МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 14 сентября 2020 г. N 684
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Инструкция).
2. Директору федерального государственного бюджетного учреждения "Информационно-аналитический центр МЧС России" в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
3. Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
4. Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. N 670.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
в центральном аппарате МЧС России - на директора Административного департамента;
в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, - на их руководителей.
Министр
Е.Н.ЗИНИЧЕВ
Утверждена
приказом МЧС России
от 14.09.2020 N 684
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее - центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее - организации МЧС России).
1.2. Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.4. Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
1.5. Обращение с документами, имеющими пометки "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка "Для служебного пользования".
1.6. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1) в центральном аппарате, организациях МЧС России - на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее - подразделение документационного обеспечения);
2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее - структурные подразделения) - на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее - делопроизводители).
1.7. Делопроизводители обязаны:
1) контролировать в течение рабочего дня в автоматизированной системе делопроизводства и контроля МЧС России, информационной системе "Система электронного документооборота" (далее - АС "Делопроизводство", СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
1.8. При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
2. Подготовка проектов документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
2.1. Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается приказом МЧС России (для центрального аппарата), приказом организации МЧС России.
2.2. Пометка "Для служебного пользования" располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись "Для служебного пользования". На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись "Экз. N ___" размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
Например:
Для служебного пользования
пункт ______ Перечня МЧС России
Экз. N ______
2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой "Для служебного пользования" в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
6) дата печатания.
Например:
Отп. - в ед. экз.
Экз. - в адрес
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
Отп. - в 4-х экз.
1 экз. - в дело N 1-1-1
2 экз. - в Минфин России
3 экз. - в МВД России
4 экз. - в Минтранс России
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение N 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Например:
Отп. - в 5-ти экз.
Рассылка - согласно указателю рассылки
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
2.4. Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
Например:
Черновики
на 5 л. уничтожены.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
2.5. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой "Для служебного пользования" в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
2.6. При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой "Для служебного пользования" его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой "Для служебного пользования".
3. Порядок приема, регистрации, учета и передачи
исполнителям документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
3.1. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием АС "Делопроизводство", СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
3.2. В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) документа в АС "Делопроизводство", СЭД проставляется пометка "ДСП" и указывается номер экземпляра документа.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка "ДСП".
Например:
П-123 ДСП
4-5-67ДСП
43-5214-22ДСП
112ДСП
3.3. Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
3.4. Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в АС "Делопроизводство", СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 3 к Инструкции).
3.5. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
3.6. Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой "Для служебного пользования" для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
3.7. При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее - МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение N 5 к Инструкции).
4. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
4.1. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещениях структурного подразделения, на которое возложено осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), где организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к служебной информации ограниченного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
4.2. Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта "Times New Roman" размером N 12 прописными буквами ниже пометки "Для служебного пользования" и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
Например:
Для служебного пользования
пункт _____ Перечня МЧС России
Экз. N _____
СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО
4.3. Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
4.4. Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра, с пометкой "Для служебного пользования" тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата - с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;
разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России - с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.
4.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, адресованные руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, поступившие:
1) из других федеральных органов исполнительной власти - не подлежат распространению (тиражированию) без письменного решения соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения;
2) из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов власти субъектов Российской Федерации и других органов, не являющихся федеральными органами исполнительной власти - подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенного между МЧС России и иными организациями.
4.6. Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
Например:
Разрешаю снять четыре копии.
Должность
Подпись И.О. Фамилия
Дата
4.7. Перед тиражированием документа с пометкой "Для служебного пользования" (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Например:
Размн. - в 4-х экз.
1 экз. - Зам. Министра Фамилия И.О.
2 экз. - ДГСП
3 экз. - ДГЗ
4 экз. - ДОУ
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
01.06.2020
4.8. Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
4.9. Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки "Для служебного пользования" могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
5. Отправка (передача) другим органам и организациям
документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
5.1. Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
5.2. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации - адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.
5.3. При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
5.4. Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку "Для служебного пользования". В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите "Приложение" указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка "Для служебного пользования".
5.5. При отправке документов пометка "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
5.6. Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
6. Организация хранения и уничтожения документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения
6.1. Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
6.2. Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
Данные правила утверждаются в центральном аппарате - заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России - руководителями организаций.
6.3. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее - Комиссия).
6.4. Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение N 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
6.5. Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение N 8 к Инструкции).
6.6. При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
6.7. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
6.8. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
6.9. Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение N 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение N 1
к п. 1.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения центрального
аппарата или руководителя организации
МЧС России)
________________________________________
(И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ________
приема-передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения,
в ______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального
аппарата, организации МЧС России)
"__" __________ 20__ г. г. Москва
Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале
регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения,
организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы)
передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание,
инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял
нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного
распространения.
|
N п/п
|
Учетный номер и дата
|
Входящий номер и дата
|
Исходящий номер и дата
|
От кого поступил документ
|
Наименование или краткое содержание документа
|
Оригинал (копия)
|
Количество и номера экземпляров
|
Количество листов
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Всего передано ________________ документов, содержащих служебную информацию
(прописью)
ограниченного распространения.
Передал: _________________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Принял: _________________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 2
к п. 2.3 Инструкции
ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
исх. от "__" __________ 20__ г. N ________
(наименование или краткое содержание документа)
|
N п/п
|
Наименование адресата
|
Количество экземпляров
|
Номера экземпляров
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Должность исполнителя ________________ ___________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Наименование должности
руководителя (заместителя
руководителя) структурного
подразделения центрального
аппарата, организации МЧС
России, ответственного за
подготовку документа ________________ ___________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 3
к п. 3.4 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
регистрации и учета документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения
центрального аппарата, организации МЧС России)
Начат: "__" __________ 20__ г.
Окончен: "__" __________ 20__ г.
|
N п/п
|
Входящий номер и дата
|
Исходящий номер и дата
|
От кого поступил документ
|
Наименование или краткое содержание документа
|
Оригинал (копия)
|
Количество и номера экземпляров
|
Количество листов
|
Куда отправлен
|
Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
Примечания:
1. Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.
2. В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в АС "Делопроизводство", СЭД.
3. При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1 - 8, 10.
4. При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7 - 10.
5. В графе 10 указывается:
номер дела, в которое подшит документ;
номер и дата реестра, по которому отправлен документ;
куда возвращен документ;
номер и дата акта об уничтожении документа.
Приложение N 4
к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
учета передачи документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения,
организации МЧС России)
Начат: "__" __________ 20__ г.
Окончен: "__" __________ 20__ г.
|
N п/п
|
Входящий номер и дата
|
Оригинал (копия)
|
Количество и номера экземпляров
|
Количество листов
|
Кому (куда) передан
|
Расписка в получении
|
Расписка в обратном приеме
|
Примечание
|
||
|
Роспись, фамилия, номер телефона
|
Дата
|
Роспись, фамилия
|
Дата
|
|||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
Примечания:
1. Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.
2. В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в АС "Делопроизводство", СЭД.
3. Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 5
к п. 3.7 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ОБРАЗЕЦ
ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ,
СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ, НА МАШИННЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
ЖУРНАЛ
учета передачи электронных документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, на машинные
носители информации
____________________________________________________________
(вид документа, наименование структурного подразделения,
организации МЧС России)
Начат: "__" __________ 20__ г.
Окончен: "__" __________ 20__ г.
|
N п/п
|
Краткое содержание документа
|
Название файла
|
Объем и формат файла
|
Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла
|
Расписка в получении
|
Расписка в передаче
|
Примечание
|
||||
|
Роспись, фамилия
|
Дата
|
Учетный номер МНИ, на который файл скопирован
|
Роспись, фамилия
|
Дата
|
Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован
|
||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
Проект плана ГО
|
План ГО (проект)
|
.doc Word 2003
67 386
байт
|
Иванову А.А.
ДГО
|
Иванов А.А.
|
11.11.2020
|
5-ДСП ДГО
|
Петров В.В.
|
11.11.2020
|
8-ДСП ДГО
|
||
Примечания:
1. Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9 - 11.
2. В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.
3. Графы 9 - 11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 6
к п. 4.8 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ТИРАЖИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ
СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ЖУРНАЛ
учета тиражирования документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения центрального
аппарата, организации МЧС России)
Начат: "__" __________ 20__ г.
Окончен: "__" __________ 20__ г.
|
N п/п
|
Отметки о приеме документа для тиражирования
|
Отметки о выдаче документов после тиражирования
|
Количество испорченных листов
|
Дата и роспись в уничтожении испорченных листов
|
|||||||
|
Дата приема
|
Наименование или номер
|
Количество листов
|
ФИО принявшего решение о тиражировании/ФИО представившего на тиражирование
|
Роспись в приеме
|
Дата выдачи
|
Количество тиражированных
|
Роспись в получении
|
||||
|
экземпляров
|
листов
|
||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Примечания:
1. Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
2. В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.
Приложение N 7
к п. 6.4 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ
ПО ФАКТУ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
________________________________________
(заместитель Министра, осуществляющий
координацию и контроль деятельности
соответствующего структурного
подразделения центрального
аппарата, руководитель
организации МЧС России)
________________________________________
(воинское (специальное) звание,
И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ от __________ N ________
о результатах проведения расследования по факту утраты
документов, дел, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности,
воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии
(наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы,
фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела
расследование по факту _________________________________.
В результате расследования установлено:
1.
2.
Выводы:
1.
2.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Приложение N 8
к п. 6.5
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(должностное лицо, на которое возложен
контроль за проведением проверки
(в центральном аппарате), руководитель
_________________________________________
организации МЧС России (должность,
воинское (специальное) звание,
инициалы, фамилия)
"__" __________ 20__ г.
АКТ от __________ N ________
проверки наличия документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности,
воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии
(наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии)
действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку
наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.
Проверкой установлено:
I. Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и
учета):
................................. (документов, дел);
1) Из них в наличии: ................
2) Не обнаружено: ...................
(номера документов)
II. Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы
регистрации и учета) ................... документов.
(количество)
III. Выводы и предложения комиссии.
IV. Приложение:
V. Решение по результатам проверки.
Председатель комиссии: ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Приложение N 9
к п. 6.9 Инструкции
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ С ПОМЕТКОЙ
"ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ", НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения
центрального
_________________________________________
аппарата, организации МЧС России)
______________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
АКТ N ______
о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой
"Для служебного пользования", не подлежащих хранению
Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское
(специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования
должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на
основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том,
что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие
исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
|
N п/п
|
Учетный номер и дата документа
|
Наименование документа
|
Кол-во экземпляров
|
Номера экземпляров
|
Кол-во листов в экземпляре
|
Всего листов (прописью)
|
Срок хранения, статья по Перечню
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
(цифрами и прописью)
наименований документов.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
(сжигания, измельчения)
"__" __________ 20__ г.
Председатель комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Члены комиссии: ________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
________________ _____________________
(подпись) (И.О. Фамилия)
Отметки в учетных данных произвел: ____________________________________
(подпись, должность, И.О. Фамилия)
"__" __________ 20__ г.
