ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ПРИКАЗ
от 28 сентября 2007 г. N 219
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
В целях совершенствования работы с документами, повышения качества и установления единообразия при подготовке документов, а также для осуществления контроля за прохождением и исполнением документов в Федеральной службе по труду и занятости приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости.
2. Заместителям руководителя, начальникам структурных подразделений Федеральной службы по труду и занятости (далее - Роструд):
организовать в структурных подразделениях изучение Инструкции по делопроизводству Роструда и обеспечить ее безусловное выполнение всеми сотрудниками Роструда;
обеспечить качественное и своевременное выполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поручений, контроль за выполнением которых осуществляется в соответствии с указаниями Министра здравоохранения и социального развития Российской Федерации и его заместителей, а также руководителя Роструда и его заместителей.
3. Начальникам структурных подразделений, на которых возложена персональная ответственность за состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Роструда, обеспечить работу по контролю и ведению делопроизводства сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
4. Управлению делами (Китин А.Г.) обеспечить контроль за строгим выполнением положений Инструкции по делопроизводству Роструда специалистами структурных подразделений Роструда.
5. Возложить ответственность за состояние исполнительской дисциплины в Роструде на заместителя руководителя Роструда Герция Ю.В.
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Руководитель
М.А.ТОПИЛИН
Утверждена
Приказом Федеральной
службы по труду и занятости
от 28 сентября 2007 г. N 219
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
1.2. Федеральная служба по труду и занятости организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (зарегистрирован в Минюсте России 27 января 2006 г. N 7418), Регламента Федеральной службы по труду и занятости, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости.
1.3. Настоящая Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости (далее - Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Федеральной службы по труду и занятости (далее - Роструд), в том числе и обязательные для всех работников центрального аппарата Роструда основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.5. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Роструда возлагается на начальников этих подразделений, а также работников, ответственных за делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.
Об утрате служебных документов немедленно докладывается начальнику структурного подразделения Роструда, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Управлению делами.
1.6. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Роструда, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Роструда (не реже одного раза в год) возлагаются на Управление делами.
1.7. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес Роструда.
1.8. Контроль за исполнением документов, их оформление и формирование в дела производятся Управлением делами и структурными подразделениями Роструда.
1.9. Начальники структурных подразделений Роструда обязаны:
1.9.1. Своевременно в день поступления документов или на следующий день обеспечить доведение их до исполнителей.
1.9.2. Организовать оперативное ознакомление работников с документами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, приказами и другими документами Роструда, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов. Нормативные правовые акты органов государственной власти должны находиться на ознакомлении в структурном подразделении Роструда не более 2-х дней. При необходимости по заявке руководства структурного подразделения Роструда Управлением делами делается ксерокопия нормативного правового акта органов государственной власти.
1.10. Вновь принятые на работу в центральный аппарат Роструда работники должны быть ознакомлены начальниками структурных подразделений Роструда со структурой центрального аппарата Роструда, положением о соответствующем структурном подразделении Роструда, их должностными инструкциями, а также настоящей Инструкцией.
1.11. При уходе работников структурного подразделения Роструда в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все не исполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их работникам структурного подразделения Роструда.
1.12. При уходе работника структурного подразделения Роструда, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие начальник структурного подразделения Роструда возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения.
При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря заместителя руководителя Роструда его обязанности возлагаются заместителем руководителя Роструда на одного из работников структурных подразделений Роструда, деятельность которых координирует данный заместитель руководителя Роструда (по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения Роструда и с уведомлением Управления делами).
1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый начальником структурного подразделения Роструда, согласованный с начальником Управления делами.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Российской Федерации
2.1.1. Роструд по поручению Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений.
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части
платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 1.
2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту Федерального закона "О внесении
изменений в статью 1 Закона Российской Федерации
"О подоходном налоге с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится Рострудом по поручению Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и настоящей Инструкцией.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <1>.
--------------------------------
<1> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к указу Президента
Российской Федерации
________ N _________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
указом Президента
Российской Федерации
________ N _________
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении N 2.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации
2.3.1. Роструд принимает участие в подготовке и оформлении проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации по поручению Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 153-р.
Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении N 3.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами с 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых
актов федерального органа исполнительной власти
2.4.1. Нормативные правовые акты издаются Рострудом в пределах компетенции в соответствии с положением в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), регламентами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Федеральной службы по труду и занятости, разрабатываемыми на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), и утверждаемыми руководителем Роструда.
2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала
2.5. Бланки документов
2.5.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.5.2. В центральном аппарате Роструда применяются следующие бланки:
угловой бланк письма Федеральной службы по труду и занятости (Приложение N 6);
угловой бланк руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Приложение N 7);
угловой бланк заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Приложение N 8);
продольный бланк приказа Федеральной службы по труду и занятости (Приложение N 4).
Допускается использование бланков структурных подразделений Роструда для внутренней переписки.
Использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Инструкции, не допускается.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Роструде, утверждаются его руководителем по представлению Управления делами.
2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Управления делами Роструда и подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.5.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 2.5.2 настоящей Инструкции, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.
2.5.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Роструда. Соответствующие предложения вносятся Управлением делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.6. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов в Роструде
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Роструда оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <2>.
--------------------------------
<2> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).
2.6.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
2.6.2. Код федерального органа исполнительной власти <3>.
--------------------------------
<3> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код федерального органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.6.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица <4>.
--------------------------------
<4> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) федерального органа исполнительной власти проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет <5>.
--------------------------------
<5> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.5. Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование федерального органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти, - Федеральная служба по труду и занятости.
При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием Федеральная служба по труду и занятости указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого находится Роструд, - Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
2.6.6. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.6.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого федеральным органом исполнительной власти, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.6.8. Код формы документа <6>.
--------------------------------
<6> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
2.6.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.
2.6.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа, присваиваемый Управлением делами, состоит из порядкового номера и буквенных индексов "ТЗ", "Пр".
Например: N 2573-ТЗ.
В структурном подразделении Роструда регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, индекса структурного подразделения Роструда и индекса отдела в структурном подразделении.
Например: 257-6-4.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.6.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.6.12. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.6.13. Пометка ограничения доступа к документу.
Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к нему.
На обороте первого листа документа печатается количество экземпляров и расшифровывается, куда какой экземпляр направляется.
2.6.14. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу инициалы указываются после фамилии.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Административно-правовой
Департамент
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство здравоохранения
и социального развития
Российской Федерации
Директору Департамента по управлению
делами
С.Е. Донцову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего - адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем - почтовый адрес.
Например:
Петрову А.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 8
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл., 301264
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется рассылка.
2.6.15. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
службы по труду и занятости
__________________________________
(лич. подпись) (инициалы, фамилия)
"__" _____________________ 2006 г.
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минфина России
от 20.01.2005 N 275
Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
2.6.16. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.6.17. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция
главного бухгалтера
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
2.6.18. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.6.19. Текст документа.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым";
от третьего лица единственного числа ("Роструд не возражает").
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.6.20. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Роструда
от 16 марта 2006 N 261
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Минкультуры России
от 18.03.2005 N 234
2.6.21. Подпись.
Руководителем Роструда подписываются служебные письма, направляемые:
Руководителю и заместителям руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, и ответы на письма за подписью вышеперечисленных должностных лиц;
инициативные служебные письма и служебные письма во исполнение поручений Правительства Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации;
Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Председателю Верховного суда Российской Федерации;
Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации;
руководителям федеральных органов исполнительной власти;
Председателю Государственной Думы и Председателю Совета Федерации;
Председателю Счетной палаты Российской Федерации.
Вышеперечисленные служебные письма в исключительных случаях (болезнь, отпуск, командировка руководителя Роструда) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности руководителя Роструда.
Заместителями руководителя Роструда подписываются документы, направляемые:
в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации;
в федеральные органы исполнительной власти (в т.ч. по поручениям Правительства и аппарата Правительства Российской Федерации и по поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей);
депутатам, в комитеты и комиссии Государственной Думы и Совета Федерации;
в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации;
в субъекты Российской Федерации;
организациям и гражданам на запросы, поступившие в адрес Роструда.
Начальники структурных подразделений Роструда и их заместители подписывают ответы на заявления и жалобы граждан и организаций, запросы и заключения, направляемые начальникам других структурных подразделений Роструда.
Также в рамках установленной компетенции начальники структурных подразделений Роструда направляют запросы в территориальные органы Роструда, могут давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.6.22. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам, ими должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.6.23. Оттиск печати.
Роструд имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.6.24. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись А.П. Петрова
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.
2.6.25. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Н.С. Максимова
334 46 46
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.26. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.6.27. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Роструд содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.6.28. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
2.7. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
В соответствии с Положением о Федеральной службе по труду и занятости Роструд на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Роструда, ведет переписку с органами исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, органами исполнительной, законодательной и судебной власти субъектов Российской Федерации, организациями и гражданами.
При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.
2.7.1. Приказ
2.7.1.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Роструда.
Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Роструда на основании поручений руководителя Роструда, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел по вопросам государственной службы и кадров Управления делами на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников структурных подразделений Роструда, которые готовят и вносят проект.
Проекты приказов во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации должны быть подготовлены в течение 10 дней, если постановлением не установлен другой срок.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управление делами.
2.7.1.2. Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются исполнителем и начальником структурного подразделения Роструда, подготовившего проект, начальниками структурных подразделений Роструда, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя Роструда, курирующими вопросы основной деятельности Роструда, по которым вносится проект приказа, а также начальниками Управления делами и Правового управления (их заместителями). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.
Проекты приказов по кадровым вопросам визируются начальником отдела по вопросам государственной службы и кадров Управления делами, начальником Управления делами, начальниками структурных подразделений Роструда, подготовивших соответствующее представление, заместителем руководителя Роструда, курирующим данное подразделение. Приказы по вопросам приема, перевода на другую работу, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, предоставления гарантий и компенсаций, денежных выплат визируются в обязательном порядке начальниками Правового управления и Финансово-экономического управления (их заместителями). Визы на приказах по кадровым вопросам проставляются на лицевой стороне последнего листа.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, при этом проект возражающим лицом не визируется. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Все проекты приказов визируются до представления руководителю Роструда на подпись.
2.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Приказы по основной деятельности регистрируются в отделе делопроизводства Управления делами, приказы по кадровым вопросам - в отделе по вопросам государственной службы и кадров Управления делами.
2.7.1.4. Копии приказов по основной деятельности или их размноженные экземпляры заверяют печатью Управления делами и направляют адресатам в соответствии с рассылкой, которая составляется и подписывается начальником структурного подразделения Роструда (Приложение N 5). Приказы по кадровым вопросам заверяются печатью отдела по вопросам государственной службы и кадров и направляются адресатам в соответствии с рассылкой. Экземпляры приказов в обязательном порядке направляются руководителю Роструда, заместителям руководителя Роструда, Управлению делами, Правовому управлению, Финансово-экономическому управлению, Управлению планирования, технологии работы и контроля.
2.7.1.5. Приказ имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального министерства, в ведении которого находится Роструд, - Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по труду и занятости (Роструд);
наименование вида документа - приказ;
дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федеральной службы
по труду и занятости
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Роструда или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении Роструда или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения Роструда, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы подписывает руководитель Роструда, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются начальником структурного подразделения Роструда, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 4.
2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.
2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 9.
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.7.3.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
заместители руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.
2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает начальник структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.
2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через I межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 10.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 11.
2.7.3.8. Протокол совещания у руководителя Роструда составляется Управлением делами, протокол совещания у заместителя руководителя Роструда составляется соответствующим сотрудником (начальником) структурного подразделения Роструда, обеспечивающим подготовку материалов к совещанию.
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма Роструда готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы на поручения Министерства;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роструда;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя Роструда на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Роструда. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.
2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.7.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Министерство считает...", "Федеральное агентство рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.7.4.5. Проекты служебных писем согласовываются со структурными подразделениями Роструда, которые поименованы в резолюциях руководства Роструда.
В случае необходимости заместитель руководителя Роструда, координирующий деятельность структурного подразделения Роструда, которое является ответственным исполнителем документа, дает указание по согласованию документа со структурными подразделениями Роструда, не поименованным в резолюции.
Структурные подразделения Роструда, дополнительно привлеченные к исполнению документов, представляют структурному подразделению Роструда - ответственному исполнителю необходимые материалы, а также визируют документ.
Документ, направленный на согласование в структурное подразделение Роструда и не имеющий пометки "Срочно", должен находиться на согласовании не более 3-х дней с момента получения.
При наличии замечаний документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются структурным подразделением Роструда - ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. Если замечания учтены в полном объеме, повторного визирования не требуется. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя руководителя Службы, который принимает окончательное решение.
2.7.4.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Служебные письма, подписываемые руководителем Роструда и заместителями руководителя Роструда, должны иметь номер, присваиваемый только Управлением делами. Вторые экземпляры этих документов остаются в делах Управления делами вместе с документами, послужившими основанием к изданию указанных документов Роструда (поручениями Правительства Российской Федерации и др.).
При отправке ответов на контрольные документы исполнитель обязан представить в Управление делами 3 экземпляра служебного письма: первый - адресату, второй (копия) - в дело Управлению делами, третий (копия) - исполнителю.
2.7.4.7. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
2.7.5. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами
2.7.5.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанным выше.
2.7.5.2. Переписка руководителя Роструда, заместителей руководителя Роструда, Правового управления с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адресат. При оформлении письма премьер-министру, министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма.
Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ,
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Георгиевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
2.7.5.3. При оформлении писем другим зарубежным адресатам:
Адресат включает инициалы и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например:
Amerikan National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEWYORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес.
Например:
Mr. A. Widmar, Chairman,
D Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Call Alcala 6f pi
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
2.7.5.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
2.7.6. Составление телеграмм
2.7.6.1. Телеграммы составляются, как правило, только по срочным вопросам (не более 200 - 250 печатных знаков).
2.7.6.2. Телеграммы, подготовленные в Роструде, визируются (виза Финансово-экономического управления обязательна на всех телеграммах), подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к подготовке писем.
2.7.6.3. Текст телеграммы должен быть предельно кратким без союзов, предлогов и знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла ("не" опускать нельзя). Знаки препинания обозначаются буквами:
точка - ТЧК скобки - СКБ
запятая - ЗПТ кавычки - КВЧ
двоеточие - ДВТЧ номер - НР
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
2.7.6.4. В телеграмме необходимо указать точный адрес, например:
394000 ВОРОНЕЖ КИРОВ 4 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
При адресовании телеграммы в несколько адресов прилагается рассылка, подписываемая начальником структурного подразделения. На первом экземпляре телеграммы закрывается адресат, размножается нужное количество экземпляров и в каждую телеграмму вносится почтовый адрес.
2.7.6.5. Текст телеграммы печатается в трех экземплярах прописными буквами через 1,5 интервала, без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.
Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. В конце текста проставляется исходящий номер.
Если телеграмма является ответом, то текст должен начинаться с номера документа, на который дается ответ.
2.7.6.6. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, при этом указывается Роструд и фамилия подписавшего.
2.7.6.7. Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Роструда, должность лица, подписавшего телеграмму. Здесь же указывается наименование управления, фамилия исполнителя и номер его телефона (Приложение N 12).
2.7.6.8. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется гербовой печатью соответствующей организации.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Роструде с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральном органе исполнительной власти, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), инструкцией по делопроизводству, Регламентом Роструда, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Роструд осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Роструд доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в Роструд на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками Управления делами.
Вся поступающая в Роструд корреспонденция, кроме правительственной и секретной, принимается экспедицией отдела делопроизводства Управления делами (далее - экспедиция).
Правительственная корреспонденция принимается группой правительственной переписки отдела делопроизводства Управления делами (далее - группа правительственной переписки).
Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Роструда, начальникам структурных подразделений Роструда, подлежат передаче в Управление делами для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Роструд корреспонденция принимается секретарем руководителя Роструда с последующей передачей документов в Управление делами.
Экспедиция осуществляет прием и первичную обработку поступающей в Роструд корреспонденции.
При приеме поступающей в Роструд корреспонденции работниками экспедиции проверяется правильность ее доставки, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются работниками экспедиции. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили письма, заявления и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.
Экспедицией ведется автоматизированный учет поступившей в центральный аппарат Роструда корреспонденции. В автоматизированную базу данных вводятся сведения об адресатах (как правило, исходящий номер и дата отправки, при отсутствии последних вводятся Ф.И.О. лица, подписавшего документ, и название организации). Данная база служит для справок и учета поступающей корреспонденции. Далее поступившая корреспонденция передается в группу учета корреспонденции отдела делопроизводства Управления делами (далее - группа учета корреспонденции) для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям руководителя Роструда, начальникам структурных подразделений Роструда, а при необходимости - для доклада руководителю Роструда.
Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.
Регистрация документов, поступивших в группу учета корреспонденции, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера с использованием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля исполнения входящей корреспонденции.
Все документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с Инструкцией по работе с документами "Для служебного пользования".
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Каждый документ, поступивший в Роструд, регистрируется только один раз.
На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления документа, количества листов и входящего номера.
Порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.
Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
Поступившая корреспонденция регистрируется в компьютере в группе учета корреспонденции. При регистрации выводится одна регистрационная карточка специального образца, которая вместе с документом направляется на исполнение в соответствующее структурное подразделение Роструда и используется для организации контроля и справочно-информационной работы.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.
3.3.2. Документы, адресованные руководству Роструда, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения Роструда предварительно рассматриваются в Управлении делами, а затем направляются руководству или в структурные подразделения Роструда.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Роструда и направляемые непосредственно в структурные подразделения Роструда.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании распределения обязанностей.
Все документы в адрес Роструда от Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации передаются в группу правительственной переписки для регистрации, подготовки для доклада руководителю Роструда и направления на исполнение.
Все поступающие в центральный аппарат Роструда федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации также регистрируются в группе правительственной переписки.
Документы, поступившие и зарегистрированные в группе правительственной переписки, направляются на предварительное рассмотрение руководству Управления делами.
Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад руководству Роструда должны осуществляться в день их поступления.
Зарегистрированная корреспонденция сортируется по структурным подразделениям, записывается в специальный журнал и раскладывается по папкам, на которых указаны фамилии заместителей руководителя Роструда и начальников структурных подразделений Роструда.
Передача корреспонденции из отдела делопроизводства производится в специальных папках под расписку.
Работники, отвечающие за делопроизводство в приемных заместителей руководителя Роструда и в структурных подразделениях, обязаны вести учет и контроль полученной корреспонденции.
3.3.3. Подготовку документов для доклада руководству Роструда осуществляют начальник Управления делами или его заместители.
Руководителю Роструда докладываются документы, поступившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы депутатов палат Федерального Собрания, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности Роструда.
Руководством Управления делами готовятся проекты резолюций руководителя Роструда, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.
На все документы, направленные заместителям руководителя Роструда, также составляются проекты резолюций.
После доклада руководству Роструда все документы подлежат возврату в отдел делопроизводства для фиксации поручений руководства Роструда в автоматизированной системе регистрации, учета и контроля исполнения документов.
Документы, рассмотренные руководителем Роструда и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Роструда согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
Если документ в соответствии с резолюцией руководства Роструда исполняется несколькими структурными подразделениями Роструда, документ доводится Управлением делами до всех поименованных в резолюции лиц.
Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель при необходимости подключает к исполнению другие структурные подразделения Роструда, в том числе не указанные в резолюции руководителя Роструда, по согласованию с заместителями руководителя Роструда, координирующими их деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
3.3.4. Прием и учет зарегистрированной в Управлении делами корреспонденции производят работники структурных подразделений Роструда, отвечающие за делопроизводство.
В случае ошибочного направления документа работник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения Роструда, незамедлительно возвращает его в Управление делами с пометкой начальника структурного подразделения Роструда для внесения соответствующих исправлений и передачи по принадлежности.
В случае неоднократной переадресовки указанных документов из одного структурного подразделения Роструда в другие Управление делами направляет их одному из заместителей руководителя Роструда для определения структурного подразделения-исполнителя.
В структурном подразделении Роструда документы передаются исполнителям под расписку с регистрацией в специальном журнале или с регистрацией при помощи компьютерной техники.
Начальники структурных подразделений Роструда рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы работнику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя работника, отвечающего за делопроизводство.
Вся корреспонденция должна рассматриваться начальниками структурных подразделений Роструда в день ее поступления или на следующий день. Работник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения начальника, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям. Регистрационная карточка на поступивший документ остается у работника структурного подразделения Роструда, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.
После того как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Роструда, осуществляется их начальниками.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Роструд, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством Роструда и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Роструда, осуществляется Управлением делами.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству Роструда с учетом функционирующих в Роструде технических и программных средств.
3.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью.
3.4.1. Обработка документов и отправка исходящей корреспонденции почтовой связью осуществляется только Управлением делами в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, в исключительных случаях - нарочным от структурного подразделения Роструда (с уведомлением об этом Управления делами).
3.4.2. До передачи документа на отправку работник структурного подразделения Роструда, отвечающий за делопроизводство, обязан проверить наличие подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.
3.4.3. Документы, направляемые в адрес Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются в группу правительственной корреспонденции для регистрации и отправки.
3.4.4. Всю исходящую корреспонденцию с почтовым адресом, подлежащую отправке в тот же день, структурные подразделения Роструда должны сдать в Управление делами до 15-00.
Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется фельдъегерской связью по указанию руководства Управления делами.
3.4.5. Обработка отправляемой корреспонденции в Управлении делами включает ее сортировку, адресование, фальцевание и упаковку в конверты. Обработанная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.
Подготовленные и подписанные телеграммы передаются для регистрации и отправки в отдел делопроизводства Управления делами. При этом не регистрируются поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнование.
Исходящий номер проставляется на телеграммах так же, как на документах, отправляемых по почте.
3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и начальника соответствующего структурного подразделения Роструда.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Роструда, установлены в Управлении делами.
Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "Для служебного пользования", не разрешается.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи секретных документов.
Поступившие факсограммы учитываются в отделе делопроизводства Управления делами в автоматизированной системе учета факсограмм без отметки о регистрации и передаются адресатам.
Подлежащие передаче посредством факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы.
3.4.7. В Управлении делами проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Управления делами.
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и заместителями руководителя Роструда передаются в Управление делами, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству Роструда в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководством Роструда и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения Роструда, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями Роструда осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении Роструда.
3.6. Машинописные, копировальные работы
3.6.1. В центральном аппарате Роструда печатаются только документы служебного характера.
3.6.2. Машинописные и копировально-множительные работы осуществляются на компьютерах и копировально-множительных аппаратах, установленных в Управлении делами и других структурных подразделениях Роструда.
Документы, отпечатанные в подразделениях Роструда, должны отвечать требованиям, предъявляемым к машинописной переписке и оформлению документов (отсутствие помарок, подтирок, исправлений, правильное расположение текста).
3.6.3. Выполнение копировально-множительных работ осуществляется отделом делопроизводства на основании специального бланка-заказа (Приложение N 13), подписанного руководством Управления делами. Разрешение на размножение на цветном ксероксе дает только начальник Управления делами.
3.6.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.
Размножение материалов, как правило, должно производиться с использованием обеих сторон листа.
В отделе делопроизводства ведется учет количества размноженных экземпляров с выдачей заказчику копий под расписку.
3.6.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и расширенных совещаний Роструда.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководством Управления делами и подтверждается пометкой и визой на бланке заказа.
Работники отдела делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.
Бланк-заказ хранится не менее шести месяцев и по истечении указанного срока уничтожается.
3.7. Учет количества документов
3.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются Управлением делами и представляются руководству Роструда.
3.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться в целом по Роструду или по отдельным структурным подразделениям Роструда.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются руководству Роструда в табличной форме.
3.8. Работа исполнителей с документами
3.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Роструда или начальниками структурных подразделений Роструда, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Роструда по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Роструда и его заместителей, приказы по основной деятельности Роструда, письма, телеграммы за подписью руководителя Роструда, документы структурных подразделений Роструда за подписью заместителей руководителя Роструда, контроль за которыми осуществляется Управлением делами, документы структурных подразделений Роструда, направляемые в другие федеральные органы исполнительной власти и иные организации за подписью заместителей руководителя Роструда, регистрируются в Управлении делами.
4.1.6. В структурных подразделениях Роструда регистрируются все исходящие документы, не включенные в п. 4.1.5 настоящей Инструкции.
Переписка между структурными подразделениями Роструда не подлежит регистрации в Управлении делами.
4.1.7. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в Управлении делами или в структурных подразделениях Роструда, осуществляющих их прием и передачу.
4.1.8. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах.
4.1.9. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или тире.
4.1.10. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.11. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.
Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения. В Управление делами должны быть представлены 3 экземпляра исходящего документа:
первый экземпляр - на бланке, подписанный руководителем Роструда или его заместителями;
второй экземпляр - на стандартных листах бумаги без бланка с визами соответствующих заместителей руководителя Роструда и начальников структурных подразделений Роструда;
третий экземпляр - на стандартных листах бумаги без бланка для направления исполнителю после регистрации документа с заверением подписи лица, подписавшего документ.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество регистрационных карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Роструда;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе, могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Роструда.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Роструде определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), и Регламентом Федеральной службы по труду и занятости.
5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Роструда и начальников структурных подразделений Роструда о состоянии исполнения документов.
5.3. Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, а также любые другие документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями (резолюциями) руководителя Роструда, заместителей руководителя Роструда.
При постановке документа на контроль на верхнем правом поле документа делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.
5.4. Контроль исполнения документов осуществляется централизованно группой контроля отдела делопроизводства Управления делами (далее - группа контроля).
5.5. Контроль исполнения документов, поступающих непосредственно заместителям руководителя Роструда и начальникам структурных подразделений Роструда из Управления делами, осуществляется работниками приемных заместителей руководителя Роструда и структурных подразделений Роструда, отвечающими за делопроизводство, в сроки, указанные в резолюциях соответствующих руководителей Роструда и установленные Регламентом Роструда.
5.6. Контроль за выполнением приказов и других внутренних документов Роструда осуществляется Управлением делами и работниками структурных подразделений Роструда, отвечающими за делопроизводство, исходя из содержания поручений в этих документах.
5.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством Российской Федерации.
Дата исполнения документа указывается в резолюции руководства Роструда и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения необходимых изменений.
Приостанавливать и отменять исполнение документов имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.
5.8. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:
поручения вышестоящих органов - после представления предложений в этот орган, предусматривающих полное выполнение решений, содержащихся в резолюции, и списания "в дело" подлинника поручения;
запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;
поручения руководства Роструда по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по существу;
поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах оперативных совещаний у руководителя Роструда, - после доклада руководству Роструда соответствующих предложений.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя и начальника структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Полную ответственность за исполнение документа в срок и полноту содержания несет ответственный исполнитель, обозначенный в резолюции руководства Роструда первым.
5.9. Управление делами еженедельно направляет справочные материалы о состоянии исполнительской дисциплины по текущим поручениям, по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению в следующие 2 недели, руководителю Роструда, заместителям руководителя Роструда и начальникам структурных подразделений Роструда. Ежемесячно Управление делами готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Роструде, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Роструда в установленные им сроки или по запросам.
5.10. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Основными видами работ в Роструде, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в центральном аппарате Роструда.
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате Роструда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения Роструда (Приложение N 14) составляется работником структурного подразделения Роструда, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Управлением делами и подписывается начальником структурного подразделения.
При составлении номенклатуры дел структурные подразделения Роструда руководствуются Положением о Федеральной службе по труду и занятости, Положением о структурном подразделении, штатным расписанием структурного подразделения, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Роструда проводится не позднее 15 ноября текущего года. Методическую помощь структурным подразделениям Роструда в составлении номенклатур дел оказывает Центральный объединенный ведомственный архив Роструда (далее - архив).
Вновь созданное структурное подразделение Роструда обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делами на согласование.
6.1.3. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений Роструда. Сводная номенклатура дел Роструда согласовывается с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГАРФ) и утверждается руководителем Службы. Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Роструде (Приложение N 15).
6.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Роструда получают от Управления делами выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Роструда составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата Роструда.
6.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел центрального аппарата Роструда соответствуют названиям структурных подразделений Роструда и располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Роструда.
6.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата Роструда, справочные и контрольные картотеки.
6.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.10. Графы номенклатуры дел в центральном аппарате Роструда и структурных подразделениях Роструда заполняются следующим образом:
в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в центральном аппарате Роструда цифрового обозначения структурного подразделения Роструда, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Роструда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например, условное обозначение Управления делами - 1. Если добавить условное обозначение отдела делопроизводства - 1 и порядковый номер дела по номенклатуре дел - 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 1.1.-01;
в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии Минздравсоцразвития России и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование Роструд или структурного подразделения Роструда;
наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (год), к которым относятся документы дела;
в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с управлениями федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: "Годовые отчеты Федеральной службы по труду и занятости по финансовой деятельности".
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;
графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.);
в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней", использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Роструда, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.
6.1.12. По окончании календарного года работником структурного подразделения Роструда, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел делопроизводства, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.
На основании итоговых записей структурных подразделений формируется итоговая запись и по Роструду в целом.
6.2. Формирование и оформление дел в структурных
подразделениях Роструда
6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела Роструда формируются в структурных подразделениях Роструда. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений Роструда, ответственные за делопроизводство.
6.2.3. Полностью исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Роструда, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются отметки "В Дело N ___", дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи.
6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.
6.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
Лицевые счета работников Роструда группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Роструда и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.
6.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 16); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (Приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.
6.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
6.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов.
На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роструда.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, наименование структурного подразделения Роструда.
При проверке дел по окончании года в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 18) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.2.10. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Роструда осуществляется Управлением делами. Методическую помощь структурным подразделениям оказывает архив Роструда.
6.3. Организация оперативного хранения документов
в структурных подразделениях Роструда
6.3.1. Поступившие в Роструд федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации после проведения с ними необходимых управленческих действий в соответствии с указаниями руководства Роструда передаются Управлением делами для хранения в Правовое управление.
Копии этих документов, а также документов, направленных в федеральные органы государственной власти, подлинные экземпляры приказов, инструкций, разъяснений, писем и телеграмм, копии протоколов и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, подлинные протоколы совещаний Роструда хранятся в Управлении делами.
Все остальные документы хранятся непосредственно в структурных подразделениях Роструда.
6.3.2. Выдача дел, формируемых в Управлении делами, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства Управления делами.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Роструда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.4. Порядок хранения дел (документов)
в структурных подразделениях Роструда
6.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Роструда дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда.
6.4.2. Начальники структурных подразделений Роструда и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.
6.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.
6.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
6.4.5. Работники структурных подразделений Роструда хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.
6.4.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда в течение трех лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Роструда.
Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях Роструда для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Роструда, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с Центральной Экспертной комиссией Роструда (далее - ЦЭК).
6.4.7. Дела, документы из текущего архива структурного подразделения Роструда могут выдаваться во временное пользование работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, работникам Роструда только под расписку на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Роструда. Без ведома работника структурного подразделения Роструда, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения Роструда.
6.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива структурного подразделения Роструда допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Роструда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.
VII. Порядок подготовки и передачи дел на хранение
в ведомственный архив Роструда
Документы Роструда являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат передаче на постоянное хранение в ГАРФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для организации и проведения работ по хранению документов Архивного фонда Российской Федерации в Роструде в составе Управления делами действует ведомственный архив, в котором хранятся документы постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу (лицевые счета), документы подведомственных Роструду организаций, имеющие научное, историческое, социальное и практическое значение.
Архив Роструда организует работу по учету документов, их использованию, хранению, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в ГАРФ.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив Роструда предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях Роструда и включает в себя следующие этапы:
проведение экспертизы ценности документов;
полное оформление дел;
составление описи дел;
актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.
Эта работа проводится в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), настоящей Инструкцией и выполняется работниками структурных подразделений Роструда, ответственными за делопроизводство.
Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет Управление делами. Методическую помощь структурным подразделениям Роструда оказывает архив Роструда.
7.1. Проведение экспертизы ценности документов
в структурных подразделениях Роструда
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности в Роструде на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив Роструда.
7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роструде создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и при необходимости экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях Роструда.
7.1.3. Функции и задачи ЦЭК, ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются руководителем Службы и начальником структурного подразделения Роструда. Положение о ЦЭК Роструда до его утверждения согласовывается с Федеральным архивным агентством.
7.1.4. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется работниками структурных подразделений Роструда, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством архива Роструда.
7.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Роструда осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив Роструда.
Дела с временным сроком хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности" подлежат хранению в структурных подразделениях Роструда.
7.1.6. Отбор документов производится в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), номенклатурой дел структурного подразделения, настоящей Инструкцией. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роструда.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.2. Порядок составления описей дел
7.2.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Роструда, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
7.2.2. Сдаточные описи структурные подразделения Роструда составляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета.
На дела временного (до 10 лет) срока хранения сдаточные описи не составляются.
Сдаточные описи на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По описям структурные подразделения Роструда сдают свои дела в архив Роструда.
Методическую помощь в составлении описей дел оказывает архив Роструда.
7.2.3. Сдаточные описи дел, подготовленные структурными подразделениями Роструда, служат основой для подготовки сводной описи дел Роструда, которую готовит архив Роструда и по которой архив Роструда передает дела на постоянное хранение в ГАРФ, в сроки, установленные Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации".
7.2.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 19) и представляются в архив Роструда через каждые три года.
7.2.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения Роструда имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части, тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.
7.2.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый в пределах календарного года; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
7.2.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.2.8. Опись дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемая структурным подразделением Роструда, подписывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласовывается с архивом Роструда и утверждается начальником структурного подразделения Роструда в обязательном порядке.
Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роструда, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Роструда. При наличии в структурном подразделении Роструда ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. В структурном подразделении Роструда опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.3. Порядок уничтожения дел.
Составление акта о выделении к уничтожению дел
7.3.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления сводной описи дел Роструда за тот же период.
Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК (ЭК) Роструда одновременно. Согласованные с ЦЭК (ЭК) Роструда акты о выделении к уничтожению дел и описи дел постоянного хранения после согласования их с ЭПК ГАРФа утверждаются руководителем Роструда.
Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.
7.3.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются структурными подразделениями Роструда (Приложение N 20). Если в акте перечислены дела нескольких структурных подразделений Роструда, то название каждого структурного подразделения Роструда указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.3.3. Начальники структурных подразделений Роструда несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Роструда.
7.3.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в структурных подразделениях Роструда, возлагается на Управление делами.
Методическую помощь в подготовке составления акта о выделении к уничтожению дел оказывает архив Роструда.
7.4. Передача дел на хранение в архив Роструда
Документы принимаются на хранение в архив Роструда в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.
7.4.1. В архив Роструда передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, в том числе лицевые счета. Передача дел в архив Роструда осуществляется только по описям.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Роструда не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Роструда.
7.4.2. Оформленные дела передаются в архив Роструда в установленном порядке после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях Роструда.
Передача дел в архив Роструда осуществляется по графику передачи дел, согласованному с начальниками структурных подразделений Роструда и утвержденному начальником Управления делами.
Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Роструда не принимаются.
7.4.3. В период подготовки дел структурным подразделением Роструда к передаче их в архив Роструда работником архива Роструда предварительно проверяется правильность: формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Роструда. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник структурного подразделения Роструда, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При необнаружении дел обязательно составляется акт.
7.4.4. Прием дел производится работником архива Роструда в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Роструда, принявшего дела, и работника структурного подразделения Роструда, передавшего дела на хранение в архив.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в опись.
7.4.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роструда работник, ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения Роструда, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Роструда независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Роструда увязанными в связки.
7.4.6. Дела постоянного срока хранения, находящиеся в архиве Роструда, по истечении 15 лет передаются в ГАРФ в установленном порядке.
7.5. Порядок выдачи дел во временное
пользование из архива Роструда
7.5.1. Выдача дел или копий документов из архива Роструда регистрируется в книгах:
выдачи дел работникам структурных подразделений Роструда;
выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.
7.5.2. Дела (документы) выдаются из архива Роструда во временное пользование на срок, не превышающий:
1 месяц - для работников структурных подразделений Роструда;
3 месяца - для работников сторонних организаций.
По истечении установленного срока дела (документы) должны быть возвращены на место их хранения, в архив Роструда.
7.5.3. Выдача дел или копий документов их архива Роструда в структурные подразделения Роструда осуществляется под расписку. При выдаче дела или документа во временное пользование на место выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела (документа) карта-заместитель, в которой указывается: номер и заголовок дела, номер описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника архива Роструда, выдавшего дело (документ). При возвращении дела (документа) в архив Роструда карта-заместитель изымается.
7.5.4. Сторонним организациям копии документов из архива Роструда выдаются на основании письменных запросов с разрешения начальника Управления делами.
7.5.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на длительный срок допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя Роструда с оставлением в деле заверенных копий изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа. Состояние документов, возвращаемых в архив Роструда, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.
7.5.6. При любом перемещении дел в архиве Роструда обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно обеспечат сохранность дел в архиве.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
28 сентября 2007 года
Приложение N 1
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
Об архивном деле в Российской Федерации
Глава 1. Общие положения
...
Глава 8. Международное сотрудничество
Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела
Органы государственной власти, органы местного самоуправления,
государственные и муниципальные...
Президент
Российской Федерации
Приложение N 2
к п. 2.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
1. Утвердить прилагаемое Положение ____________________________________
___________________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
Номер
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 3
к п. 2.3.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "__" _____________ г. N ______
МОСКВА
О выкупе в 2004 году у владельцев - граждан Российской Федерации
имеющихся у них государственных казначейских обязательств СССР
и сертификатов Сберегательного банка СССР, размещенных на
территории Российской Федерации до 1 января 1992 г.
В соответствии со статьей 137 Федерального закона "О Федеральном
бюджете на 2004 год" Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые:
1. Правила выкупа...
2. Размеры средств...
Председатель Правительства
Российской Федерации И.Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 4
к п. 2.7.1.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ГЕРБ РОССИИ
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
(РОСТРУД)
ПРИКАЗ
_______ 200_ г. Москва N _____________
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В связи с _____________________________________________________________
(основание)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству.
2. ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ____________________________________
___________________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
___________________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 5
к п. 2.7.1.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАССЫЛКИ
РАССЫЛКА
Приказа Роструда от ____________ N ____
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Федеральной службе по труду и занятости"
1. Заместителям Руководителя.
2. Начальникам структурных подразделений.
Начальник (зам. начальника)
структурного подразделения Расшифровка подписи
(Подпись)
"__" _____________ 200_ г.
Приложение N 6
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА
ГЕРБ РОССИИ
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И
СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
(Роструд)
Биржевая пл., д. 1, Москва, 109012
тел.: 698-84-14, факс 628-74-14
__________________ N ___________________
На N _____________ от __________________
[ ]
Приложение N 7
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ГЕРБ РОССИИ
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И
СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
(Роструд)
Руководитель
Биржевая пл., д. 1, Москва, 109012
тел.: 698-84-14, факс 628-74-14
__________________ N ___________________
На N _____________ от __________________
[ ]
Приложение N 8
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ГЕРБ РОССИИ
МИНИСТЕРСТВО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И
СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
(Роструд)
Заместитель руководителя
Биржевая пл., д. 1, Москва, 109012
тел.: 698-84-14, факс 628-74-14
__________________ N ___________________
На N _____________ от __________________
[ ]
Приложение N 9
к п. 2.7.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ
УТВЕРЖДЕНО
приказом Роструда
от _______ N ____
ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
___________________________________________________________________________
II. Задачи
___________________________________________________________________________
III. Структура
___________________________________________________________________________
IV. Функции
___________________________________________________________________________
V. Права
___________________________________________________________________________
VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением
___________________________________________________________________________
VII. Ответственность
___________________________________________________________________________
Начальник
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 10
к п. 2.7.3.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
(РОСТРУД)
ПРОТОКОЛ
заседания Научного Совета
Москва
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
______________ N ________________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
───────────────────────────────────────────────
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Руководителя...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 11
к п. 2.7.3.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
ГЕРБ РОССИИ
ПРОТОКОЛ
оперативного совещания у Руководителя Федеральной
службы по труду и занятости
Москва
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
________ N _________
Присутствовали:
───────────────
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
(в алфавитном порядке)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
Роструда
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Начальникам структурных подразделений...
II. О введении мер по...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Руководитель Федеральной службы
по труду и занятости И.О. Фамилия
Приложение N 12
к п. 2.7.6.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
142215 МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ДОМОДЕДОВСКИЙ РАЙОН
ЗАО АВК "ДОМОДЕДОВО" ШАХАНОВУ
УВАЖАЕМЫЙ ВИТАЛИЙ ЯКОВЛЕВИЧ вскл
РОСТРУД ПРОСИТ ИЗЫСКАТЬ ВОЗМОЖНОСТЬ ПЕРВООЧЕРЕДНОЙ ОТПРАВКИ МЕСТУ РАБОТЫ
ЖИТЕЛЬСТВА ТАЙМЫРСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОРГАНОВ СТЕЦЮК зпт РУДАКОВОЙ РЕЙС 22-51 зпт 18 ДЕКАБРЯ тчк
ЗАДЕРЖКА ВОЗВРАЩЕНИЕМ КОМАНДИРОВКИ ПРИВЕДЕТ СРЫВУ ВЫПЛАТЫ ПЕНСИЙ ПОСОБИЙ
БЕЗРАБОТНЫМ тчк НР 155-ТЗ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
РОСТРУДА ГЕРЦИЙ
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Почтовый адрес
Название организации
Заместитель Руководителя
Федеральной службы
по труду и занятости Ю.В.Герций
Дата
Наименование управления
Фамилия исполнителя и
номер его телефона
Приложение N 13
к п. 3.6.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКАЗА НА РАЗМНОЖЕНИЕ
ЗАКАЗ НА РАЗМНОЖЕНИЕ
управление, отдел _________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование материалов)
на "__" ________________ страницах тираж __________________________________
(прописью) (прописью)
"__" ________ 200_ г. Начальник ___________________________________________
(управления, отдела)
размножить тираж "________________" экземпляров
"__" ________ 200_ г. Начальник Управления
делами ______________________________________
исполнитель ____________________ тел. _____________________________________
Приложение N 14
к п. 6.1.2
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ РОСТРУДА
Федеральная служба по труду и занятости Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N ________ _____________________ (место составления) На ______________ год
┌────────────┬─────────────┬────────────┬────────────────────┬────────────┐ │Индекс дела │ Заголовок │ Кол-во дел │ Срок хранения дела │ Примечание │ │ │ дела (тома, │ (томов, │ (тома, части) и N │ │ │ │ частей) │ частей) │ статей по перечню │ │ ├────────────┼─────────────┼────────────┼────────────────────┼────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├────────────┴─────────────┴────────────┴────────────────────┴────────────┤ │ Название раздела │ ├────────────┬─────────────┬────────────┬────────────────────┬────────────┤ └────────────┴─────────────┴────────────┴────────────────────┴────────────┘
Начальник
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО:
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведомственный архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении _________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
┌───────────────────────┬─────┬────────────────────────────┬──────────┐ │ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │Примечание│ │ │ ├───────────┬────────────────┤ │ │ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │Постоянного │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │Долговременного │ │ │ │ │ │(10 и свыше 10 лет) │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │Временного (до 10 лет) │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │До минования надобности│ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │До замены новыми │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ │ └───────────────────────┴─────┴───────────┴────────────────┴──────────┘
Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в Управление делами. Наименование должности передавшего сведения в Управление делами Подпись Расшифровка подписи Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 15
к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ РОСТРУДА
Федеральная служба по труду и занятости УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Руководитель Роструда 00.00.0000 N __________ _______________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи На ________________ год Дата
┌───────────┬───────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐ │Индекс дела│ Заголовок │Кол-во дел│Срок хранения дела│Примечание│ │ │дела (тома,│ (томов, │(тома, части) и N │ │ │ │ частей) │ частей) │статей по перечню │ │ ├───────────┼───────────┼──────────┼──────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├───────────┴───────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┤ │ Название раздела │ ├───────────┬───────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┤ └───────────┴───────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┘
Начальник
Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза сотрудника, ответственного
за ведомственный архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Роструда Протокол ЭПК
Государственного архива
Российской Федерации
от ________ N ______ от ________ N ______
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
Роструде
┌───────────────────────┬─────┬────────────────────────────┬──────────┐ │ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │Примечание│ │ │ ├───────────┬────────────────┤ │ │ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │Постоянного │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │Долговременного │ │ │ │ │ │(10 и свыше 10 лет) │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │Временного (до 10 лет) │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │До минования надобности│ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │До замены новыми │ │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┼──────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ │ └───────────────────────┴─────┴───────────┴────────────────┴──────────┘
Начальник
Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Государственный архив Российской Федерации
(ГАРФ).
Наименование должности
передавшего сведения в
ГАРФ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 16
к п. 6.2.6
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПОСТОЯННОГО,
ДОЛГОВРЕМЕННОГО (10 И СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ
СОСТАВУ, В Т.Ч. ДЛЯ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ
код ГАРФа _________________________
код Роструда ______________________
Архивный шифр (заполняется архивом)
Ф. N ______________________________
Оп. N _____________________________
Д. N ______________________________
Государственный архив Российской Федерации
(ГАРФ)
Федеральная служба по труду и занятости
(Роструд)
(Структурное подразделение Службы) ________________________________________
ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
(N заполнения по номенклатуре дел структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела заполняется по номенклатуре дел структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(крайние даты дела) (год, число)
На _____ лист.
Хранить _________
Архивный шифр (заполняется архивом)
Ф. N ________
Оп. N _______
Д. N ________
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 17
к п. 6.2.6
ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ПОСТОЯННОГО, ДОЛГОВРЕМЕННОГО (10 И СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, В Т.Ч. ДЛЯ Л/СЧЕТОВ
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________________________________
(заполняется N по номенклатуре дел)
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ________________________________________________
пропущенные номера ________________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
┌─────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐ │ Особенности физического состояния и │ N N листов │ │ формирования дела │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├─────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ └─────────────────────────────────────────────┴──────────────────┘
Наименование должности заполнившего лист - заверитель дела подпись расшифровка подписи Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 18
к п. 6.2.6,
к п. 6.2.9
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПОСТОЯННОГО, ДОЛГОВРЕМЕННОГО (10 И СВЫШЕ
10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ДЛЯ Л/СЧЕТОВ
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________________
(N по номенклатуре дел)
┌───┬─────────┬─────────┬───────────────┬─────────────┬──────────┐ │ N │ Индекс │ Дата │ Заголовок │Номера листов│Примечание│ │п/п│документа│документа│ документа │ дела │ │ ├───┼─────────┼─────────┼───────────────┼─────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├───┼─────────┼─────────┼───────────────┼─────────────┼──────────┤ └───┴─────────┴─────────┴───────────────┴─────────────┴──────────┘
Итого ___________________________________________________ документов в деле
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника, составившего
внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 19
к п. 7.2.4
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ДОЛГОВРЕМЕННОГО (10 И СВЫШЕ
10 ЛЕТ) И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, В Т.Ч. ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральная служба по труду и занятости
(Роструд)
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
начальника структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N _____ ДЕЛ ЗА ____ ГОД
(постоянного, долговременного (10 и свыше 10 лет) и по личному составу, в
т.ч. лицевых счетов)
┌───┬──────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬──────────┐ │ N │Индекс│Заголовок│ Дата │ Кол-во │ Срок │Примечание│ │п/п│ дела │ дела │ дела │ листов в │ хранения │ │ │ │(тома,│ (тома, │ (тома, │деле (томе,│дела (тома,│ │ │ │части)│ частей) │ части) │ части) │ части) │ │ ├───┼──────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 <*> │ 7 │ ├───┴──────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴──────────┤ │ Название раздела │ ├───┬──────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬──────────┤ ├───┼──────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼──────────┤ ├───┼──────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼──────────┤ └───┴──────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴──────────┘
В данную опись внесено ____________________ дел с N ________ по N ________,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
сотрудника, составившего опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
начальник Протокол ЭК
Управления делами от _____ N _____
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал на хранение в ведомственный архив _________________________________
(цифрами и прописью)
дел (связок) и _________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам <***> за ____ год.
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения, ответственного
за передачу дел в архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял __________________________ дел (связок) и __________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам за ____ год.
Наименование должности
работника ведомственного
архива, принявшего
дела на хранение в архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
<***> Передаются вместе с делами канцелярии.
Примечание. Графы 2, 3, 6 в описях заполняются по номенклатуре дел структурного подразделения.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 20
к п. 7.3.2
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Наименование федерального
органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель Роструда
____________ N _____________ Подпись Расшифровка
подписи
___________________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
┌───┬─────────┬───────┬───────┬─────────────┬────────┬─────────────┬──────┐ │ N │Заголовок│ Дата │Номера │Индекс дела │Количе- │ Сроки │Приме-│ │п/п│дела или │ дела │описей │(тома, части)│ство дел│хранения дела│чание │ │ │групповой│ или │(номен-│по номенкла- │(томов, │(тома, части)│ │ │ │заголовок│крайние│клатур)│туре или N │частей) │ и номера │ │ │ │ дел │ даты │за годы│дела по описи│ │ статей по │ │ │ │ │ дел │ │ │ │ перечню │ │ ├───┼─────────┼───────┼───────┼─────────────┼────────┼─────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├───┼─────────┼───────┼───────┼─────────────┼────────┼─────────────┼──────┤ ├───┼─────────┼───────┼───────┼─────────────┼────────┼─────────────┼──────┤ └───┴─────────┴───────┴───────┴─────────────┴────────┴─────────────┴──────┘
Итого ____________________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________ N _________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ________ N __________
Документы в количестве ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в _________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от ____________________________
N __________________________________________
Наименование должности работника
федерального органа исполнительной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива Управления делами, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области