МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 18 марта 2019 г. N 121
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве просвещения Российской Федерации и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Возложить на Департамент управления делами (Кравчук В.В.):
методическое руководство организацией делопроизводства в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее - Минпросвещения России);
координацию работы структурных подразделений Минпросвещения России по вопросам ведения делопроизводства;
осуществление периодических проверок выполнения требований Инструкции в структурных подразделениях Минпросвещения России.
3. Руководителям структурных подразделений организовать изучение настоящей Инструкции работниками Минпросвещения России и обеспечить строгое соблюдение ее требований.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря - заместителя Министра Зеньковича П.С.
Министр
О.Ю.ВАСИЛЬЕВА
Приложение
Утверждена
приказом Министерства просвещения
Российской Федерации
от 18 марта 2019 г. N 121
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Минпросвещения России, Министерство) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Минпросвещения России документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о Министерстве просвещения Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2018 г. N 884, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минпросвещения России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Организация делопроизводства в Минпросвещения России осуществляется с использованием единой системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Минпросвещения России (далее - ЕСЭД).
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.9. Совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами осуществляются Департаментом управления имущественным комплексом и конкурсных процедур.
1.10. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляет Департамент управления делами.
Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Минпросвещения России возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется государственными гражданскими служащими и работниками Минпросвещения России (далее - служащие) в соответствии с их должностными регламентами.
1.11. Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в документах, в печати и других средствах массовой информации, не допускается.
Передача документов или их копий служащим других организаций или учреждений допускается с письменного разрешения руководства Минпросвещения России.
Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляются структурными подразделениями Минпросвещения России, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях по письменному разрешению руководства Минпросвещения России.
1.13. Департамент управления делами осуществляет периодические проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Минпросвещения России. Результаты проверок докладываются руководству Минпросвещения России.
1.14. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минпросвещения России после их согласования с Федеральным архивным агентством.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минпросвещения России;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Минпросвещения России;
дипломатическая почта (входящая) - это корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минпросвещения России;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
иностранная корреспонденция (входящая) - корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;
исходящая корреспонденция иностранным адресатам - корреспонденция, направляемая из Минпросвещения России на общем бланке, в адрес иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, а также посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота между информационными системами федеральных органов исполнительной власти, государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, многофункциональных центров и иных органов и организаций;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Минпросвещения России, с указанием сроков их хранения;
нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции, рассчитанный на многократное применение и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм;
обращение гражданина - направленные в Минпросвещения России или должностному лицу Министерства письменные предложение, заявление, жалоба или устное обращение гражданина;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Минпросвещения России и созданных за определенный период;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
придание юридической силы документу - установление требований к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на бумажных и электронных носителях;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
руководство Минпросвещения России - Министр просвещения Российской Федерации (далее - Министр), заместители Министра просвещения Российской Федерации (далее - заместители Министра), руководители структурных подразделений Министерства просвещения Российской Федерации (далее - руководители структурных подразделений);
сканирование документа - получение электронного образа документа в результате сканирования документов на бумажных носителях с учетом требований настоящей Инструкции;
служба делопроизводства - структурное подразделение Минпросвещения России, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
формирование дела - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
бланк документа - документ, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
шаблон бланка (унифицированной формы документ) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ
3.1. Общие требования к созданию документов
3.1.1. Минпросвещения России создает документы на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления.
3.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа и печатаются шрифтом N 12 без дополнительных символов. Номер на первой странице не ставится.
3.1.4. В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером N 8.
Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату (приложение N 39 к настоящей Инструкции).
3.1.5. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифта размером N 14. При составлении таблиц допускается использовать бумагу формата A3 (297 x 420 мм), а также размеры шрифта NN 10 - 12.
Текст документа печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит менее чем из пяти строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Интервал между словами - один пробел. Интервал между буквами в словах - обычный. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
3.1.6. Размер шрифта для реквизитов документа должен быть не менее 4,5 мм, что соответствует 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Длина самой длинной строчки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.
Длина самой длинной строчки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
3.1.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.
3.1.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Минпросвещения России. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
Минпросвещения России разрабатывает и утверждает альбом шаблонов (унифицированных форм) бланков создаваемых документов. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются приказом Министра просвещения Российской Федерации.
Проекты организационно-распорядительных документов Минпросвещения России создаются с использованием системы электронного документооборота.
Регистрация документов в Минпросвещения России выполняется с использованием ЕСЭД.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Минпросвещения России использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых приказом Минпросвещения России.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.2.2. Бланки документов оформляются в соответствии с приложением N 1 к настоящей Инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 08 посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 08.
Реквизиты 06, 08, 10, 11, 12, 15, ограничительные отметки для реквизитов 07, 09, 16 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.2.3. В Минпросвещения России используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк поручения;
бланки протоколов;
общий бланк Минпросвещения России;
бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра);
бланки структурных подразделений Минпросвещения России;
бланк указания по исполнению (резолюция).
3.2.4. Подлежат нумерации бланки:
общий бланк письма Минпросвещения России (синего цвета);
бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) (синего цвета).
Не подлежат нумерации следующие бланки:
бланк структурного подразделения (черно-белого цвета);
бланк приказа (черно-белого цвета);
бланк распоряжения (черно-белого цвета);
бланк поручения (черно-белого цвета);
бланк протокола (черно-белого цвета);
бланк указания по исполнению (резолюции) (черно-белого цвета).
3.2.5. В целях обеспечения порядка использования номерных бланков Минпросвещения России ведет их учет. Порядок изготовления, учета, выдачи, возврата и уничтожения номерных бланков в структурных подразделениях Минпросвещения России указан в разделе VII настоящей Инструкции.
3.2.6. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Общий бланк Минпросвещения России используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
3.2.7. Для бланка приказа (распоряжения, поручения, протокола) Минпросвещения России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа,
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.
3.2.8. Для бланка письма Минпросвещения России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
справочные данные о Минпросвещения России;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.9. Для бланка письма должностного лица Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о Минпросвещения России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.10. Для бланка письма структурного подразделения Минпросвещения России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
наименование структурного подразделения Минпросвещения России;
справочные данные о структурном подразделении Минпросвещения России;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.11. Для бланка указания по исполнению (резолюции) Минпросвещения России:
указание должности должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) Минпросвещения России, подписавшего указания по исполнению (резолюцию);
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.2.12. Образцы бланков документов приведены в приложениях NN 2 - 20 к настоящей Инструкции.
3.2.13. Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском или ином иностранном языке (приложение N 39 к настоящей Инструкции).
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Минпросвещения России, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
3.3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3.3. Кроме перечисленных реквизитов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
3.3.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
3.3.5. Согласование документа в Минпросвещения России оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в Минпросвещения России совместно с другими органами государственной власти и организациями, оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Требования к оформлению реквизитов приведены в приложении N 21 к настоящей Инструкции.
3.4. Подготовка и оформление проектов федеральных
конституционных законов, федеральных законов и проектов
технических заданий на их разработку
3.4.1. Минпросвещения России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов и проекты технических заданий на их разработку (далее - законопроект) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручения или указания Президента Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний или поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки законопроектов возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной выше деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.
3.4.2. Законопроект разрабатывается в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 и в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент).
3.4.3. Для рассмотрения законопроекта в Правительство Российской Федерации представляется пакет документов: сопроводительное письмо, законопроект и материалы к нему.
Сопроводительное письмо содержит основания внесения законопроекта, сведения о его содержании и согласовании, сведения об отсутствии в проекте коррупциогенных факторов. В случае проведения в отношении законопроекта педагогической и (или) обязательной метрологической экспертиз в сопроводительном письме также указываются сведения о результатах проведения указанных экспертиз.
К законопроекту прилагаются следующие материалы:
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя (официальных представителей) Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта и информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации;
финансово-экономическое обоснование решений, предлагаемых к принятию законопроекта, оформленное в соответствии с подпунктами 53(1) и 53(2) Регламента (представляется в случае внесения проектов федеральных законов, предусмотренных частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации, а также абзацем вторым подпункта 53 Регламента), содержащее в том числе сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой разработан законопроект либо к сфере реализации которой он относится, а также прогноз последствий реализации положений законопроекта, направленных на достижение целей указанной государственной программы Российской Федерации, или сведения об отсутствии влияния положений законопроекта на достижение целей государственных программ Российской Федерации;
перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
заключения, предусмотренные подпунктами 60 - 60(5) Регламента;
заключения Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации;
перечень нормативных правовых актов, необходимых для реализации законопроекта, содержащих наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, примерный срок подготовки, краткое описание каждого акта (цель, предмет и содержание правового регулирования), а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях - головном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или предоставляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.
3.4.4. Требования к оформлению законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 22 к настоящей Инструкции.
3.4.5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку законопроекта, проводит согласование его с соответствующими структурными подразделениями.
Визирование законопроекта структурным подразделением осуществляется в электронном виде в системе ЕСЭД с обязательным дублированием на бумаге.
Согласование законопроекта оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа законопроекта на втором экземпляре документа на листе согласования.
Возражения по законопроекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в законопроект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в законопроект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к законопроекту до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента финансов, экономики и организации бюджетного процесса.
3.4.6. Законопроект, подготовленный структурным подразделением и завизированный руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежит правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.
Законопроект направляется в Правовой департамент с приложением всех материалов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых он подготовлен. Правовая экспертиза законопроекта без приложения указанных материалов (документов), предусмотренных Регламентом, а также сведений о согласовании его со структурными подразделениями, не производится, а законопроект возвращается исполнителю со служебной запиской и приложением всех представленных документов.
Работники Правового департамента вправе не проводить правовую экспертизу законопроекта в случае, если стало известно, что редакция законопроекта изменилась, либо законопроект отозван исполнителем.
3.4.7. Правовая экспертиза законопроекта осуществляется Правовым департаментом в 7-дневный срок со дня его поступления. При проведении правовой экспертизы законопроекта исполнитель может привлекаться работником Правового департамента, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений. При наличии замечаний и предложений, сделанных по тексту, законопроект передается исполнителю на доработку.
Доработанный законопроект вместе с предыдущим законопроектом, содержащим замечания и предложения, сделанные по тексту, передаются исполнителем работнику Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия и правильности доработанного проекта.
При наличии неурегулированных разногласий законопроект не визируется, а возвращается исполнителю вместе с заключением, подписанным руководством Правового департамента.
При отсутствии замечаний законопроект полистно (внизу каждого листа проекта) визируется руководством Правового департамента.
3.4.8. Законопроект до его внесения в Правительство Российской Федерации подлежит обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями.
В соответствии с подпунктами 57 - 59 Регламента законопроект после согласования и при условии его размещения в сети Интернет в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в установленном порядке до внесения в Правительство Российской Федерации направляется с приложением заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (при их наличии), протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу для оценки проекта акта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, в том числе на предмет соответствия законопроекта Договору о Евразийском экономическом союзе, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.
Законопроект, оказывающий влияние на доходы или расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, направляется на заключение в Министерство финансов Российской Федерации с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии), замечаний, а также финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию законопроекта, составленным в соответствии с подпунктами 53(1) и 53(2) Регламента.
Законопроект, оказывающий влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, направляется с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.
Законопроект, регулирующий отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающий влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляется с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.
Законопроект, регулирующий отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, направляется на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.
Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, вносится в Правительство Российской Федерации с заключением Экспертного совета.
Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, может быть внесена в Правительство Российской Федерации без заключения Экспертного совета в случае, если заключение Экспертного совета не поступило в Минпросвещения России в установленный срок.
3.4.9. В соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, законопроект размещается структурным подразделением - исполнителем в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с подпунктом 57 Регламента, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы законопроекта не может быть меньше срока, установленного для его рассмотрения государственными органами и организациями.
Согласование законопроекта осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы при условии их размещения в сети Интернет, направлением на заключение в Экспертный совет и обсуждением общественно значимых из них с общественными советами при Минпросвещения России.
3.4.10. В случае если решением Конституционного Суда Российской Федерации федеральный конституционный закон, федеральный закон и (или) закон Российской Федерации признаны не соответствующими Конституции Российской Федерации полностью или частично либо из решения Конституционного Суда Российской Федерации вытекает необходимость устранения пробела в правовом регулировании, проект нового федерального конституционного закона, проект нового федерального закона или ряд взаимосвязанных проектов законов либо законопроект о внесении изменений в закон, признанный Конституционным Судом Российской Федерации неконституционным в отдельной его части, вносится в Правительство Российской Федерации в срок не более 3 месяцев со дня официального опубликования решения Конституционного Суда Российской Федерации.
3.4.11. Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанный собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных этими должностными лицами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписью. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме.
3.5. Подготовка и оформление проектов указа
или распоряжения Президента Российской Федерации
3.5.1. Минпросвещения России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее подразделение.
3.5.2. Подготовка и оформление проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации производится в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.5.3. Для рассмотрения проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации в Правительство Российской Федерации представляется пакет документов: сопроводительное письмо, проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации и материалы к нему.
Содержание сопроводительного письма и перечень необходимых материалов указаны в подпункте 3.4.3 настоящей Инструкции.
Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации в случае необходимости должен содержать подпункт о возложении на должностных лиц контроля за его исполнением.
3.5.4. Структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, проводит согласование его с соответствующими структурными подразделениями.
Визирование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации структурным подразделением осуществляется в электронном виде в системе ЕСЭД с обязательным дублированием на бумаге.
Согласование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа проекта на втором экземпляре документа на листе согласования.
Возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к проектам указа или распоряжения Президента Российской Федерации до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента экономики, финансов и организации бюджетного процесса.
3.5.5. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, подготовленные структурным подразделением и завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом, которая проводится в порядке, предусмотренном подпунктами 3.4.6 - 3.4.7 настоящей Инструкции.
3.5.6. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации.
Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, имеющие нормативный характер, направляются на заключение в Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации и подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
3.5.7. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.
3.5.8. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Минпросвещения России на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в порядке, установленном подпунктом 3.4.9 настоящей Инструкции.
3.5.9. Проекты указа или распоряжения Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанные собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписью. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме.
3.5.10. Требования к оформлению проектов указа или распоряжения Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 23 к настоящей Инструкции.
3.6. Подготовка и оформление проектов постановления
или распоряжения Правительства Российской Федерации
3.6.1. Минпросвещения России в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки проектов постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее подразделение.
3.6.2. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.6.3. Для рассмотрения проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации в Правительство Российской Федерации представляется пакет документов: сопроводительное письмо, проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и материалы к нему.
Содержание сопроводительного письма, перечень необходимых материалов указаны в подпункте 3.4.3 настоящей Инструкции.
При необходимости к сопроводительному письму также прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации.
3.6.4. Требования к оформлению проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и сопроводительных материалов приводятся в приложении N 24 к настоящей Инструкции.
Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.
3.6.5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, проводит согласование его с соответствующими структурными подразделениями.
Визирование проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации структурным подразделением осуществляется в электронном виде в системе ЕСЭД с обязательным дублированием на бумаге.
Согласование проектов постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа проекта на втором экземпляре документа на листе согласования.
Возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то они подлежат повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к проектам постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации до его представления в Правовой департамент визируется руководством Департамента финансов, экономики и организации бюджетного процесса.
3.6.6. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, подготовленные структурным подразделением и завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом, которая проводится в порядке, предусмотренном подпунктами 3.4.6 - 3.4.7 настоящей Инструкции.
3.6.7. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации.
Проекты постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации.
Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, носящие нормативный характер, направляются на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации после согласования с заинтересованными федеральными органами и организациями в соответствии с пунктом 60 Регламента Правительства Российской Федерации.
3.6.8. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Минпросвещения России на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в порядке, установленном подпунктом 3.4.9 настоящей Инструкции.
3.6.9. Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанного собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме.
3.7. Подготовка и оформление материалов к заседаниям
Правительства Российской Федерации
3.7.1. Материалы к заседанию Правительства Российской Федерации подготавливаются структурными подразделениями Минпросвещения России на основании утвержденных Правительством Российской Федерации планов заседаний и повестки очередного заседания.
3.7.2. Поступившие в Минпросвещения России из Правительства Российской Федерации повестка и материалы к заседанию Правительства Российской Федерации оперативно рассматриваются Департаментом государственной службы и кадров Минпросвещения России и докладываются Министру просвещения Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности, с проектом указания по исполнению (резолюции) по их исполнению с указанием сроков исполнения в соответствии с планом заседания Правительства Российской Федерации.
3.7.3. Поручения Министра просвещения Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности, с поступившими материалами к заседанию Правительства Российской Федерации направляются Департаментом государственной службы и кадров в структурные подразделения Минпросвещения России для подготовки проектов докладов или справок с приложением необходимых справочных материалов.
3.7.4. Подготовка материалов к заседанию Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке.
3.7.4.1. Структурные подразделения Минпросвещения России, ответственные за подготовку вопроса, включенного в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, исполнителем которого является Минпросвещения России, в соответствии с поручением Министра подготавливают доклад с приложением необходимых справочных материалов.
Доклад должен состоять из краткого содержания рассматриваемого вопроса, включенного в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, выводов, предложений и рекомендаций.
При необходимости структурное подразделение-исполнитель проводит согласование подготавливаемых материалов с руководителями заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
За 14 дней до рассмотрения вопроса, включенного в повестку заседания Правительства Российской Федерации, доклад с прилагаемыми материалами и сопроводительным письмом представляется Министром просвещения Российской Федерации в Правительство Российской Федерации.
За 7 рабочих дней до заседания Правительства Российской Федерации руководство подразделения-исполнителя направляет подготовленный и завизированный доклад в Департамент государственной службы и кадров для представления его Министру.
При необходимости оформленные по установленным образцам иллюстрационные материалы и слайды к докладу представляются в Департамент стратегии, анализа, прогноза и проектной деятельности в сфере образования не позднее чем за 3 дня до даты заседания Правительства Российской Федерации.
3.7.4.2. Структурные подразделения Минпросвещения России, ответственные за подготовку вопроса, включенного в повестку очередного заседания Правительства Российской Федерации, в котором Минпросвещения России является соисполнителем, в соответствии с поручением Министра принимают участие в разработке, рассмотрении и согласовании необходимых материалов.
Результаты поручения Министра представляются в Департамент государственной службы и кадров в виде справки.
Разногласия по проектам подготавливаемых решений к заседанию Правительства Российской Федерации докладываются руководству Минпросвещения России для принятия решения. Неурегулированные разногласия оформляются в виде перечня разногласий и представляются в Правительство Российской Федерации.
3.7.5. Требования к оформлению доклада или справки Министру по вопросу, включенному в повестку заседания Правительства Российской Федерации, приводятся в соответствии с приложением N 25 к настоящей Инструкции.
3.7.6. Протоколы и выписки из протоколов заседания Правительства Российской Федерации относятся к служебной информации ограниченного доступа (распространения). Хранение и ознакомление исполнителей с протоколом (выписками) в соответствии с резолюцией Министра осуществляются Департаментом государственной службы и кадров. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определяется приказом Минпросвещения России.
3.8. Подготовка и оформление документов
Минпросвещения России
3.8.1. Состав документов Минпросвещения России
В процессе деятельности Минпросвещения России создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, распоряжения, поручения, протоколы заседаний (коллегии Минпросвещения России, совещательных, координационных, экспертных и др. органов Минпросвещения России, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие).
Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений или ином установленном законом Российской Федерации виде.
Подготовка нормативных правовых актов в Минпросвещения России осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.
Правовые акты, имеющие ненормативный характер, являющиеся индивидуальными правовыми актами, а также оформляющие решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Минпросвещения России и рассчитанные на разовое выполнение, издаются Минпросвещения России в виде приказов и распоряжений.
Приказы и распоряжения Минпросвещения России издаются Министром или лицом, его замещающим, или заместителями Министра по вопросам их компетенции.
Распоряжениями оформляются решения по организационным и другим вопросам деятельности Минпросвещения России, рассчитанные на разовое исполнение.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минпросвещения России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Минпросвещения России с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Минпросвещения России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Минпросвещения России могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Состав электронных документов, создаваемых в Минпросвещения России, устанавливается на основе Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством <1>.
--------------------------------
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), р. IV, п. 39.
Настоящая Инструкция устанавливает следующие требования к подготовке отдельных видов документов Минпросвещения России.
3.8.2. Подготовка и оформление проекта приказа
или распоряжения Минпросвещения России
3.8.2.1. Проект приказа или распоряжения Минпросвещения России готовит и вносит структурное подразделение на основании поручения Министра или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра в рамках своей компетенции либо в инициативном порядке.
3.8.2.2. Приказы нормативного правового характера подписываются Министром или лицом, его замещающим.
Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам деятельности Минпросвещения России подписываются Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между руководством Минпросвещения России.
Распоряжения подписываются Министром или первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между руководством Минпросвещения России.
Структурные подразделения Минпросвещения России не вправе издавать нормативные правовые акты.
3.8.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов или распоряжений Минпросвещения России по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект.
3.8.2.4. Обеспечение качественной правовой экспертизы проектов приказов Министерства ненормативного характера, подготовленных в установленном порядке структурными подразделениями, возлагается на Правовой департамент.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов или распоряжений осуществляет Департамент управления делами.
3.8.2.5. Проекты приказов об утверждении структуры и штатных расписаний, по личному составу служащих Минпросвещения России, руководителей подведомственных Минпросвещения России организаций, о награждении и о краткосрочных внутрироссийских командировках служащих Минпросвещения России готовит Департамент государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
Проекты приказов по вопросам: приема иностранных граждан в Минпросвещения России; краткосрочного командирования за границу по служебным делам служащих Минпросвещения России; организации и функционирования российских частей двусторонних и многосторонних органов сотрудничества (комиссий, подкомиссий, рабочих групп и иных смешанных структур) в установленной сфере деятельности Министерства за рубежом готовит Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью.
3.8.2.6. Проект приказа или распоряжения Минпросвещения России и приложения к нему визируются в электронном виде исполнителем и руководством структурного подразделения, подготовившего проект приказа, руководством заинтересованных структурных подразделений Минпросвещения России, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководством структурного подразделения. Возражения по проекту приказа или распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
3.8.2.7. Проект приказа или распоряжения до подписания Министром подлежит правовой экспертизе, которая проводится в порядке, предусмотренном подпунктами 3.4.6 - 3.4.7 настоящей Инструкции.
3.8.2.8. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, и общественного обсуждения в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, проекты нормативных правовых актов Минпросвещения России размещаются структурными подразделениями - головными исполнителями в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления в Правовой департамент.
Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы указанных проектов нормативных правовых актов Минпросвещения России не может быть менее 7 дней.
3.8.2.9. Нормативные правовые акты Минпросвещения России подлежат государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", если они:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) организаций, подведомственных Минпросвещения России, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из вышеуказанных признаков, так и несколькими.
Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные (принятые на определенный срок), в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
3.8.2.10. Проекты нормативных правовых актов Минпросвещения России подлежат антикоррупционной экспертизе в соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96.
3.8.2.11. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
3.8.2.12. Проект приказа или распоряжения, представляемый Министру на подпись, визируется заместителем Министра, курирующим структурное подразделение Минпросвещения России, являющееся ответственным исполнителем, а также служащими отдела делопроизводства и отдела редактирования документов Департамента управления делами.
Датой приказа или распоряжения Минпросвещения России является дата его подписания.
3.8.2.13. Приказы или распоряжения Минпросвещения России, подписанные Министром или заместителями Министра в рамках своих полномочий, регистрируются в Департаменте управления делами по порядку номеров в пределах календарного года.
Приказы по личному составу регистрируются в Департаменте государственной службы и кадров отдельно.
3.8.2.14. Регистрация, рассылка, формирование в дела, хранение подлинников, передача на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке приказов осуществляются:
по основной деятельности - Департаментом управления делами с использованием системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений;
по личному составу и руководителям подведомственных Минпросвещения России организаций - Департаментом государственной службы и кадров;
о командировании служащих Минпросвещения России в зарубежные страны - Департаментом международного сотрудничества и связей с общественностью;
с отметкой "дсп/ОЗГТ" - Отделом защиты государственной тайны.
3.8.2.15. Копия приказа или распоряжения Минпросвещения России с грифом ДСП направляется адресатам в соответствии с рассылкой, которая составляется исполнителем и подписывается руководством структурного подразделения Минпросвещения России.
Отсканированный приказ или распоряжение Минпросвещения России рассылается ответственным за регистрацию структурным подразделением адресатам с использованием ЕСЭД.
3.8.2.16. Требования к оформлению приказов или распоряжений Минпросвещения России приводятся в приложении N 26 к настоящей Инструкции.
3.8.3. Подготовка и оформление протокола заседания
(совещания) Минпросвещения России
3.8.3.1. Минпросвещения России в своей деятельности использует следующие основные виды протоколов:
протокол заседания коллегии Минпросвещения России;
протокол оперативного совещания у Министра;
протокол совещания у Министра;
протокол совещания у заместителя Министра;
протоколы заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России;
протоколы совместных заседаний;
протоколы технических, экспертных советов и другие.
3.8.3.2. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.8.3.3. Сбор материалов (справки, доклады и др. документы), ведение записи во время заседания (совещания) и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря заседания коллегии Минпросвещения России, секретариат заместителя Министра или сотрудника структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку и проведение совещания.
Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минпросвещения России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минпросвещения России, проводящим заседание (совещание).
Справки и иные материалы, подготовленные к заседанию (совещанию), подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей Минпросвещения России.
3.8.3.4. Порядок подготовки заседаний коллегии Минпросвещения России и протоколов определяется приказом Министерства просвещения Российской Федерации.
3.8.3.5. Протокол заседания коллегии Минпросвещения России оформляется служащим структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с Департаментом государственной службы и кадров.
Протокол оперативного совещания у Министра оформляется служащим Департамента государственной службы и кадров.
Протокол совещания у Министра оформляется служащим Департамента управления делами.
Протокол совещания у заместителя Министра оформляется служащим структурного подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, совместно со служащим секретариата заместителя Министра.
Оформление протокола должно быть завершено в течение 7 дней (10 дней - заседания коллегии) после проведения заседания.
Протокол визируется руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за его подготовку.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
3.8.3.6. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
3.8.3.7. Регистрация протоколов заседаний (совещаний) Минпросвещения России осуществляется:
Департаментом государственной службы и кадров - протоколов заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра;
Департаментом управления делами - протоколов совещаний у Министра просвещения Российской Федерации;
секретариатом заместителя Министра - протоколов совещаний у заместителя Министра;
секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России - протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России.
3.8.3.8. Протоколу заседания (совещания) присваивается порядковый номер с использованием ЕСЭД в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Минпросвещения России, протокол оперативного совещания у Министра, протокол совещания у Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол заседания (совещания) структурного подразделения Минпросвещения России; протокол совместного заседания; протокол технических, экспертных советов и другие.
3.8.3.9. Порядковый номер протокола заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом государственной службы и кадров после подписания Министром.
Порядковый номер протокола совещания у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом управления делами после его подписания Министром.
Порядковый номер протокола совещания у заместителя Министра, протокола совместных заседаний присваивается при его регистрации в ЕСЭД секретариатом заместителя Министра после его подписания заместителем Министра.
Порядковый номер протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколов совместных заседаний, протоколов технических, экспертных и других советов присваивается при их регистрации в ЕСЭД секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России после подписания руководством структурного подразделения.
3.8.3.10. Номера протоколов заседаний или совещаний состоят из порядкового номера.
К номерам протоколов заседаний или совещаний могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Минпросвещения России, в секретариате заместителя Министра или структурного подразделения Минпросвещения России.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Датой протокола является дата заседания (совещания).
3.8.3.11. Подлинники протоколов заседания коллегии Минпросвещения России, протоколов оперативного совещания у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в Департамент государственной службы и кадров для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.
Подлинники протоколов совещания у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в секретариаты структурных подразделений Министерства - ответственных за проведение совещания для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколы совместных заседаний, протоколы технических, экспертных и других советов направляются для формирования дел структурного подразделения Минпросвещения России.
3.8.3.12. Копии протоколов рассылаются только внутри Министерства, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляется и подписывается руководством структурного подразделения Минпросвещения России, подготовившего рассмотрение вопроса.
3.8.3.13. Требования к оформлению протоколов заседания (совещания) Минпросвещения России приводятся в приложении N 27 к настоящей Инструкции.
3.8.4. Подготовка и оформление служебных писем
Минпросвещения России
3.8.4.1. Служебные письма Минпросвещения России готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы организаций и физических лиц;
как инициативные письма.
3.8.4.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.
3.8.4.3. Тексты служебных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа.
Служебные письма должны быть подготовлены в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй - визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра.
3.8.4.4. Служебные письма за подписью руководства Минпросвещения России печатаются только на установленных в Минпросвещения России бланках согласно приложениям NN 2 - 20 к настоящей Инструкции.
Ответ не на бланке, подготовленный Минпросвещения России на запрос депутата Государственной Думы или члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации подписывается Министром или лицом, его замещающим, и со служебным письмом направляется в Правительство Российской Федерации.
3.8.4.5. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра или руководителем структурного подразделения Минпросвещения России в соответствии с распоряжением Министра о распределении обязанностей между заместителями Министра, приказами об утверждении положений о структурных подразделениях и настоящей Инструкцией.
3.8.4.6. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, до представления их на подпись руководству Минпросвещения России должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Минпросвещения России, а также служащим секретариата заместителя Министра, подписавшего документ.
Проект служебного письма за подписью Министра также должен быть завизирован заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Минпросвещения России, подготовившего документ.
Если в документе есть ссылка на секретное основание, то он визируется руководством Отдела защиты государственной тайны.
Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.
3.8.4.7. Документы, прилагаемые к служебным письмам, при необходимости согласовываются с руководством структурного подразделения Минпросвещения России, другими федеральными органами исполнительной власти, а также в секретариате заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, рассматриваются и визируются служащими отдела делопроизводства и отдела редактирования документов Департамента управления делами.
В отдельных случаях допускается согласование в форме письменных заключений или оформления листа согласования.
При возникновении разногласий между структурными подразделениями Минпросвещения России при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения Минпросвещения России - ответственным исполнителем в адрес руководства Минпросвещения России.
3.8.4.8. Служебные письма, направляемые в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, регистрируются в секретариатах заместителей Министра.
3.8.4.9. Подписи должностных лиц Минпросвещения России, подписавших служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, заверяются печатью Минпросвещения России.
3.8.4.10. Требования к оформлению служебного письма Минпросвещения России приведены в приложении N 28 к настоящей Инструкции.
3.8.5. Подготовка и оформление записок
Минпросвещения России
3.8.5.1. В Минпросвещения России имеются следующие виды записок, создаваемые в Минпросвещения России и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, служащими: аналитические, докладные, служебные, объяснительные и другие.
3.8.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются нормативными правовыми актами, указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов или руководством структурного подразделения.
Срок подготовки инициативных записок определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.
3.8.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа или поручениям руководства структурного подразделения.
Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй - визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра просвещения Российской Федерации.
3.8.5.4. Записки составляются, как правило, в электронной форме. Записки, содержащие кадровые или личные вопросы служащих, - на бумажном носителе.
Проект записки визируется, как правило, в электронном виде исполнителем, которому поручено исполнение в рамках задания или поручения, а также в порядке инициативы, и руководством Департамента.
Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.
3.8.5.5. Требования к оформлению записки Минпросвещения России приведены в приложении N 29 к настоящей Инструкции.
IV. ДОКУМЕНТООБОРОТ МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Минпросвещения России с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.
4.1.2. При установлении требований к организации документооборота Минпросвещения России исходит из следующих принципов:
соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Минпросвещения России, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами служащих Минпросвещения России.
4.1.4. В документообороте Минпросвещения России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация, обращения граждан и организаций.
4.1.5. В составе входящей документации в соответствии с особенностями обработки и маршрута выделяются:
документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
обращения граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
документы из правительственных и неправительственных организаций иностранных государств и другие группы документов.
4.1.6. В Минпросвещения России доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электросвязи, системы электронного взаимодействия (далее - СЭВ) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
4.1.7. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатных изданий.
4.1.8. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов из федеральных органов (в органы) государственной власти Российской Федерации, если документы подписаны Министром просвещения Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.1.9. По каналам электросвязи осуществляется получение и отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.
4.1.10. Доставка документов средствами фельдъегерской связи в Минпросвещения России и обратно осуществляется разъездными машинами Минпросвещения России по установленному графику.
4.2. Прием, первичная обработка и предварительное
рассмотрение поступающих документов
4.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Минпросвещения России корреспонденции осуществляется экспедицией Департамента управления делами (далее - экспедиция).
4.2.2. Документы, поступившие в Минпросвещения России в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.
4.2.3. Поступившие в Минпросвещения России конверты с документами (за исключением конвертов с пометкой "лично") вскрываются служащими экспедиции, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.
При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним служащие экспедиции составляют акт в трех экземплярах: один экземпляр акта остается в экспедиции, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.
4.2.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему служащему Минпросвещения России без его вскрытия.
4.2.5. Документы, адресованные Министру, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Минпросвещения России, поступившие из органов государственной власти, организаций, указанных в приложении N 30 к настоящей Инструкции, направляются экспедицией на предварительное рассмотрение в отдел делопроизводства Департамента управления делами (далее - отдел делопроизводства). В отделе делопроизводства данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.
4.2.6. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приводится в приложении N 31 к настоящей Инструкции.
4.2.7. Документы, адресованные заместителям Министра, структурным подразделениям Минпросвещения России (за исключением документов, указанных в приложении N 31 к настоящей Инструкции), а также в соответствии с установленным в Минпросвещения России распределением обязанностей между заместителями Министра, руководителями структурных подразделений в рамках их сфер деятельности и иными должностными лицами, направляются служащими экспедиции непосредственно в соответствующие секретариаты заместителей Министра, структурные подразделения Минпросвещения России или иным должностным лицам на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.
4.2.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" незамедлительно передаются служащими экспедиции на регистрацию в отдел делопроизводства, в секретариат соответствующего заместителя Министра или в структурное подразделение Минпросвещения России.
4.2.9. Поступившие в адрес Минпросвещения России телеграммы принимаются экспедицией под расписку с проставлением даты и времени приема и передаются на регистрацию в отдел делопроизводства, если телеграммы адресованы Минпросвещения России или Министру. Если телеграммы адресованы заместителям Министра, то они передаются экспедицией на регистрацию в соответствующие секретариаты заместителей Министра.
4.2.10. Поступившие в адрес Минпросвещения России факсограммы принимаются экспедицией с проставлением даты приема и передаются на регистрацию в отдел делопроизводства, если факсограммы адресованы Минпросвещения России или Министру. Если факсограммы адресованы заместителям Министра, то они передаются экспедицией на регистрацию в соответствующие секретариаты заместителей Министра.
4.2.11. Факсограмма, изложенная на иностранном языке, принимается экспедицией при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается служащими экспедиции и направляется в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью для перевода текста и дальнейшего направления ее в отдел делопроизводства, если она адресована Минпросвещения России или Министру, если факсограмма адресована заместителю Министра, то она направляется на регистрацию в соответствующий секретариат заместителя Министра.
4.2.12. Поступившие в адрес Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минпросвещения России телефонограммы принимаются устно по каналам телефонной связи, информация записывается (печатается) и регистрируется служащими секретариатов Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения и в установленном порядке размещаются в ЕСЭД.
4.2.13. Поступившие в адрес Минпросвещения России судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе делопроизводства с обязательным сохранением конверта, сканируются и в установленном порядке размещаются в ЕСЭД.
4.2.14. Поступившие в адрес Минпросвещения России или Министра электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Минпросвещения России (info@edu.gov.ru) принимаются экспедицией.
Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:
в адрес Министра или Минпросвещения России - служащими отдела делопроизводства;
в адрес заместителей Министра - служащими секретариата соответствующего заместителя Министра;
в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России - секретариатом соответствующего структурного подразделения.
4.2.15. Прием входящих электронных документов, поступивших по СЭВ или МЭДО, осуществляется:
в адрес Министра или Минпросвещения России - служащими отдела делопроизводства;
в адрес заместителей Министра - служащими секретариата соответствующего заместителя Министра;
в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России - секретариатом соответствующего структурного подразделения.
4.3. Регистрация поступающих документов
4.3.1. Документы, поступившие в Минпросвещения России в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Документы регистрируются один раз.
Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.
4.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, правоохранительных органов, организаций, посольств, консульств, учреждений Российской Федерации за рубежом и от физических лиц независимо от способа их доставки, передачи, создания после их предварительного рассмотрения.
Перечень документов, подлежащих регистрации в ЕСЭД без сканирования, приведен в приложении N 32 к настоящей Инструкции.
4.3.3. Отделом делопроизводства регистрируются входящие документы, поступающие:
в адрес Министра или Минпросвещения России;
из органов государственной власти, правоохранительных органов и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции, независимо, на чье имя они поступили;
при поступлении запроса из Министерства внутренних дел Российской Федерации, органов Прокуратуры Российской Федерации, следственных органов, независимо, на чье имя они поступили;
от зарубежных корреспондентов, в том числе дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом в адрес Министра.
4.3.4. В секретариатах заместителей Министра регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес заместителей Министра, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти, правоохранительных органов и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.
4.3.5. В секретариатах структурных подразделений Минпросвещения России регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Минпросвещения России, за исключением документов, поступивших из органов государственной власти правоохранительных органов и организаций, в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции.
4.3.6. В секретариате Департамента международного сотрудничества и связей с общественностью регистрируется без сканирования дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающая в адрес Министерства и Департамента международного сотрудничества и связей с общественностью.
4.3.7. Обращения, жалобы и предложения, поступившие от физических и юридических лиц (письма граждан и организаций), регистрируются в отделе контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента управления делами.
4.3.8. Регистрационный номер документа проставляются в ЕСЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.
4.3.9. Порядок присвоения входящих номеров с использованием ЕСЭД осуществляется в соответствии со следующим документопотоком:
документы, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "входящие в адрес руководства (МП)", регистрационный номер содержит префикс "МП-";
распоряжения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "распоряжения (МП)", регистрационный номер содержит префикс "МП-р-";
поручения высших органов государственной власти, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "Поручения (МП)", регистрационный номер содержит префикс "МП-пр-";
документы, поступившие в адрес заместителей Министра, регистрируются в соответствующих группы документов "входящие в адрес ФИО", регистрационный номер содержат префикс, состоящий из первых букв имени и фамилии заместителя Министра;
документы, поступившие по каналам факсимильной связи в адрес заместителей Министра, регистрируются в соответствующих группах документов "факсы в адрес ФИО", регистрационный номер содержит префикс, состоящий из первых букв имени и фамилии заместителя Министра и постфикс "факс";
документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, регистрируются в соответствующих группах "ВХОДЯЩИЕ <индекс>", где <индекс> - индекс подразделения, регистрационный номер содержит префикс, соответствующий индексу структурного подразделения;
информационные материалы, поступившие в адрес Министерства, регистрируются в группе документов "информационные материалы", регистрационный номер содержит префикс "инф-";
обращения граждан и организаций регистрируются в группе документов "письма граждан МП", регистрационный номер содержит префикс "ПГ-МП-";
обращения, принятые на личном приеме руководителей Министерства, регистрируются в группе документов "личный прием МП", регистрационный номер содержит префикс "ЛП-МП-";
обращения, целью которых является получение архивных сведений, регистрируются в группе документов "архивные справки МП", регистрационный номер содержит префикс "АП-" и постфикс "-МП";
регистрационные номера входящей иностранной корреспонденции и обращений иностранных граждан имеют постфикс "-ин";
регистрационный номер входящей дипломатической почты имеет постфикс "-дип".
4.3.10. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом.
4.3.11. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в системе ЕСЭД, то есть, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее - ЭРК).
Перевод большого объема бумажных документов в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.
Отделом делопроизводства для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается и приклеивается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом.
4.3.12. Документы, поступающие в Минпросвещения России по системе межведомственного электронного документооборота, автоматически регистрируются в системе ЕСЭД во вспомогательной группе документов, имеющей префикс "мэдо-". Служащий отдела делопроизводства рассматривает каждую ЭРК и определяет соответствующий секретариат Минпросвещения России для дальнейшей перерегистрации документа в соответствующей группе входящих документов и последующего формирования указаний по исполнению.
4.3.13. Обращения граждан и организаций, поступающие в Минпросвещения России по системе межведомственного электронного документооборота, автоматически регистрируются в системе ЕСЭД во вспомогательной группе документов, имеющей префикс "МЭДО-ПГ". Служащий отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.
4.3.14. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Минпросвещения России, включаемых в регистрационно-учетную форму, приведен в приложении N 33 к настоящей Инструкции.
4.4. Порядок рассмотрения документов руководством
Минпросвещения России и доведения документов
до исполнителей
4.4.1. Документы передаются на рассмотрение Министру, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Минпросвещения России только после регистрации и с проектом указания по исполнению (резолюцией).
4.4.2. Подготовку проектов указаний по исполнению (резолюций) для доклада руководству в электронном и/или бумажном виде осуществляют:
отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений к документам, указанным в подпункте 4.3.3 настоящей Инструкции;
секретариаты заместителей Министра к документам, указанным в подпункте 4.3.4 настоящей Инструкции;
секретариаты структурных подразделений Минпросвещения России к документам, указанным в подпунктах 4.3.5 и 4.3.6 настоящей Инструкции;
отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций к документам, указанным в подпункте 4.3.7 настоящей Инструкции.
4.4.3. Отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений готовятся проекты указаний по исполнению (резолюций) к документам, указанным в подпунктах 4.3.3 - 4.3.5 настоящей Инструкции, в адрес Министра и помощников Министра, заместителей Министра или ответственного структурного подразделения Минпросвещения России в рамках их полномочий.
4.4.4. Ответы организаций на запросы структурных подразделений Минпросвещения России, отчетные материалы во исполнение распоряжений, поручений, протоколов заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, договоров, контрактов и/или соглашений, стороной которых является Минпросвещения России, и другие документы информационного характера, поступившие в адрес Минпросвещения России, Министра, судебная корреспонденция рассматриваются руководством Департамента управления делами и направляются руководителям структурных подразделений - ответственным исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению (резолюциями), подготовленными отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений.
4.4.5. Требования к оформлению указаний по исполнению (резолюций) Минпросвещения России приводятся в приложении N 34 к настоящей Инструкции.
4.4.6. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если иное не предусмотрено руководством в указании по исполнению (резолюции).
Основному исполнителю предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению соисполнителям.
4.4.7. Документы после рассмотрения руководством возвращаются в секретариаты или структурные подразделения Минпросвещения России в соответствии с подпунктом 4.4.2 настоящей Инструкции для утверждения и/или перенесения резолюции по исполнению документа в регистрационно-учетную форму в ЕСЭД, а также для постановки документов на контроль и установления в необходимых случаях контрольного срока исполнения.
4.4.8. Руководство структурного подразделения Минпросвещения России в срок не более трех дней с даты регистрации документа в Минпросвещения России представляет на имя руководителя, утвердившего указание по исполнению (резолюцию), а с отметкой "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно после ее подписания, предложения по корректировке (уточнению) резолюции (в том числе по составу исполнителей или по содержанию резолюции) через отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений.
Если в указании по исполнению (резолюции) имеются поручения, не входящие в компетенцию структурного подразделения Минпросвещения России, руководство структурного подразделения Минпросвещения России в течение двух дней с момента утверждения руководством резолюции направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Минпросвещения России, в чьи полномочия входит рассмотрение данного поручения, в адрес руководства Минпросвещения России по изменению указаний по исполнению (резолюций) через Департамент управления делами.
4.4.9. Внесение предложений по корректировке в ранее подготовленное указание по исполнению (резолюцию) осуществляется в соответствии с подпунктом 4.4.2 настоящей Инструкции.
Внесенные в указание по исполнению (резолюцию) изменения фиксируется в регистрационно-учетной форме в ЕСЭД для постановки документа на контроль и исполнение.
4.4.10. Доведение документов и их копий с подписанным указанием по исполнению (резолюцией) до исполнителей, а также контроль их исполнения осуществляют:
отдел делопроизводства по документам, указанным в подпункте 4.3.3 настоящей Инструкции;
секретариаты заместителей Министра по документам, указанным в подпункте 4.3.4 настоящей Инструкции;
секретариаты структурных подразделений Минпросвещения России по документам, указанным в подпунктах 4.3.5 и 4.3.6 настоящей Инструкции;
отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций по документам, указанным в подпункте 4.3.7 настоящей Инструкции
как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
Поручения, содержащиеся в актах Правительства Российской Федерации, доводятся до исполнителей путем направления им копии акта.
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, доводятся до исполнителей путем направления им выписки из протокола заседания или оформленной в установленном порядке резолюции.
4.4.11. Передача документов внутри структурного подразделения Минпросвещения России осуществляется через секретариат структурного подразделения с соответствующей отметкой в поле "Журнал передачи" в регистрационно-учетной форме в ЕСЭД.
В системе электронного документооборота Минпросвещения России предусмотрен функционал рассылки уведомлений на электронную почту исполнителя поступившего к нему на исполнение документа. При оформлении к документу, в том числе с грифом "срочно" или "оперативно", указания по исполнению (резолюции), ответственный исполнитель получает письмо - уведомление на свой служебный электронный адрес с содержанием информации о регистрационных данных этого документа, его содержанием, содержанием указания по исполнению (резолюции), списком ответственных лиц по его исполнению.
4.4.12. В соответствии с утвержденными руководством указаниями по исполнению (резолюциями) подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю.
Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов.
4.4.13. Копии документов изготавливают:
отдел делопроизводства согласно указанию по исполнению (резолюции) Министра;
отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций;
секретариат заместителя Министра согласно указанию по исполнению (резолюции) заместителя Министра;
секретариат структурного подразделения согласно указанию по исполнению (резолюции) руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.
4.5. Порядок создания копий документов
4.5.1. Создание копий документов Минпросвещения России производится Федеральным государственным автономным образовательным учреждением дополнительного профессионального образования "Центр реализации государственной политики и информационных технологий", а также на копировальных аппаратах, установленных в секретариатах Министра, заместителей Министра, в структурных подразделениях Минпросвещения России.
4.5.2. Документы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более A3.
4.5.3. На документы, направляемые на копирование, оформляется заказ, подписанный помощниками Министра, заместителей Министра и руководством структурных подразделений Минпросвещения России.
4.5.4. Материалы повторно на копирование не направляются. Размножение ранее направленных документов допускается в исключительных случаях с разрешения руководства структурного подразделения Минпросвещения России при наличии приложенного к заказу списка рассылки, подписанного руководством структурного подразделения Минпросвещения России.
4.5.5. Многотиражные материалы копируются, как правило, с уменьшением и/или с оборотом.
4.5.6. Ответственность за содержание и тираж подлежащих копированию документов несут должностные лица Минпросвещения России, которые подписывают данные документы.
4.5.7. Особенности копирования документов с грифом "Для служебного пользования", имеющих грифы "Секретно" и "Совершенно секретно", определяются соответствующим приказом Минпросвещения России.
4.5.8. Копирование бланков документов Минпросвещения России любого вида запрещается.
4.5.9. Материалы неслужебного характера на копирование не принимаются.
4.5.10. Документы, направляемые на копирование, подлежат учету в журнале учета копирования служебных документов.
4.5.11. Формы заказа на копировально-множительные работы и журнала учета копировально-множительных работ приводятся в приложении N 35 к настоящей Инструкции.
4.6. Организация работы с отправляемыми документами
4.6.1. Основными этапами прохождения проекта отправляемого документа являются: подготовка документа, его согласование и подписание (утверждение).
4.6.2. Ответственность за составление и оформление отправляемого документа, а также обеспечение согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Минпросвещения России возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.
4.6.3. Проект отправляемого документа Минпросвещения России создается в ЕСЭД на основе электронных шаблонов бланков документов.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.6.4. До представления документа на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, листа рассылки.
4.6.5. Проект документа визируется исполнителем, руководством структурного подразделения, при необходимости служащими других структурных подразделений. Визы проставляются собственноручно на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра документа на листе согласования или с применением ЕСЭД.
4.6.6. Отправляемые электронные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью Министра или заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.
4.6.7. Перечень органов государственной власти, организаций и должностных лиц Минпросвещения России, имеющих право подписи документов, направляемых в адрес указанных органов государственной власти, организаций, приведен в приложении N 36 к настоящей Инструкции.
4.7. Регистрация отправляемых документов
4.7.1. Документы, подписанные Министром или заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Минпросвещения России, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел делопроизводства, секретариаты заместителей Министра, структурные подразделения Минпросвещения России для регистрации в ЕСЭД.
Исходящие документы регистрируются:
отделом делопроизводства за подписью Министра или лица, исполняющего его обязанности, заместителей Министра в адрес органов государственной власти и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции;
в соответствующих секретариатах заместителей Министра за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органов и организаций;
в соответствующих секретариатах структурных подразделений за подписью руководства структурных подразделений Минпросвещения России;
отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций;
документы с отметкой "Для служебного пользования" за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти, правоохранительных органах и организаций в соответствии с приложением N 30 к настоящей Инструкции регистрируются отделом делопроизводства.
Исходящие документы, подготовленные на запросы из правоохранительных органов (МВД России, ФСБ России, Прокуратуры Российской Федерации и следственных органов Российской Федерации), подлежат регистрации в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за исполнение, или в соответствующем секретариате заместителя Министра при наличии следующих виз: исполнителя, руководства структурного подразделения, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение вопросов о противодействии коррупционным и иным правонарушениям, руководства Департамента управления делами, руководства Правового департамента (при наличии их в указаниях по исполнению (резолюциях).
Регистрация исходящей иностранной корреспонденции осуществляется в соответствующих секретариатах структурных подразделений Министерства в зависимости от исполнителя документа после предварительного визирования в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.
4.7.2. Служащие отдела делопроизводства, секретариата заместителей Министра, структурных подразделений Минпросвещения России осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) списку рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю без регистрации.
4.7.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.
Регистрация отправляемых документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Минпросвещения России документопотоками.
Исходящий номер документа Минпросвещения России в органы государственной власти Российской Федерации содержит:
МП-П - <порядковый номер>-<тема>-<гриф>;
МП-П - префикс;
порядковый номер - номер, присваиваемый автоматически системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;
тема - код темы документа, если тема имеет код;
гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".
Пример: МП-П-138-дсп
Исходящий номер документа, подписанного Министром, содержит:
ОВ-<порядковый номер>/<индекс>-<тема>-<гриф>;
ОВ - префикс;
порядковый номер - номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;
индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;
тема - код темы документа, если тема имеет код;
гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".
Пример: ОВ-3/10-дсп.
Исходящий номер документа, подписанного заместителем Министра, содержит:
<ИФ> - <порядковый номер>/<индекс>-<тема>-<гриф>;
ИФ - первые буквы имени и фамилии заместителя Министра;
порядковый номер - номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;
индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;
тема - код темы документа, если тема имеет код;
гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".
Примеры:
ПЗ-31/10-дсп - исходящий номер статс-секретаря - заместителя Министра Зеньковича П.С.;
ТС-22/06 - исходящий номер заместителя Министра Синюгиной Т.Ю.
Исходящие номера департаментов содержат:
<индекс>-<порядковый номер>-<тема>-<гриф>;
индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;
порядковый номер - номер, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов;
тема - код темы документа, если тема имеет код;
гриф - если документ для служебного пользования, присваивается гриф "дсп".
Примеры:
02-231 - исходящий номер Департамента стратегии, анализа, прогноза и проектной деятельности в сфере образования;
03-41-дсп - исходящий номер Департамента государственной политики в сфере общего образования;
12-67 - исходящий номер Департамента государственной службы и кадров.
Ответ на обращения граждан и организаций содержит:
<индекс>-ПГ-МП-<порядковый номер>;
индекс - индекс департамента ответственного исполнителя;
ПГ-МП - префикс регистрационного номера обращения;
порядковый номер - номер обращения, автоматически присваиваемый системой документооборота, уникальный в году и в данной группе документов.
Пример: 03-ПГ-МП-19.
Регистрационному номеру исходящей корреспонденции, отправляемой иностранным корреспондентам, дополнительно присваивается постфикс "-ин".
Регистрационному номеру исходящей дипломатической корреспонденции дополнительно присваивается постфикс "-дип".
Примеры: 05-320-ин, 13-513-дип.
Классификаторы, используемые при формировании исходящих номеров:
перечень индексов структурных подразделений Минпросвещения России:
|
Наименование структурного подразделения
|
Индекс
|
|
Департамент стратегии, анализа, прогноза и проектной деятельности в сфере образования
|
02
|
|
Департамент государственной политики в сфере общего образования
|
03
|
|
Департамент государственной политики в сфере оценки качества общего образования
|
04
|
|
Департамент государственной политики в сфере профессионального образования и опережающей подготовки кадров
|
05
|
|
Департамент государственной политики в сфере воспитания, дополнительного образования и детского отдыха
|
06
|
|
Департамент государственной политики в сфере защиты прав детей
|
07
|
|
Департамент развития педагогических кадров и контроля управления ресурсами
|
08
|
|
Департамент управления имущественным комплексом и конкурсных процедур
|
09
|
|
Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью
|
10
|
|
Департамент финансов, экономики и организации бюджетного процесса
|
11
|
|
Департамент государственной службы и кадров
|
12
|
|
Департамент управления делами
|
13
|
|
Правовой департамент
|
14
|
|
Отдел защиты государственной тайны
|
15
|
тематика вопросов:
судебный документ;
правоохранительные органы;
другие вопросы:
вопросы мобилизационной подготовки;
вопросы центрального аппарата;
вопросы правового обеспечения;
вопросы развития и системы физкультурно-спортивного воспитания;
вопросы воспитания детей;
деятельность государственных образовательных организаций;
вопросы информатизации;
документы об образовании и (или) квалификации);
издательская деятельность;
информация о фактах коррупции;
конкурсы и олимпиады;
материально-техническое обеспечение, материально-техническая база образовательных организаций;
международное образование и сотрудничество;
научно-исследовательская работа;
охрана прав детей;
программы в сфере образования;
прием в образовательные организации;
повышение квалификации, профессиональная переподготовка;
региональная политика в области образования;
совершенствование системы образования;
финансирование, экономика и контроль за финансовой деятельностью;
вопросы по ЕГЭ;
деятельность негосударственных образовательных организаций;
личный прием;
социальное обеспечение и социальная занятость;
усыновление, опека и попечительство;
награждение и премирование;
профсоюз;
приоритетный нацпроект "Образование";
вопросы труда и заработной платы;
экология и природопользование;
экономическая реформа, создание рыночной инфраструктуры;
вопросы строительства и реконструкции;
новые технологии;
кредиты;
архивные справки;
государственная молодежная политика и патриотическое воспитание;
дополнительное образование детей и поддержка талантливой молодежи;
развитие системы образования детей с инвалидностью и ограниченными возможностями здоровья;
продвижение русского языка и образования на русском языке;
международный салон образования;
развитие социального партнерства в сфере образования, молодежной политики и защиты детства;
формирование системы сдачи комплексного экзамена для мигрантов;
продвижение самбо в образовательных организациях как национального вида единоборств;
о согласовании проекта постановления;
о согласовании проекта распоряжения;
доклад Президенту Российской Федерации;
иностранная корреспонденция;
дипломатическая почта.
Тип документа:
требует исполнения;
не требует исполнения.
Гриф:
общий;
ДСП;
особый.
Вид отправки:
МЭДО;
факс;
почта;
электронная почта;
лично;
фельдсвязь;
взаимодействие/email;
МЭДО/Взаимодействие/email;
горячая линия.
Вид документа:
письмо;
телеграмма.
Вид нормативного документа:
доклад Президенту Российской Федерации;
проект доклада Президенту Российской Федерации;
проект официального отзыва;
проект постановления Правительства Российской Федерации;
проект распоряжения Правительства Российской Федерации;
проект распоряжения Президента Российской Федерации;
проект указа Президента Российской Федерации;
проект федерального закона.
Справочник сотрудников Министерства.
Справочник внешних организаций (адресатов).
4.7.4. Сведения о регистрируемых документах (приложение N 33 к настоящей Инструкции) вносятся в регистрационно-учетную форму ЕСЭД Минпросвещения России, используемую для учета, поиска и использования документов.
4.7.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день, и они отправляются не позднее следующего рабочего дня после регистрации.
Документы в адрес структурных подразделений органов государственной власти, подписанные руководителями структурных подразделений Минпросвещения России, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел делопроизводства для отправки фельдъегерской связью или в электронном виде по МЭДО.
4.7.6. Для документов на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии (при наличии), остающейся в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.
Копия отправляемого документа, созданная на бумажном носителе, с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (проставляется с помощью штампа) и собственноручной подписью и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия) служащего, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
Не подлежат заверению копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4.8. Отправка документов
4.8.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).
4.8.2. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
4.8.3. Зарегистрированные исходящие документы направляются адресату в тот же день, а при наличии большого объема - не позднее следующего рабочего дня после регистрации.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.8.4. Отправка исходящих документов производится:
почтовой связью - экспедицией;
фельдъегерской связью - отделом делопроизводства;
в электронном виде по СЭВ:
за подписью заместителя Министра - секретариатом заместителя Министра;
за подписью руководителя структурного подразделения - секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России;
в электронном виде по МЭДО:
за подписью Министра или лица, его замещающего, заместителя Министра, в органы государственной власти и организации, указанные в приложении N 36 к настоящей Инструкции, - отделом делопроизводства;
за подписью заместителя Министра в органы исполнительной власти и организации, указанные в приложениях NN 36 и 37 к настоящей Инструкции, - секретариатом заместителя Министра, подписавшего документ;
за подписью руководителя структурного подразделения Минпросвещения России в органы государственной власти и организации, указанные в приложениях NN 36 и 37 к настоящей Инструкции, - секретариатом структурного подразделения;
документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций, - отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций;
документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, - Департаментом международного сотрудничества и связей с общественностью.
4.8.5. Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, имеющих соответствующий идентификатор МЭДО и с которыми осуществляется обмен электронными сообщениями по системе МЭДО, приводится в приложении N 37 к настоящей Инструкции.
4.8.6. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:
документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";
документы, содержащие персональные данные гражданина;
документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью;
документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.
4.8.7. Исходящий документ, отправляемый по СЭВ и МЭДО, сканируется служащими Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.8.4 настоящей Инструкции, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа и с помощью ЕСЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.
Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.
4.8.8. При отправке документов по СЭВ и МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Минпросвещения России, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.8.9. Массовая электронная рассылка документов в Минпросвещения России осуществляется с использованием:
МЭДО - только в органы государственной власти и организации, указанные в приложениях NN 36, 37 к настоящей Инструкции и имеющие соответствующий идентификатор МЭДО;
СЭВ - только в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования, и организации, подведомственные Минпросвещения России.
4.8.10. Массовая электронная рассылка в Минпросвещения России осуществляется:
МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ГУБЕРНАТОРАМ И ГЛАВАМ РЕСПУБЛИК (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью Министра, лица его замещающего, - отделом делопроизводства;
МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью заместителя Министра - секретариатом заместителя Министра;
МАССОВАЯ РАССЫЛКА ПО ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ (МЭДО/Взаимодействие/email) за подписью руководителя структурного подразделения - секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.
4.8.11. При направлении исходящего документа по СЭВ и МЭДО подлинник документа остается в структурном подразделении Минпросвещения России, ответственном за его исполнение, для последующего хранения его в установленном порядке.
4.8.12. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются:
в органы государственной власти и организации - за подписью Министра или лица, его замещающего;
в органы государственной власти и организации, указанные в приложении N 36 к настоящей Инструкции, за подписью заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Минпросвещения России.
4.8.13. Документы, отправляемые из Минпросвещения России иностранным адресатам, после регистрации их в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью передаются на отправку в экспедицию с указанием полного адреса. К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык для внесения в реестр международных почтовых отправлений.
4.8.14. Телеграмма оформляется в 2-х экземплярах. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.
На оригинале телеграммы ставится гербовая печать.
Требования к оформлению телеграмм Минпросвещения России приводятся в приложении N 38 к настоящей Инструкции.
Телеграммы регистрируются и отправляются в соответствии с подпунктами 4.3.4 - 4.3.7 и 4.8.4 настоящей Инструкции.
Телеграммы согласовываются и подписываются в порядке, предусмотренном подпунктом 3.8.4 настоящей Инструкции.
Визовый экземпляр с визами исполнителя, руководителя структурного подразделения-исполнителя и указанием даты отправки помещается в дело структурного подразделения-исполнителя.
В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Служащие секретариата заместителя Министра, секретариата структурного подразделения телеграмму сканируют, прикрепляют к электронной регистрационной карточке документа и с помощью ЕСЭД отправляют адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.
4.8.15. Отправка поздравительных телеграмм, телеграмм соболезнования осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
4.8.16. Факсограммы передаются адресатам секретариатами заместителей Министра и структурными подразделениями Минпросвещения России.
При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией и следующими требованиями:
ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на ответственного исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного подразделения Минпросвещения России;
документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются к отправке с указанием номера телефона-факса адресата;
запрещается передавать тексты документов с отметкой "Для служебного пользования" и содержащих персональные данные гражданина;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
4.8.17. Контроль использования факсимильной техники в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется их руководством.
4.8.18. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется служащими секретариата структурного подразделения Минпросвещения России или ответственным исполнителем устно по каналам телефонной связи с дальнейшей записью текста (содержания телефонограммы), времени, даты передачи, фамилии и инициалов принявшего телефонограмму.
4.8.19. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), затем проставляется стоимость почтовых услуг и корреспонденция передается в местное отделение связи.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по каналам электросвязи принимает подразделение - исполнитель.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.9.2. Внутренние документы оформляются в виде записок (докладной, справки, служебной записки или иное), как правило, в электронном виде с использованием ЭРК "Проект документа" и подписываются электронной подписью.
4.9.3. Служебные записки на имя Министра оформляются без указания должности адресата и подписываются без указания должности заместителями Министра или руководством структурного подразделения с визированием у курирующего заместителя Министра.
4.9.4. Регистрационный номер на внутренний документ присваивается секретариатом заместителя Министра или секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России.
Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов с буквами "вн".
Незарегистрированные документы на доклад руководству Минпросвещения России не направляются.
4.9.5. Передача электронных документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется с использованием ЕСЭД.
4.9.6. Процедура прохождения проектов распорядительных документов Минпросвещения России по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования, порядок регистрации и место хранения подлинников распорядительных документов, порядок рассылки копий документов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.2 настоящей Инструкции.
4.9.7. Организация протокольной работы в Минпросвещения России (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей) осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.3 настоящей Инструкции.
4.9.8. Место и способ регистрации внутренних документов (докладных, служебных или аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями Минпросвещения России осуществляется в соответствии с подпунктом 3.8.5 настоящей Инструкции.
4.9.9. Системой электронного документооборота Минпросвещения России предусмотрен способ подтверждения действий сотрудника с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной цифровой подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения и контактная информация сотрудника, взятые из справочника. Фамилия и инициалы сотрудника отображаются в регистрационной карточке при визировании и подписи документа. При наведении курсора на ФИО сотрудника появляется окно с информацией о структурном подразделении сотрудника, при нажатии на кнопку F4 появляется окно, содержащее информацию о сотруднике, включающую фамилию, имя, отчество, данные о структурном подразделении и контактную информацию. Вышеперечисленные данные позволяют однозначно идентифицировать лицо, завизировавшее или подписавшее документ.
4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
4.10.1. Корреспонденция, поступающая в Минпросвещения России на иностранном языке, от организаций и граждан, дипломатическая почта, поступающая в Минпросвещения России из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с разделом 4.3 настоящей Инструкции.
Корреспонденция, поступающая в Минпросвещения России на иностранном языке, экспедицией передается при отсутствии перевода на русский язык в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью для перевода текста, а в дальнейшем в отдел делопроизводства, если корреспонденция на имя Министра, для регистрации.
4.10.2. Порядок передачи иностранной корреспонденции, поступившей на имя Министра, заместителей Министра, в адрес структурных подразделений Минпросвещения России, осуществляется в соответствии с разделом 4.4 настоящей Инструкции.
По согласованию сторон допускаются устные ответы по телефону или во время деловых встреч. При этом на письме иностранного корреспондента ответственным исполнителем делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.
4.10.3. Служебные письма Минпросвещения России, адресованные иностранному корреспонденту, оформляются на общем бланке письма Министерства просвещения Российской Федерации установленной формы (приложение N 15 к настоящей Инструкции).
Требования к оформлению служебного письма Минпросвещения России зарубежному корреспонденту приводятся в приложении N 39 к настоящей Инструкции.
4.10.4. Порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, осуществляется в соответствии с разделом 4.6 настоящей Инструкции.
4.10.5. Исходящая корреспонденция в ответ на поступившую в Минпросвещения России корреспонденцию на иностранном языке от организаций и граждан, на дипломатическую почту, поступившую в Минпросвещения России из российских загранучреждений и иностранных дипломатических представительств в России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с разделом 4.7 настоящей Инструкции.
4.10.6. Дипломатическая почта подшивается в дела и хранится в Департаменте международного сотрудничества и связей с общественностью.
4.11. Контроль сроков исполнения документов
4.11.1. Контролю подлежат документы Минпросвещения России, требующие исполнения.
Контроль документов Минпросвещения России осуществляют:
отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений;
отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций;
отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы и кадров;
руководитель структурного подразделения Минпросвещения России с использованием ЕСЭД.
4.11.2. Контроль сроков исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля сроков исполнения документов, информирование руководства Минпросвещения России о состоянии исполнения контрольных документов.
4.11.3. Постановка документов на контроль осуществляется должностными лицами, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, путем внесения в учетно-регистрационную карточку ЕСЭД поручения должностных лиц Минпросвещения России, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.
Контроль выполнения структурными подразделениями Минпросвещения России поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти Российской Федерации, Министра, приказов Минпросвещения России, распоряжений, поручений руководства Минпросвещения России осуществляет отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений.
Контроль выполнения структурными подразделениями Минпросвещения России обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и организаций, поступивших в адрес Минпросвещения России, осуществляет отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций.
Контроль исполнения решений коллегии Минпросвещения России, поручений, данных на заседаниях Президиума Правительства Российской Федерации, осуществляет отдел организационно-аналитического обеспечения Департамента государственной службы и кадров.
Контроль выполнения структурными подразделениями Минпросвещения России поступивших служебных документов в адрес руководства структурного подразделения осуществляет руководитель структурного подразделения.
4.11.4. Сроки исполнения документов, как правило, исчисляются в календарных днях.
Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
Сроки исполнения документов в соответствии с нормативными правовыми актами приведены в приложении N 40 к настоящей Инструкции.
Сроки исполнения документов в Минпросвещения России приведены в приложении N 41 к настоящей Инструкции.
Индивидуальные сроки или конечная дата исполнения устанавливаются руководством Минпросвещения России и/или руководством структурного подразделения Минпросвещения России и указываются в тексте документа или в проекте указания (резолюции).
4.11.5. Срок исполнения вносится в регистрационно-учетную форму документа в ЕСЭД должностными лицами Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, после утверждения руководством проекта указания (резолюции).
4.11.6. Проверка хода исполнения документов длительного срока исполнения осуществляется должностными лицами Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, на всех этапах до истечения срока и/или исполнения поручения в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.
Отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений в качестве контроля за исполнением поручений, как правило, еженедельно представляет Министру, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководством Минпросвещения России.
Отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений в электронном виде направляет в структурные подразделения Минпросвещения России перечни контрольных поручений для напоминания и получения информации о ходе исполнения документов.
Перечни контрольных поручений формируются запросами к ЕСЭД. Информация о ходе выполнения контрольных поручений может быть получена от ответственных за исполнение служебных документов структурных подразделений в ручном или автоматическом режиме из ЕСЭД.
4.11.7. Увеличение срока исполнения документов Минпросвещения России производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового нормативного акта, индивидуальные - руководителями Минпросвещения России, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация и/или гражданин - автор документа.
4.11.8. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.
4.11.9. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в подпункте 4.11.8 настоящей Инструкции, руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем Министра, курирующим данный департамент, представляют Министру не позднее 5 дней до истечения половины срока обоснованные предложения по корректировке срока исполнения для последующего направления их в Правительство Российской Федерации.
Если срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации превышает 2 месяца, предложения по корректировке срока его исполнения представляются Министру с проектом письма в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения.
Решение Правительства Российской Федерации об изменении срока исполнения поручения доводится в установленном порядке до Минпросвещения России в течение 3 дней со дня принятия решения.
Скорректированный срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации доводится в течение 1 дня с момента поступления в Минпросвещения России соответствующего решения Правительства Российской Федерации до департамента-исполнителя в установленном порядке.
О необходимости изменения срока исполнения поручений Президента Российской Федерации Министром направляется доклад, который подписывается Председателем Правительства Российской Федерации либо по его указанию одним из заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием Председателя Правительства Российской Федерации.
Предложения об изменении срока исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.
По поручениям Министра или заместителя Министра служебные записки о продлении срока исполнения поручения направляются на имя должностного лица, давшего поручение. Срок исполнения указанных поручений может быть продлен по согласованию с Министром или лицом, его замещающим.
По поручению, содержащемуся в приказе Минпросвещения России, департамент-исполнитель направляет служебную записку о продлении срока исполнения поручения на имя должностного лица Минпросвещения России, на которое возложен контроль исполнения соответствующего приказа. Срок исполнения указанных поручений может быть продлен по согласованию с должностным лицом, на которое возложен контроль исполнения соответствующего приказа.
В исключительных случаях или в случае, предусмотренном частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке обращения граждан Российской Федерации", исполнитель вправе оформить продление срока рассмотрения обращения гражданина не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
4.11.10. При невыполнении ответственным исполнителем поручения в установленный срок оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за департаментом - исполнителем поручения.
Руководитель структурного подразделения Минпросвещения России, ответственный за поручение, в течение 2 дней после истечения его срока представляет Министру завизированный курирующим его заместителем Министра проект доклада в Правительство Российской Федерации с объяснением состояния исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, о мерах ответственности, принятых в отношении служащих, виновных в неисполнении поручения. Подписанный Министром доклад в суточный срок представляется в Правительство Российской Федерации.
4.11.11. Заместитель Министра, ответственный за обеспечение контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, периодически информирует Министра о состоянии исполнительской дисциплины в Минпросвещения России, в том числе о несвоевременном исполнении поручений департаментом-исполнителем и соисполнителями.
4.11.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля должностными лицами, указанными в подпункте 4.11.1 настоящей Инструкции, после выполнения заданий, запросов, принятия необходимых мер, сообщении результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Поручения снимаются с контроля Аппаратом Правительства Российской Федерации на основании решений, принимаемых Председателем Правительства Российской Федерации или заместителями Председателя Правительства Российской Федерации. Информация о снятии с контроля поручения доводится в 5-дневный срок после принятия решения до Минпросвещения России подразделением Аппарата Правительства Российской Федерации, ответственным за контроль исполнения поручения.
Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-учетной форме ЕСЭД и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
4.11.13. Исполненные электронные документы Минпросвещения России систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России.
4.12. Работа исполнителя с документами
4.12.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Минпросвещения России осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.
4.12.2. Поручения руководства Минпросвещения России доводятся до руководителей структурных подразделений посредством ЕСЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные - незамедлительно.
4.12.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
4.12.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие федеральные органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Минпросвещения России, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).
4.12.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Минпросвещения России выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение исполнителей в день поступления, а также контроль за своевременным и качественным их исполнением.
4.12.6. Специалисты структурных подразделений Минпросвещения России в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов в ЕСЭД (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
4.12.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Минпросвещения России, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Минпросвещения России связано получить согласование у федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения (на уровне не ниже заместителей Министра) в виде письма в бумажном виде в адрес Минпросвещения России, или визы на визовом экземпляре документа (визы на оригинале нормативного правового акта), или письма в электронном виде, переданного по каналам МЭДО и заверенного электронной подписью.
4.12.8. Подготовленный в электронном виде к подписанию руководством Минпросвещения России документ визируется исполнителем поручения (указания), руководством структурного подразделения Минпросвещения России, руководством структурных подразделений-соисполнителей поручения (указания), Правовым департаментом (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативного правового акта), курирующим заместителем Министра, служащим отдела редактирования документов Департамента управления делами (далее - редактор).
4.12.9. Все документы редактируются непосредственно перед подписью Министра или лица, его замещающего, только при наличии всех необходимых виз. В случае если документы представляются на редактирование после подписи, то при наличии ошибок документ редактируется и заново оформляется на бланке. Редактор визирует чистовой вариант с пометкой "после подписи".
До представления документа на редактирование в отдел редактирования документов служащий отдела делопроизводства проверяет наличие виз, наличие поручения и сам документ, количество листов в приложениях, а также подпись должностного лица.
4.12.10. Документы, представляемые на редактирование, должны быть оформлены с помощью текстового редактора шрифтом размером N 14. В табличных материалах допускается использование шрифта размером N 10-12.
Документы на редактирование представляются исполнителем только вместе с электронным носителем (флеш-картой). Ответственность за идентичность визового экземпляра и электронной версии возлагается на исполнителя документа.
На электронном носителе (флеш-карте) должны находиться только те документы, которые представляются на редактирование, либо должна быть создана отдельная папка "Для редакторов". Достоверность представленной информации в электронном виде (файлов) заверяется исполнителем при передаче документов на редактирование.
4.12.11. Перечень документов, редактирование которых осуществляет Департамент управления делами, приведен в приложении N 42 к настоящей Инструкции.
4.12.12. Не представляются на редактирование:
служебные письма, приветствия на бланках установленного образца и распоряжения Минпросвещения России за подписью заместителей Министра;
приказы Минпросвещения России об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, по личному составу и награждению;
приказы с отметкой "дсп/ОЗГТ";
уставы подведомственных Минпросвещения России организаций;
программы (паспорта программ), стратегии, планы, концепции и технические задания, государственные задания подведомственным организациям, а также внутренние документы, разрабатываемые департаментами;
приложения к доверенностям, приказам, распоряжениям, протоколам в виде табличных материалов, содержащих цифры, расчеты, названия организаций, фамилии и т.п.;
табличные и другие материалы, слайды;
материалы неслужебного характера.
4.12.13. Редактирование документов осуществляется в порядке их поступления согласно контрольным срокам исполнения не позднее чем за 2 дня до истечения контрольного срока, в рабочие дни - понедельник - четверг с 9.00 до 18.00., пятница с 9.00 до 16.45.
При необходимости привлечения к работе сотрудников отдела редактирования документов по окончании их рабочего времени структурное подразделение Министерства информирует об этом Департамент управления делами, но не позднее 17.00 (в пятницу - не позднее 15.45).
4.12.14. Отредактированные документы выдаются исполнителю под роспись в журнале учета отдела редактирования документов Департамента управления делами.
4.12.15. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел делопроизводства Департамента управления делами.
4.12.16. Документы в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Счетную палату Российской Федерации, руководителям субъектов Российской Федерации вносятся заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
4.12.17. Документы, поступившие из структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации непосредственно руководителям структурных подразделений Минпросвещения России, рассматриваются ими и вносятся в указанные структурные подразделения органов государственной власти.
4.12.18. Работать с документами, поступившими в Минпросвещения России, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.
4.12.19. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Использование сведений, содержащихся в документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий служащим других организаций или учреждений допускается с разрешения руководства Минпросвещения России или руководителя соответствующего структурного подразделения Минпросвещения России.
4.12.20. Служащие структурных подразделений Минпросвещения России несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
4.12.21. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Минпросвещения России обязан незамедлительно доложить руководителю о данном факте. По данному факту руководитель структурного подразделения Минпросвещения России назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Департамент управления делами.
4.12.22. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе служащие структурных подразделений Минпросвещения России обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минпросвещения России, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения.
4.12.23. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделения Минпросвещения России за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений.
4.12.24. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Минпросвещения России, обязан в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства.
4.13. Учет и анализ объемов документооборота
4.13.1. Учет объемов документооборота в Минпросвещения России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности служащих, занятых в делопроизводстве.
4.13.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Минпросвещения России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.13.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и представляются руководству Минпросвещения России в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
4.13.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в ЕСЭД.
4.13.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
4.13.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
V. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
В МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ
5.1. Общие правила работы с электронными документами
5.1.1. В Минпросвещения России создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
5.1.2. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.1.3. Перечень электронных документов Минпросвещения России, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом Минпросвещения России.
5.1.4. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Минпросвещения России в электронном виде в ЕСЭД.
5.1.5. Прием входящих электронных документов из органов государственной власти и организаций, отправка электронных документов осуществляются служащими Минпросвещения России, указанными в разделах 4.3, 4.4 и 4.7 настоящей Инструкции.
5.1.6. При отправке электронных документов Минпросвещения России в органы государственной власти и организации электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица Минпросвещения России - автора электронного документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
При отправке адресату электронного документа Минпросвещения России, подписанного ЭП, направления бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.1.7. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов внутреннего документооборота, согласовании (визировании) и подписании исходящих электронных документов в системе ЕСЭД Минпросвещения России может использоваться ЭП.
5.1.8. При получении электронных документов, поступивших по СЭВ, МЭДО или внутреннему документообороту, подписанных ЭП, служащими Минпросвещения России, указанными в подпункте 4.2.15 настоящей Инструкции, проверяется ее подлинность.
5.1.9. Электронные документы, направляемые на рассмотрение руководству Минпросвещения России, на исполнение в структурные подразделения Минпросвещения России и ответственным исполнителям, на отправку адресату и на хранение, передаются вместе с регистрационными данными в форме ЭРК с текущим набором реквизитов, приложениями и прикрепленными файлами электронного документа.
5.1.10. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Минпросвещения России на бумажном носителе, включаются в ЕСЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ЕСЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.
5.1.11. Ведение делопроизводства в Минпросвещения России с использованием ЕСЭД осуществляется отделом делопроизводства, отделом контроля и регистрации обращений граждан и организаций, секретариатами заместителей Министра, секретариатами структурных подразделений Минпросвещения России.
5.1.12. В ЕСЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.
Документы с отметкой "Для служебного пользования" не сканируются и не подлежат рассылке в ЕСЭД.
Не подлежат сканированию документы, указанные в приложении N 32 к настоящей Инструкции. На указанные документы в ЕСЭД заводится ЭРК со всеми реквизитами.
5.1.13. Документы, поступившие по СЭВ и МЭДО, автоматически переносятся в ЕСЭД с созданием ЭРК для каждого документа.
5.2. Порядок обработки электронных документов
5.2.1. В целях учета и поиска документов в ЕСЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в ЭРК в соответствии с приложением N 33 к настоящей Инструкции.
Требования к реквизитам, включенным в ЭРК, приведены в приложении N 21 к настоящей Инструкции.
5.2.2. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
5.2.3. Регистрация электронных документов производится в соответствии с имеющимися в Минпросвещения России документопотоками: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация, обращения граждан и организаций.
5.2.4. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылается по принадлежности или направляется отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт, который регистрируется в ЕСЭД и направляется отправителю электронного документа.
5.2.5. Электронный документ, поступивший в Минпросвещения России, регистрируется в ЕСЭД в соответствии с документопотоком.
Если электронный документ, поступивший в Минпросвещения России, относится к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в Минпросвещения России в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, он распечатывается в полном объеме, а в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный входящий номер в соответствии с подпунктом 4.3.3 настоящей Инструкции.
5.2.6. Служащий структурного подразделения Минпросвещения России, ответственный за подготовку проекта указания по исполнению (резолюции), вносит в ЭРК на закладке "исполнением в поле "резолюции" проект резолюции, которая автоматически поступает на утверждение (подписание) руководству Минпросвещения России и/или структурного подразделения.
5.2.7. Руководство Минпросвещения России и/или структурного подразделения рассматривает электронные документы в ЕСЭД и/или бумажные документы, утверждает (подписывает) указания по исполнению (резолюции) или направляет проект на доработку.
Документы с утвержденным (подписанным) указанием по исполнению (резолюцией) поступают в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений или секретариат структурного подразделения для формирования в ЭРК на закладке "исполнение" контрольного задания.
Утверждение указания по исполнению (резолюции) в ЕСЭД может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению (резолюцию), но только после его подписания руководством Минпросвещения России и/или руководством структурного подразделения.
5.2.8. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению (резолюций), формирования в ЕСЭД контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минпросвещения России и/или ответственному исполнителю по принадлежности для рассмотрения и исполнения, о чем в ЭРК на закладке "исполнение" в поле "журнал передачи" делается соответствующая отметка.
5.2.9. Исполненный электронный документ списывается в дело для хранения, а в ЭРК в поле "списан в дело" делается соответствующая отметка.
5.3. Подготовка проекта электронного документа в ЕСЭД
5.3.1. ЭРК "проект документа" в ЕСЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).
5.3.2. Зарегистрированные и размещенные в ЕСЭД документы поступают в структурные подразделения Минпросвещения России с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Минпросвещения России и/или структурных подразделений Минпросвещения России на исполнение.
5.3.3. Служащие структурных подразделений Минпросвещения России в процессе исполнения документа в ЕСЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК "проект документа".
ЭРК "проект документа" также используется служащими секретариатов структурных подразделений, секретариатов заместителей Министра при подготовке внутренних документов (приказов, распоряжений, поручений, заявок, служебных записок, протоколов и т.д.) и при регистрации документов.
5.3.4. Для формирования ЭРК "проект документа" в системе ЕСЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок служащего.
Далее формируется ЭРК "проект документа" в ЕСЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна ЕСЭД.
5.3.5. Регистрационный номер ЭРК "проект документа" присваивается автоматически при ее открытии.
Пример:
пр-10/3200 - для структурных подразделений Минпросвещения России, где:
пр - проект;
10 - индекс структурного подразделения Минпросвещения России (присваивается автоматически в зависимости от структурного подразделения, ответственного за исполнение документа);
3200 - порядковый номер проекта документа.
проект-303 - для секретариатов заместителей Министра просвещения Российской Федерации, где
303 - порядковый номер проекта документа.
Если проект документа формируется на основании ЭРК документа, номер документа - основания включается в структуру номера проекта документа.
Пример:
03-117вн/проект-06/4473.
5.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК "Проект документа" несет служащий, являющийся ответственным за выполнение поручения.
Контроль правильности оформления служащим ЭРК "Проект документа" возлагается на секретариат структурного подразделения Минпросвещения России или секретариаты заместителей Министра при присвоении регистрационного исходящего номера документу.
Реквизиты ЭРК "проект документа": инициатор поручения, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.
Остальные реквизиты ЭРК "проект документа" при необходимости заполняются исполнителем. Если формирование ЭРК "проект документа" осуществляется непосредственно через ЭРК документа, то в поле "документ" ЭРК "проект документа" автоматически прописывается ссылка на ЭРК документа, на основании которого создан проект документа.
Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК "проект документа". При этом поле "документ" ЭРК "проект документа" не заполняется, а в реквизите "связка с документом" производятся связки с необходимыми документами.
5.3.7. После заполнения реквизитов ЭРК "проект документа" документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.
При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК "проект документа", за исключением этапов подписи и регистрации документа.
5.3.8. После подготовки электронного проекта служебного документа ответственный исполнитель прикрепляет его к реквизиту "визируемый документ" ЭРК "проект документа".
5.3.9. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК "проект документа" список визирующих должностных лиц и очередность их визирования. В список визируемых лиц могут вноситься должностные лица других структурных подразделений.
При работе между структурными подразделениями Минпросвещения России ответственный исполнитель совместно с соисполнителем другого структурного подразделения определяет список исполнителей.
При работе между структурными подразделениями Минпросвещения России и секретариатами заместителей Министра заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).
5.3.10. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Минпросвещения России - соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК "проект документа" в виде примечаний и прикрепленных файлов.
5.3.11. В системе ЕСЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.
Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК "проект документа" через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа и заполнить соответствующие реквизиты "документ на подписи" ЭРК "проект документа" и сохранить ее.
В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписания проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК "проект документа".
Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).
5.3.12. Не разрешается визирование (согласование) проекта служебного документа заинтересованными должностными лицами с помощью ЭП.
5.3.13. Подписанный руководителем структурного подразделения Минпросвещения России или заместителем Министра проект служебного документа автоматически переносится в папку "документы, готовые к регистрации" ЕСЭД служащему соответствующего секретариата.
5.3.14. Служащий секретариата открывает ЭРК "проект документа" и регистрирует служебный документ в соответствующей группе документов с помощью ЭРК "проект документа" в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа (количество листов, срочность), а из поля "прикрепленный файл" удаляется файл, автоматически прикрепляемый при регистрации через ЭРК "проект документа".
5.3.15. Внутренний документ, подписанный с использованием ЭП, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату в Минпросвещения России только в электронном виде.
Если документ отправляется адресату на бумажном носителе, то соответствующим секретариатом он распечатывается на бланке Минпросвещения России и подписывается соответствующим руководителем Минпросвещения России. Документ сканируется, прикрепляется к карточке и направляется указанному адресату через экспедицию, по СЭВ или МЭДО.
5.3.16. После подписания проекта документа заместителем Министра или руководством структурного подразделения ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.
Подтверждением регистрации проекта документа является появление в реквизите "связка с документом" ЭРК "проект документа" ярлыка регистрационного номера соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован документ" в реквизите "статус".
В случае если после рассмотрения проекта документа руководством Минпросвещения России и (или) руководством структурного подразделения принято решение о прекращении работы с документом, то в ЭРК "проект документа" соответствующим секретариатом структурного подразделения или заместителя Министра выставляется статус "работа с проектом завершена без регистрации".
5.3.17. В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью Министра или лица, его замещающего, завизированный проект документа в электронном виде направляется служащему структурного подразделения Минпросвещения России, на которое возложены функции внесения редакционных правок в проект документа, для дальнейшего его распечатывания, визирования и подписи.
В случае направления документов на бумажном носителе в органы государственной власти или организации за подписью заместителя Министра исполнителем направляется проект документа в секретариат заместителя Министра для внесения редакционных правок в проект документа, дальнейшего его распечатывания и подписи.
5.4. Особенности подготовки проекта приказа
или распоряжения в ЕСЭД
5.4.1. Согласование подготовленного в электронном виде проекта приказа или распоряжения Минпросвещения России осуществляется с помощью ЭРК "Проект документа" в соответствии с пунктом 5.3 настоящей Инструкции.
5.4.2. Исполнителем формируется список должностных лиц визирования (согласования) проекта приказа или распоряжения и порядок их визирования.
Предложения и замечания, поступившие от структурных подразделений, при прохождении визирования (согласования), к проекту приказа или распоряжения вносятся в ЭРК "Проект документа" в виде примечаний и прикрепленных файлов.
Проект приказа или распоряжения визируется (согласовывается) должностными лицами после учета ответственным исполнителем замечаний.
5.4.3. Ответственный исполнитель проекта приказа или распоряжения после визирования должностными лицами Минпросвещения России в ЭРК "проект документа" распечатывает его на бумажный носитель.
Для доклада проекта приказа или распоряжения на подпись Министру в установленном порядке ответственный исполнитель предварительно согласовывает в отделе делопроизводства пакет документов и представляет его на редактирование в отдел редактирования документов.
Если проект приказа или распоряжения подписывается заместителем Министра, то ответственный исполнитель после редактирования распечатывает его на бумажном носителе и представляет его в секретариат соответствующего заместителя Министра для подписи в установленном порядке.
5.4.4. Подписанный Министром или соответствующим заместителем Министра проект приказа или распоряжения автоматически переносится в ЕСЭД в папку "документы, готовые к регистрации" ЭРК "проект документа" служащему отдела делопроизводства.
Исполнитель проекта приказа или распоряжения представляет подписанный приказ или распоряжение Минпросвещения России служащему отдела делопроизводства, отвечающему за регистрацию приказов или распоряжений. Служащий отдела делопроизводства открывает в ЕСЭД ЭРК "проект документа" и на ее основе регистрирует приказ или распоряжение Минпросвещения России в соответствующей группе. При этом заполняются только пустые реквизиты ЭРК регистрируемого документа (количество листов, срочность), из поля "прикрепленный файл" удаляется файл, если он не подписан ЭП, подписанный бумажный вариант проекта документа сканируется, прикрепляется к ЭРК регистрируемого документа и направляется адресату с использованием системы ЕСЭД или через экспедицию в установленном порядке.
5.5. Особенности подготовки проекта
внутреннего документа в ЕСЭД
5.5.1. Проект внутреннего документа (служебный документ, записка и т.п.) формируется с помощью ЭРК "проект документа" системы ЕСЭД в соответствии с пунктом 5.3 настоящей Инструкции.
Проект внутреннего документа подписывается ЭП руководителей структурных подразделений Минпросвещения России.
5.5.2. Рассылка внутренних документов производится в электронном виде в соответствии с разделом 4.6 настоящей Инструкции.
5.6. Особенности формирования дел в ЕСЭД
для их дальнейшего хранения
5.6.1. ЕСЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
Структурное подразделение Минпросвещения России может в ЕСЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью системы ЕСЭД.
5.6.2. Формирование дел с электронными документами в ЕСЭД осуществляется:
служащим отдела делопроизводства;
служащим отдела контроля и регистрации обращений граждан и организаций;
служащим секретариата заместителя Министра;
служащим секретариата структурного подразделения Минпросвещения России.
5.6.3. В ЕСЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки "В дело" в соответствующей ЭРК документа, при этом поле "Списан в дело" заполняется автоматически.
5.6.4. Формирование дел в ЕСЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу. При необходимости нумерация листов в деле уточняется и корректируется, служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в секретариате заместителя Министра перед передачей дел в архив.
5.6.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
5.6.6. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта в установленном порядке.
5.6.7. Поступившие из структурных подразделений в отдел архива Правового департамента электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение в установленном порядке.
VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ
6.1. Разработка и ведение номенклатуры
дел в Минпросвещения России
6.1.1. Формирование документального фонда Минпросвещения России осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти <2>.
--------------------------------
<2> Подпункт 27 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
Документальный фонд Минпросвещения России составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Минпросвещения России.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве просвещения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2018 г. N 884, Регламента внутренней организации в Министерстве просвещения Российской Федерации, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Минпросвещения России, и других документов, регламентирующих деятельность Минпросвещения России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Минпросвещения России.
6.1.3. В Минпросвещения России составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 43 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Минпросвещения России (приложение N 44 к настоящей Инструкции).
Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 45 к настоящей Инструкции.
6.1.4. Структурные подразделения Минпросвещения России ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом делопроизводства, отделом архива Правового департамента и подписывается у руководителя структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения готовится в трех экземплярах, из которых первый экземпляр остается в службе делопроизводства структурного подразделения, второй экземпляр передается в отдел делопроизводства, а третий в отдел архива Правового департамента.
Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел делопроизводства и в отдел архива Правового департамента возлагается на руководителя структурного подразделения.
6.1.5. Если в течение года в Минпросвещения России создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент управления делами для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Минпросвещения России.
6.1.6. Номенклатура дел Минпросвещения России составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Минпросвещения России оказывают отдел архива Правового департамента и центральная экспертная комиссия Минпросвещения России.
Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах:
1-й хранится в деле Департамента управления делами как документ постоянного хранения;
2-й - в Департаменте управления делами как рабочий экземпляр;
3-й - в отделе архива Правового департамента;
4-й - в федеральном архиве.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Минпросвещения России документы Архивного фонда Российской Федерации.
В случае изменения функций и структуры Минпросвещения России номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального архива.
На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Минпросвещения России.
Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального архива, согласно предоставленным ему полномочиям, номенклатура дел Минпросвещения России в конце каждого года уточняется.
6.1.7. Номенклатура дел Минпросвещения России, подписанная директором Департамента управления делами, согласованная с начальником отдела архива Правового департамента, с центральной экспертной комиссией Минпросвещения России (далее - центральная экспертная комиссия), утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента управления делами.
6.1.8. После утверждения номенклатуры дел Минпросвещения России изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент управления делами направляет в структурные подразделения выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе, в том числе и в структурное подразделение, осуществляющее техническое сопровождение ЕСЭД Минпросвещения России.
Департамент управления делами в течение года использует рабочий экземпляр номенклатуры дел Минпросвещения России.
6.2. Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел при соблюдении принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.2.2. Дела в Минпросвещения России формируются в структурных подразделениях.
6.2.3. Методическая работа в вопросах формирования дел и контроль правильного их формирования осуществляется отделом архива Правового департамента Минпросвещения России.
6.2.4. Исполнитель должен в 10-дневный срок сдавать исполненные документы служащему, ответственному за ведение делопроизводство в структурном подразделении для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Министерства или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.5. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в ЕСЭД Минпросвещения России в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.2.6 Дела со дня их формирования до передачи в отдел архива Правового департамента или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Минпросвещения России по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и служащий, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов в местах их текущего хранения.
6.2.7. Правила формирования, учета и организации хранения дел в структурных подразделениях Минпросвещения России приведены в приложении N 46 к настоящей Инструкции.
6.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение
6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел структурных подразделений;
составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел архива Правового департамента.
6.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минпросвещения России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, содержащих функции, права и организацию работы и утверждаемых, соответственно, Министром или руководителем структурного подразделения.
6.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минпросвещения России служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством отдела архива Правового департамента.
6.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел архива Правового департамента (архив Минпросвещения России) и отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
6.3.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения в Минпросвещения России путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Минпросвещения России.
6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 47 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 48 к настоящей Инструкции), порядок составления описей дел приведен в приложении N 49 к настоящей Инструкции.
6.3.10. Отдельные описи составляются на электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение N 50 к настоящей Инструкции).
6.3.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.3.12. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, утверждаемого Министром.
6.3.13. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Минпросвещения России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 51 к настоящей Инструкции).
6.3.14. Оформление дел проводится служащими отдела архива Правового департамента и служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Минпросвещения России, при методической помощи и под контролем отдела архива Правового департамент.
6.3.15. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.
6.3.16. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 52 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 53 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 54 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.3.17. При подготовке электронных документов к передаче в отдел архива Правового департамента выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в ЕСЭД электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.
6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения
6.4.1. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов (далее - акт) рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссией Минпросвещения России, экспертной комиссией структурного подразделения одновременно.
6.4.2. Результаты отбора к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Минпросвещения России. При этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
6.4.4. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2014 года.
6.4.5. После утверждения экспертно-проверочной комиссией федерального архива в установленном порядке описей дел постоянного хранения акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с центральной экспертной комиссией Минпросвещения России, экспертной комиссией структурного подразделения, утверждаются Министром.
6.4.6. После утверждения Министром актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Минпросвещения России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
6.4.7. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.
6.5. Передача дел на архивное хранение в отдел
архива Правового департамента
6.5.1. В отдел архива Правового департамента передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте государственной службы и кадров в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в отдел архива Правового департамента.
6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;
6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в отдел архива Правового департамента не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.5.4. Передача документов в отдел архива Правового департамента производится по описям дел структурных подразделений.
6.5.5. Передача дел в отдел архива Правового департамента осуществляется в соответствии с графиком, составленным отделом архива Правового департамента и согласованным с руководителями структурных подразделений и Департаментом управления делами.
6.5.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел архива Правового департамента сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурных подразделений обязаны устранить.
6.5.7. Прием дел производится служащим отдела архива Правового департамента в присутствии служащего структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащего отдела архива Правового департамента и лица, передавшего дела.
6.5.8. Вместе с делами в отдел архива Правового департамента передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Передача электронных документов в архив осуществляется по ЕСЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника отдела архива Правового департамента и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.
6.5.9. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
6.5.10. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минпросвещения России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел архива Правового департамента, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.
VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ
НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
7.1. Изготовление и учет номерных бланков документов
7.1.1. Минпросвещения России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление и учет бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
7.1.2. Организация работы по оформлению заявок в Департамент управления имущественным комплексом и конкурсных процедур на изготовление бланков документов (в том числе бланков приветствий и поздравлений Министра), предоставлению их образцов (макетов), заказов на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии возложена на отдел редактирования документов Департамента управления делами. Отдел редактирования документов осуществляет учет нумерации бланков строгой отчетности Минпросвещения России.
Получение, учет номерных бланков и выдачу в секретариаты заместителей Министра, в структурные подразделения изготовленных номерных бланков, за исключением номерных бланков Министра просвещения Российской Федерации, осуществляет Департамент финансов, экономики и организации бюджетного процесса.
7.1.3. Номерные бланки документов изготавливаются и нумеруются типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.
7.1.4. Учет номерных бланков документов ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков согласно приложению N 55 к настоящей Инструкции.
Номерные бланки документов выдаются служащим, ответственным за делопроизводство в секретариатах заместителей Министра и в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков, в количестве не более 100 штук каждого вида бланков по требованию накладной.
7.1.5. В структурных подразделениях Минпросвещения России номерные бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах или сейфах.
7.1.6. Передача номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.
7.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности номерных бланков документов и правильность их использования несут служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Минпросвещения России.
7.1.8. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях служащие представляют отчет о расходовании номерных бланков документов Минпросвещения России согласно приложению N 55 к настоящей Инструкции в структурное подразделение, отвечающее за работу склада, ежемесячно к 3 числу месяца, следующего за отчетным.
7.1.9. Испорченные и невостребованные номерные бланки документов возвращаются в отдел, отвечающий за работу склада, вместе с отчетом о расходовании номерных бланков документов (приложение N 55 к настоящей Инструкции) с последующим их уничтожением в установленном порядке.
7.1.10. Контроль правильности расходования бланков документов осуществляют служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений Минпросвещения России.
7.2. Учет печатей и штампов
7.2.1. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
7.2.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минпросвещения России используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
7.2.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
7.2.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Министр по согласованию с директором Департамента управления делами.
7.2.5. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в соответствующих структурных подразделениях и передается в Департамент управления имущественным комплексом и конкурсных процедур, который размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
7.2.6. В случае служебной необходимости по решению Министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
7.2.7. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом Минпросвещения России, или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
7.2.8. Учет имеющихся в Минпросвещения России печатей и штампов ведет структурное подразделение Департамента финансов, экономики и организации бюджетного процесса, отвечающее за работу склада, в журнале учета печатей и штампов (приложение N 56 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков.
Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются.
7.2.9. Выдача печатей и штампов служащим, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
7.2.10. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся металлических несгораемых шкафах.
7.2.11. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Минпросвещения России, не допускаются.
7.2.12. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Министра, ответственность за надежность хранения, законность использования печатей структурных подразделений Министерства - на руководи гелей соответствующих структурных подразделений.
7.2.13. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
13 марта 2019 год
Приложением N 1
к п. 3.2.2 Инструкции
РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов на титульном
листе документа
|
Наименование организации
|
|
|
Гриф согласования документа
|
Гриф утверждения документа
|
|
Наименование вида документа
Заголовок к тексту
|
|
|
Гриф согласования документа
|
|
|
Место составления (издания) документа - год издания документа
|
|
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок Б.1 - Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 углового бланка
Рисунок Б.2 - Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 продольного бланка
Приложение N 2
к п. 3.2.5 Инструкции
|
Приложение N 3
Образец бланка совместного приказа Министерства просвещения Приложение N 4
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||