МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЕКОМЕНДАЦИИ
ОРГАНИЗАТОРАМ ПРИ ПОДГОТОВКЕ СПОРТИВНЫХ
СОРЕВНОВАНИЙ И ФИЗКУЛЬТУРНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ,
ПОДГОТОВЛЕННЫЕ С УЧЕТОМ ОПЫТА ПРОВЕДЕНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КРУПНЫХ МЕЖДУНАРОДНЫХ
СПОРТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

1. Общие положения

1.1. Рекомендации организаторам при подготовке спортивных соревнований и физкультурных мероприятий различного уровня, подготовленные с учетом опыта проведения на территории Российской Федерации крупных международных спортивных мероприятий (далее - рекомендации), разработаны во исполнение пункта 6 протокола заседания организационного комитета по подготовке и проведению XXXII Всемирной летней универсиады 2023 года в г. Екатеринбурге от 8 июля 2020 г. N 1.

1.2. Рекомендации определяют жизненный цикл планирования и проведения международного спортивного мероприятия, начиная от подготовки заявки, выдвижения кандидатуры города-организатора, проведения заявочной кампании, и формализуют этапы планирования для их внедрения при организации международного спортивного мероприятия (далее - мероприятие).

1.3. Рекомендации сформированы на основе анализа лучших мировых практик и приобретенного в России опыта в период организации XXVII Всемирной летней универсиады 2013 года в г. Казани, XXII Олимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи, XVI чемпионата мира FINA по водным видам спорта 2015 года в г. Казани, Кубка конфедераций FIFA 2017 года и чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года, XXIX Всемирной зимней Универсиады 2019 года в г. Красноярске и других мероприятий.

1.4. Рекомендации направлены на решение следующих задач:

унификация набора инструментов планирования по организации мероприятий для внедрения в городах-организаторах;

обеспечение единства методологии по подготовке мероприятий.

1.5. Ожидаемые результаты использования рекомендаций:

качественная подготовка заявочных документов на проведение мероприятий, в отношении которых возникают обязательства Российской Федерации, в том числе на участие в конкурсе на право проведения таких мероприятий;

внедрение организационной структуры и необходимых инструментов планирования на региональном уровне в городах-организаторах;

реализация этапов подготовки и проведения мероприятий с использованием проектного управления;

повышение эффективности подготовки и проведения мероприятий, направленных на устойчивое развитие региона.

2. Подготовка заявки на право выдвижения кандидатуры
Российской Федерации для проведения мероприятий

2.1. Правовыми основами подготовки заявки на право выдвижения кандидатуры Российской Федерации для проведения мероприятий являются:

2.1.1. Федеральный закон от 04.12.2007 N 329-ФЗ "О физической культуре и спорте в Российской Федерации" <1>, в соответствии с которым мероприятия, в отношении которых возникают обязательства Российской Федерации, проводятся на территории Российской Федерации только при условии согласования решений об их проведении:

--------------------------------

<1> Часть 14 статьи 20.

1) с общероссийскими спортивными федерациями по соответствующим видам спорта;

2) с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, на территориях которых планируется их проведение;

3) с федеральным органом исполнительной власти в области физической культуры и спорта.

2.1.2. Приказ Минспорта Российской Федерации от 30 марта 2017 г. N 284 "Об утверждении порядка направления общероссийской спортивной федерацией заявки на проведение на территории Российской Федерации международных спортивных мероприятий, в отношении которых возникают обязательства Российской Федерации, в том числе на участие в конкурсе на право проведения таких мероприятий" <2> (далее соответственно - приказ, порядок).

--------------------------------

<2> Зарегистрирован Минюстом России 05.10.2017, регистрационный N 48435, размещен на официальном сайте Минспорта России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.2. Согласно порядку, утвержденному приказом, общероссийская спортивная федерация представляет в Минспорт России соответствующий комплект документов в следующие сроки:

1) при наличии конкурса на право проведения мероприятия - не позднее чем за три месяца до направления в международную спортивную организацию письма о намерении принять участие в конкурсе на право проведения мероприятия;

2) при отсутствии конкурса на право проведения мероприятия - не позднее 1 мая года, предшествующего году, в котором запланировано проведение мероприятия.

2.3. Подготовка к процессу подачи заявки и процедуре отбора, проводимой международной организацией, включает следующие шаги:

согласование заявки в установленном законодательством порядке;

направление письма в международную спортивную федерацию о намерениях участвовать в конкурсе;

формирование заявочного комитета;

начало заявочного процесса.

2.4. Комплект документов и процедура согласования решения о поддержке выдвижения кандидатуры Российской Федерации на право проведения мероприятия предусмотрены в порядке, утвержденном приказом Минспорта России.

2.5. При выдвижении заявки рекомендуется учитывать новые тенденции в отборе кандидатов международными спортивными организациями: усиление гибкости в отношении городов-кандидатов, определения мест проведения спортивных соревнований и процедуры выбора организатора, основываясь на принципах устойчивого развития, сохранения наследия и сокращения расходов. В целях развития видов спорта, повышения зрительского интереса к проведению мероприятий и других факторов процедура отбора кандидатов на право проведения крупных международных спортивных мероприятий постоянно совершенствуется (например, в отношении страны-организатора Олимпийских игр и Юношеских Олимпийских игр <3>). Рекомендуется планировать мероприятие, согласованное с долгосрочными планами развития городов, при сохранении традиций и обеспечении лучших возможностей для спортсменов <4>.

--------------------------------

<3> https://www.olympic.org/news/future-olympic-games-elections-to-be-more-flexible

<4> https://www.olympic.org/future-host-election

2.6. Типовой заявочный процесс, как правило, предусматривают следующие действия:

Первый этап - "Заявка на участие", состоит из следующих процедур:

разработка концепции заявки;

направление организатором мероприятия в международную спортивную организацию письма о намерении принять участие в заявочной кампании;

получение от международной спортивной организации документов, регламентирующих заявочную кампанию;

предоставление анкеты претендента на проведение мероприятия с комплектом документов в международную спортивную организацию.

Второй этап - "Кандидат на право проведения мероприятия", состоит из следующих процедур:

разработка концепции мероприятия и внесение заявочного взноса, установленного международной спортивной организацией, если он предусмотрен регламентом (соглашением);

предоставление городом-кандидатом заявочной книги (досье);

инспекционный визит комиссии международной спортивной организации, подготовка экспертного мнения и соответствующего доклада по итогам поездки;

финальная презентация на заседании руководящего органа международной спортивной организации;

выбор города-организатора мероприятия;

подписание соглашения о проведении мероприятия.

2.7. Примерная структура заявочной книги (досье) предусматривает:

при наличии соответствующих требований международной спортивной организации - тексты официальных писем и гарантий от руководителей органов власти на федеральном и региональном уровнях, городской администрации, общероссийской спортивной федерации, а также гарантийные письма от хост-вещателя и о соблюдении правил "чистого" объекта;

информацию, разрабатываемую заявочным комитетом, содержащую, как правило, данные о стране, городе-организаторе, структуре управления мероприятием, спортивной программе и сроках проведения, объектах и инфраструктуре, организации медицинских услуг, безопасности, информационных технологиях и связи, устойчивом развитии, маркетинге, телевещании, финансовых аспектах и страховании, размещении и услугах, культурных мероприятиях, а также дополнительные предложения, обоснование мотивации и преимуществ.

2.8. При подготовке прогнозной оценки расходов на организацию и проведение мероприятия, а также обоснования операционного бюджета рекомендуется учитывать:

информацию, предоставленную международной спортивной организацией;

материалы организационных комитетов проведенных ранее мероприятий, аналогичного статуса;

сведения, опубликованные в открытых источниках, материалы, предоставленные международными экспертами;

опыт проведения крупных международных соревнований в Российской Федерации;

нормативы, установленные на федеральном, региональном и/или муниципальном уровнях;

прайс-листы с указанием стоимости продукции, работ и услуг.

Рекомендуется использовать следующие принципы формирования бюджета мероприятия:

максимально оценивать расходы и объективно рассчитывать доходы;

сопровождать каждую строку бюджета показателями и расчетами;

не смешивать бюджеты, связанные с операционной деятельностью, с направленными на строительство, капитальный и текущий ремонт объектов инфраструктуры, в том числе спортивной;

уравнять доходы от взносов в натуральной форме с расходами спонсоров, связанными с оплатой в натуральной форме;

определить резерв непредвиденных расходов.

2.9. Сформированная международной спортивной организацией инспекционная группа, состоящая из специалистов и экспертов, выполняя возложенные на них функции:

1) совершает инспекционные визиты в каждый из городов-кандидатов на проведение мероприятия, в ходе которых осматривает объекты и проводит встречи с заинтересованными сторонами (заявочный комитет, органы государственной власти, эксперты и другие лица);

2) по завершении визитов во все города-кандидаты оценочная комиссия, как правило, предоставляет отчет для международной спортивной организации в целях:

дать оценку реальных возможностей города-кандидата на право проведения мероприятия;

помочь принять важное решение об избрании города-организатора мероприятия;

подчеркнуть проблемы, с которыми можно столкнуться в каждом городе-кандидате на право проведения мероприятия;

3) презентует доклад на заседании руководящего органа международной спортивной организации вслед за презентациями городов-кандидатов и до процедуры голосования по выбору города-организатора.

2.10. Подписание соглашения/контракта об организации и проведении мероприятия с городом-организатором (далее - соглашение), как правило, происходит непосредственно по завершении процедуры объявления города-организатора (принимающего города).

Указанный документ подписывается руководителем международной спортивной организации; руководителем общероссийской спортивной федерации или иной организации, являющейся организатором мероприятия, представителем города-организатора.

2.11. После подписания соглашения заявочный комитет в качестве завершающего документа планирования на этапе заявки составляет реестр обязательств и гарантий, вытекающих из заявочной книги и соглашения, который включает кодировку задач, предложения по установлению сроков и ответственных. Данный реестр подлежит согласованию с органами государственной власти и заинтересованными сторонами.

2.12. В целях организации и координации деятельности по подготовке и проведению мероприятия, как правило, образуются организационные комитеты, а также, при необходимости, рабочие группы по направлениям деятельности и иные коллегиальные совещательные органы.

2.13. При подготовке к проведению комплексных международных спортивных мероприятий, а также мероприятий, проводимых в нескольких субъектах Российской Федерации, как правило, определяется оператор мероприятия с учетом международных требований. Таким оператором могут являться действующие или специально создаваемые учреждения или автономные некоммерческие организации.

3. Планирование мероприятия

3.1 Организация, ответственная за проведение мероприятия (далее - организатор), начинает переход к его планированию с учетом установленных требований (регламентов), осуществляя в первоочередном порядке:

1. Поиск и подбор руководителей и персонала.

2. Организацию офисного помещения.

3. Формирование основной нормативной правовой базы.

4. Установление целей и задач организатора, ключевых принципов, структуры управления.

5. Разработку плана-графика подготовки мероприятия (версия 1).

6. Разработку операционного бюджета (версия 1).

7. Разработку и подписание соглашения о маркетинговом плане.

8. Формирование концепции наследия объектов и потребностей.

9. Разработку стратегии управления рисками.

3.2. Для обеспечения деятельности по подготовке и проведению мероприятия в структуре организации возможно предусмотреть создание проектного офиса, к деятельности которого могут привлекаться внешние эксперты.

Задачами проектного офиса являются:

создание проектного управления, методологическое обеспечение деятельности организатора в области проектного управления, в том числе сборе и внедрении лучших практик в области проектного управления по проведению мероприятий;

организация обучения участников системы управления проектами;

выбор, внедрение и поддержка информационной системы управления проектами и обучение участников проекта работе с ней.

При организации деятельности проектного офиса возможно воспользоваться следующими нормативными актами:

Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. N 26В-АУ;

ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению программой";

ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту".

3.3. Процесс организации мероприятия разделяется на пять этапов:

1. Стратегическое (или базовое) планирование.

Данный этап начинается по завершении заявочной кампании. Организатор обеспечивает подготовку стратегического (базового) плана проведения мероприятия, который является основой последующего планирования.

2. Операционное планирование.

На данном этапе организатору рекомендуется осуществлять детальное планирование операций в соответствии с согласованной организационной структурой, проектами, контрольными сроками и методологией, чтобы приблизиться к состоянию готовности к проведению мероприятия.

3. Тестирование операционной готовности.

На данном заключительном этапе подготовки к проведению мероприятия рекомендуется проведение тестовых мероприятий в части операционной готовности для доработки (в случае необходимости) утвержденных программ и планов.

4. Проведение мероприятия.

На данном этапе происходит непосредственная реализация всех операционных планов при единой системе управления мероприятием и эффективном взаимодействии всех заинтересованных органов государственной власти и организаций.

5. Завершение.

На данном заключительном этапе осуществляется завершение деятельности и сохранение наследия мероприятия.

4. Этап стратегического планирования

4.1. На данном этапе определяются функциональные направления деятельности, которые объединяются в организационные блоки, в частности:

планирование;

спортивная программа и объекты;

технологии и медиа;

сервисы;

маркетинг и церемонии;

международные отношения и взаимодействие с органами власти;

корпоративные функции;

безопасность.

По мере разработки основных документов и более четкого прояснения потребностей в численности персонала для проведения мероприятия функциональные направления деятельности активируются и оформляются в структурные подразделения.

4.2. В ходе подготовки детализируется начатая на этапе заявочной кампании работа по реестру обязательств и требований к организации и проведению мероприятия, на основе которой формируются базовые справочники (справочники функциональных направлений деятельности, объектов, клиентских групп, терминов):

1) анализ основных документов международной спортивной организации;

2) формирование проектным офисом единого реестра обязательств и требований;

3) классификация обязательств и требований с точки зрения рисков;

4) согласование реестра с представителями функциональных направлений деятельности.

4.3. Основное внимание на данном этапе уделяется разработке стратегического плана мероприятия - базового высокоуровневого плана (мастер-плана), опирающегося на заявочную книгу, в котором излагаются общие цели и задачи, подходы к работе организатора для их достижения.

Документ описывает стратегические выборы в области планирования, маркетинга, управления рисками, технологий, определяет в разрезе функциональных направлений деятельности планирование работы на всех этапах подготовки и включает в себя план-график подготовки и проведения мероприятия.

Рекомендуется в данном плане-графике предусмотреть подробное описание ключевых контрольных сроков проведения мероприятия и график строительства (адаптации) объектов и инфраструктуры с подробным описанием основных этапов их подготовки.

4.4. Стратегическим планом, как правило, определяются укрупненно несколько направлений подготовки операционных документов на следующем этапе операционного планирования, например:

клиентское планирование;

функциональное планирование операций;

планирование работы объектов.

5. Этап операционного планирования

5.1. На данном этапе разрабатываются первичные документы операционного планирования:

1) по клиентскому направлению для определения потребностей клиентов в продуктах и сервисах:

а) уровень продуктов и сервисов определяет продукты и услуги, планируемые для клиентских группа на основании требований;

б) соглашения об уровне обслуживания, которые подробно описывают согласованный уровень предоставляемых услуг (сервисов) в разрезе клиентских групп;

2) по направлению планирования функциональных операций - функциональный операционный план, который определяет методы и ресурсы для предоставления услуг;

3) по направлению планирования работы объекта - операционный план объекта, который определяет работу конкретного объекта во время мероприятия.

5.2. На основе сформированного на стратегическом этапе основополагающего плана-графика подготовки и проведения мероприятия, подготовленного на основе реестра обязательств и требований, начинается разработка детального тактического плана, который содержит плановые активности, их ключевые контрольные точки, определяет взаимозависимости между активностями.

Тактический план позволяет планировать и контролировать подготовку к мероприятию (проекты, процессы, сроки, участники, вовлеченные стороны). В дальнейшем происходит актуализация плана, в том числе с включением задач и поручений от заинтересованных органов государственной власти.

В целях мониторинга исполнения плановых активностей и сбора отчетности рекомендуется внедрить автоматизированную информационную систему управления проектами.

5.3. Цикл управления рисками при координации проектным офисом включает следующее:

1) определение и ранжирование рисков в реестре рисков;

2) мониторинг реестра рисков со шкалой оценки величины и вероятности;

3) анализ рисков - определение стратегии управления риском и следование плану действия к определенной дате.

5.4. Процесс клиентского планирования заключается в следующем:

1) определение групп и подгрупп клиентов (детализация справочника клиентских групп);

2) расшифровка справочника клиентских групп в документе "Уровень продуктов и сервисов" - определение полного списка требований и ожиданий клиентских групп по подготовке к мероприятию - взаимодействие с клиентскими лидерами для определения возможных уровней сервиса для клиентов;

3) свод и анализ требований и ожиданий клиентов;

4) определение параметров сервисов, планирование и координация процесса оказания услуг - разработка детальных параметров предоставляемых услуг клиентским группам мероприятия.

5.5. По направлению клиентского планирования разрабатываются основные ключевые клиентские сервисы:

прибытие и отъезд;

размещение;

питание;

транспорт;

аккредитация;

безопасность;

медицинские услуги;

лингвистические услуги;

сервисы города-организатора;

сервисы для зрителей;

спортивные сервисы;

IT-сервисы;

сервисы на спортивных объектах (включая сервисы уборки и удаления отходов);

сервисы в местах проживания;

сервисы для персонала организатора.

5.6. Реестр требований к сервисам для клиентов составляется на основе заявочной книги, контрактных обязательств, публичных заявлений, требований технических руководств международной спортивной федерации, опыта прошлых мероприятий, стремления обеспечить высочайший уровень обслуживания.

Для систематизации и анализа всех требований рекомендуется использовать методологию "Маршрутный лист клиента". Прогнозируется движение клиента на всех этапах его пребывания на мероприятии (прибытие, размещение, спортивные соревнования, церемонии, встречи, мероприятия, отъезд), разрабатывается расписание, определяются ответственные и уровень обслуживания для каждой клиентской группы.

5.7. Интегрированная матрица потребностей - сервисная интегрированная модель, в центре которой содержатся данные о клиентах, позволяет сбалансировать качество и стоимость сервиса, подготовить операционные документы, точно определить необходимые ресурсы для предоставления такого уровня обслуживания. Соглашение об уровне обслуживания для каждой клиентской группы определяет и подробно описывает уровень предоставляемых услуг (сервисов).

5.8. По направлению планирования функциональных операций осуществляется разработка соответствующих операционных планов, которые описывают деятельность и рамки ответственности во время мероприятия, включая способы и методы предоставления клиентских услуг и основные внутренние взаимодействия организатора.

Отправной точкой таких планов является сфера функциональной деятельности, указанная в стратегическом плане проведения мероприятия, далее следует подробное описание операционной деятельности во время проведения мероприятия, в разрезе объектов проведения, указываются сервисы, которые предстоит оказывать клиентам, с определением уровня данных услуг и требуемых человеческих и материальных ресурсов. Документ готовится в нескольких версиях, финальная содержит организованную структуру на период мероприятия и план взаимодействия с главным операционным центром.

5.9. В рамках разработки функционального операционного плана осуществляется подготовка локальных документов организатора, действующих в период проведения мероприятия:

1) политик (положений, правил);

2) процедур (регламентов, связанных с пошаговым выполнением норм, указанных в политике), в том числе с графическим изображением в блок-схемах.

5.10. По направлению планирования деятельности на объектах готовятся операционные планы объектов.

Рекомендуется разработать модельный операционный план объекта как результат первичного анализа и комплексного планирования спортивного объекта, описывающий работу типового объекта, с применением основных принципов и требований, установленных функциональными операционными планами (версия 1) для существующего спортивного объекта.

Операционный план объекта описывает весь жизненный цикл работы объекта с детализацией плана-графика передачи в эксплуатацию организатору, монтажа, системы допуска на объект, проведения операций в период мероприятия, выезда, демонтажа и восстановления (вывода из эксплуатации организатором).

5.11. Основные шаги по планированию персонала на операционный период мероприятия заключаются в следующем:

1) определение позиций и плана приема по типам персонала, расстановку позиций по объектам, исходя из требований к уровню сервиса;

2) планирование графика смен;

3) планирование почасового присутствия персонала, исходя из графика работы объекта и графика оказания услуг;

4) распределение конкретных сотрудников по сменам в IT-системе учета смен.

В рамках разработки функциональных операционных планов рекомендуется организовать сессии по точечному планированию персонала на объекте, в том числе с использованием 3D-модели планирования расстановки персонала.

5.12. Составляющими системы бюджетирования являются функциональные операционные планы, операционные планы объектов и план привлечения персонала.

Рекомендуемые принципы планирования операционного бюджета:

бюджет составляется по функциональным направлениям деятельности;

бюджет должен покрывать все активности, показанные в предыдущих плановых документах;

каждая бюджетная статья имеет своего владельца и привязана к активности подготовки мероприятия;

размер бюджетной статьи должен быть связан с уровнем оказания услуг клиентам.

6. Этап операционной готовности

6.1. Операционная готовность к проведению мероприятия достигается совокупностью четырех основных элементов, а именно готовностью:

системы управления мероприятием и взаимодействия организаторов;

операционных процессов;

персонала;

инфраструктуры (объекты, дороги, оборудование, информационные системы, средства связи и т.д.).

Инструментами достижения операционной готовности являются, в частности, мероприятия операционной готовности.

6.2. Комплекс мероприятий операционной готовности включает в себя проведение тестовых спортивных соревнований, а также мероприятий тестирования операционной готовности, которые включают:

1) мероприятия с командой объекта и персоналом функциональных направлений деятельности: моделирование процессов, семинары, тренировки, кабинетные проходы, физические проходы по объектам;

2) централизованно организованные проектным офисом мероприятия: кроссфункциональные семинары, учения, тестовые мероприятия, масштабные межведомственные учения, репетиции.

Извлеченные уроки и соответствующие корректировки процессов способствуют достижению операционной готовности.

6.3. Важнейшей задачей тестирования операционной готовности является проверка взаимодействия различных ведомств, оперативных штабов и подрядчиков по вопросам, выходящим за рамки периметра объекта.

Рекомендуется тестирование в рамках межведомственных учений совместных интегрированных планов организатора, заинтересованных органов исполнительной власти и организаций в отношении выделенных полос, общественных парковок и транспорта, "последнего километра (мили)", визуального образа и навигации за пределами объекта, медицинского обеспечения и вопросов безопасности.

Важно также проработать и протестировать вопросы организации транспорта для делегаций, логистики, городских сервисов и операций, участия экстренных служб и скорой помощи, транспорта для зрителей, организации зрелищных мероприятий в городе, работы неспортивных объектов, рекламы и городской торговли, а также процедуры эвакуации.

Интеграция между ведомствами проверяется как по организации штабов и планированию ресурсов в штатном режиме, так и по вопросам реагирования на нештатные ситуации.

6.4. В целях готовности к реагированию на нештатные ситуации разрабатываются планы/регламенты реагирования на объекте.

К ним относятся, в частности, регламенты реагирования на обстоятельства вследствие задержки, переноса или отмены спортивной сессии, перебои в работе коммунальных служб, отказ критических информационных систем, отказ системы связи, повреждение объекта, разлив химических веществ, террористические угрозы или угрозы жизни и здоровья людей, срабатывание пожарной сигнализации.

6.5. Межведомственные планы реагирования предусматривают участие представителей заинтересованных органов исполнительной власти и организаций и разрабатываются ими совместно.

При этом прогнозируется, в частности, готовность к реагированию на следующие обстоятельства:

закрытие аэропортов, вокзалов;

задержка, перенос или отмена церемонии открытия/закрытия мероприятия;

нарушение энергоснабжения объектов;

массовые беспорядки или антиобщественные действия на территории объекта;

проведение эвакуации;

перенос или отмена спортивных соревнований;

существенное повреждение объекта по причинам природного или техногенного характера;

нарушение работы сетей инженерно-технического обеспечения;

неблагоприятная эпидемиологическая обстановка.

7. Этап проведения мероприятия

7.1. Система операционного управления на период проведения мероприятия создается в целях обеспечения эффективных и согласованных действий при проведении мероприятия всех заинтересованных органов исполнительной власти и организаций.

Формирование системы подразумевает поэтапное создание и преобразование органов управления подготовкой к мероприятию, а также образование отдельных органов управления на операционный период.

Целевая модель управления при общей координации со стороны главного операционного центра является базовой и отражает совокупность органов управления проведением мероприятия, формируемых в целях оперативного принятия решений при возникновении штатных ситуаций и инцидентов, обеспечения скоординированных действий между организаторами в операционный период.

7.2. Механизм принятия решений заключается в том, что основные вопросы решаются на уровне объекта под контролем руководителя объекта.

Центр управления объектом обеспечивает общую координацию, эксплуатацию и взаимодействие с главным операционным центром и заинтересованными органами исполнительной власти и организациями.

Рекомендуется назначить менеджеров по функциональным направлениям, которые будут ответственными за работу определенного направления деятельности на объекте.

Если на объекте возникает нештатная ситуация, об этом в первую очередь информируется коммуникационный центр объекта, а вторично - функциональный координатор в главном операционном центре. При этом если задача не решается самостоятельно усилиями объекта, то ее решением занимается главный операционный центр.

8. Этап завершения деятельности

8.1. Расформирование или завершение деятельности организатора начинается с момента окончания операционного периода мероприятия.

Осуществляется подведения итогов, организатор сворачивает деятельность, осуществляет демонтаж, переоборудование, возврат объектов собственникам (пользователям объекта) и составляет итоговые аналитические и финансовые отчеты для органов исполнительной власти и международной спортивной организации, в том числе в отношении реализации программы наследия мероприятия.

8.2. Разработка и инвестирование динамичной стратегии устойчивого развития, использование объектов материального и нематериального наследия позволят интегрировать мероприятие в стратегические документы и дорожную карту развития города-организатора, повысить уровень социально-экономического развития, увеличить в наибольшей степени положительный эффект от проведения мероприятия.

Материальное наследие, создаваемое в рамках реконструкции объектов и инфраструктуры, дает новые возможности для его эффективного использования в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Одновременно остается значительное устойчивое нематериальное наследие:

уникальные технологии и наработки по реализации масштабных проектов;

новая городская среда, отвечающая мировым стандартам гостеприимства.

На основе международных стандартов по устойчивому развитию рекомендуется проводить оценку размера и особенностей позитивного эффекта от проведения мероприятия в экономической, социальной и экологической областях в краткосрочной и долгосрочной перспективе, что позволит создать устойчивое наследие.

9. Заключение

Успешность проведения мероприятия во многом зависит от следующих ключевых факторов его организации: постоянное и эффективное взаимодействие с международной спортивной организацией; использование планов развития города-организатора; создание межведомственных рабочих групп в городе-организаторе; четкое разделение зон ответственности и уровней принятия решений; понимание ожиданий и потребностей клиентских групп; формирование межфункциональных проектных команд; проведение постоянного мониторинга сроков и качества; внимательная работа с изменениями, особенно с точки зрения бюджета; использование гибкости при применении проектного подхода; управление ключевыми рисками и согласованные планы реагирования на инциденты.

Данные рекомендации помогут организаторам в успешном проведении в Российской Федерации крупнейших международных спортивных соревнований, что является одной из целей государственной программы "Развитие физической культуры и спорта", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 N 302.

Для использования организаторами в работе при подготовке и проведении мероприятий также подготовлена презентация <5>.

--------------------------------

<5> Размещена на официальном сайте Минспорта России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в рубрике "Деятельность".

Задайте вопрос юристу:
+7 (499) 703-46-71 - для жителей Москвы и Московской области
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области