МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 февраля 2012 г. N 53
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 10 МАРТА 2011 Г. N 77
В соответствии с пунктом 4 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р, и Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" приказываю:
Внести изменения в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 г. N 77 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации" согласно Приложению к настоящему Приказу.
Министр
И.Е.ЛЕВИТИН
Приложение
к Приказу Минтранса России
от 29 февраля 2012 г. N 53
ИЗМЕНЕНИЯ,
ВНОСИМЫЕ В ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ ОТ 10 МАРТА 2011 Г. N 77 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА
ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
Внести в Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденную Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 г. N 77, следующие изменения:
1. Подпункт 2.1.1 пункта 2.1 дополнить абзацем вторым в следующей редакции:
"При подготовке электронных документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов".
2. Подпункт 2.1.3 пункта 2.1 дополнить абзацем двенадцатым в следующей редакции:
"Образцы бланков Министерства и электронные шаблоны бланков Министерства утверждаются Министром".
3. В подпунктах 2.2.1 пункта 2.2 и в пункте 3 приложения N 11 к Инструкции слова "должность лица, подписавшего документ" заменить словами "должность лица - автора документа".
4. В подпункте 2.4.6.2 пункта 2.4 слова "наименование должности лица, подписавшего документ" заменить словами "должность лица - автора документа".
5. В подпункте 2.2.1 пункта 2.2 и пункте 11 приложения N 11 к Инструкции слова "наименование документа" заменить словами "наименование либо аннотация документа".
6. В подпункте 3.4.4 пункта 3.4 слова "Письма граждан регистрируются в Инспекции" дополнить словами "и формируются в дела отдельно от других документов Министерства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министром".
7. Пункт 3.8 дополнить подпунктом 3.8.7 в следующей редакции:
"3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) изложена в главе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции".
8. Подпункт 3.9.4 пункта 3.9 изложить в следующей редакции:
"3.9.4. Постановления коллегий Министерства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых Министром или лицом его замещающим, регистрируются в Канцелярии".
9. Подпункт 3.9.9 пункта 3.9 изложить в следующей редакции:
"3.9.9. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента".
10. В подпункте 3.10.2 пункта 3.10:
1) абзац второй изложить в следующей редакции:
"Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Министра по неправительственной корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Министром (или лицом, его замещающим), постановлений коллегии Министерства и обращений граждан обеспечивается работниками Инспекции";
2) абзац третий исключить.
11. В подпункте 3.10.3 пункта 3.10:
1) слова "Протокольно-организационный отдел Административного департамента осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Министра или исполняющего обязанности Министра и постановлениях коллегии Министерства" исключить;
2) слова "Департаменты, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в Инспекцию и протокольно-организационный отдел (в части исполнения поручений коллегии Министерства и поручений, указанных в протоколах совещаний у Министра или лица, его замещающего)" заменить словами "Департаменты, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения) поручений в Инспекцию".
12. В подпункте 3.10.6 пункта 3.10 слова "Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения" дополнить словами "; в случае направления документа за подписью руководства департамента необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа) курирующему заместителю Министра любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем Министра копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью руководства департамента доклад не требуется".
13. В абзаце двадцать третьем подпункта 3.10.6 пункта 3.10 слова "в протокольно-организационный отдел Административного департамента" заменить словами "в Инспекцию".
14. В абзаце двадцать четвертом подпункта 3.10.6 пункта 3.10 слова "протокольно-организационный отдел Административного департамента" заменить словом "Инспекцию".
15. Главу 5 изложить в следующей редакции:
"5. Особенности работы с электронными документами
5.1. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕСАДД.
Электронный документ должен быть оформлен и согласован по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы, документы заверяются электронной подписью Министерства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).
5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ЕСАДД во внутреннем документообороте Министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
5.4. Состав электронных документов, обращающихся в ЕСАДД, определяется Министром на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром по согласованию с Федеральным архивным агентством.
5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЕСАДД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
5.6. Прием и регистрация входящих документов, адресованных Министру, заместителям Министра, Министерству, регистрация и отправка электронных документов, подписанных Министром, заместителями Министра, осуществляются Канцелярией.
5.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
5.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Министерства, направлении электронных документов в департаменты исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
5.9. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, заносятся в ЕСАДД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов.
5.10. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Министерством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота, утвержденного ФСО России.
Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе электронного документооборота Министерства или распечатывает документ на бумажном носителе, регистрирует (учитывает) его и доводит до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.
Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в ЕСАДД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
При загрузке электронного сообщения в ЕСАДД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
5.11. В целях учета и поиска документов в ЕСАДД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.
┌──────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────┐
│Наименование сведений │ Характеристика информации, включаемой в │
│ о документе │ регистрационно-контрольную карточку │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│1. Адресант │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - │
│ │отправителя документа (на основании бланка │
│ │документа или в соответствии с данными, указанными│
│ │в обращении гражданина) │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│2. Адресат │Полное официальное и сокращенное наименование ор- │
│ │ганизации или фамилия, инициалы лица - получателя │
│ │документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│3. Должность, фамилия │В соответствии с реквизитом "Подпись" │
│и инициалы лица, │ │
│подписавшего документ │ │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│4. Вид документа │В соответствии с указанием вида документа на │
│ │бланке документа или на основании оценки │
│ │содержания документа │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│5. Дата документа │В соответствии с датой, обозначенной в документе │
│ │автором или на основании почтового штемпеля на │
│ │конверте, если в документе дата отсутствует │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│6. Номер документа │В соответствии с номером, присвоенным документу │
│ │автором │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│7. Дата поступления │Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем │
│документа │штампе) │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│8. Входящий номер │Номер, проставленный в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│9. Ссылка на исходящий│В соответствии со сведениями, указанными в │
│номер и дату документа│соответствующем реквизите │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│10. Наименование либо │Краткое содержание документа (заголовок к тексту │
│аннотация документа │документа) │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│11. Индекс дела │Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на │
│ │место хранения документа │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│12. Сведения о переад-│На основании указаний по исполнению документа │
│ресации документа │(реквизит "Указания по исполнению") │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│13. Количество листов │Количество листов основного документа │
│основного документа │ │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│14. Количество │Количество приложений │
│приложений │ │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│15. Общее количество │Общее количество листов приложений │
│листов приложений │ │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│16. Указания по │Указания по исполнению документа или поручение │
│исполнению документа │руководителя, определяющие характер исполнения │
│ │документа и срок исполнения │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│17. Должность, фамилия│Наименование должности, фамилия и инициалы │
│и инициалы исполнителя│исполнителя │
├──────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────┤
│18. Гриф ограничения │В соответствии с отметкой о конфиденциальности │
│доступа к документу │("Для служебного пользования", "Конфиденциально", │
│ │"Коммерческая тайна" и др.) │
└──────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────┘
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.
5.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСАДД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому (электронному) адресу, указанному в обращении.
5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
5.15. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
5.17. Поступившие из департаментов в архив Министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
5.18. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие требованиям безопасности информации".
16. Абзац второй пункта 15 приложения N 11 к Инструкции изложить в следующей редакции:
"Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Образец оформления виз на проектах документов, исполняемых в Министерстве, указан в приложении N 32 к настоящей Инструкции".
17. Пункт 15 приложения N 11 к Инструкции дополнить абзацами в следующей редакции:
"Проекты документов, представляемые на подпись Министру, визируются помощниками и советниками Министра в соответствии с распределением полномочий.
На проектах служебных (деловых) писем, на внутренних информационно-справочных документах (докладах, служебных, аналитических записках, справках и др.), кадровых приказах, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места для оформления виз на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа".
18. Абзац второй пункта 17 приложения N 15 к Инструкции дополнить словами "При этом визы, оформленные на номерных бланках приказов, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного Министром или лицом, исполняющим его обязанности, передаваемого в Канцелярию для последующей регистрации и хранения".
19. Приложение N 32 к Инструкции изложить в следующей редакции:
"ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ВИЗ НА ПРОЕКТАХ ДОКУМЕНТОВ
Заместитель Министра Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Помощник (советник) Министра Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Директор ДПО Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Директор ДЖТ Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Директор ДЭФ Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Директор ДТБ Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Директор ДПР Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Руководитель Ространснадзора Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Руководитель Росавтодора Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. и т.д. Личная подпись И.А. Иванов Директор АД "__" ________ 2012 г. Заместитель директора АД Личная подпись И.А. Иванов "__" ________ 2012 г. Заместитель начальника отдела Личная подпись И.А. Иванов документационного обеспечения "__" ________ 2012 г.".
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
29 февраля 2012 года
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области