МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПОДГОТОВКЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ СПОРТИВНЫХ СОРЕВНОВАНИЙ
И ФИЗКУЛЬТУРНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ НА ТЕРРИТОРИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие методические рекомендации по подготовке международных спортивных соревнований и физкультурных мероприятий разработаны с учетом опыта проведения на территории Российской Федерации международных спортивных мероприятий во исполнение пункта 6 протокола заседания организационного комитета по подготовке и проведению XXXII Всемирной летней универсиады 2023 года в г. Екатеринбурге от 8 июля 2020 г. N 1 (далее - рекомендации).
1.2. Рекомендации определяют цикл планирования и проведения международного спортивного соревнования и физкультурного мероприятия (далее - мероприятие), начиная от подготовки заявки, выдвижения кандидатуры города-организатора, проведения заявочной кампании, и формализуют этапы планирования для их внедрения при организации международного спортивного мероприятия.
1.3. Рекомендации сформированы на основе анализа лучших практик и приобретенного в России опыта в период организации XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 года в г. Казани, XXII Олимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи, XVI чемпионата мира FINA по водным видам спорта 2015 года в г. Казани, Кубка конфедераций FIFA 2017 года и чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года, XXIX Всемирной зимней Универсиады 2019 года в г. Красноярске и других мероприятий.
1.4. Рекомендации направлены на решение следующих задач:
унификация набора инструментов планирования по организации мероприятий для внедрения в городах-организаторах;
обеспечение единства методологии по подготовке мероприятий.
1.5. Ожидаемые результаты использования рекомендаций:
качественная подготовка заявочных документов на проведение мероприятий, в отношении которых возникают обязательства Российской Федерации, в том числе на участие в конкурсе на право проведения таких мероприятий;
внедрение организационной структуры и необходимых инструментов планирования на региональном уровне и в городах-организаторах;
реализация этапов подготовки и проведения мероприятий с использованием проектного управления;
повышение эффективности подготовки и проведения мероприятий, направленных на устойчивое развитие.
2. Подготовка заявки на право выдвижения кандидатуры
Российской Федерации для проведения мероприятий
2.1. Правовыми основами подготовки и проведения мероприятий, в том числе подготовки заявки на право выдвижения кандидатуры Российской Федерации для проведения мероприятий являются:
2.1.1. Федеральный закон от 04.12.2007 N 329-ФЗ "О физической культуре и спорте в Российской Федерации", в соответствии с которым:
организатор спортивного соревнования - юридическое лицо, которое утверждает положение (регламент) спортивного соревнования, определяет условия и календарный план его проведения, условия допуска к участию в спортивном соревновании, порядок выявления лучшего участника или лучших участников, порядок организационного и иного обеспечения спортивного соревнования, обеспечивает финансирование спортивного соревнования в утвержденном им порядке, а также осуществляет иные полномочия в соответствии с настоящим Федеральным законом <1>;
--------------------------------
<1> Пункт 7.3 статьи 2.
организатор физкультурного мероприятия - юридическое или физическое лицо, по инициативе которого проводится физкультурное мероприятие и (или) которое осуществляет организационное, финансовое и иное обеспечение подготовки и проведения такого мероприятия <2>;
--------------------------------
<2> Пункт 8 статьи 2.
международные спортивные мероприятия, в отношении которых возникают обязательства Российской Федерации, проводятся на территории Российской Федерации только при условии согласования решений об их проведении с общероссийскими спортивными федерациями по соответствующим видам спорта, с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, на территориях которых планируется проведение таких международных спортивных мероприятий, и с федеральным органом исполнительной власти в области физической культуры и спорта. Направление заявки на проведение на территории Российской Федерации таких международных спортивных мероприятий, в том числе на участие в конкурсе на право проведения таких мероприятий, может осуществляться общероссийской спортивной федерацией по соответствующему виду спорта в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области физической культуры и спорта <3>.
--------------------------------
<3> Часть 14 статьи 20.
2.1.2. Приказ Минспорта Российской Федерации от 30 марта 2017 г. N 284 "Об утверждении порядка направления общероссийской спортивной федерацией заявки на проведение на территории Российской Федерации международных спортивных мероприятий, в отношении которых возникают обязательства Российской Федерации, в том числе на участие в конкурсе на право проведения таких мероприятий" <4> (далее соответственно - приказ, порядок).
--------------------------------
<4> Зарегистрирован Минюстом России 05.10.2017, регистрационный N 48435, размещен на официальном сайте Минспорта России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
2.2. Согласно порядку, утвержденному приказом, общероссийская спортивная федерация представляет в Минспорт России соответствующий комплект документов в следующие сроки:
1) при наличии конкурса на право проведения мероприятия - не позднее чем за три месяца до направления в международную спортивную организацию письма о намерении принять участие в конкурсе на право проведения мероприятия;
2) при отсутствии конкурса на право проведения мероприятия - не позднее 1 мая года, предшествующего году, в котором запланировано проведение мероприятия.
2.3. Подготовка к процессу подачи заявки и процедуре отбора, проводимой международной организацией, включает следующие шаги:
согласование общероссийской спортивной федерацией или иной организацией, являющейся инициатором проведения мероприятия на территории Российской Федерации (далее - организатор мероприятия), заявки в международную спортивную организацию по итогам согласования такой заявки с высшим органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, на территории которого планируется проведение мероприятия, Министерством спорта Российской Федерации и межведомственной комиссией по организации и проведению на территории Российской Федерации международных спортивных соревнований, согласованию перспективных заявок Совета при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта (в случаях, предусмотренных порядком, указанным в пункте 2.1.2 рекомендаций);
направление организатором мероприятия письма в международную спортивную организацию о намерениях участвовать в конкурсе;
формирование организатором мероприятия или высшим органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, на территории которого планируется проведение мероприятия, заявочного комитета;
начало заявочного процесса.
2.4. Комплект документов и процедура согласования решения о поддержке выдвижения кандидатуры Российской Федерации на право проведения мероприятия предусмотрены в порядке, утвержденном приказом Минспорта России, указанным в пункте 2.1.2 рекомендаций.
2.5. При выдвижении заявки рекомендуется учитывать новые тенденции в отборе кандидатов международными спортивными организациями: освобождение от чрезмерной регламентации процесса в отношении городов-кандидатов, определения мест проведения спортивных соревнований и процедуры выбора организатора, основываясь на принципах устойчивого развития, сохранения наследия и сокращения расходов. В целях развития видов спорта, повышения зрительского интереса к проведению мероприятий и других факторов процедура отбора кандидатов на право проведения крупных международных спортивных мероприятий постоянно совершенствуется (например, в отношении страны-организатора Олимпийских игр и Юношеских Олимпийских игр <5>).
--------------------------------
<5> https://www.olympic.org/news/future-olympic-games-elections-to-be-more-flexible
Рекомендуется планировать мероприятие, согласованное с долгосрочными планами развития городов, при сохранении традиций и обеспечении лучших возможностей для спортсменов <6>.
--------------------------------
<6> https://www.olympic.org/future-host-election
2.6. Типовой заявочный процесс, как правило, предусматривают следующие действия:
Первый этап - "Заявка на участие", состоит из следующих процедур:
а) направление организатором мероприятия письма в международную спортивную организацию о намерении принять участие в заявочной кампании;
б) получение от международной спортивной организации документов, регламентирующих заявочную кампанию;
в) разработка концепции заявки;
г) предоставление анкеты претендента на проведение мероприятия с комплектом документов в международную спортивную организацию.
Второй этап - "Кандидат на право проведения мероприятия", состоит из следующих процедур:
а) разработка концепции мероприятия и внесение заявочного взноса, установленного международной спортивной организацией, если он предусмотрен регламентом (соглашением);
б) предоставление организатором мероприятия (городом-кандидатом) заявочной книги (досье);
в) инспекционный визит комиссии международной спортивной организации, подготовка экспертного мнения и соответствующего доклада по итогам поездки;
г) финальная презентация на заседании руководящего органа международной спортивной организации;
д) выбор города-организатора мероприятия;
е) подписание соглашения о проведении мероприятия.
2.7. Примерная структура заявочной книги (досье) предусматривает:
при наличии соответствующих требований международной спортивной организации - тексты официальных писем и гарантий от руководителей органов власти на федеральном и региональном уровнях, городской администрации, общероссийской спортивной федерации, а также гарантийные письма от хост-вещателя <7> и о соблюдении правил "чистого объекта" <8>;
--------------------------------
<7> Главный вещатель (вещатель принимающей стороны) - организация, которая осуществляет телевизионное или радиовещание с места проведения мероприятия.
<8> Объект, свободный от коммерческой рекламы и другой пропаганды - соответствующий стандартам, определенным в Контракте с городом-организатором и в Олимпийской хартии (Правило 50).
информацию, содержащую, как правило, данные о стране, городе-организаторе, структуре управления мероприятием, спортивной программе и иной программе, сроках проведения, объектах и инфраструктуре, организации медицинских услуг, безопасности, информационных технологиях и связи, устойчивом развитии, маркетинге, телевещании, финансовых аспектах и страховании, размещении и услугах, культурных мероприятиях, а также дополнительные предложения, обоснование мотивации и преимуществ.
2.8. При подготовке прогнозной оценки расходов на организацию и проведение мероприятия, а также обоснования операционного бюджета рекомендуется учитывать:
1) регламент мероприятия (минимум требований) международной спортивной организации;
2) материалы организационных комитетов аналогичных прошедших мероприятий (заявочные книги, отчеты и т.д.);
3) сведения, опубликованные в открытых источниках, материалы, предоставленные международными экспертами;
4) опыт проведения крупных международных соревнований в Российской Федерации;
5) прайс-листы с указанием стоимости продукции, работ и услуг.
Рекомендуется использовать следующие принципы формирования бюджета мероприятия:
а) разделить инфраструктурный и операционный бюджет;
б) максимально оценивать расходы и объективно рассчитывать доходы;
в) сопровождать каждую строку бюджета показателями и расчетами.
2.9. По итогам внесения заявочной книги в международную спортивную организацию назначается инспекция.
Сформированная международной спортивной организацией инспекционная группа, состоящая из специалистов и экспертов, выполняет возложенные на них функции:
1) совершает инспекционные визиты в каждый из городов-кандидатов на проведение мероприятия, в ходе которых осматривает объекты, а также проводит встречи с руководством страны, субъекта Российской Федерации, города-кандидата и заинтересованными сторонами (заявочный комитет, органы государственной власти, эксперты и другие лица);
2) по завершении визитов во все города-кандидаты оценочная комиссия, как правило, предоставляет отчет для международной спортивной организации в целях:
а) соответствия материалов заявочной книги и оценки реальных возможностей города-кандидата на право проведения мероприятия;
б) формирования мнения при принятии решения об избрании города-организатора мероприятия;
в) обозначения возможных рисков, с которыми можно столкнуться в каждом городе-кандидате на право проведения мероприятия;
3) презентует доклад на заседании руководящего органа международной спортивной организации до процедуры голосования по выбору города-организатора.
В заседании руководящего органа международной спортивной организации принимают участие делегации стран-претендентов на право проведения мероприятия, которые выступают с презентацией заявки.
2.10. Подписание соглашения/контракта об организации и проведении мероприятия с городом-организатором (далее - соглашение), как правило, происходит непосредственно по завершении процедуры объявления города-организатора (принимающего города).
Указанный документ подписывается руководителем международной спортивной организации; руководителем общероссийской спортивной федерации или организации, являющейся инициатором проведения мероприятия на территории Российской Федерации, представителем города-организатора.
2.11. После подписания соглашения заявочный комитет в качестве завершающего документа планирования на этапе заявки составляет реестр обязательств и гарантий, вытекающих из заявочной книги и соглашения, который включает перечень задач, предложения по установлению сроков и ответственных. Данный реестр подлежит согласованию с органами государственной власти и заинтересованными сторонами.
2.12. В целях организации и координации деятельности по подготовке и проведению мероприятия, как правило, образуются организационные комитеты, а также, при необходимости, рабочие группы по направлениям деятельности и иные коллегиальные совещательные органы.
2.13. При подготовке комплексных международных спортивных мероприятий или по отдельным решениям федерального органа исполнительной власти в отношении мероприятий, проводимых в нескольких субъектах Российской Федерации, с учетом международных требований, как правило, определяется организация, ответственная за проведение мероприятия (далее - организатор). Организатором может являться действующее или специально создаваемое учреждение или автономная некоммерческая организация.
3. Планирование мероприятия
3.1 Организатор начинает планирование с учетом установленных требований (регламентов), осуществляя в первоочередном порядке:
1) поиск и подбор руководителей и персонал;
2) создание условий для работы персонала;
3) формирование основной нормативной правовой базы;
4) установление целей и задач организатора, ключевых принципов, структуры управления;
5) разработку плана-графика подготовки мероприятия.
3.2. Для обеспечения деятельности по подготовке и проведению мероприятия в структуре организации рекомендуется предусмотреть создание проектного офиса, к деятельности которого могут привлекаться внешние эксперты.
Задачами проектного офиса являются:
а) внедрение проектного управления, методологическое обеспечение деятельности организатора в области проектного управления, в том числе сборе и внедрении лучших практик в области проектного управления по проведению мероприятий;
б) организация обучения сотрудников проектному управлению;
в) выбор, внедрение и поддержка информационной системы управления проектами и обучение участников проекта работе с ней.
При организации деятельности проектного офиса возможно воспользоваться следующими национальными стандартами:
ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";
ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению программой";
ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту".
3.3. Процесс организации мероприятия разделяется на пять этапов:
3.3.1. Стратегическое (или базовое) планирование.
Первый базовый этап (продолжительность - 1 - 6 месяцев), на котором определяются миссия, цели, задачи, основные участники.
Организатор обеспечивает подготовку стратегического (базового) плана проведения мероприятия, который является основой последующего планирования.
На данном этапе определяются функциональные направления деятельности <9>, которые объединяются в организационные блоки, в частности:
--------------------------------
<9> Организационная единица организатора, имеющая четкую зону ответственности по определенному специализированному направлению работ по обеспечению подготовки и проведения мероприятия в соответствии с требованиями всех его участников.
планирование;
спортивная программа и объекты;
технологии и медиа;
сервисы <10>;
--------------------------------
<10> Услуги, которые организатор должен предоставить клиентам мероприятия (аккредитация, транспорт и т.д.).
маркетинг и церемонии;
международные отношения и взаимодействие с органами власти;
корпоративные функции;
безопасность.
По мере разработки основных документов функциональные направления деятельности активируются и оформляются в структурные подразделения.
В ходе подготовки детализируется начатая на этапе заявочной кампании работа по реестру обязательств и требований к организации и проведению мероприятия, на основе которой формируются базовые справочники (справочники функциональных направлений деятельности, объектов, клиентских групп, терминов):
1) анализ основных документов международной спортивной организации;
2) формирование единого реестра обязательств и требований;
3) классификация обязательств и требований с точки зрения рисков;
4) согласование реестра с представителями функциональных направлений деятельности.
Основное внимание на данном этапе уделяется разработке стратегического плана мероприятия - базового высокоуровневого плана (мастер-плана), опирающегося на заявочную книгу, в котором излагаются миссия, общие цели и задачи, основные участники, подходы к работе организатора для их достижения.
Документ описывает стратегические выборы в области планирования, маркетинга, управления рисками, технологий, определяет в разрезе функциональных направлений деятельности планирование работы на всех этапах подготовки и включает в себя план-график подготовки и проведения мероприятия.
Рекомендуется в данном плане-графике предусмотреть подробное описание ключевых контрольных сроков проведения мероприятия и график строительства (адаптации) объектов и инфраструктуры с подробным описанием основных этапов их подготовки.
Стратегическим планом, как правило, определяются укрупненно несколько направлений подготовки операционных документов на следующем этапе операционного планирования, например:
клиентское планирование;
функциональное планирование операций;
планирование работы объектов.
3.3.2. Операционное планирование (продолжительность - 12 - 36 месяцев).
На данном этапе организатору рекомендуется осуществлять детальное планирование операций в соответствии с согласованной организационной структурой, проектами, контрольными сроками и методологией, чтобы приблизиться к состоянию готовности к проведению мероприятия. При этом разрабатываются первичные документы операционного планирования:
1) по клиентскому направлению для определения потребностей клиентов в продуктах <11> и сервисах:
--------------------------------
<11> Материальные и нематериальные итоги выполнения работ, созданные для достижения целей организатора мероприятия (спортивная программа, церемонии, волонтерские центры и т.д.).
а) уровень продуктов и сервисов определяет продукты и услуги, планируемые для клиентских групп на основании требований;
б) уровни обслуживания, которые подробно описывают согласованный уровень предоставляемых услуг (сервисов) в разрезе клиентских групп;
2) по направлению планирования функциональных операций - функциональный операционный план, который определяет методы и ресурсы для предоставления услуг;
3) по направлению планирования работы объекта - операционный план объекта, который определяет работу конкретного объекта во время мероприятия.
С учетом сформированного на стратегическом этапе основополагающего плана-графика организации и проведения мероприятия, подготовленного на основе реестра обязательств и требований, начинается разработка детального тактического плана, который содержит плановые активности, их ключевые контрольные точки, определяет взаимозависимости между активностями.
Тактический план позволяет планировать и контролировать подготовку к мероприятию (проекты, процессы, сроки, участники, вовлеченные стороны). В дальнейшем происходит актуализация плана, в том числе с включением задач и поручений от заинтересованных органов государственной власти.
В целях мониторинга исполнения плановых активностей и сбора отчетности рекомендуется внедрить автоматизированную информационную систему управления проектами.
По завершении разработки первичных документов операционного планирования рекомендуется инициировать процесс управления рисками - согласованную работу по внедрению учета проектных и операционных рисков во все сферы управления и контроля деятельности организатора.
Работу по управлению рисками следует осуществлять с учетом стандартов ГОСТ Р ИСО 31000:2010 ISO 31000 - "Управление рисками - Принципы и рекомендации" и ГОСТ Р 51897-2011 - "Управление рисками. Термины и определения".
Цикл управления рисками включает следующее:
1) определение рисков;
2) оценку рисков со шкалой величины и вероятности;
2) мониторинг реестра рисков;
3) анализ рисков - определение стратегии управления риском;
4) контроль мероприятий по управлению рисками.
Процесс клиентского планирования заключается в следующем:
1) определение групп и подгрупп клиентов (детализация справочника клиентских групп);
2) расшифровка справочника клиентских групп в документе "Уровень продуктов и сервисов" - определение полного списка требований и ожиданий клиентских групп по подготовке к мероприятию - взаимодействие с клиентскими лидерами для определения возможных уровней сервиса для клиентов;
3) свод и анализ требований и ожиданий клиентов;
4) определение параметров сервисов, планирование и координация процесса оказания услуг - разработка детальных параметров предоставляемых услуг клиентским группам мероприятия.
По направлению клиентского планирования разрабатываются основные ключевые клиентские сервисы:
прибытие и отъезд;
размещение;
питание;
транспорт;
аккредитация;
безопасность;
медицинские услуги;
лингвистические услуги;
сервисы города-организатора;
сервисы для зрителей;
спортивные сервисы;
IT-сервисы;
сервисы на спортивных объектах (включая сервисы уборки и удаления отходов);
сервисы в местах проживания;
сервисы для персонала организатора и иное.
Реестр требований к сервисам для клиентов составляется на основе заявочной книги, контрактных обязательств, публичных заявлений, требований технических руководств международной спортивной федерации, опыта прошлых мероприятий, стремления обеспечить высочайший уровень обслуживания.
Для систематизации и анализа всех требований рекомендуется использовать методологию "Маршрутный лист клиента". Прогнозируется движение клиента на всех этапах его пребывания на мероприятии (прибытие, размещение, спортивные соревнования, церемонии, встречи, мероприятия, отъезд), разрабатывается расписание, определяются ответственные и уровень обслуживания для каждой клиентской группы.
Интегрированная матрица потребностей - сервисная интегрированная модель, в центре которой содержатся данные о клиентах, позволяет сбалансировать качество и стоимость сервиса, подготовить операционные документы, точно определить необходимые ресурсы для предоставления такого уровня обслуживания. Соглашение об уровне обслуживания для каждой клиентской группы определяет и подробно описывает уровень предоставляемых услуг (сервисов).
По направлению планирования функциональных операций осуществляется разработка функциональных операционных планов <12>, которые описывают деятельность и рамки ответственности во время мероприятия, включая способы и методы предоставления клиентских услуг и основные внутренние взаимодействия организатора.
--------------------------------
<12> Функциональные операционные планы (ФОП) предназначены для поэтапного детального планирования деятельности функционального направления при подготовке к проведению мероприятия, являются инструментом интеграции с другими функциональными направлениями деятельности.
В ФОП определяется операционная деятельность во время проведения мероприятия на каждом спортивном и неспортивном объекте, указываются предполагаемые сервисы, предназначенные для клиентов мероприятия, с определением уровня данных услуг и требуемых человеческих и материальных ресурсов. Документ готовится в нескольких версиях, финальная содержит организованную структуру на период мероприятия и план взаимодействия с главным операционным центром.
В рамках функционального направления по организации спортивной программы разрабатывается типовой спортивный операционный план, в котором проектируется организация и управление соревнованиями по конкретному виду спорта в тесном взаимодействии с соответствующей Международной федерацией и многофункциональной командой объекта.
В рамках разработки функционального операционного плана составляется реестр локальных документов организатора, действующих в период проведения мероприятия:
1) политик (положений, правил);
2) процедур (регламентов, связанных с пошаговым выполнением норм, указанных в политике).
В следующей версии ФОП разрабатывается их содержание, в том числе с графическим изображением в блок-схемах.
По направлению планирования деятельности на объектах готовятся операционные планы объектов.
Рекомендуется разработать типовой модельный операционный план объекта как результат первичного анализа и комплексного планирования спортивного объекта, описывающий работу типового объекта, с применением основных принципов и требований, установленных функциональными операционными планами (версия 1) для существующего спортивного объекта.
Операционный план объекта описывает весь жизненный цикл работы объекта с детализацией плана-графика подготовки объекта, передачи в эксплуатацию организатору, монтажа, системы допуска на объект, проведения операций в период мероприятия, выезда, демонтажа и восстановления (вывода из эксплуатации организатором).
Основные шаги по планированию персонала, включая волонтеров, на операционный период мероприятия заключаются в следующем:
1) определение позиций и плана приема по типам персонала, расстановку позиций по объектам, исходя из требований к уровню сервиса;
2) планирование графика смен;
3) планирование почасового присутствия персонала, исходя из графика работы объекта и графика оказания услуг;
4) распределение конкретных сотрудников по сменам в IT - системе учета смен.
В рамках разработки функциональных операционных планов рекомендуется организовать сессии по точечному планированию персонала на объекте, в том числе с использованием 3D-модели планирования расстановки персонала.
Составляющими системы бюджетирования являются функциональные операционные планы, операционные планы объектов и план привлечения персонала.
Рекомендуемые принципы планирования операционного бюджета:
бюджет составляется по функциональным направлениям деятельности;
бюджет должен покрывать все активности, показанные в предыдущих плановых документах;
каждая бюджетная статья имеет своего владельца и привязана к активности подготовки мероприятия;
размер бюджетной статьи должен быть связан с уровнем оказания услуг клиентам.
3.3.3. Тестирование операционной готовности.
На данном заключительном этапе подготовки к проведению мероприятия рекомендуется проведение тестовых мероприятий в части операционной готовности для доработки (в случае необходимости) утвержденных программ и планов.
Операционная готовность к проведению мероприятия достигается совокупной готовностью основных элементов:
инфраструктуры (объектов, дорог, оборудования, информационных систем, средств связи и т.д.);
персонала (физической, психологической и содержательной готовностью);
операционных процессов;
системы управления мероприятием и взаимодействия организаторов.
Инструментами достижения операционной готовности являются, в частности, мероприятия операционной готовности.
Комплекс мероприятий операционной готовности включает в себя проведение тестовых спортивных соревнований, а также мероприятий тестирования операционной готовности, которые включают:
1) мероприятия с командой объекта и персоналом функциональных направлений деятельности: моделирование процессов, семинары, тренировки, кабинетные проходы, физические проходы по объектам;
2) централизованно организованные проектным офисом мероприятия: кроссфункциональные семинары, учения, тестовые мероприятия, масштабные межведомственные учения, репетиции.
Извлеченные уроки и соответствующие корректировки процессов способствуют достижению операционной готовности.
Важнейшей задачей тестирования операционной готовности является проверка взаимодействия различных ведомств, оперативных штабов и подрядчиков по вопросам, выходящим за рамки периметра объекта.
Рекомендуется тестирование в рамках межведомственных учений совместных интегрированных планов организатора, заинтересованных органов исполнительной власти и организаций в отношении маршрутов передвижения, выделенных полос, общественных парковок и транспорта, "последнего километра (мили)", визуального образа и навигации за пределами объекта, медицинского обеспечения и вопросов безопасности.
Важно также проработать и протестировать вопросы организации транспорта для делегаций, логистики, городских сервисов и операций, участия экстренных служб и скорой помощи, транспорта для зрителей, организации зрелищных мероприятий в городе, работы неспортивных объектов, рекламы и городской торговли, а также процедуры эвакуации.
Интеграция между ведомствами проверяется как по организации штабов и планированию ресурсов в штатном режиме, так и по вопросам реагирования на нештатные ситуации.
В целях готовности к реагированию на нештатные ситуации разрабатываются планы/регламенты реагирования на объекте.
К ним относятся, в частности, регламенты реагирования на обстоятельства вследствие задержки, переноса или отмены спортивной сессии, перебои в работе коммунальных служб, отказ критических информационных систем, отказ системы связи, повреждение объекта, разлив химических веществ, террористические угрозы или угрозы жизни и здоровья людей, срабатывание пожарной сигнализации.
Межведомственные планы реагирования предусматривают участие представителей заинтересованных органов исполнительной власти и организаций и разрабатываются ими совместно.
При этом прогнозируется, в частности, готовность к реагированию на следующие обстоятельства:
закрытие аэропортов, вокзалов;
задержка, перенос или отмена церемонии открытия/закрытия мероприятия;
нарушение энергоснабжения объектов;
массовые беспорядки или антиобщественные действия на территории объекта;
проведение эвакуации;
перенос или отмена спортивных соревнований;
существенное повреждение объекта по причинам природного или техногенного характера;
нарушение работы сетей инженерно-технического обеспечения;
неблагоприятная эпидемиологическая обстановка.
3.3.4. Проведение мероприятия.
На данном этапе происходит непосредственная реализация всех операционных планов при единой системе управления мероприятием и эффективном взаимодействии всех заинтересованных органов государственной власти и организаций.
Система операционного управления на период проведения мероприятия создается в целях обеспечения эффективных и согласованных действий при проведении мероприятия всех заинтересованных органов исполнительной власти и организаций.
Формирование системы подразумевает поэтапное создание и преобразование органов управления подготовкой к мероприятию, а также образование отдельных органов управления на операционный период.
Целевая модель управления при общей координации со стороны главного операционного центра является базовой и отражает совокупность органов управления проведением мероприятия, формируемых в целях оперативного принятия решений при возникновении штатных ситуаций и инцидентов, обеспечения скоординированных действий между организаторами в операционный период.
Механизм принятия решений заключается в том, что основные вопросы решаются на уровне объекта под контролем руководителя объекта.
Центр управления объектом обеспечивает общую координацию, эксплуатацию и взаимодействие с главным операционным центром и заинтересованными органами исполнительной власти и организациями.
3.3.5. Завершение.
На данном заключительном этапе осуществляется завершение деятельности и сохранение наследия мероприятия.
Расформирование или завершение деятельности организатора начинается с момента окончания операционного периода мероприятия.
Осуществляется подведения итогов, организатор сворачивает деятельность, осуществляет демонтаж, переоборудование, возврат объектов собственнику (пользователю объекта) и составляет итоговые аналитические и финансовые отчеты для органов исполнительной власти и международной спортивной организации, в том числе в отношении реализации программы наследия мероприятия.
Разработка и инвестирование динамичной стратегии устойчивого развития, использование объектов материального и нематериального наследия позволят интегрировать мероприятие в стратегические документы и дорожную карту развития города-организатора, повысить уровень социально-экономического развития, увеличить в наибольшей степени положительный эффект от проведения мероприятия.
Материальное наследие, создаваемое в рамках реконструкции объектов и инфраструктуры, создаст новые возможности для его эффективного использования в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Одновременно остается значительное устойчивое нематериальное наследие:
уникальные технологии и наработки по реализации масштабных проектов;
новая городская среда, отвечающая мировым стандартам гостеприимства.
На основе международных стандартов по устойчивому развитию рекомендуется проводить оценку размера и особенностей позитивного эффекта от проведения мероприятия в экономической, социальной и экологической областях в краткосрочной и долгосрочной перспективе, что позволит создать устойчивое наследие.
4. Заключение
Успешность проведения мероприятия во многом зависит от следующих ключевых факторов организации мероприятия:
постоянное и эффективное взаимодействие с международной спортивной организацией;
использование планов развития города-организатора;
создание межведомственных рабочих групп в городе-организаторе;
четкое разделение зон ответственности и уровней принятия решений;
понимание ожиданий и потребностей клиентских групп;
формирование межфункциональных проектных команд;
проведение постоянного мониторинга сроков и качества;
внимательная работа с изменениями, особенно с точки зрения бюджета;
использование гибкости при применении проектного подхода;
управление ключевыми рисками и согласованные планы реагирования на инциденты.
Данные рекомендации помогут организаторам в успешном проведении в Российской Федерации крупнейших международных спортивных соревнований, что является одной из целей государственной программы "Развитие физической культуры и спорта", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 N 302.
Для использования в работе при подготовке и проведении мероприятий также подготовлена презентация <13>.
--------------------------------
<13> Размещена на официальном сайте Минспорта России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в рубрике "Деятельность".
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области