8.2. Отправка документов почтой осуществляется отделом документооборота. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел документооборота полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При отправке документа почтой в отделе организации и ведения документооборота осуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию (документы с пометкой "Для служебного пользования", письма за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), документы с печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, финансовые документы и другие), корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, составляются реестры. После отправки документов из Министерства реестры с отметками почтового отделения связи (подпись в реестре работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) возвращаются в отдел документооборота.

3.8.3. Отправка документов, подписанных Министром (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителями Министра и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, иные федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляется отделом организации и ведения документооборота федеральной фельдъегерской связью или по системе МЭДО.

При отправке документов федеральной фельдъегерской связью осуществляются их конвертирование с указанием адреса, заклеивание, составление реестра на документы и передача сотруднику ГФС России.

3.8.4. Для отправки документа по электронной почте с электронного адреса Министерства (e-mail: mineconom@economy.gov.ru) исполнитель передает подлинник документа в отдел документооборота. Уполномоченный сотрудник отдела документооборота направляет с электронного адреса Министерства электронную копию документа, прикрепленную к регистрационной карточке СЭДО. Подлинник документа возвращается исполнителю для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

3.8.5. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, отправляются по системе МЭДО секретариатами соответствующих структурных подразделений.

3.8.6. Проверка факта передачи, регистрации или отказа в регистрации документа, отправленного по МЭДО, осуществляется исполнителем документа в регистрационной карточке исходящего документа на вкладке "Журнал МЭДО".

3.8.7. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется структурными подразделениями - исполнителями документов.

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

На визовых экземплярах документов, передаваемых посредством факсимильной связи, проставляется отметка о дате и времени передачи, номере факса, с которого была осуществлена отправка, с указанием фамилии и инициалов сотрудника, отправившего документ.

Оригиналы документов возвращаются исполнителю для дальнейшей отправки почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя структурного подразделения, подписавшего данный документ.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

3.8.8. Если подлинник документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на визовом экземпляре документа, остающемся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ, в регистрационной карточке в поле "Вид доставки" делается отметка об отправке документа нарочным, а во вкладке "Журнал" указывается фамилия сотрудника, получившего документ на руки.

3.8.9. Документы и материалы, предназначенные для направления по каналам дипломатическо-курьерской связи МИДа России, оформляются и пересылаются в соответствии с Положением о порядке оформления и пересылки служебных документов и материалов через дипломатическо-курьерскую связь МИДа России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 12 августа 2002 г. N 228-дсп. Структурное подразделение, на которое возложены функции по защите государственной тайны, ежемесячно разрабатывает расписание приема дипломатической почты в торговые представительства Российской Федерации, который доводится до заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.

3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.9.1. После подписания внутреннего документа, подготовленного на бумажном носителе, руководством структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, присваивает документу постоянный номер, создает электронную копию документа и прикрепляет ее к регистрационной карточке СЭДО.

3.9.2. Регистрационная карточка внутреннего документа после регистрации передается адресату в соответствующую папку СЭДО.

3.9.3. Внутренний документ, подготовленный на бумажном носителе, также направляется адресату через отдел документооборота.

3.9.4. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭДО. В его регистрационной карточке делаются отметки - о принятии (взятии) в работу, об указаниях по исполнению документа (резолюциях), об исполнении и так далее.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭДО с указанием связи регистрационных карточек.

3.9.5. Согласование (визирование) и подписание (утверждение) внутренних документов Министерства может осуществляться в электронном виде в СЭДО в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

3.10. Работа по подготовке материалов к заседаниям
Правительства Российской Федерации

3.10.1. Организацию подготовки материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации и представление их Министру (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляет структурное подразделение, на которое возложены соответствующие функции (далее - уполномоченное структурное подразделение).

3.10.2. Структурное подразделение, определенное головным исполнителем, осуществляет подготовку материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации и их представление в уполномоченное структурное подразделение в течение установленного поручением Министра (лица, исполняющего его обязанности) срока.

Ответственность за содержание, подготовку и своевременное представление материалов в уполномоченное структурное подразделение несет головной исполнитель в соответствии с поручением Министра (лица, исполняющего его обязанности).

3.10.3. Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.

3.10.4. По вопросам, по которым докладывает Минэкономразвития России на заседаниях Правительства Российской Федерации, головной исполнитель подготавливает:

- материалы по рассматриваемому вопросу;

- в формализованном виде тезисы доклада Министра и при необходимости презентационные и справочные материалы по форме согласно приложению N 80 к настоящей Инструкции.

Тезисы доклада Министра (по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации) оформляются в формате A5 шрифтом Times New Roman размером N 16 и визируются заместителем Министра, непосредственно координирующим и контролирующим структурное подразделение - головного исполнителя.

3.10.5. По вопросам, которые представляются для рассмотрения на заседаниях Правительства Российской Федерации другими федеральными органами исполнительной власти, головной исполнитель подготавливает:

- материалы по данному вопросу, поступившие в Министерство из Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

- справку по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации (далее - справка), при необходимости - другие аналитические материалы.

Справка состоит из следующих пунктов:

1) название вопроса: указывается согласно проекту протокольного решения либо повестке заседания;

2) суть вопроса: общая характеристика и содержание вопроса;

3) история вопроса: рассмотрение вопроса с учетом принятых ранее решений, ход исполнения вопроса;

4) согласования и разногласия:

какими федеральными органами исполнительной власти разработан представленный документ;

с какими федеральными органами исполнительной власти согласован представленный документ с указанием ссылок на письма о согласовании;

наличие разногласий (указывать, учтены ли разногласия, либо указывать ссылку на таблицу разногласий);

5) финансирование реализации представляемого документа: необходимость дополнительных расходов средств федерального бюджета на реализацию (постановлений, проектов федеральных законов и т.д.) (при необходимости);

6) позиция Министерства по представленному документу и (или) по проекту протокольного решения по данному вопросу.

Объем справки, как правило, составляет от полутора до трех страниц.

Замечания, которые содержат более трех страниц, оформляются в виде приложения к справке.

Справка подписывается руководителем структурного подразделения (лицом, исполняющим его обязанности).

Образец оформления справки содержится в приложении N 81 к настоящей Инструкции.

3.10.6. Головной исполнитель представляет в уполномоченное структурное подразделение подготовленные к заседанию Правительства Российской Федерации материалы на бумажном носителе и в электронной форме.

3.11. Порядок рассмотрения парламентских запросов, запросов
и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, обращений
комиссий и комитетов палат Федерального Собрания
Российской Федерации

3.11.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения комиссий и комитетов палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Регламентом Правительства, Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией и другими правовыми актами.

3.11.2. Подготовка проекта ответа на парламентский запрос к Председателю Правительства Российской Федерации, заместителям Председателя Правительства Российской Федерации осуществляется Министерством по их поручению.

Проект ответа на парламентский запрос за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) с соответствующими обосновывающими материалами готовится в установленном порядке и направляется структурным подразделением - исполнителем в Правительство Российской Федерации в срок, указанный в поручении.

3.11.3. Парламентский запрос к Министру (заместителю Министра) рассматривается структурным подразделением - исполнителем с учетом того, что ответ на данный запрос должен быть дан не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления запроса в Министерство или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

3.11.4. Депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в Правительство Российской Федерации, к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступившие в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации, направляются руководителям соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и подготовки ответа.

Ответ на депутатский запрос к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступивший в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации, оформляется на чистом листе бумаги формата A4 (не на бланке документа, создаваемого Министерством), подписывается Министром (лицом, исполняющим его обязанности) и направляется с сопроводительным письмом за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) в Правительство Российской Федерации в течение 20 дней со дня поступления депутатского запроса в Министерство, если поручением не установлен иной срок.

Образец оформления ответа на депутатский запрос к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступивший в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации, и сопроводительного письма к нему представлены в приложении N 82 к настоящей Инструкции.

Ответ на обращение члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в Правительство Российской Федерации, к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступившее в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации (предоставление запрашиваемых документов или сведений), готовится структурным подразделением - исполнителем в установленном порядке за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителя Министра и направляется адресату не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления обращения в Правительство Российской Федерации. Копия ответа на обращение направляется в Аппарат Правительства Российской Федерации.

3.11.5. Ответ на депутатский запрос к Министру, заместителю Министра готовится в установленном порядке структурным подразделением - исполнителем за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителя Министра соответственно. Срок представления ответа на депутатский запрос не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления запроса в Министерство.

Ответ на обращение члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (предоставление запрашиваемых документов или сведений) к Министру готовится структурным подразделением - исполнителем в установленном порядке за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителя Министра и направляется адресату не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления обращения в Министерство.

3.11.6. Обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам их ведения к Председателю Правительства Российской Федерации, заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступившие в Министерство из Аппарата Правительства Российской Федерации или непосредственно к Министру, направляются руководителям соответствующих структурных подразделений.

Ответ на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации (предоставление запрашиваемых документов или сведений) готовится структурным подразделением-исполнителем в установленном порядке за подписью заместителя Министра или руководителя структурного подразделения по поручению заместителя Министра и направляется адресату. Копии ответов на указанные обращения направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя структурного подразделения в Аппарат Правительства Российской Федерации (полномочному представителю Правительства Российской Федерации в соответствующей палате Федерального Собрания Российской Федерации).

3.12. Особенности работы с электронными документами

Порядок работы с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, постановлением Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. N 890 "О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти", Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. N 111, постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 "Об утверждении правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия", разделом VI Правил делопроизводства, приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде", Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией и другими правовыми актами.

3.12.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО.

3.12.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

3.12.3. Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, утверждается Министром (лицом, исполняющим его обязанности) по согласованию с Федеральным архивным агентством.

3.12.4. Подписание электронных документов, направляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления, внутренних документов осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

Визирование электронных документов заместителями Министра, директорами департаментов, заместителями директоров департаментов, начальником отдела защиты государственной тайны осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, остальными сотрудниками - с использованием простой электронной подписи.

Подписание указаний (резолюций) на документы осуществляется с использование простой электронной подписи.

3.12.5. Прием поступающих по системе МЭДО в Министерство электронных документов осуществляет отдел документооборота.

Отправка исходящих электронных документов по системе МЭДО осуществляется в соответствии с пунктами 3.8.3 и 3.8.5 Инструкции.

3.12.6. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

При включении электронных документов в СЭДО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

3.12.7. Электронные документы, поступающие в Министерство, проходят в отделе документооборота первичную обработку и регистрацию.

Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности и действительности электронной подписи электронного документа, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

3.12.8. Зарегистрированные входящие и внутренние электронные документы передаются на рассмотрение адресату посредством СЭДО.

3.12.9. Созданные в СЭДО исходящие электронные документы после их подписания передаются посредством СЭДО для регистрации и отправки адресату.

3.12.10. При передаче электронных документов на рассмотрение должностным лицам Министерства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационно-учетные данные.

3.12.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

3.12.12. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.12.13. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на архивном хранении в Министерстве, должны производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в Министерстве и в отделе архивного хранения документов, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

3.12.14. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов Министерства, не подлежащих хранению (приложение N 105), утвержденного заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.13. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение
делопроизводства и передачу дел на архивное хранение

3.13.1. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭДО, руководством структурного подразделения, в том числе подготовка проектов указаний (резолюций) по их исполнению, и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии) с отметкой "срочно" - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация в СЭДО внутренних и исходящих из структурного подразделения документов, подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности оформления документов и их отправка, в том числе и по системе МЭДО, консультирование сотрудников структурного подразделения по использованию электронного согласования документов в СЭДО;

контроль прохождения документов в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭДО информации о ходе и исполнении документов сотрудниками структурного подразделения;

контроль за обеспечением сохранности документов с пометкой "Для служебного пользования";

ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", ведение журнала учета документов с пометкой "Для служебного пользования" и журнала учета электронных носителей информации;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения в регистрационной карточке СЭДО;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел на хранение в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в установленном настоящей Инструкцией порядке;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

хранение бланков Министерства, ведение журнала учета бланков Министерства, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку;

иные функции в соответствии с актами Министерства.

3.13.2. На время болезни (отпуска, командировки) сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, его обязанности возлагаются на другого сотрудника.

При освобождении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, от замещаемой должности в данном структурном подразделении, а также его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение N 83).

3.14. Изготовление, учет, использование и хранение печатей
и штампов

Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также других печатей, штампов и факсимиле определен Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения, списания и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в центральном аппарате Министерства экономического развития Российской Федерации, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 28 июля 2015 г. N 509.

3.15. Копировально-множительные работы

3.15.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Министерства, производится централизованно в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Наряд-заказ на копировально-множительные работы, как правило, подписывается руководством соответствующего структурного подразделения, начальником отдела, помощником Министра, председателем профкома Министерства, которые обязаны строго подходить к определению необходимости размножения и тиража документов (приложение N 84).

Учет размножения документов осуществляется в журнале учета размножения документов (приложение N 85).

3.15.2. Снятие копий с входящих и исходящих документов производится только после их регистрации.

Снятие копий с входящих зарегистрированных и не имеющих электронных копий документов, прикрепленных к регистрационной карточке (пункт 3.4.12 настоящей Инструкции), согласно утвержденным указаниям по исполнению документов (резолюциям) для отправки в структурные подразделения на исполнение осуществляется без наряда-заказа на копировально-множительные работы.

3.15.3. В первоочередном порядке размножаются материалы с пометкой "срочно". Срочность копирования устанавливается руководством структурного подразделения.

3.15.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы (кроме заверенных нотариально), напечатаны четко и разборчиво.

3.15.5. В целях сокращения объемов документов их размножение может осуществляться с оборотом.

3.15.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета размножения документов.

Исполненные наряды-заказы хранятся в копировально-множительном отделении в течение года, после чего уничтожаются.

3.15.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники в копировально-множительном отделении, сохранность и учет выполняемых работ несут его сотрудники.

3.15.8. Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов может осуществляться на копировальной технике непосредственно в структурных подразделениях.

IV. Документальный фонд Министерства

4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

4.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

4.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, Регламентом Министерства, штатным расписанием центрального аппарата Министерства, утверждаемым приказом Минэкономразвития России, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих документов), положениями о структурных подразделениях, номенклатурой дел Министерства, планами и отчетами о работе.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения Министерства изучаются документы, образующиеся в его деятельности, их виды, состав и содержание.

4.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 86) составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, в 2 экземплярах.

Оба экземпляра номенклатуры дел визируются начальниками отделов структурного подразделения (лицами, исполняющими их обязанности) на обороте подписного листа, подписываются руководителем структурного подразделения и представляются на согласование не позднее 15 ноября текущего года в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения.

Электронная копия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, для ввода в базу данных СЭДО.

4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве.

4.1.6. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

4.1.7. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в отчетном году. Итоговая запись направляется в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, вместе с копией номенклатуры дел с указанием количества томов против каждого заголовка дела в графе 3 "Количество дел" (в случае незаведения дела в графе 5 "Примечание" делается соответствующая отметка).

4.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений Министерства являются названия отделов, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

4.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и др.).

4.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Графа 1 (индекс дела).

В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения (индекс структурного подразделения), порядкового номера отдела согласно структуре структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

Д20-12-06, где Д20 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер отдела, 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы (порядковые номера заголовков по номенклатуре) для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индексы сохраняются.

Графа 2 (заголовок дела).

В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например:

Приказы Минэкономразвития России по основной деятельности

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название Министерства или структурного подразделения (автора документа);

название органа или организации, которым будут адресованы или от которых будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на содержание копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по ведению переговоров с представителями иностранных государств о заключении соглашений (предложения, справки, информация и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с иностранными частями комиссий по вопросам работы межправительственных комиссий по экономическому сотрудничеству

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении сотрудников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по валютно-финансовым вопросам

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с с учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой бюджетный отчет по центральному аппарату

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - "Копии".

Например:

Приказы Министерства экономического развития Российской Федерации по личному составу. Копии

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается (соглашения, протоколы, приказы, контракты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы Министерства и др.).

Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и так далее.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих электронные документы, после названия дела указывается - "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов.

Графа 3 (количество дел, томов).

В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов).

Графа 4 (срок хранения).

В этой графе указываются сроки хранения дел, номера статей Перечня типовых управленческих документов или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

Графа 5 (примечание).

В этой графе указываются название Перечня типовых управленческих документов, использованного при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о местонахождении подлинных документов, о переходящих делах (например, "Дело, переходящее с 2007 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

4.1.11. На основе номенклатур дел структурных подразделений структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, составляет номенклатуру дел Министерства (приложение N 87). Номенклатура дел Министерства один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Министерства (ЦЭК), затем направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) и утверждается руководством Министерства.

4.1.12. После утверждения номенклатуры дел Министерства структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.13. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений Министерства. В номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

4.1.14. Номенклатура дел Министерства печатается в 2 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел Министерства является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в разделе отдела архивного хранения документов. Второй направляется в ГА РФ.

4.1.15. Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.16. Номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново с ГА РФ в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

4.2. Формирование дел и их текущее хранение

4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

4.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства.

4.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает отметку в регистрационной карточке СЭДО о списании исполненного документа в дело.

4.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архивного хранения документов.

4.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

При формировании в дело исполненных документов, содержащих визовые экземпляры сопроводительных писем, направляемых разным адресатам, и одинаковые объемные приложения, допускается однократное формирование полного комплекта документов (документ - основание, визовой экземпляр сопроводительного письма и приложение). При этом на последующих визовых экземплярах сопроводительных писем указывается регистрационный номер документа, содержащего полный комплект.

4.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов помещаются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или Президиума Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы Коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы и решения Коллегии Министерства; документы к заседаниям Коллегии Министерства.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены в качестве самостоятельных документов, то их следует формировать в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и по командированию группируются отдельно.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от других документов Министерства.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года со ссылкой на индекс дела предыдущего года.

Годовые план и отчет должны откладываться в документах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их составления и поступления. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен быть отнесен к 2008 году, а отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, - к 2007 году.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате формируются в самостоятельные дела в пределах года. Фамилии, имена и отчества в указанных счетах располагаются в алфавитном порядке.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" в зависимости от служебной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

При включении документа с пометкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими указанного ограничения, данное дело получает пометку "Для служебного пользования". В номенклатуру дел вносится соответствующее уточнение - в графе "Индекс дела" к номеру дела добавляется буквенный индекс "ДСП".

В случаях, когда в структурном подразделении образуется большое количество документов и дел одного вида (приказы, инструкции, отчеты и т.д.) как с пометкой "Для служебного пользования", так и без этой пометки, целесообразно предусматривать их формирование в обособленные дела данного вида.

В структурных подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометкой "Для служебного пользования", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

4.2.7. С момента заведения и до передачи в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.2.8. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется по заказу на выдачу дел и документов, находящихся на текущем хранении в структурном подразделении, во временное пользование (приложение N 88). На выданное дело заводится карта - заместитель дела - приложение N 89 к настоящей Инструкции. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается карта - заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.2.9. При передаче функций между структурными подразделениями Министерства в ходе реорганизационных мероприятий составляются акты приема-передачи документов и дел, необходимых в оперативной работе, от одного структурного подразделения другому (приложение N 90). Один экземпляр акта приема-передачи документов и дел направляется в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение

4.3.1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу сотрудников отдела архивного хранения документов и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре в регистрационной карточке СЭДО в поле "Записи архива" во вкладке "Журнал".

4.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая ЦЭК и экспертные комиссии в структурных подразделениях (ЭК).

4.3.5. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

Примерное положение о постоянно действующей Экспертной комиссии департамента Минэкономразвития России утверждено приказом Минэкономразвития России от 1 августа 2008 г. N 231.

Образцы оформления проекта распоряжения структурного подразделения о создании Экспертной комиссии и приложения к проекту распоряжения структурного подразделения (состав Экспертной комиссии) приведены в приложениях в N 91, N 92 к настоящей Инструкции.

4.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК), при непосредственном методическом руководстве отдела архивного хранения документов. Все решения ЦЭК (ЭК) протоколируются, протоколы формируются в самостоятельные дела.

4.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи на архивное хранение; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.3.8. Отбор документов для постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, номенклатуры дел Министерства и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к содержанию дела документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного срока хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

Экспертиза ценности электронных документов проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков:

- подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

- возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения;

- возможность проведения технологических миграций.

При проведении экспертизы ценности электронных документов также осуществляются проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов и проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ.

4.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу (приложение N 93), описи электронных дел, документов структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 94), а также предложения структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 95).

4.3.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

4.3.12. В каждом структурном подразделении Министерства ежегодно составляются описи дел постоянного срока хранения при непосредственном методическом руководстве отдела архивного хранения документов. По этим описям документы сдаются на архивное хранение.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводной описи дел постоянного срока хранения (приложение N 96), сводной описи дел по личному составу (приложение N 97), сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 98), сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения (приложение N 99), сводной описи электронных дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 100), которые готовит отдел архивного хранения документов и по которым он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ. Указанные описи рассматриваются и согласовываются на заседании ЦЭК, затем направляются на согласование с ЭПК ГА РФ и утверждаются руководством Министерства.

4.3.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (для описи дел структурного подразделения).

4.3.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись также под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок каждого дела; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

4.3.15. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Например:
В данный раздел описи внесено 10 (десять) дел - с N 90 по N 99. Всего в опись внесено 102 (сто два) дела - с N 1 по N 99, в том числе N 34а, N 47а, N 54а, N 54б - литерные, N 69 - пропущен
Наименование должности сотрудника отдела архивного хранения документов	И.О. Фамилия
Дата

4.3.16. При составлении описи электронных документов в структурном подразделении каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты документа, срока хранения, объема в Мб и контрольной суммы.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме электронных документов и при необходимости другой информации.

Объектом описания в описи электронных документов структурного подразделения являются единицы хранения электронных документов. Единицы хранения электронных документов, относящиеся к одному делу, составляют в описи отдельный раздел, имеющий общий заголовок, в котором указываются:

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- заголовок дела;

- крайние даты документов дела;

- количество листов документов дела.

Описательная статья единицы хранения включает в себя следующие элементы:

- номер документа по порядку в пределах раздела описи;

- наименование документа (вид документа, заголовок к тексту);

- дата документа;

- срок хранения;

- объем контейнера электронного документа в Мб;

- контрольная сумма контейнера электронного документа.

На основной и рабочий экземпляры электронных документов в структурном подразделении составляются отдельные описи на бумажном носителе и в электронной форме.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью); общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.

К описи структурного подразделения может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

4.3.17. Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается ЭК структурного подразделения и структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.3.18. Сотрудники отдела архивного хранения документов проверяют правильность оформления сдаваемых дел, описей, после приема дел расписываются на всех экземплярах описи. Два экземпляра описи остаются на хранении в отделе архивного хранения документов, третий экземпляр возвращается и хранится в структурном подразделении.

4.3.19. Оформлению подлежат дела Министерства при их заведении и после завершения года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение, при методической помощи и под контролем отдела архивного хранения документов.

4.3.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

пересистематизацию документов;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (приложение N 101);

составление листа - заверителя дела (приложение N 102);

подшивку или переплет дела;

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 104).

Дела со сроками хранения до 10 лет включительно оформляются упрощенно, при этом:

пересистематизация документов в деле не производится;

листы не нумеруются;

лист - заверитель дела не составляется;

допускается хранение дела в скоросшивателях.

4.3.21. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Для нумерации листов нельзя употреблять чернила, цветные карандаши, шариковые ручки.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит переподшивке и нумеруется как один лист.

Приложенные к документу указания по исполнению документов (резолюция), листы ознакомления и др. нумеруются.

Лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов в деле, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б" и так далее. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах прибавляются буквы "а", "б" и т.д. соответственно каждому номеру листа, начиная со следующего, то есть: 3, 3а, 3б и т.д.

4.3.22. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (соглашения, контракты, протоколы, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 101), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

4.3.23. После завершения нумерации листов и составления внутренней описи дела составляется лист - заверитель дела, который располагается в конце дела (приложение N 102). В листе - заверителе дела цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно цифрами через знак "+" количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист - заверитель дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

4.3.24. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Фотографии и другие иллюстративные материалы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.3.25. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по форме согласно приложению N 104 к настоящей Инструкции.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование Министерства;

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела (электронного дела);

дата дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

Например:

Министерство экономического развития Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

наименование структурного подразделения - записывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов тома, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов или перечнях федеральных органов исполнительной власти, функции которых переданы Министерству, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в отделе архивного хранения документов черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

4.3.26. В процессе подготовки электронных документов к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, осуществляется:

формирование в СЭДО электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

При передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях также осуществляется проверка физического и технического состояния носителей. Электронные документы подготавливаются к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем. Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. С рабочего экземпляра при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе фонда пользования.

При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.

Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив Министерства, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

- сокращенное название Министерства;

- сокращенное название структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- отметка о статусе экземпляра электронного дела: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

- объем электронного дела в Мб;

- контрольная сумма электронного дела;

- дата записи электронных документов на носитель;

- при необходимости отметки об ограничении доступа и другое.

Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения

4.4.1. Отбор документов Министерства за соответствующий период к уничтожению и составление на них акта о выделении к уничтожению документов Министерства, не подлежащих хранению (приложение N 105), производятся на основе предложений структурных подразделений после составления сводных описей дел постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот же период (приложения N 96, N 97, N 98, N 99, N 100).

4.4.2. Отбор документов структурного подразделения за соответствующий период к уничтожению и составление на них предложений структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 95), производится после составления описей дел структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за этот период и передачи дел на архивное хранение.

Предложения структурного подразделения в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения и структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.4.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

4.4.4. Сводные описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении к уничтожению документов Министерства, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) только после утверждения ЭПК ГА РФ сводных описей дел постоянного срока хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

4.4.2. Дела передаются структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов, на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения.

После уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, инициалов, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

4.5. Порядок передачи документов на архивное хранение

4.5.1. Документы Министерства являются федеральной собственностью и в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение осуществляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526, структурным подразделением, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу согласно номенклатуре дел структурного подразделения передаются на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Министерства, в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в текущем делопроизводстве. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 93, N 94).

4.5.3. Электронные документы передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

4.5.4. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения в структурных подразделениях Министерства.

4.5.5. Передача дел в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, осуществляется по графику, утвержденному руководителем данного структурного подразделения.

4.5.6. При подготовке дел структурным подразделением к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, отделом архивного хранения документов предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

При подготовке электронных документов к передаче в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка качества записи и воспроизводимости, проверка подлинности электронных подписей, которыми подписаны электронные документы. При передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях также производится проверка физического и технического состояния носителей.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются сотрудниками структурного подразделения, передающего документы.

4.5.7. Дела и описи на сдаваемые документы передаются в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, структурными подразделениями с сопроводительным письмом, подписанным руководителем структурного подразделения, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых на архивное хранение. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, несет структурное подразделение, передающее документы.

4.5.8. Прием дел производится отделом архивного хранения документов. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются виза сотрудника, принимающего дела, подпись начальника отдела архивного хранения документов и подпись сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

При приеме электронного дела на архивное хранение по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива Министерства:

- формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива Министерства;

- запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа.

Прием электронных документов на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра описи электронных дел, документов структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 94), в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых на архивное хранение электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается визой сотрудника, принимающего дела, подписью начальника отдела архивного хранения документов и подписью сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

После приема электронных документов на физически обособленных материальных носителях отделом архивного хранения документов производится замена вкладышей, помещенных в футляр единицы хранения в структурном подразделении, на вкладыши, оформленные в отделе архивного хранения.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в отделе архивного хранения, указывается:

наименование Министерства (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра носителя электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела.

При необходимости на вкладыше делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Учет электронных документов ведется раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

4.5.9. В случае исключения из штатного расписания Министерства или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, под руководством ЭК структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с номенклатурой дел.

4.6. Организация использования архивных
документов Министерства

4.6.1. Организацию использования архивных документов Министерства осуществляет структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

Основными формами использования архивных документов Министерства являются:

информационное обеспечение сотрудников Министерства;

исполнение запросов органов, организаций и граждан, в том числе запросов социально-правового характера;

выдача документов, и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам структурных подразделений Министерства, органов, организаций и граждан, в том числе в форме электронных документов;

информирование органов и организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

4.6.2. Ответы на запросы органов, организаций и граждан, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, подготавливаются отделом архивного хранения в форме архивной справки (приложения N 70, N 71, N 72), архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

4.6.3. На архивных копиях, включая архивные копии электронных документов, подготовленные на бумажном носителе, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.

По запросу органов, организаций и граждан электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

4.6.4. Подготовленные ответы на запросы органов и организаций (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным заместителем руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, по почте.

Ответы на запросы граждан направляются заявителям по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке.

4.6.5. Копирование архивных документов Министерства по запросам органов, организаций и граждан производится по разрешению руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов (лица, исполняющего его обязанности), или иного уполномоченного им лица.

Копии документов пересылаются в адрес тех органов, организаций и граждан, по запросу которых они изготовлены, или выдаются заявителю под роспись.

4.6.6. Архивные документы Министерства выдаются отделом архивного хранения документов на основании письменного разрешения заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов:

сотрудникам Министерства - по заказу на выдачу дел и документов, находящихся на архивном хранении, во временное пользование (приложение N 106) или в соответствии со служебной запиской, подписываемой руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации - по запросу;

иным пользователям - по письменному заявлению.

Документы выдаются на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования сотрудниками Министерства и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

4.6.7. Подготовка архивных документов к выдаче из архива Министерства включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архива Министерства в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись заместителя руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 2.2.24 настоящей Инструкции).

4.6.8. Выдача документов из архива Министерства учитывается в книге выдачи дел.

При выдаче документов в сторонние организации составляется акт о выдаче дел во временное пользование (приложение N 107). Заполняется лист использования документов (приложение N 103).

Выдачу документов на бумажном носителе из архива Министерства и прием их обратно с проведением в случае необходимости полистной проверки наличия и состояния документов производит сотрудник отдела архивного хранения документов в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архива Министерства единиц хранения и описей дел, документов размещается карта - заместитель дела (приложение N 89). При возвращении дела карта - заместитель дела изымается и хранится в отделе архивного хранения документов до минования надобности.

4.6.9. Отказ в выдаче архивных документов Министерства допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

отсутствия научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;

наличия ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение.

Отказ в предоставлении документов, содержащий причины отказа, а также порядок его обжалования, оформляется письмом за подписью руководства структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов.

Согласовано
И.о. руководителя Федерального
архивного агентства
О.В.НАУМОВ
24 ноября 2017 г.

Приложение N 1
(к п. 2.1.3)