Приказ Росреестра от 05.09.2014 N П/426 (ред. от 06.08.2018) "Об утверждении Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел" (вместе с "Планом мероприятий по реализации Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел")

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,
КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

ПРИКАЗ
от 5 сентября 2014 г. N П/426

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СТРАТЕГИИ
АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ ДЕЛ
ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И КАДАСТРОВЫХ ДЕЛ

В целях реализации плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.12.2012 N 2236-р, федеральной целевой программы "Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014 - 2019 годы), утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 10.10.2013 N 903 (далее - Программа), а также оптимизации деятельности Росреестра, его территориальных органов и подведомственных учреждений по хранению архивных документов и предоставлению государственных услуг приказываю:

1. Утвердить:

Стратегию архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел согласно приложению N 1;

план мероприятий по реализации Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел согласно приложению N 2.

2. Установить, что реализация мероприятий Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в части перевода в электронный вид документов по государственной регистрации прав и государственному кадастровому учету осуществляется в рамках мероприятия Программы "Проведение работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел".

3. Определить территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" по республикам Башкортостан, Татарстан, Марий Эл, Чувашской Республике, Алтайскому, Краснодарскому, Красноярскому краям, Владимирской, Иркутской, Калужской, Липецкой, Новосибирской, Ростовской, Самарской, Свердловской, Тверской, Ульяновской, Челябинской областям в качестве пилотных для целей проведения работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел.

4. На пилотные проекты по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (реестровых дел), осуществляемые соответствии с распорядительными актами Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, действие Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел не распространяется.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель
И.В.ВАСИЛЬЕВ

Приложение N 1
к приказу Росреестра
от 5 сентября 2014 г. N П/426

СТРАТЕГИЯ
АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ ДЕЛ
ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И КАДАСТРОВЫХ ДЕЛ

Введение

Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (далее - Стратегия) определяет основные направления деятельности по оптимизации состава хранимых в бумажном виде дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, хранимых в архивах Росреестра, размещенных в его территориальных органах, филиалах федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии" по субъектам Российской Федерации, переводу в электронную форму документов, созданию централизованных архивохранилищ бумажных документов для дальнейшего эффективного архивного хранения в бумажном виде документов и созданию электронных архивов документов с целью оперативного использования документов в электронной форме в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Стратегия направлена на определение базовых принципов комплектования, учета, хранения, использования и уничтожения архивных документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

1. Общие положения

Стратегия разработана в целях выполнения:

распоряжения Правительства Российской Федерации от 01.12.2012 N 2236-р "Об утверждении плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" <1> (далее - Дорожная карта);

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 50 (ч. VI), ст. 7088; 2013, N 13, ст. 1605, N 34, ст. 4484; 2014, N 15, ст. 1795, N 28, ст. 4102, N 29, ст. 4195.

приказа Министерства экономического развития Российской Федерации от 22.12.2012 N 810 "О приоритетном проекте Министерства экономического развития Российской Федерации "Повышение качества услуг в сфере кадастрового учета и регистрации прав на недвижимое имущество".

Существующая в Российской Федерации ситуация в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета объектов недвижимости характеризуется стабильно растущим количеством регистрационных и учетных действий.

При этом в результате регистрационного действия в архивы территориальных органов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии поступают документы, содержащие как минимум 10 листов бумажных документов формата A4.

В условиях необходимости постоянного (бессрочного) хранения значительной части регулярно прирастающего объема документов, обусловленной нормативно-правовыми требованиями, происходит рост затрат на осуществление такого хранения, который приводит к дефициту соответствующих ресурсов. В связи с этим возникает безотлагательная необходимость в изменении практики архивного хранения документов, используемых в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Основными документами в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета, находящимися на хранении в архивах Росреестра и его территориальных органов, филиалов Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии", являются дела правоустанавливающих документов, разделы Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее - ЕГРП), книги учета документов, кадастровые дела, учетные дела, формы государственного реестра земель кадастрового района, документы государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (включая землеустроительные дела).

Наиболее объемными документами являются дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела. Первые занимают порядка 80% площадей в архивохранилищах документов в сфере регистрации прав, вторые заполняют не менее 75% площадей в архивах документов в сфере государственного кадастрового учета. Также многочисленными являются книги учета документов и разделы ЕГРП, землеустроительные дела.

Общее количество архивных документов по состоянию на конец 2012 года оценивалось в размере более 228,5 млн. документов, в том числе не менее: 78 млн. дел правоустанавливающих документов (средний листаж 30 листов), 78 млн. разделов ЕГРП (средний листаж 10 листов), 1,1 млн. книг учета документов ЕГРП (средний листаж 250 листов), 38 млн. кадастровых дел (средний листаж 40 листов), 1,8 млн. учетных дел (средний листаж 20 листов) и 23 млн. дел документов государственного фонда данных (средний листаж 50 листов), полученных в результате проведения землеустройства.

В рамках Стратегии рассматриваются дела правоустанавливающих документов, кадастровые и учетные дела.

Перевод хранящихся документов в электронный вид осуществляется неравномерно. Так, сканирование документов в сфере регистрации прав практически не осуществляется. Сканирование документов государственного кадастрового учета осуществляется во всех субъектах Российской Федерации, однако объем отсканированных дел пока незначителен. Общее количество отсканированных кадастровых дел составляет порядка 8,4 млн.

Целевым показателем реализации Стратегии является перевод 100% архивных документов в электронный вид к окончанию 2019 года, при этом под 100% принимается значение, равное 116 млн. дел правоустанавливающих документов (78 млн. дел) и кадастровых и учетных дел (38 млн. дел).

Для выполнения работ по переводу в электронный вид 100% архивов необходимо перевести в электронный вид порядка 107,6 млн. дел, с учетом того, что в 2012 году уже переведено в электронный вид 8,4 млн. кадастровых дел.

Для достижения установленных значений в 2014 году необходимо перевести в электронный вид порядка 909 тыс. дел, в 2015 году порядка 971 тыс. дел, в 2016 году порядка 1091 тыс. дел, в 2017 году порядка 33 033 тыс. дел, в 2018 году порядка 38 848 тыс. дел, в 2019 году 32 748 тыс. дел.

Для хранения всех документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" используются архивохранилища общей площадью порядка 235 тыс. кв. м. В территориальных органах Росреестра эксплуатируются архивохранилища совокупной площадью около 191 тыс. кв. м. В филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" используются архивохранилища совокупной площадью 43,5 тыс. кв. м.

Рост количества учетных и регистрационных действий, а также нормативные требования, обязывающие территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" обеспечивать хранение больших объемов архивных документов, приводят к постоянной потребности увеличения площадей архивохранилищ.

Загруженность существующих архивохранилищ на сегодняшний день оценивается как довольно высокая, и она продолжает расти. В среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра по субъектам Российской Федерации составляет 97,8%, их территориальных отделов - 93,6%. Средний уровень заполнения архивохранилищ филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" равен 86%.

Исходя из прогнозов сохранения существующих объемов поступления документов на архивное хранение, то есть роста количества регистрационных действий, роста количества учетных действий в сфере государственного кадастрового учета объектов недвижимости, приведет к увеличению заполняемости в течение ближайших 10 лет необходимых площадей для архивохранилищ в несколько раз. При этом свободные места, предназначенные для хранения документов, в существующих архивохранилищах территориальных органов Росреестра во многих субъектах Российской Федерации были исчерпаны к концу 2013 года, а в архивохранилищах филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" будут исчерпаны к 2015 году.

Таким образом, основным риском сохранения текущей практики архивного хранения документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" является постоянная потребность в новых площадях для размещения архивных документов.

Все вышеуказанное означает, что для нормального функционирования территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" уже сегодня требуются дополнительные архивохранилища, а также дополнительные расходы на обслуживание таких архивохранилищ.

Кроме этого, из-за переполнения архивохранилищ может быть значительно затруднена текущая регистрационная и учетная деятельность, которая может привести к снижению качества принимаемых решений в ходе предоставления Росреестром государственных услуг в сфере недвижимости.

Текущая практика архивного хранения документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета делает невозможным реализацию Дорожной карты и, как следствие, достижение плановых показателей Росреестра в виде сокращения сроков государственной регистрации прав, перехода к экстерриториальному оказанию государственных услуг.

2. Цели и задачи реализации Стратегии

Основными целями реализации Стратегии являются:

создание условий для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета недвижимости в электронной форме;

совершенствование процедур предоставления государственных услуг, связанных с использованием информации архивного фонда дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в электронной форме;

обеспечение перевода в электронную форму документов на бумажных носителях (в том числе при необходимости создание электронных образов таких документов), актуальных для использования при ведении и предоставлении сведений из ЕГРП и государственного кадастра недвижимости (далее - ГКН) (в дальнейшем Единого государственного реестра недвижимости) и хранящихся в делах правоустанавливающих документов, кадастровых делах;

создание условий, обеспечивающих возможности подачи (рассмотрения) документов на государственную регистрацию прав и государственный кадастровый учет объектов недвижимости, предоставления сведений из ЕГРП и ГКН по экстерриториальному принципу;

создание и развитие единой системы "электронный архив", обеспечивающей возможность хранения и использования электронных документов, в том числе в качестве юридически значимых.

Для достижения поставленных целей предусматривается решение следующих задач:

развитие и совершенствование нормативно-правового регулирования в части оптимизации состава хранимых документов в сфере государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета;

осуществление работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел;

обеспечение хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, сформированных в электронном виде;

создание централизованных архивохранилищ для архивного хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра.

3. Приоритетные направления реализации Стратегии

Совершенствование существующей системы комплектования, учета и хранения архивных документов в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета должно осуществляться по следующим основным взаимосвязанным направлениям:

нормативно-правовое обеспечение хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра, его территориальных органов и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра":

оптимизация состава хранимых бумажных документов территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра";

перевод в электронную форму накопленных в бумажных архивах дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, а также организация постоянного хранения таких документов;

перевод в электронную форму вновь поступающих на бумажных носителях документов в рамках текущих процессов ведения ЕГРП и ГКН;

создание программно-аппаратной платформы для перевода в электронную форму бумажных документов;

создание программно-аппаратной платформы учета, поиска и хранения электронных документов;

строительство централизованных архивохранилищ, оснащенных специальным техническим оборудованием.

4. Мероприятия и механизм реализации Стратегии

4.1. Мероприятия по нормативно-правовому обеспечению хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра, его территориальных органов и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра"

Для осуществления дальнейшего архивного хранения документов в сфере государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета необходимо правовое и методическое сопровождение хранения документов, в том числе:

издание (в том числе регистрация в Минюсте России) предусмотренных статьей 12 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" <1> (далее - Закон о регистрации) и статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" <2> (далее - Закон о кадастре) приказов Минэкономразвития России, определяющих порядок и сроки хранения разделов ЕГРП, а также содержащихся в ГКН документов, приказа Росреестра, устанавливающего порядок и сроки хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594; 2001, N 11, ст. 997; N 16, ст. 1533; 2002, N 15, ст. 1377; 2003, N 24, ст. 2244; 2004, N 27, ст. 2711; N 30; ст. 3081; N 35, ст. 3607; N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 15, 22, 40, 43; N 50, ст. 5244; 2006, N 1, ст. 17; N 17, ст. 1782; N 23, ст. 2380; N 27, ст. 2881; N 30, ст. 3287; N 50, ст. 5279; N 52, ст. 5498; 2007, N 31, ст. 4011; N 41, ст. 4845; N 43, ст. 5084; N 46, ст. 5553; N 48, ст. 5812; 2008, N 20, ст. 2251; N 27, ст. 3126; N 30, ст. 3597, 3616; N 52, ст. 6219; 2009, N 1, ст. 14; N 19, ст. 2283; N 29, ст. 3611; N 52, ст. 6410, 6419; 2010, N 15, ст. 1756; N 25, ст. 3070; N 49, ст. 6424; 2011, N 1, ст. 47; N 13, ст. 1688; N 23, ст. 3269; N 27, ст. 3880; N 30, ст. 4562, 4594; N 48, ст. 6730; N 49, ст. 7056, 7061; N 50, ст. 7347, 7359, 7365; N 51, ст. 7448; 2012, N 24, ст. 3078; N 27, ст. 3587; N 29, ст. 3998; N 31, ст. 4322; N 53, ст. 7619, 7643; 2013, N 14, ст. 1651; N 19, ст. 2328; N 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; N 44, ст. 5633; N 51, ст. 6699; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3377; N 30, ст. 4218, 4225.

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 31, ст. 4017; 2008, N 30, ст. 3597, 3616; 2009, N 1, ст. 19; N 19, ст. 2283; N 29, ст. 3582; N 52, ст. 6410, 6419; 2011, N 1, ст. 47; N 23, ст. 3269; N 27, ст. 3880; N 30, ст. 4563, 4594, 4605; N 49, ст. 7024, 7061; N 50, ст. 7365; 2012, N 31, ст. 4322; 2013, N 14, ст. 1651; N 23, ст. 2866; N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4083, 2014, N 26, ст. 3377; N 30, ст. 4211, 4218.

подготовка методических разъяснений по вопросам перекомплектования, перевода в электронный вид дел правоустанавливающих документов и кадастровых и учетных дел, а также уничтожения бумажных документов, не подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов, кадастровые дела;

внесение изменений в приказ Росреестра об утверждении номенклатуры дел;

подготовка разъяснений по порядку организации запроса-получения в централизованном архивохранилище бумажных дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел (документов, содержащихся в них);

разработка и принятие приказа Росреестра об утверждении единых требований к форматам перевода в электронную форму документов, представляемых для осуществления учетно-регистрационных действий и помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела;

разработка и принятие приказа Росреестра о сроках и порядке уничтожения не являющихся в настоящее время неотъемлемыми частями ЕГРП книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав и книг учета выданной информации о зарегистрированных правах в связи с истечением сроков их хранения.

4.2. Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов Росреестра и его территориальных органов, ФГБУ "ФКП Росреестра" и его филиалов

Оптимизация состава хранимых документов подразумевает обеспечение хранения только документов, необходимых для осуществления государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Оптимизация состава фонда архивного хранения должна включать два основных направления:

сокращение перечня документов, уже находящихся на хранении; сокращение перечня документов, которые помещаются в подлежащие хранению дела в ходе текущей деятельности.

В рамках реализации Стратегии предусматриваются решения как для вновь поступающих бумажных документов, так и для оптимизации хранения накопленных бумажных документов к моменту начала реализации Стратегии в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра".

Оптимизация состава хранимых бумажных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" должна идти по двум основным направлениям:

сокращение потока поступающих документов на бумажных носителях за счет установления и расширения возможности подачи документов на регистрацию прав в электронном виде и увеличения доли осуществления государственного кадастрового учета в электронной форме;

сокращение объема документов, подлежащих постоянному хранению в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" после предоставления государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

4.2.1. Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов в части вновь поступающих документов в Росреестр и его территориальные органы, ФГБУ "ФКП Росреестра" и его филиалы

Все вновь поступающие от заявителей бумажные документы должны переводиться в электронный вид на стадии приема документов, кроме тех документов, которые уже имеются в Росреестре или могут быть запрошены в электронной форме с помощью системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ).

В настоящее время основной объем подаваемых заявителями документов для целей государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета формируется в дела постоянного хранения. Целевым состоянием оптимизации документооборота является хранение в Росреестре только документов, необходимых для осуществления государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Федеральным законом от 23.07.2013 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета объектов недвижимости" <1> были внесены изменения, в том числе в статью 12 Закона о регистрации, в соответствии с которыми предусмотрена возможность ведения ЕГРП (в том числе дел правоустанавливающих документов) как на бумажных, так и (или) на электронных носителях, из состава ЕГРП исключены книги учета документов, содержащие информацию о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав, выписках и справках из ЕГРП, изменен порядок формирования дел правоустанавливающих документов.

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 30, ст. 4083.

Для оптимизации состава хранимых бумажных документов необходимо осуществить мероприятия:

по организации хранения отдельных видов документов только в электронной форме;

по отказу от помещения в дела отдельных видов документов;

по сокращению сроков хранения отдельных документов.

В части организации хранения отдельных видов документов только в электронной форме необходимо:

отказаться от ведения книг учета документов на бумажных носителях (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации);

реализовать на практике и расширять возможность подачи документов на регистрацию прав в электронной форме;

определить перечень документов, подлежащих хранению исключительно в электронном виде;

осуществлять получение документов, необходимых для государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета и находящихся в распоряжении иных государственных органов и органов местного самоуправления, посредством межведомственного информационного взаимодействия исключительно в электронном виде.

В части отказа от включения в формируемые дела отдельных видов документов и сокращения сроков хранения отдельных документов необходимо:

определить перечень документов, подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела;

перейти на временное (десять лет) хранение документов, по которым было отказано в государственной регистрации права (сделки), с осуществлением процедуры уничтожения дел по истечении указанного срока;

перейти на временное (десять лет) хранение учетных дел, содержащих решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета, с осуществлением процедуры уничтожения дел по истечении указанного срока;

отказаться от хранения копий кадастровых дел объектов недвижимости со статусом сведений государственного кадастра недвижимости об объекте недвижимости "аннулированные".

4.2.2. Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов в части накопленных документов в Росреестре, территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра"

Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" в части накопленных документов должны включать в себя:

мероприятия по перекомплектованию дел в целях сокращения их объема путем изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела;

мероприятия, связанные с отказом от постоянного хранения отдельных видов документов.

При определении мероприятий по перекомплектованию дел в целях сокращения их объема необходимо решить следующие вопросы:

о месте хранения накопленных дел и месте проведения работ по перекомплектованию таких дел в целях изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела;

о субъектах (уполномоченных специалистах) проведения работ по перекомплектованию таких дел в целях изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела.

В дела правоустанавливающих документов помещаются документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости, а также иные документы, указанные в Законе о регистрации, в том числе: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона о регистрации); копия уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона о регистрации); копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона о регистрации), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона о регистрации), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона о регистрации).

В кадастровые дела помещаются документы, на основании которых внесены соответствующие сведения в ГКН, а также иные документы, предусмотренные Законом о кадастре. Порядком ведения государственного кадастра недвижимости, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 04.02.2010 N 42 <1>.

--------------------------------

<1> Зарегистрирован Минюстом России 31.03.2010, регистрационный N 16771.

До момента проведения мероприятия по перекомплектованию хранящихся документов в делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах должны быть выделены три группы документов, к которым должны применяться различные правила хранения:

первая группа документов включает документы, подлежащие постоянному хранению на бумажных носителях и переводу в электронный вид;

вторая группа документов состоит из документов, подлежащих переводу в электронную форму и последующему (по окончании сроков хранения) уничтожению документов на бумажных носителях;

третья группа документов включает перечень таких документов, которые не подлежат ни переводу в электронную форму, ни хранению на бумажных носителях (т.е. документы, выделяемые к уничтожению).

Мероприятия, связанные с отказом от постоянного хранения отдельных видов документов в сфере регистрационной и учетной деятельности, предполагают прекращение хранения и уничтожение следующих видов накопленных архивных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра":

книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав и книг учета выданной информации о зарегистрированных правах, срок временного хранения которых истек;

копий документов, представленных для осуществления государственного кадастрового учета, если сведения об объекте, внесенные в ГКН, аннулированы и электронные копии документов такого дела имеются в системе архивного хранения документов в электронной форме;

учетных дел, содержащих решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета, если с момента принятия такого решения прошло более десяти лет;

дел правоустанавливающих документов (томов дел правоустанавливающих документов), в которые помещены документы, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, если с момента принятия такого решения прошло более десяти лет;

дел правоустанавливающих документов (томов дел правоустанавливающих документов), в которые помещены документы, на основании которых государственная регистрация права на объект недвижимости была прекращена по заявлению правообладателя, если с момента принятия такого решения прошло более десяти лет;

закрытых дел правоустанавливающих документов, содержащих документы, зарегистрированные в книге учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества, если с момента закрытия прошло более десяти лет.

После завершения работ по перекомплектованию хранящихся документов в делах правоустанавливающих документов и сканированию таких документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов, должны быть сформированы дела правоустанавливающих документов в бумажном виде и дела правоустанавливающих документов в электронном виде в соответствии с приказом Росреестра от 24.07.2014 N П/349 "Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним <1> (далее - Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов).

--------------------------------

<1> Зарегистрирована Минюстом России 01.08.2014, регистрационный N 33401; вступает в силу 01.01.2015.

После завершения работ по сканированию документов, помещенных в кадастровое дело, должны быть сформированы кадастровое дело в бумажном виде и кадастровое дело в электронном виде в соответствии с устанавливаемым в соответствии со статьей 4 Закона о кадастре приказом Минэкономразвития России порядком и сроками хранения содержащихся в ГКН документов.

Сформированные кадастровые дела подлежат передаче на хранение в архив после проведения работ по их перекомплектованию и переводу в электронный вид.

В результате реализации данного мероприятия будет существенно уменьшен объем хранимых бумажных документов, что позволит сократить издержки на хранение бумажных документов.

4.2.3. Мероприятия по переводу в электронную форму бумажных документов в Росреестре, в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра"

Перевод бумажных документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела, в электронную форму осуществляется посредством создания электронных образов документов (электронных документов, полностью воспроизводящих информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей, преобразования в цифровую форму (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой в систему архивного хранения документов.

Перевод хранимых в бумажном виде дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в электронную форму должен происходить по трем основным направлениям:

первичная (входная) конверсия (сканирование) - перевод в электронную форму подаваемых заявителями документов на государственную регистрацию прав, государственный кадастровый учет;

плановая ретроконверсия - постепенный перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел;

ретроконверсия по запросам - перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел при обращении (запросе) должностного лица (работника) структурного подразделения к делу, находящемуся на хранении в ином подразделении. Это требуется для оказания государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета по экстерриториальному принципу.

1. Сканированию хранимых в бумажном виде кадастровых дел должны подлежать:

1) документы, которые впоследствии будут храниться в кадастровом деле в бумажном виде (при представлении таких документов в виде бумажного документа):

- заявление о государственном кадастровом учете;

- документ, подтверждающий в соответствии с законодательством Российской Федерации установление (изменение) характеристик объекта недвижимости, представленный заявителем по собственной инициативе (кроме межевого плана, технического плана, акта обследования);

- копия документа, подтверждающего соответствующие полномочия представителя заявителя;

- копия документа, устанавливающего или удостоверяющего право заявителя на соответствующий объект недвижимости;

- копия документа, подтверждающего установленное или устанавливаемое ограничение (обременение) вещных прав на такой объект недвижимости в пользу заявителя;

- копия документа, подтверждающего согласование проекта межевания земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

- копия разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, если указанная копия не включена в состав технического плана;

- копия документа, подтверждающего разрешение земельного спора о согласовании местоположения границ земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

- заверенная органом местного самоуправления поселения или городского округа по месту расположения земельного участка, находящегося в общей долевой собственности, либо нотариально удостоверенная копия проекта межевания земельных участков, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

- формы закрытого подраздела государственного реестра земель кадастрового района, содержащие сведения о ранее учтенном земельном участке;

- документы, на основании которых сведения о ранее учтенных объектах недвижимости включаются в ГКН, в том числе полученные по запросу органа кадастрового учета;

2) документы, необходимые для государственного кадастрового учета и не указанные в подпункте 1 пункта 1 раздела 4.2.3 Стратегии, хранение которых в составе кадастрового дела в бумажном виде не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации (представление и (или) хранение которых должно осуществляться в электронном виде):

- межевой план, технический план, акт обследования, подтверждающий прекращение существования объекта;

- документы, поступающие в орган кадастрового учета в порядке межведомственного информационного взаимодействия (в том числе по запросу органа кадастрового учета) и содержащие сведения о характеристиках объектов недвижимости;

- протокол проверки документов;

- решения, принимаемые органом кадастрового учета (об исправлении технических ошибок в сведениях ГКН, а также о приостановлении осуществления кадастрового учета, об отказе в осуществлении кадастрового учета);

- документы, поступающие в орган кадастрового учета, в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия;

- акт определения кадастровой стоимости;

3) документы, сформированные в процессе государственного кадастрового учета и не указанные в подпункте 2 пункта 1 раздела 4.2.3 Стратегии, в том числе:

- расписки в приеме документов на государственный кадастровый учет;

- уведомления (сообщения), направляемые органом кадастрового учета в соответствии с Законом о кадастре, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Не подлежат сканированию:

документы, поступившие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе выписки из ЕГРП;

документы, поступившие в порядке межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;

копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);

иные документы, не подлежащие помещению в кадастровое дело ни в бумажном, ни в электронном виде.

Не подлежат сканированию документы, содержащие государственную тайну и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством, документы, имеющие ограничительную пометку "для служебного пользования".

Кроме того, в отношении вновь поступающих документов для осуществления государственного кадастрового учета (по которым кадастровое дело еще не сформировано) не подлежат сканированию:

документы, которые одновременно поступили в электронном виде, но не заверены в установленном порядке усиленной квалифицированной электронной подписью. (Такие документы сличаются уполномоченным работником органа кадастрового учета с документами, представленными на бумажном носителе в соответствии с требованиями Закона о кадастре, и после сверки заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью данного работника.);

документы, которые поступили по СМЭВ;

заявления о государственном кадастровом учете, сформированные в электронном виде работником органа кадастрового учета при приеме документов на государственный кадастровый учет, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника данного органа.

2. С учетом Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов сканированию подлежат:

1) документы, которые впоследствии будут храниться в делах правоустанавливающих документов в бумажном виде (при представлении таких документов в виде бумажного документа):

заявления о государственной регистрации прав;

правоустанавливающие документы - документы-основания для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода прав на недвижимое имущество и сделок с ним, ограничения (обременения) прав (например, договор, свидетельство о праве на наследство, решение суда, акт органа государственной власти, органа местного самоуправления, выписка из похозяйственной книги, справка о полном внесении паевого взноса, документы, подтверждающие права владения, пользования, распоряжения земельным участком);

иные документы, составляемые заявителем (представляемым им лицом, если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки) и (или) заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц (нотариусов)), в частности:

- оформленные в регистрирующем органе (незаверенные нотариально) отказы от права преимущественной покупки;

- письменное согласие законных представителей несовершеннолетнего;

- письменное согласие получателя ренты;

- письменное согласие залогодержателя на отчуждение имущества;

2) иные документы, необходимые для государственной регистрации прав и не указанные в подпункте 1 пункта 2 раздела 4.2.3 Стратегии, в том числе:

копии учредительных документов юридического лица; копии документов, подтверждающих полномочия представителя (доверенности органов государственной власти и органов местного самоуправления, составленные в простой письменной форме, нотариально удостоверенные доверенности, иные документы, подтверждающие полномочия представителя юридического лица действовать от имени данного юридического лица);

копии выписок из Единого государственного реестра юридических лиц, представленные заявителем самостоятельно;

копии документов об уплате государственной пошлины (за исключением документов, представленных в орган, осуществляющий регистрацию прав, более десяти лет назад);

копии документов, обуславливающих возможность совершения сделки, в частности:

- нотариально удостоверенное согласие супруга на совершение сделки;

- согласие (разрешение) органов опеки и попечительства;

- документы об одобрении крупной сделки органами управления юридического лица;

- документы, подтверждающие выполнение соответствующего условия, если сделка совершается под условием;

- документы, подтверждающие опубликование информации об отчуждении имущества в средствах массовой информации;

- копии представленных заявителями кадастровых паспортов объектов недвижимости либо технических паспортов или иных документов, которые содержат описание объекта недвижимости, выданные до 01.03.2008, удостоверенные соответствующей организацией (органом) по учету объектов недвижимости;

3) документы (копии), сформированные в процессе государственной регистрации прав, в том числе:

расписки в приеме документов на государственную регистрацию прав; уведомления о прекращении государственной регистрации; уведомления о приостановлении государственной регистрации прав; иные уведомления (сообщения), направляемые органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в соответствии с Законом о регистрации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Не подлежат сканированию:

документы, поступившие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе кадастровые паспорта объектов недвижимости;

документы, поступившие в порядке межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе разрешение на строительство, разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;

копии документов об уплате государственной пошлины, представленные в орган, осуществляющий регистрацию прав, более десяти лет назад;

копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);

копии свидетельств о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя или о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц;

копии свидетельств о присвоении идентификационного номера налогоплательщика;

копии документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния (за исключением копии свидетельства о смерти);

копии писем Росстата о присвоении кодов статистического учета; иные документы, не подлежащие помещению в дела правоустанавливающих документов ни в бумажном, ни в электронном виде.

Также не подлежат сканированию документы, хранящиеся в накопленных к настоящему времени делах правоустанавливающих документов, на основании которых было принято решение об отказе в государственной регистрации прав, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, и документы, на основании которых государственная регистрация права на объект недвижимости была прекращена по заявлению правообладателя.

Не подлежат сканированию документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством, документы, имеющие ограничительную пометку "для служебного пользования".

Кроме того, в отношении вновь поступающих на государственную регистрацию прав документов (по которым дела правоустанавливающих документов еще не сформированы) не подлежат сканированию:

документы, которые одновременно поступили в электронном виде, но не заверены в установленном порядке усиленной квалифицированной электронной подписью. (Такие документы сличаются уполномоченным работником органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, с документами, представленными на бумажном носителе в соответствии с требованиями Закона о регистрации) и после сверки заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью данного работника.); документы, которые поступили по СМЭВ;

оформленные в виде бумажного документа, подписанного заявителем, заявления о государственной регистрации прав, сформированные в электронном виде работником органа, осуществляющего регистрацию прав, при приеме документов на государственную регистрацию прав, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника данного органа.

Уполномоченное лицо, ответственное за сканирование документов дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел:

сканирует бумажный документ - сканируется каждый разворот; нумерация страниц в формируемом файле должна соответствовать нумерации страниц в документе (сканирование осуществляется в черно-белом виде, с разрешением 300 dpi);

осуществляет контроль качества и полноты электронного образа документа: читаемость, отсутствие перекосов, затемнений или иных дефектов, соответствие количества страниц документа;

обрабатывает при необходимости каждый отсканированный разворот: удаляет лишние объекты, которые могут появиться при сканировании;

сохраняет файл в определенном формате (например, формате PDF) для электронных документов, который гарантирует, что документ может быть воспроизведен в том же виде и через несколько лет.

Результатом сканирования должно являться наличие электронного документа (электронного образа документа).

Электронные образы документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, органа кадастрового учета.

Выполнение работ по переводу документов в бумажной форме в электронный документ должно осуществляться на сканирующем оборудовании, которое обеспечивает высокое качество отсканированных электронных образов, а также должно позволять качественно оцифровывать объемные книги и сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и "кальки" без нанесения ущерба оригиналу.

Для осуществления ретроконверсии должны быть созданы "места сканирования", которые будут располагаться по месту нахождения бумажных документов в имеющихся архивохранилищах, где и будет размещено сканирующее оборудование и автоматизированное рабочее место (рабочие места) с установленным специализированным лицензионным программным обеспечением потокового ввода документов, обеспечивающее выполнение следующих функций с возможностью:

- использования функций сканирования, классификации, конвертации;

- сканирования бумажных документов и преобразования в формат (например, формат PDF) для электронных документов, который гарантирует, что документ может быть воспроизведен в том же виде и через несколько лет;

- формирования и чтения штрих-кода;

- классификации отсканированных изображений документов на типы и разбиения пакета изображений на документы;

- снабжения изображений документов метаданными (карточкой отсканированного документа) и идентифицирующими документ атрибутами, необходимыми для помещения в электронный архив;

- обработки изображений документов (конвертация в необходимые графические форматы, улучшение визуального качества, сжатие изображений и пр.);

- разбиения изображений одного отсканированного комплекта документов на отдельные файлы с целью формирования обособленных электронных документов;

- экспорта изображений документов и метаданных в электронный архив;

- взаимодействия с программно-аппаратной платформой системы архивного хранения документов в электронной форме;

- использования распределенной клиент-серверной архитектуры и локальной полнофункциональной обработки документов;

- централизованного администрирования программных настроек процесса обработки (профили сканирования изображений, настройки форматов экспорта графических файлов и метаинформации, настройки предусмотренных в программном обеспечении типов документов и т.п.).

Для обеспечения работы уполномоченного лица, выполняющего мероприятия по переводу бумажных документов в электронный вид, должны быть разработаны руководства и инструкции, а также необходимые технологические, методические документы.

Электронные документы (электронные образы документов) должны аккумулироваться в составе программно-аппаратной платформы хранения электронных документов, позволяющей осуществлять постоянное хранение таких документов в электронной форме и поиск документов по их атрибутам. В свою очередь, программно-аппаратная платформа хранения электронных документов должна быть интегрирована в информационную систему Единый государственный реестр недвижимости.

4.3. Мероприятия по созданию программно-аппаратной платформы хранения электронных документов

Для успешного решения задачи перевода бумажных документов архивного хранения в сферах государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета в форму электронного документа и создания условий для ведения Единого государственного реестра недвижимости в электронной форме необходимо:

- разработать архитектуру программно-аппаратной платформы автоматизированной информационной системы архивного хранения электронных документов (далее - САХД);

- спроектировать и внедрить программно-аппаратную платформу САХД.

Проектирование и создание САХД должно быть выполнено с использованием стандартных и унифицированных методов, регламентированных государственными и/или национальными стандартами, с максимальным использованием типовых решений.

САХД должна обеспечивать единые принципы управления электронными архивами и представлять собой совокупность средств и систем телекоммуникаций, информатизации и информационной безопасности, имеющих единое методологическое и технологическое решение.

При создании САХД должны быть учтены функциональные требования к управлению контентом и хранению, к поиску и индексированию, к информационной безопасности.

Требования к управлению контентом и хранению:

- предоставление по запросам документов в форме электронных документов (электронных образов документов), копий бумажных документов;

- возможность просмотра документов в форме электронных документов (электронных образов документов), предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов;

- возможность подготовки электронного ответа на запрос (т.е. прикрепления к ответу документов в электронной форме);

- предоставление копий электронных документов по запросу, в том числе подготовка автоматического ответа на запрос (прикрепление к ответу электронных документов);

- хранение документов в электронной форме в соответствии с утвержденными форматами, а также обеспечение форматно-логического контроля идентифицирующих параметров;

- хранение документов в форме электронных документов (электронных образов документов) с использованием автоматизированной информационной системы, обеспечивающей предотвращение доступа к ним посторонних лиц, а также искажения, подделки и утраты содержащейся в них информации;

- возможность сбора и получение статистических данных о работе САХД, а также возможность проведения технического аудита;

- возможность формирования статистических данных (например, по местам хранения и условиям хранения) о документах;

- возможность организации комплектования, учета и хранения, включая архивное хранение документов в электронной форме;

- полнофункциональная автоматизация процессов учета, поиска и использования сведений архивных бумажных документов, хранящихся в централизованных архивохранилищах Росреестра;

- контроль сроков хранения бумажных документов (дел) и, при необходимости, информирование сотрудников о документах с истекшими сроками хранения;

- возможность формирования статистического отчета о выполненных запросах, о запросах, находящихся в исполнении (с их статусом), за определенный период времени;

- контроль сроков хранения документов (дел) и, при необходимости, информирование сотрудников о документах с истекшими сроками хранения;

- поддержка проведения плановой инвентаризации хранящихся документов в части формирования необходимых документов для проведения работ и внесения в систему информации о результатах инвентаризации (об отсутствующих документах, документах, подлежащих профилактической обработке и т.д.);

- возможность управления версионностью электронных документов;

- осуществление контроля целостности хранимых данных;

- предотвращение удаления сформированных для хранения документов в электронной форме и сведений о хранении бумажных документов;

- возможность масштабирования по производительности и объему обрабатываемой информации без модификации ее программного обеспечения;

- предоставление развитой программно-аппаратной платформы обеспечения катастрофоустойчивости, независимой от электронного архива и предназначенной для хранения резервных копий электронных документов;

- обеспечение резервного копирования с учетом всех необходимых мер надежности и информационной безопасности, которое можно будет использовать под задачи резервного хранения электронных документов;

- возможность разделения прав доступа к системе электронного архива для различных ролей пользователей в зависимости от их полномочий.

Требования к поиску и индексированию:

- возможность поиска (по идентификатору) и предоставление документов в электронной форме;

- возможность осуществления поиска необходимого документа по значимым атрибутам (метаданным документа), а также полнотекстовый поиск документов;

- индексирование электронных документов (в качестве основного и единственного атрибута документа должен использоваться уникальный идентификатор документа).

Требования к информационной безопасности:

- хранение электронных документов, электронных образов документов должно осуществляться с обеспечением защиты хранимых данных от несанкционированного доступа, несанкционированных изменений, порчи и утраты на протяжении всего срока их хранения;

- выгрузка документов с усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, добавление документов, выполнение проверки легитимности электронной подписи при добавлении документа, изменение сведений о документе, изменение статусов жизненного цикла документа;

- обеспечение легитимности документов, срок хранения которых превышает срок действия сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи, используя при этом формат подписи с проставлением штампа времени и результата проверки действительности сертификата на момент подписания документа;

- хранение юридически значимых электронных копий бумажных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью.

Общие требования к САХД:

- документы, хранимые в САХД, должны быть юридически значимы;

- размещение, актуализация сведений и статусов жизненного цикла документа осуществляются в сроки, определяемые соответствующими нормативными правовыми актами;

- должен быть обеспечен непрерывный круглосуточный режим эксплуатации, где допускается временный плановый перевод в регламентный режим для проведения регламентных и профилактических работ;

- при возникновении сбоев, включая аварийное отключение электропитания, САХД должна автоматически восстанавливать свою работоспособность после устранения сбоев и корректного перезапуска аппаратного обеспечения;

- должен быть разработан регламент и должны быть развернуты технические средства резервного копирования и восстановления данных электронного архива;

- должна быть реализована интеграция с информационной системой Единого государственного реестра недвижимости.

Внедрение САХД позволит обеспечить:

автоматизацию процессов комплектования, учета, оперативного и долговременного хранения и использования архивных документов системы государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета в электронной форме;

создание единого электронного архива дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, а также разработку и внедрение технологии ведения электронных архивов и автоматизированного учета архивов бумажных документов;

переход на единую федеральную информационную систему со сквозным унифицированным технологическим процессом и едиными принципами управления электронными архивами и архивами бумажных документов;

синхронизацию бумажных и электронных носителей на объектах хранения всех уровней.

4.4. Мероприятия по увеличению площадей для архивного хранения документов Росреестра

Проблема нехватки площадей архивохранилищ Росреестра и ФГБУ "ФКП Росреестра" должна решаться путем создания сети специализированных централизованных архивохранилищ, а также небольшого количества архивов регионального значения.

Создание централизованных архивохранилищ Росреестра должно осуществляться исходя из необходимости размещения как накопленных, так и планируемых к накоплению документов для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и государственного кадастрового учета объектов недвижимости.

Оптимальная схема размещения на территории Российской Федерации централизованных архивохранилищ должна включать в себя 8 межрегиональных архивных центров общей площадью порядка 170 тыс. кв. м и оснащенных специализированным стеллажным, сканирующим и телекоммуникационным оборудованием, предназначенным для хранения документов.

Централизованное архивохранилище Центрального федерального округа должно размещаться в Калужской области (г. Калуга), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Белгородской области, Брянской области, Владимирской области, Воронежской области, Ивановской области, Калужской области, Костромской области, Курской области, Липецкой области, Московской области, Орловской области, Рязанской области, Смоленской области, Тамбовской области, Тверской области, Тульской области, Ярославской области, г. Москвы.

Централизованное архивохранилище Северо-Западного федерального округа должно размещаться в г. Санкт-Петербурге, куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Карелия, Республики Коми, Архангельской области и Ненецкого автономного округа, Вологодской области, Ленинградской области, Мурманской области, Новгородской области, Псковской области, г. Санкт-Петербурга.

Централизованное архивохранилище Южного и Северо-Кавказского федеральных округов должно размещаться в Краснодарском крае (г. Краснодар), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Адыгея, Республики Дагестан, Республики Ингушетия, Кабардино-Балкарской Республики, Карачаево-Черкесской Республики, Республики Калмыкия, Республики Северная Осетия - Алания, Чеченской Республики, Краснодарского края, Ставропольского края, Астраханской области, Волгоградской области, Ростовской области.

Централизованное архивохранилище Приволжского федерального округа должно размещаться в Республике Татарстан, куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Башкортостан, Республики Марий Эл, Республики Мордовия, Республики Татарстан, Удмуртской Республики, Чувашской Республики, Пермского края, Кировской области, Нижегородской области, Оренбургской области, Пензенской области, Самарской области, Саратовской области, Ульяновской области.

Централизованное архивохранилище Уральского федерального округа должно размещаться в Свердловской области (г. Екатеринбург), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Курганской области, Свердловской области, Тюменской области, Челябинской области, Ханты-Мансийского автономного округа и Республики Коми (удаленные северные районы).

Централизованные архивохранилища в Сибирском федеральном округе должны размещаться:

в Кемеровской области (г. Кемерово), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Алтай, Республики Тыва, Республики Хакасия, Алтайского края, Красноярского края (кроме северных районов), Кемеровской области, Новосибирской области, Омской области, Томской области;

в Иркутской области (г. Ангарск), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Республики Бурятия, Забайкальского края, Иркутской области.

Централизованное архивохранилище Дальневосточного федерального округа должно размещаться в Хабаровском крае (г. Хабаровск), куда будут поступать документы из следующих субъектов Российской Федерации - Приморского края, Хабаровского края, Амурской области, Еврейской автономной области.

Учитывая, что на территории Республики Крым и города федерального значения Севастополя осуществляется переход на российскую систему государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество, необходимо проработать возможность создания централизованного архивохранилища Крымского федерального округа путем строительства (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.

В силу удаленного географического расположения ряда субъектов Российской Федерации, которые находятся в северных районах, на территории Крайнего Севера либо полностью расположены на островах или отделены от остальной России территорией других государств, то передача документов на централизованное хранение из таких субъектов Российской Федерации нецелесообразна. Исходя из имеющегося расположения таких субъектов Российской Федерации, существующие транспортные маршруты не являются оптимальными, по которым возможно доставить бумажные документы в кратчайшие сроки (или предусмотренные сроки) с минимальными затратами.

Принимая во внимание особенности территориальной удаленности субъектов Российской Федерации, оптимальная схема размещения архивохранилищ должна также включать архивы регионального хранения в 8 субъектах Российской Федерации - Республике Саха (Якутия), Ямало-Ненецком автономном округе, Камчатском крае, Красноярском крае (северные районы), Калининградской области, Магаданской области, Чукотском автономном округе, Сахалинской области.

Создание централизованных архивохранилищ Росреестра должно осуществляться путем строительства и ввода в эксплуатацию новых площадей, создания архивов регионального значения путем строительства (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.

В централизованные архивохранилища и архивы регионального хранения должны перемещаться дела постоянного хранения. При этом во всех случаях документы систем регистрации прав и государственного кадастрового учета, относящиеся к документам временного хранения, должны храниться при подразделениях, их создавших.

Дела должны передаваться на централизованное хранение в виде, соответствующем установленному нормативными правовыми актами Минэкономразвития России и Росреестра, определяющими порядок ведения кадастровых и учетных дел и дел правоустанавливающих документов. В централизованных архивохранилищах должен вестись каталог архива на электронных носителях.

5. Ожидаемые результаты реализации Стратегии

В результате реализации Стратегии оптимизируется деятельность по комплектованию, учету, хранению, использованию и уничтожению архивных документов Росреестра, в результате чего:

уменьшится перечень документов, хранимых в бумажном виде, за счет прекращения хранения отдельных видов документов на бумажных носителях;

уменьшится объем документов во вновь формируемых делах за счет отказа от помещения в них части документов на бумажных носителях;

уменьшится прирост новых бумажных документов за счет увеличения доли предоставления в электронной форме государственных услуг в сфере регистрации прав и государственного кадастрового учета;

хранение дел постоянного хранения будет осуществляться в централизованных архивохранилищах (центрах хранения);

будет создан электронный архив электронных документов (электронных образов документов), который будет объединять в себе:

- изначально поступившие в Росреестр документы в электронной форме;

- электронные документы, образованные при сканировании бумажных документов, полученных от заявителей;

- документы, образованные в результате ретроконверсии (постепенном переводе ранее накопленных дел в электронный вид).

Целевым состоянием хранения накопленных бумажных документов в сфере регистрационной и учетной деятельности является их централизованное хранение.

Целевыми показателями Стратегии являются:

сокращение среднего листажа хранимых бумажных дел правоустанавливающих документов с 30 до 12 листов, кадастровых дел - с 40 до 20 листов к 2016 году;

перевод 100% архивных документов в электронный вид к окончанию 2019 года, при этом под 100% принимается значение, равное 116 млн. дел правоустанавливающих документов (78 млн. дел) и кадастровых, учетных дел (38 млн. дел).

Сокращения листажа дел правоустанавливающих документов удастся добиться за счет того, что в деле правоустанавливающих документов, формируемом в бумажном виде, будут храниться только заявления о государственной регистрации прав, правоустанавливающие документы - документы-основания для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода прав на недвижимое имущество и сделок с ним, ограничения (обременения) прав, а также иные документы, составляемые заявителем и (или) заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц (нотариусов).

В части документов территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра", накопленных к моменту начала реализации Стратегии, предполагается их перекомплектование, ретроконверсия и передача на хранение в централизованные архивохранилища.

Целевым состоянием реализации Стратегии является перевод в электронный вид 107,6 млн. дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел.

Перевод хранимых документов в электронную форму и формирование электронных архивов Росреестра позволит:

централизовать хранение архивных документов Росреестра; заложить основу для перехода на подачу документов и принятие решений о регистрации прав по экстерриториальному принципу.

При этом будет создан полноценный электронный архив накопленных документов в сфере регистрационной и учетной деятельности, что позволит:

вывести из оперативного хранения большую часть документов;

уничтожить часть хранящихся в делах копий документов в бумажном виде;

оказывать услуги в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета экстерриториально;

сократить сроки предоставления государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета;

принимать решения о государственной регистрации прав и государственном кадастровом учете по документам, принятым по экстерриториальному принципу.

Целевым состоянием хранения накопленных бумажных документов в сфере регистрационной и учетной деятельности является их централизованное хранение.

Реализация мероприятий Стратегии позволит сформировать полноценный электронный архив Росреестра и ФГБУ "ФКП Росреестра", а также освободить значительные площади помещений их подразделений.

6. Этапы и сроки реализации Стратегии

Настоящую Стратегию предполагается реализовать с 2014 года по 2019 год.

В 2014 году необходимо обеспечить:

издание и регистрацию в Минюсте России приказа Росреестра "Об утверждении Порядка и сроков хранения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним";

регистрацию в Минюсте России приказа Минэкономразвития России от 09.07.2014 N 435 "Об утверждении Порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов";

регистрацию в Минюсте России приказа Минэкономразвития России "Об утверждении Порядка и сроков хранения разделов Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним";

подготовку методических разъяснений по вопросам перекомплектования, перевода в электронный вид дел правоустанавливающих документов и кадастровых и учетных дел, а также уничтожения бумажных документов, не подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов, кадастровые дела;

внесение изменений в приказ Росреестра об утверждении номенклатуры дел;

разработку и принятие приказа Росреестра об утверждении единых требований к форматам перевода в электронную форму документов, представляемых для осуществления учетно-регистрационных действий и помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела;

разработку и принятие приказа Росреестра о сроках и порядке уничтожения не являющихся в настоящее время неотъемлемыми частями ЕГРП книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав и книг учета выданной информации о зарегистрированных правах в связи с истечением сроков их хранения.

С сентября 2014 года по 2019 год необходимо обеспечить выполнение следующих мероприятий.

1. Перекомплектование состава хранимых бумажных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" в части накопленных документов.

2. Перевод в электронную форму порядка 107,6 млн. дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, в части накопленных и находящихся на хранении в архивохранилищах территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра".

Перевод в электронную форму должен осуществляться поэтапно - в 2014 году порядка 909 тыс. дел, в 2015 году порядка 971 тыс. дел, в 2016 году порядка 1 091 тыс. дел, в 2017 году порядка 33 033 тыс. дел, в 2018 году порядка 38 848 тыс. дел, в 2019 году 32 748 тыс. дел.

В 2014 - 2015 годах выполнение вышеуказанных мероприятий должно осуществляться на базе пилотных регионов для целей отработки механизмов перекомплектования состава хранимых бумажных документов и процесса перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел.

Для этих целей в 2014 году необходимо осуществить оснащение пилотных регионов Росреестра сканирующим оборудованием, электронно-вычислительной техникой и необходимым программным обеспечением для осуществления ретроконверсии и обработки получаемых образов электронных документов.

Выбор пилотных регионов должен основываться на следующих факторах: высокий уровень готовности выполнения работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид, наличие необходимых помещений для создания "мест сканирования", возможность апробации новых технологий создаваемой САХД, готовность отработки процесса взаимодействия по экстерриториальному оказанию государственных услуг.

В состав пилотных целесообразно включить территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" по следующим субъектам Российской Федерации - Республике Башкортостан, Республике Татарстан, Республике Марий Эл, Чувашской Республике, Алтайскому краю, Краснодарскому краю, Красноярскому краю, Владимирской, Иркутской, Калужской, Липецкой, Новосибирской, Ростовской, Самарской, Свердловской, Тверской, Ульяновской, Челябинской областям.

Принимая во внимание, что в 2017 году планируется создание централизованного архивохранилища Центрального федерального округа, также в состав пилотных целесообразно включить территориальные органы Росреестра и филиалы ФГБУ "ФКП Росреестра" по Калужской области с целью отработки механизмов передачи на хранение архивной документации.

В 2014 году силами специалистов территориальных органов Росреестра будет проведена работа по перекомплектованию и переводу в электронную форму 909 тыс. дел, однако до 2019 года специалистам территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" потребуется отсканировать порядка 107,6 млн. дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, но силами специалистов территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" это достаточно трудно реализуемо.

Учитывая большой объем дел и отсутствие в нужном количестве специалистов территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра" для проведения работ по перекомплектованию и переводу в электронный вид документов, необходимо проработать возможность (с учетом требований по допуску к сведениям ограниченного доступа, в том числе к персональным данным) делегировать на аутсорсинг вышеуказанные работы исполнителю в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" <1>.

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 14, ст. 1652.

3. Создание САХД, проведение опытной эксплуатации и ввод в постоянную эксплуатацию.

Для обеспечения использования и хранения документов в электронной форме должна быть создана программно-аппаратная платформа хранения электронных документов.

Пилотные территориальные органы Росреестра до момента создания САХД на имеющихся свободных мощностях системы хранения данных, закупаемого в рамках мероприятий проекта "Развитие системы государственной регистрации прав на недвижимость" (пакеты RP/ICB-31 и RP/ICB-31-1) обеспечивают временное хранение электронных документов (электронные образы документов) дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел.

На базе пилотных территорий в 2015 году необходимо провести тестирование разработанной САХД.

С 2016 по 2018 год необходимо обеспечить внедрение в эксплуатацию САХД и осуществить ее интеграцию с информационной системой Единый государственный реестр недвижимости.

4. Строительство с 2014 по 2019 годы, включая проектные и изыскательские работы, 8 централизованных архивохранилищ Росреестра в Центральном федеральном округе, г. Калуга (окончание строительства в 2017 году), Северо-Западном федеральном округе, г. Санкт-Петербург, Южном и Северо-Кавказском федеральных округах, г. Краснодар, Приволжском федеральном округе, Республике Татарстан, Уральском федеральном округе, г. Екатеринбург, Сибирском федеральном округе, г. Кемерово и г. Ангарск, Дальневосточном федеральном округе, г. Хабаровск.

5. В 2016 году необходимо обеспечить подготовку разъяснений по порядку организации запроса-получения в централизованном архивохранилище бумажных дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел (документов, содержащихся в них).

6. Проведение работ по материально-техническому оснащению 8 централизованных архивохранилищ Росреестра с 2017 по 2019 годы. После ввода в эксплуатацию централизованных архивохранилищ необходимо выполнить их наполнение документами, подлежащими постоянному хранению, путем транспортировки таких документов из хранилищ территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ "ФКП Росреестра".

7. Проработка возможности создания централизованного архивохранилища Крымского федерального округа путем строительства (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.

8. Проработка возможности создания в 8 субъектах Российской Федерации - Республике Саха (Якутия), Ямало-Ненецком автономном округе, Камчатском крае, Красноярском крае, Калининградской области, Магаданской области, Чукотском автономном округе и Сахалинской области архивов регионального значения путем строительства (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.

Приложение N 2
к приказу Росреестра
от 5 сентября 2014 г. N П/426

ПЛАН
МЕРОПРИЯТИЙ ПО РЕАЛИЗАЦИИ СТРАТЕГИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
И ПЕРЕВОДА В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ ДЕЛ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ
ДОКУМЕНТОВ И КАДАСТРОВЫХ ДЕЛ