КОДИФИКАЦИЯ РФ

"Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле" (утв. Росархивом 08.08.2022)

Утверждаю
Статс-секретарь - заместитель
руководителя Росархива
О.В.НАУМОВ
08.08.2022 г.

РУКОВОДСТВО
ПО СОБЛЮДЕНИЮ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА)
ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ

I. Общие положения

1. Настоящее Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении федерального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (далее - федеральный государственный контроль) подготовлено в соответствии с частью 6 статьи 14 Федерального закона от 31.07.2020 N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации" и подпунктом 5 пункта 3 статьи 46 Федерального закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" в целях предупреждения нарушений контролируемыми лицами обязательных требований, а также устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований.

2. В соответствии с Положением о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.06.2021 N 1061, предметом федерального государственного контроля является:

соблюдение архивами, музеями, библиотеками и научными организациями, включенными в перечень, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.12.2016 N 2800-р, обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся у них на постоянном хранении и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

3. Перечень нормативных правовых актов (их отдельных положений), содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках федерального государственного контроля, размещен в разделе "Контрольно-надзорная деятельность" на официальном сайте Росархива в сети "Интернет" (https://archives.gov.ru/control.shtml#gallery-1).

II. Методика и пояснения по соблюдению
обязательных требований

4. Пояснения относительно способов соблюдения обязательных требований, примеры соблюдения обязательных требований, методические рекомендации по принятию контролируемыми лицами конкретных мер для обеспечения соблюдения обязательных требований представлены в приложении 1.

III. Ответственность за нарушение требований
законодательства об архивном деле

5. В соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

6. Административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25, установлена статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ).

При этом, в случаях обнаружения в ходе проведения контрольных мероприятий достаточных данных, указывающих на наличие событий соответствующих административных правонарушений, предусмотренных статьями КоАП РФ, уполномоченные должностные лица Росархива составляют протоколы об административных правонарушениях и направляют их мировому судье на основании части 1 статьи 19.4, статьи 19.4.1, части 1 статьи 19.5, статей 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Кроме того, за уничтожение или повреждение объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, включенных в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, выявленных объектов культурного наследия, природных комплексов, объектов, взятых под охрану государства, или культурных ценностей, а также за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, предусмотрена уголовная ответственность статьями 243 и 325 Уголовного кодекса Российской Федерации.

IV. Перечень наиболее часто выявляемых типичных нарушений

7. Правоприменительная практика при осуществлении федерального государственного контроля в настоящее время отсутствует.

V. Анализ судебной практики

8. Судебная практика при осуществлении федерального государственного контроля в настоящее время отсутствует.

Приложение
к Руководству по соблюдению
обязательных требований
при осуществлении федерального
контроля (надзора) за соблюдением
законодательства об архивном деле

Содержание обязательного требования
Реквизиты структурной единицы НПА, содержащего обязательное требование
Методические рекомендации по соблюдению обязательного требования
Должно быть организовано сейфовое хранение уникальных документов
ч. 3 ст. 17 Федерального закона ФЗ-125 "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ-125)
п. 8.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зар. в Минюсте России 20.05.2020 N 58396) (далее - Правила)
Уникальный документ следует изъять из состава архивного фонда и поместить на сейфовое хранение. На место изъятого уникального документа (дела, включающего уникальный документ) помещается карта-заместитель с архивным шифром дела, датой его помещения на изолированное хранение и ФИО лица, которым это было сделано.
Для хранения уникальных документов предпочтительнее выбрать сейф огнестойкий (с гарантией сохранности от 60 минут и более).
При выборе места размещения сейфа должны учитываться следующие параметры:
- близость к выходу из хранилища, возможность быстрой эвакуации в случае чрезвычайной ситуации;
- размещение в нише, за стеллажами, не на виду;
- возможность установки дополнительного луча охранной сигнализации и (или) видеонаблюдения. Все сейфы, в которых хранятся уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, должны быть пронумерованы и опечатаны.
Опечатывающие устройства для сейфов могут быть нескольких типов:
1. Навесные, под петли для опечатывания.
2. Опечатывающее устройство типа "шток".
3. Опечатывающее устройство типа "флажок".
4. Опечатывающее устройство типа "глазок".
5. Электронные счетчики открывания.
Порядок опечатывания сейфа с уникальными документами металлической печатью, перечень опечатываемых сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу под охрану, утверждается приказом руководителя подконтрольного лица.
Работник архивохранилища, осуществляющий опечатывание и сдачу ключей от сейфа с уникальными документами:
несет ответственность за сохранность выжимной металлической печати;
проверяет в установленное время, в течение рабочего дня, наличие и целостность оттиска печати;
закрывает и опечатывает сейф с уникальными документами каждый раз после вскрытия. При наличии охранной сигнализации сейфа осуществляет постановку на охранную сигнализацию и снятие с охраны;
размещает ключи в отдельный для каждого сейфа пенал, опечатывает его и сдает в конце рабочего дня должностному лицу архива, назначенному приказом подконтрольного лица, под роспись в специальном журнале либо дежурному сотруднику УВО ВНГ России.
При снятии с охраны, при осмотре сейфа в течение дня работник архивохранилища, осуществляющий опечатывание и сдачу ключей от сейфа с уникальными документами, получает пенал с ключами под роспись в специальном журнале у должностного лица архива, назначенного приказом подконтрольного лица, под роспись в специальном журнале либо у дежурного сотрудника УВО ВНГ России (охранной организации), проверяет целостность печати на пенале и на сейфе.
При обнаружении повреждения печати, замка сейфа, не открывая его, работник архивохранилища вызывает сотрудника УВО ВНГ России (охранной организации) и оповещает руководителя подконтрольного лица, его заместителя (главного хранителя фондов), которые должны прибыть для составления акта в установленном порядке.
Ко всем сейфам с уникальными документами, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых - рабочий, второй - запасной. Каждый ключ должен иметь соответствующую бирку и быть учтен в журнале регистрации ключей, ведение которого приказом архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архивохранилищ имеется ключ от каждого из сейфов с уникальными документами, с росписью в его получении.
Сотрудник, допустивший утерю выжимной металлической печати, ключей от сейфа с уникальными документами, обязан представить письменное объяснение руководителю подконтрольного лица или его заместителю.
Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале у должностного лица архива, назначаемого приказом подконтрольного лица.
Наличие неучтенных ключей и металлических печатей не допускается.
Должны быть соблюдены нормативные режимы хранения уникальных документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический)
ч. 3 ст. 17 ФЗ-125
Глава V Правил
Противопожарный режим обеспечивается комплексом организационных, финансовых, эксплуатационно-технических и контрольных мер, включающих в себя превентивные меры по профилактике пожаров, направленных на предотвращение возникновения пожаров и ограничение их последствий, другие мероприятия по обеспечению противопожарной безопасности и противопожарной защиты и регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности.
Меры пожарной безопасности должны быть изложены в инструкции о мерах пожарной безопасности, которая разрабатывается и утверждается локальным актом. Меры пожарной безопасности разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации по пожарной безопасности, а также на основе опыта борьбы с пожарами, оценки пожарной опасности веществ, материалов, технологических процессов, изделий, конструкций, зданий и сооружений.
Хранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения и оповещения о пожаре в соответствии с требованиями нормативных документов. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования. При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы. Решение об оснащении огнетушителями стационарными и переносными должно приниматься директором подконтрольного лица в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации.
Охранный режим устанавливается в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и разрабатываемой на его основе инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой приказом руководителя подконтрольного лица и согласованной с организацией, осуществляющей охрану подконтрольного лица на основании договора. При наличии находящихся на сейфовом хранении уникальных документов, сейфы могут оснащаться индивидуальными средствами охранной сигнализации.
Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды. Если хранилище документов на бумажной основе оборудовано системой кондиционирования воздуха, показатели воздушной среды в данном хранилище должны отвечать следующим параметрам:
- температура 17 - 19 °C,
- относительная влажность воздуха 50 - 55%.
Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в хранилище более чем на +/- 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на +/- 10%.
Санитарно-гигиенический режим должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В хранилищах необходимо проводить влажную уборку полов, обеспыливание коробок, связок с документами, шкафов, стеллажей, обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков не реже одного раза в месяц.
При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки
ч. 3 ст. 17 ФЗ-125
п. 5.25. Правил
При работе с уникальными документами необходимо пользоваться перчатками из неэлектризующихся материалов (тканей, силикона и им подобным). Следует не допускать касания незащищенными руками поверхности графических материалов, рисунков, фотодокументов и фонодокументов магнитной записи и кинопленок. Такие документы разрешается брать только за кромки или защитный корпус.
Ежегодно должна проводиться проверка наличия уникальных документов (с их полистным просмотром)
ч. 3. ст. 17 ФЗ-125
п. 10.2. Правил
Полистную проверку наличия и состояния уникальных документов перед выдачей их из архивохранилища проводит работник архивохранилища.
В ходе полистной проверки проводится:
- сверка заголовков дел, их шифров и датировки с листами учета и описания уникальных документов;
- проверка нумерации листов в деле и сверка их количества с количеством, указанным во внутренней описи документов дела и листе-заверителе дела;
- выявление и устранение недостатков в учете архивных документов.
Итоги проверки наличия фиксируются в:
листе-заверителе дела;
листе проверки наличия и состояния архивных документов по форме 32 Правил, который подшивается в дело фонда.
При полном соответствии выявленных сведений записям, имеющимся в листе-заверителе дела, в нем проставляется перед выдачей слева, а при возврате справа, штамп или отметка "ПРОВЕРЕНО", дата и разборчивая подпись сотрудника, проводившего полистную проверку наличия.
Результаты проверки наличия уникальных документов должны быть оформлены надлежащим образом
ч. 3 ст. 17 ФЗ-125
п. 10.4. Правил
Результаты проверки наличия уникальных документов оформляются актом по форме 10 Правил, который подшивается в дело фонда.
Уникальные документы должны иметь страховую копию
ч. 3. ст. 17 ФЗ-125
п. 18.1. Правил
На случай утраты или повреждения подлинников уникальных документов создаются самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации их страховые копии. Создание страховых копий уникальных документов производится в первоочередном порядке.
Страховой копией архивного документа на бумажном носителе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:
- для оригинала, содержащего негативное изображение, страховой копией является промежуточный позитив;
- для оригинала, содержащего позитивное изображение, страховой копией является контратип;
- для оригинала звукового фильма страховой копией является совмещенные копии изображения и фонограммы промежуточного позитива или контратипа, соответствующие типу изображения в оригинале.
Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. Страховые копии могут создаваться также на оптических дисках одноразовой записи.
Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.
Для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.
Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива - дубль-негатив, для фотоотпечатка - негатив.
Страховое копирование производится в соответствии со стандартами, принятыми и введенными в действие уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию и метрологии:
ГОСТ Р 33.505-2003 ЕР СФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием;
ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля;
ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы;
ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений;
ГОСТ 13.1.107-2005 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета).
Если в многостраничном деле уникальный документ на одном листе, то с технической точки зрения представляется целесообразным микрофильмировать все дело целиком.
Уникальные документы должны иметь копию фонда пользования на микроносителе
ч. 3. ст. 17 ФЗ-125
пп. 19.1, 19.2 Правил
Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем:
для архивных документов на бумажном носителе - одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;
для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм;
для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.
Уникальные документы должны иметь копию электронного фонда пользования
ч. 3. ст. 17 ФЗ-125
пп. 19.3, 19.4 Правил
Для выведения из оборота подлинников уникальных документов на них создается электронный фонд пользования. При проведении этой работе с документами на бумажном носителе целесообразно руководствоваться "Методическими рекомендациями по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом"/Ю.Ю. Юмашева. - М.: ВНИИДАД, 2012. (https://archives.gov.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents.shtml) и Отчетом о научно-исследовательской работе "Проведение научных исследований в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов". Приложение: Технические требования к оцифровке архивных документов, научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам, а также созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации/Росархив, ООО "БизнесСкан". М., 2018. (https://archives.gov.ru/documents/methodics/2018-nir-tt-digitization.shtml).
Электронный фонд пользования на уникальные документы создается в двух экземплярах: на архивные документы на бумажном носителе - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;
на фотодокументы - путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;
на кинодокументы, фонодокументы и видеодокументы - путем оцифровки подлинника.
Один из экземпляров электронного фонда пользования является мастер-копией, не предназначенной для использования (основной экземпляр, чаще всего в хорошем разрешении), второй экземпляр - рабочий, с которого делаются копии для пользователей. При повреждении рабочего экземпляра его можно изготовить с мастер-копии.
Хранение страховых копий уникальных документов должно осуществляться территориально обособленно от их подлинников
ч. 3. ст. 17 ФЗ-125
п. 18.6. Правил
Хранение страховых копий уникальных документов необходимо осуществлять территориально обособленно от их подлинников. Это означает хранение страховых копий в специальном архивохранилище, расположенном в другом помещении, здании, городе, на территории субъекта Российской Федерации.
В целях гарантированной сохранности рекомендуется страховые копии уникальных документов направлять на хранение в федеральное казенное учреждение "Центр хранения страхового фонда".
Прием-передача страхового фонда следует осуществлять на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом (приложение N 3 к Правилам).
Обязательный учетный документ для уникальных документов - лист учета и описания уникального документа - должен быть составлен в соответствии с установленными требованиями
ч. 3. ст. 19 ФЗ-125
п. 28.1. Правил
Уникальные документы учитываются в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Выявление уникальных документов проводится в плановом порядке, а также в ходе выполнения других видов архивных работ. На отобранный уникальный документ заполняется проект листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации, который направляется для ознакомления внешним экспертам. После получения положительных отзывов внешних экспертов заполняется форма листа учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации. В случае получения отрицательного отзыва внешнего эксперта данные об этом учитываются во вспомогательном учетном документе произвольной формы.
Два экземпляра заполненных форм листов учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации и не менее двух экспертных заключений внешних экспертов на каждый уникальный документ представляются сотрудником, в плановом порядке занимающимся выявлением уникальных документов, на рассмотрение ЭПК архива.
ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, ЭК государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК научной организации, включенной в перечень научных организаций, утвержденный Правительством Российской Федерации, принимается решение о представлении в Росархив предложения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Данные предложения должны быть представлены в Росархив до 1 сентября текущего года.
Порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр на бумажном носителе определяется Положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Предложения представляются в Росархив одновременно в двух идентичных по содержанию формах: в бумажной - в виде заполненных в двух экземплярах листов учета и описания уникальных документов, с не менее чем двумя экспертными заключениями внешних экспертов;
в электронной - в виде заполненных листов учета и описания уникальных документов, созданных с помощью информационной системы (ИС) "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Предложение о включении документов в Государственный реестр может быть представлено непосредственно в ИС "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" через личный кабинет;
с помощью текстового редактора, электронных копий уникальных документов и электронных копий экспертных заключений. При несоответствии записей на бумажном носителе записям на электронном носителе приоритет имеют записи на бумажном носителе.
Требования к порядку представления предложений о включении документов в ИС "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации" устанавливаются Регламентом информационной системы "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".
Информация о рассмотрении ЦЭПК при Росархиве предложений и официальной регистрации уникального документа в Государственном реестре или о не включении документа в Государственный реестр должна быть учтена во вспомогательном учетном документе произвольной формы.
В листах учета и описания уникального документа (Форма N 35) следует отмечать сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информацию о проведении его реставрации. Изменения в лист учета и описания уникального документа вносятся на основании актов о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, составляемых в архиве в произвольной форме и представляемых в Росархив на бумажном носителе.
Учет страховых копий уникальных документов должен вестись раздельно от копий фонда пользования
п. 32.1. Правил
Страховые копии и копии фонда пользования на уникальные и особо ценные единицы хранения учитываются в единицах хранения и единицах учета. Копии документов на бумажных носителях и фотодокументов дополнительно учитываются в кадрах, копии кинодокументов - в метрах, копии фонодокументов - по времени звучания, копии видеодокументов - по времени записи.
Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.
На созданный страховой фонд уникальных документов должна быть составлена опись
п. 32.2. Правил
Учет копий страхового фонда ведется в том числе в:
описи страхового фонда на микрофишах (Форма N 41);
описи страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42).
Опись страхового фонда имеет годовые разделы. К годовым разделам, томам описи и к описи страхового фонда в целом составляется итоговая запись, в которой нарастающим итогом указывается количество скопированных единиц хранения и количество изготовленных копий.
Новые итоговые записи к описям страхового фонда составляются по мере изготовления и включения в опись новых страховых копий.
Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в Центр хранения страхового фонда или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации. Вторые и третьи экземпляры описей остаются в архиве.
Учет страховых копий ведется на основании заказов на изготовление страховых копий, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.
Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.
Выдача подлинников уникальных документов должна производиться на основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом
ч. 2. ст. 25 ФЗ-125
п. 14.2. Правил
Выдача заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника уникального документа осуществляется комиссией, созданной в подконтрольном лице и состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности документов. Комиссия работает на постоянной основе и создается приказом подконтрольного лица, в котором определены полномочия, обязанности, состав и порядок ее работы.
В целях подготовки заключения комиссией оценивается наличие в уникальном документе угасающего текста, пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение) и ломкости носителя.
Заключение должно содержать:
- название архива;
- дату составления и номер заключения;
- вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр уникального документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;
- основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;
- заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника уникального документа.
Срок подготовки заключения и передачи его руководителю подконтрольного лица или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника уникального документа.
Пользователь, заказавший подлинник уникального документа, уведомляется (устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей) о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией.
Подписанное всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей заключение передается руководителю подконтрольного лица или уполномоченному им лицу, которые в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии должны утвердить его.
В течение пяти рабочих дней пользователь должен быть уведомлен о принятом решении устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.
В случае принятия решения о выдачи пользователю подлинника уникального документа, утвержденное заключение комиссии передается заведующему хранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи уникального документа.
Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело соответствующего архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник уникального документа.
Решение комиссии оформляется приказом подконтрольного лица.
Перед выдачей и при возврате на места хранения уникальные документы подлежат обязательной полистной проверке с проставлением отметки в листе-заверителе
п. 14.4. Правил
Выдаваемый уникальный документ должен иметь: нанесенный непосредственно на единицу хранения и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр, лист-заверитель дела, лист использования. По окончании полистной проверки наличия в листе-заверителе проставляется дата и разборчивая подпись сотрудника, проводившего полистную проверку наличия. На место изъятого уникального документа Архивного фонда Российской Федерации вкладывается карта-заместитель. Рекомендуется иметь постоянную (многоразовую) карту-заместитель, в которой указывается архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия лица, которому выдан уникальный документ, и подпись работника архива.
Уникальный документ выдается на срок не более 10 рабочих дней - пользователям в читальный зал.
Выдача уникального документа для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором. Выдаваемый уникальный документ регистрируется в книге выдачи из архивохранилища, которая ведется в каждом архивохранилище, раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива. Получение и возврат работником архива каждой единицы хранения, содержащей уникальный документ, подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива. Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа осуществляется: путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; в автоматическом режиме в информационной системе архива.
При выявлении фактов нарушения сроков возврата уникального документа принимаются меры по его возвращению на место хранения.
Уникальные документы на время предоставления их для экспонирования подлежат страхованию
ч. 3. ст. 17 ФЗ-125
п. 20.1. Правил
Страхование уникальных документов направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.
Уникальные документы страхуются в обязательном порядке при их экспонировании как за рубежом, так и на территории Российской Федерации. При этом страхуются как сами документы, так и их экспонируемые копии, которые подлежат возвращению.
Страхование уникальных документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Подконтрольное лицо проводит страховую оценку уникальных документов самостоятельно в соответствии с рекомендациями уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Размер страховой оценки уникальных документов устанавливается на основе специальной методической разработки "Денежная оценка документов Архивного фонда Российской Федерации при организации их страхования. Методические рекомендации. - М., 2009.
(http://sif.vniidad.ru/docs/deneg%20ozenka.pdf)..
Результаты страховой оценки уникальных документов рассматриваются соответствующей комиссией подконтрольного лица и оформляются актом страховой оценки архивных документов (Форма N 11 Правил), который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Задайте вопрос юристу:
+7 (499) 703-46-71 - для жителей Москвы и Московской области
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области