См. Документы Министерства культуры Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 16 февраля 2009 г. N 68

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583), приказываю:

1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059), исключить слова:

в абзаце 1 пункта 5.9 "(приложение N 13)";

в абзаце 8 пункта 5.9.1 "исполнителем".

2. Приложения N N 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в следующей редакции (прилагаются).

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Министр
А.А.АВДЕЕВ

Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2,
3.7.2, 4.3.1

_____________________
  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о неисправимых повреждениях          Подпись         Расшифровка
архивных документов                                  подписи
                                     Дата

                                     Фонд N ___________

Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________

В   фонде  обнаружены  единицы  хранения,  признанные  неисправимо
поврежденными
┌───┬─────┬─────┬───────────┬──────┬─────────────────┬───────────┐
│ N │Номер│Номер│Заголовок  │Край- │Количество листов│ Сущность и│
│п/п│описи│ ед. │поврежден- │ние   │(время звучания, │  причины  │
│   │     │ хр. │ной ед. хр.│даты  │     метраж)     │повреждения│
├───┼─────┼─────┼───────────┼──────┼─────────────────┼───────────┤
│ 1 │  2  │  3  │     4     │   5  │        6        │     7     │
├───┼─────┼─────┼───────────┼──────┼─────────────────┼───────────┤
│   │     │     │           │      │                 │           │
│   │     │     │           │      │                 │           │
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр.
                                              (цифрами
                                             и прописью)

Заведующий отделом _______________________________________________
                           (подпись, расшифровка подписи)

Заведующий архивохранилищем ______________________________________
                                (подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду _________
__________________________________________________________________

Эксперты: ________________________________________________________
                (наименование должностей экспертов, подписи,
                         расшифровка подписей, дата)

_____________ __________________________________
(N  и  дата  приказа   руководителя  архива  о  снятии неисправимо
поврежденных архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                    Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2

_____________________
  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о необнаружении архивных             Подпись         Расшифровка
документов, пути розыска                             подписи
которых исчерпаны                    Дата

                                     Фонд N ___________

В результате _____________________  установлено отсутствие в фонде
перечисленных   ниже  архивных  документов.  Предпринятые  архивом
меры по  розыску положительных  результатов не дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета:
┌───┬──────┬─────┬─────────┬────────┬─────────────┬──────────────┐
│ N │Номер │Номер│Заголовок│Крайние │ Количество  │Предполагаемые│
│п/п│описи │ ед. │ ед. хр. │  даты  │листов (время│   причины    │
│   │      │ хр. │         │        │  звучания,  │  отсутствия  │
│   │      │     │         │        │   метраж)   │              │
├───┼──────┼─────┼─────────┼────────┼─────────────┼──────────────┤
│ 1 │  2   │  3  │    4    │   5    │      6      │      7       │
├───┼──────┼─────┼─────────┼────────┼─────────────┼──────────────┤
│   │      │     │         │        │             │              │
│   │      │     │         │        │             │              │
Итого ____________________________________________________ ед. хр.
                     (цифрами и прописью)

    Содержание утраченных архивных документов может  быть частично
восполнено следующими ед. хр.:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны

Формат A4 (210 x 297)

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Заведующий отделом           Подпись           Расшифровка подписи

Заведующий архивохранилищем  Подпись           Расшифровка подписи

Главный хранитель            Подпись           Расшифровка подписи

_____________ __________________________________
(N и дата приказа руководителя архива о снятии с
 учета необнаруженных архивных документов, пути
          розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 4
к пп. 2.11.10

______________________
  (название архива)

 ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________

Заголовок дела ___________________________________________________
__________________________________________________________________
────────┬─────────────┬─────────────────┬──────────┬──────────────
 Дата   │ Кому выдано │    Характер     │Номера    │Подпись лица,
 исполь-│  фамилия,   │  использования  │использо- │использовав-
 зования│  инициалы   │  (копирование,  │ванных    │шего дело
        │(разборчиво) │выписки, просмотр│листов    │
        │             │     и др.)      │          │
────────┼─────────────┼─────────────────┼──────────┼──────────────
   1    │      2      │        3        │    4     │      5
────────┼─────────────┼─────────────────┼──────────┼──────────────
        │             │                 │          │
        │             │                 │          │

Форма листа использования архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11

                КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
┌───┬───────┬────────────┬───────────┬──────┬──────┬────────┬────────┬───────────┬──────┐
│ N │Дата   │Наименование│Наименова- │Назва-│Годы  │Кол-во  │Краткая │Номер фон- │Приме-│
│п/п│поступ-│организации │ние, номер │ние   │доку- │ед. хр. │характе-│да, присво-│чания │
│   │ления  │ (фамилия,  │и дата до- │фонда │ментов│или не- │ристика │енный пос- │      │
│   │       │  инициалы  │кумента, по│      │      │описан- │состоя- │тупившим   │      │
│   │       │ лица), от  │которому   │      │      │ных до- │ния     │документам │      │
│   │       │  которой   │приняты    │      │      │кументов│        │по списку  │      │
│   │       │ поступили  │документы  │      │      │(листов)│        │фондов     │      │
│   │       │ документы  │           │      │      │        │        │           │      │
├───┼───────┼────────────┼───────────┼──────┼──────┼────────┼────────┼───────────┼──────┤
│ 1 │   2   │     3      │     4     │  5   │  6   │   7    │   8    │     9     │  10  │
├───┼───────┼────────────┼───────────┼──────┼──────┼────────┼────────┼───────────┼──────┤
│   │       │            │           │      │      │        │        │           │      │
│   │       │            │           │      │      │        │        │           │      │
Итого поступило за ___________ год _______________________ ед. хр.
                                     (цифрами и прописью)
(документов, листов)

в том числе <*>: ____________________________
                 ____________________________
                 ____________________________

Наименование
должности
работника                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

--------------------------------

<*> Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат A3 (420 x 297)

Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1

                 УТВЕРЖДЕНО

                 Протокол ЭПК ____________________________________
                              (наименование уполномоченного органа
                 _________________________________________________
                     исполнительной власти субъекта Российской
                 _________________________________________________
                        Федерации в области архивного дела,
                 _________________________________________________
                        федерального государственного архива)
                 от _________________ N ______________
┌───┬───────────────┬──────────────┬───────┬──────────┬──────────┐
│ N │Делопроизводст-│Заголовок дела│Крайние│Количество│Примечания│
│п/п│венные индексы │              │  даты │  листов  │          │
│   │или номера по  │              │       │          │          │
│   │старой описи   │              │       │          │          │
├───┼───────────────┼──────────────┼───────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │      2        │      3       │   4   │    5     │    6     │
├───┼───────────────┼──────────────┼───────┼──────────┼──────────┤
│   │               │              │       │          │          │
│   │               │              │       │          │          │
В опись внесено __________________________________________________
                               (цифрами и прописью)
______________________________________________________________ дел
с N _________________________ по N _______________________________

Наименование
должности
составителя описи          Подпись             Расшифровка подписи

Заведующий отделом
(архивохранилищем)         Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной
в архиве

Формат A4 (210 x 297)

--------------------------------

<*> К описи составляется титульный лист.

Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1

____________________________
 (наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности
Фонд N ___________________           руководителя организации

ОПИСЬ N __________________           Подпись           Расшифровка
                                                       подписи
дел постоянного хранения
                                     Дата
за ___________________ год
┌────┬──────┬──────────────┬─────────────┬───────────┬───────────┐
│ N  │Индекс│Заголовок дела│Крайние даты │Количество │Примечания │
│п/п │ дела │              │             │  листов   │           │
├────┼──────┼──────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤
│ 1  │  2   │      3       │      4      │     5     │     6     │
├────┼──────┼──────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┤
│    │      │              │             │           │           │
│    │      │              │             │           │           │
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
                                    (цифрами и прописью)
с N ________________________ по N __________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности
составителя описи          Подпись        Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                        УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________    Протокол ЭПК __________________
                  (наименование                   (наименование
_______________________________    _______________________________
         организации)                  уполномоченного органа
_______________________________    _______________________________
                                    исполнительной власти субъекта
                                    Российской Федерации в области
                                     архивного дела, федерального
                                       государственного архива)
от _______________ N __________    от ______________ N _________

Форма годового раздела описи дел постоянного
хранения организации

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,
4.4.1, 4.6, 4.7

УТВЕРЖДАЮ                         УТВЕРЖДАЮ
_____________________________     _____________________________
   (наименование должности           (наименование должности
         руководителя                      руководителя
_____________________________     _____________________________
    организации-сдатчика)             организации-приемщика)

Подпись   Расшифровка подписи     Подпись   Расшифровка подписи

Дата      Печать                  Дата      Печать

           АКТ

___________ N ___________
   (дата)

приема-передачи архивных
документов на хранение

__________________________________________________________________
                       (основание передачи)
__________________________________________________________________
                  (название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________
____________________________________________________________ сдал,
              (название организации-сдатчика)
___________________________________________________________ принял
              (название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
┌────┬──────────────────┬──────────────┬─────────────┬───────────┐
│ N  │ Название, номер  │  Количество  │ Количество  │Примечания │
│п/п │      описи       │ экземпляров  │   ед. хр.   │           │
│    │                  │    описи     │             │           │
├────┼──────────────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┤
│ 1  │        2         │      3       │      4      │     5     │
├────┼──────────────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┤
│    │                  │              │             │           │
│    │                  │              │             │           │
    Итого принято ________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                Прием произвели:

Должность  Подпись Расшифровка     Должность Подпись Расшифровка
                   подписи                           подписи
Дата                               Дата

    Фонду присвоен N ________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

приема на хранение архивных          Подпись         Расшифровка
документов личного происхождения                     подписи
                                     Дата            Печать

На основании решения ЭПК
(протокол от _________________ N ________)
и договора от ___________________________
_____________________________________________________________ сдал
               (Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ________________________________________________
                         (общая характеристика документов)
__________________________________________________________________
в количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи

Фонду присвоен N ________________

Собственник/владелец           Подпись         Расшифровка подписи
 (нужное подчеркнуть)

Наименование должности         Подпись         Расшифровка подписи
работника

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности         Подпись         Расшифровка подписи
работника

Дата

Форма акта приема на хранение документов
личного происхождения

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2

______________________
  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о выделении к уничтожению            Подпись         Расшифровка
архивных документов, не                              подписи
подлежащих хранению                  Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________
                                             (название фонда)
__________________________________________________________________
на основании: ____________________________________________________
                 (ссылки на нормативно-методические документы
__________________________________________________________________
                    для проведения экспертизы)
__________________________________________________________________
┌───┬───────────┬───────┬───────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ N │ Названия  │Крайние│Номера │Номера ед.│Количество│Примечания│
│п/п│   групп   │ даты  │описей │  хр. по  │ ед. хр.  │          │
│   │документов │       │       │  описям  │          │          │
├───┼───────────┼───────┼───────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │     2     │   3   │   4   │    5     │    6     │     7    │
├───┼───────────┼───────┼───────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│   │           │       │       │          │          │          │
│   │           │       │       │          │          │          │
Итого __________________________ ед. хр. за _______________ год(ы)
         (цифрами и прописью)

Количество   ед.  хр.,   крайние  даты  и  краткая  характеристика
документов, остающихся на хранении _______________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем)           Подпись           Расшифровка подписи

Наименование
должности
работника                    Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению

Формат A4 (210 x 297)

Документы сданы __________________________________________________
                             (название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______
                                                (дата)

Наименование
должности
работника                     Подпись          Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК _________________________________
               (наименование уполномоченного
______________________________________________
    органа исполнительной власти субъекта
______________________________________________
Российской Федерации в области архивного дела,
______________________________________________
     федерального государственного архива)
от ______________ N _________

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 12
к пп. 3.7.7

_____________________
  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________
  (дата)                                       (название архива)

о рассекречивании архивных           Подпись         Расшифровка
документов фонда N                                   подписи
                                     Дата

Комиссия _________________________________________________________
                             (название комиссии)
протокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___
__________________________________________________________________
                         (название фонда)
┌───┬──────┬────────────────┬─────────────┬───────────────┬──────┐
│ N │Номер │   Количество   │Номера ед.   │Номера ед. хр.,│Приме-│
│п/п│описи │ рассекреченных │хр., рассек- │рассекреченных │чания │
│   │      │     ед. хр.    │реченных пол-│частично, с    │      │
│   │      ├───────┬────────┤ностью <*>   │указанием номе-│      │
│   │      │пол-   │частично│             │ров листов не- │      │
│   │      │ностью │        │             │рассекреченных │      │
│   │      │       │        │             │документов     │      │
├───┼──────┼───────┼────────┼─────────────┼───────────────┼──────┤
│ 1 │  2   │   3   │   4    │      5      │       6       │  7   │
├───┼──────┼───────┼────────┼─────────────┼───────────────┼──────┤
│   │      │       │        │             │               │      │
│   │      │       │        │             │               │      │
Итого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью)
                       (цифрами и прописью)
за _______________________________________________________________
                 (хронологические рамки документов)
__________________ ед. хр. (частично) за _________________________
                                          (хронологические рамки
                                                документов)

Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение _____________________________ ед. хр.
                                 (цифрами и прописью)
в ________________________________________________________________
                             (хранилище)

Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

--------------------------------

<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.

Форма акта о рассекречивании архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 13
к пп. 5.9.1

___________________________
     (название архива)
___________________________             Адресат
  (почтовый индекс, адрес,
___________________________
       телефон, факс)

     Архивная справка
____________ N ____________
   (дата)
На N __________ от _________

Основание:

Руководитель организации         Подпись       Расшифровка подписи

                                 Печать

Исполнитель
телефон

Форма архивной справки

Формат A4 (210 x 297)

Задайте вопрос юристу:
+7 (499) 703-46-71 - для жителей Москвы и Московской области
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области