См. Документы Федеральной антимонопольной службы
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 8 октября 2007 г. N 325
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФАС РОССИИ
В целях упорядочения организации работы с документами в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России (Приложение).
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФАС России организовать изучение Инструкции работниками подразделений и обеспечить контроль выполнения ее требований.
3. Управлению делами (Заборщиков П.В.) организовать ведение делопроизводства в центральном аппарате ФАС России в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции и обеспечить оказание методической помощи структурным подразделениям ФАС России по применению Инструкции.
4. Рекомендовать территориальным органам ФАС России на основе настоящей Инструкции внести изменения в действующие инструкции по ведению делопроизводства применительно к условиям своей деятельности.
5. Считать утратившими силу Приказы ФАС России от 18.11.2004 N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России", от 28.03.2005 N 54 "О внесении дополнений в Приказ от 18.11.2004 N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России", от 27.05.2005 N 112 "О внесении изменений в Приказ ФАС России от 18.11.2004 N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России", от 12.12.2005 N 292 "О внесении дополнений в п. 5.2.5 Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России" и от 25.09.2007 N 299 "О внесении изменений в Приказ ФАС России от 18.11.2004 N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России".
6. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.
Руководитель
И.Ю.АРТЕМЬЕВ
Утверждена
Приказом ФАС России
от 8 октября 2007 г. N 325
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
(ФАС РОССИИ)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (далее - ФАС России).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст.
1.3. Документы ФАС России являются собственностью государства, вопросы работы с ними регулируются законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными и методическими документами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федерального архивного агентства.
1.4. ФАС России организует и ведет делопроизводство на основе положений Регламента Федеральной антимонопольной службы, утвержденного Приказом ФАС России от 09.04.2007 N 105, и настоящей Инструкции.
1.5. Инструкция является нормативным документом, устанавливающим единые правила документационного обеспечения управления центрального аппарата ФАС России, и обязательна для всех его работников.
1.6. Настоящая Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов, независимо от формы носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль документов, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Порядок работы с секретными документами и шифрограммами определяет специальная инструкция.
Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регламентируется Инструкцией о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах, утвержденной Приказом ФАС России от 18.03.2005 N 45.
Организация работы с документами коллегии Федеральной антимонопольной службы осуществляется в соответствии с Положением о коллегии Федеральной антимонопольной службы, утвержденным Приказом ФАС России от 29.06.2007 N 198.
Организация работы с документами дел о нарушении антимонопольного законодательства и законодательства о естественных монополиях, дел об административных правонарушениях и судебных дел в ФАС России осуществляется в соответствии с Регламентом подготовки и ведения дел о нарушениях антимонопольного законодательства и законодательства о естественных монополиях, дел об административных правонарушениях и судебных дел в центральном аппарате ФАС России, утвержденным Приказом ФАС России от 23.08.2005 N 197, и Приказом ФАС России от 22.12.2006 N 337 "Об утверждении форм актов, принимаемых комиссией по рассмотрению дела о нарушении антимонопольного законодательства".
Организация работы с документами дел о недобросовестной конкуренции на товарных рынках, о нарушении законодательства о рекламе, а также дел об административных правонарушениях, осуществляется в соответствии с Регламентом подготовки и ведения дел о нарушениях законодательства о рекламе, статьи 10 Закона РСФСР "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках", а также дел об административных правонарушениях и судебных дел, связанных с такими нарушениями в центральном аппарате ФАС России, утвержденным Приказом ФАС России от 26.10.2005 N 249 и Приказом ФАС России от 22.09.2006 N 243 "Об утверждении форм процессуальных документов и об организации работы по рассмотрению дел, возбужденных по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе".
1.7. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения в системе электронного документооборота LanDocs, контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, методическую помощь территориальным управлениям службы в части организации и ведения делопроизводства осуществляет отдел-канцелярия Управления делами.
1.8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России возлагается на руководителей структурных подразделений.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, обязанности которого устанавливаются должностным регламентом.
1.9. Работники структурных подразделений ФАС России несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается (докладная записка) руководителю структурного подразделения, в отдел-канцелярию Управления делами и в контрольный отдел Управления контроля и административной реформы.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Российской Федерации
2.1.1. ФАС России в целях обеспечения выполнения возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией (Положение о Федеральной антимонопольной службе утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 331) разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и его поручений.
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4 (Приложение N 1).
На первом листе законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского
кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номер проставляется римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного (1.25) отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного (1.25) отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 6. Функции и полномочия антимонопольного органа
Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок и пишется с абзацного отступа (1.25). Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом с абзацного отступа (1.25) в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 22. Функции антимонопольного органа
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. В этом случае слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы.
Части обозначаются арабскими цифрами с точкой.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой.
Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указывается при оформлении принятого в Государственной Думе закона.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2.1.4. К законопроекту должна быть приложена пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости принятия законопроекта, включающая развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О защите конкуренции"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента
Российской Федерации
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более листах верхнее поле второго и последующего листов составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок и текст (Приложение N 2).
Указ Президента Российской Федерации заголовок имеет обязательно. В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируется относительно слов "Президент Российской Федерации".
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации приложений на них в тексте обязательно делается ссылка.
В проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных званий, воинских и специальных званий Российской Федерации допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии. В остальных случаях это не допускается.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжении место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги формата А4.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все остальные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
_________ N ________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты - 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом положении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
_________ N ________
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (СПИСОК, ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта интервалом 70 пт, интервал от заголовка до текста приложения 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
При размещении таблицы на нескольких листах заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждом листе.
Листы приложения имеют самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждого листа или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одном листе может быть не более трех сносок.
В приложенных положениях, программах, уставах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2) Номер пункта состоит из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой (например, 1.2.3). Пункты могут быть разделены на подпункты, которые имеют порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства
Российской Федерации
2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14 (Приложение N 3). Проект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера документа. К порядковому номеру распоряжения Правительства Российской Федерации добавляется буква "р".
Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (см. пп. 2.2.3).
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт, печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может делиться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом, вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации может разделяться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (пп. 2.2.3).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то в тексте дается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 3 интервалами.
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов ФАС России
2.4.1. ФАС России в пределах своей компетенции издает нормативные правовые акты в виде приказов, правил, инструкций, положений.
Принятие нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.2. При подготовке и оформлении нормативных правовых актов ФАС России следует руководствоваться Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральной государственной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 N 1538, от 06.11.1998 N 1304, от 11.02.1999 N 154, от 30.09.2002 N 715, от 07.07.2006 N 418) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895, N 50, ст. 5689; 1998, 347, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2002, N 40, ст. 3929; 2006, N 29, ст. 3251) (далее - Правил подготовки нормативных правовых актов)), Регламентом Федеральной антимонопольной службы, утвержденным Приказом ФАС России от 09.04.2007 N 105 и настоящей Инструкцией.
2.4.3. При подготовке документов в ФАС России применяется текстовой редактор "Microsoft@ Word" версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 и 14 через 1 - 2 интервала.
2.5. Бланки документов
2.5.1. Документы, исходящие из ФАС России, должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
2.5.2. Государственный герб Российской Федерации помещен на бланк ФАС России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
2.5.3. Полное и сокращенное (ФАС России) наименование Федеральной антимонопольной службы даны в соответствии с Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 06.08.2004 N 1363/1001.
2.5.4. Справочные данные о Федеральной антимонопольной службе, помещенные на гербовом бланке, включают в себя почтовый адрес, справочный телефон и факс.
2.5.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 по заказу Управления делами типографским способом и подлежат строгому учету в отделе-канцелярии Управления делами. На бланках типографским способом проставлен порядковый номер (кроме бланков приказов). Учет бланков ведется отдельно по видам бланков в журнале в группе исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами.
Бланки хранятся в специальном шкафу в отделе-канцелярии Управления делами и выдаются в структурные подразделения ФАС России строго под роспись в журнале учета бланков.
Право получать бланки в отделе-канцелярии Управления делами имеют только работники, отвечающие за делопроизводство в структурных подразделениях ФАС России (далее - делопроизводители), или работники, временно исполняющие данные обязанности. Полученные бланки должны храниться в специальных запирающихся шкафах и выдаваться исполнителям строго под расписку.
Испорченные бланки передаются делопроизводителями структурных подразделений ФАС России в отдел-канцелярию Управления делами (группа исходящей корреспонденции) для списания и последующего уничтожения.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.
Контроль изготовления, использования и хранения бланков осуществляет отдел-канцелярия Управления делами.
2.5.6. В ФАС России применяются следующие гербовые бланки:
бланк руководителя Федеральной антимонопольной службы (Приложение N 4);
бланк статс-секретаря - заместителя руководителя Федеральной антимонопольной службы (Приложение N 5);
бланк заместителя руководителя Федеральной антимонопольной службы (Приложение N 6);
бланк Федеральной антимонопольной службы (Приложение N 7).
2.5.7. В ФАС России используются также бланки приказов, изготавливаемые типографским способом и не имеющие нумерации.
2.5.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению руководителя ФАС России. Предложения о необходимости введения новых бланков вместе с образцами предлагаемых бланков вносит начальник Управления делами.
2.5.9. Снятие копий с бланков и документов, исполненных на бланках, с использованием цветной копировальной техники запрещено.
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке документов работники ФАС России обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2.6.1. Дата документа.
Датой документа является дата его регистрации в отделе-канцелярии Управления делами (распорядительные документы, письма).
Для документа, составленного совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.
Дата документа, принимаемого коллегиальным органом - дата принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. В данном случае дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть обязательно датированы.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (26.04.2007).
Словесно-цифровой способ оформления даты используется в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций и в документах финансового характера (26 апреля 2007 г.).
2.6.2. Регистрационный номер документа.
Все документы: входящие, исходящие и внутренние должны быть зарегистрированы.
Поступающие в ФАС России и исходящие из ФАС России документы регистрируются в отделе-канцелярии Управления делами.
Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, составивших данные документы.
2.6.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка включает в себя регистрационный номер (исходящий), проставленный на документе организацией, направившей данный документ на рассмотрение в ФАС России, и дату создания данного документа.
Ссылка может быть размещена в специально отведенных графах на гербовом бланке документа или указана в тексте документа.
2.6.4. Адресат.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Сокращение названия Российская Федерация - РФ в официальных документах не допускается.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
Департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство
образования и науки
Российской Федерации
Управление делами
начальнику общего отдела
А.А. Калинину
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
ООО "Бизнес-Оазис"
Е.В. Никитиной
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям
территориальных органов
ФАС России
В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указываются.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа, а на каждом экземпляре указывают только один адрес.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес с индексом.
Например:
Центральный банк
Российской Федерации
Неглинная ул., д. 12,
Москва, 103016
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию получателя, его инициалы, затем почтовый адрес.
Составные части отделяются друг от друга 2 интервалами.
Например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-он,
Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.6.5. Утверждение документа.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
Утверждаются документы руководителем ФАС России или его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.
Обязательному утверждению подлежат следующие виды документов:
положения (о структурных подразделениях, коллегиальных органах и т.д.):
структура и штатное расписание центрального аппарата ФАС России;
текущие и перспективные планы;
правила, инструкции;
формы унифицированных документов;
сводная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России;
акты;
протоколы;
командировочные задания и отчеты о командировках;
сдаточные описи на дела постоянного срока хранения.
Документы утверждаются оформлением реквизита "гриф утверждения" или изданием распорядительного документа (приказа) в случаях, когда введение в действие документа требует дополнительных действий, предписаний или решения коллегиального органа.
Утверждение документа производится после его подписания.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
антимонопольной службы
__________ И.Ю. Артемьев
Дата
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ФАС России
от _____________ N ______
2.6.6. Заголовок к тексту документа.
Служебные документы должны иметь заголовок к тексту независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются только извещения, телеграммы и телефонограммы.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?): "о выделении...", "об изменении..." и т.п., или "чего?" ("кого?"): "Должностная инструкция старшего специалиста 1 категории".
В заголовке к ответу на Поручение Правительства Российской Федерации после текста заголовка обязательно указывают дату и номер поручения.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим документ.
В конце заголовка точка не ставится.
2.6.7. Текст документа.
Текст служебного письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основание создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, организацию-автора или фамилию физического лица, дату, регистрационный номер (если они не указаны в реквизитах бланка), заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах ФАС России (приказах) и во внутренних документах (служебных, докладных записках), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа: "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.
В документах коллегиальных органов ФАС России текст излагается от третьего лица единственного числа: "постановляет", "решил" и т.д.
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: "приказываем", "решили" и т.д.
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: "слушали", "выступили", "решили".
В служебных письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа: "просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...";
от первого лица единственного числа: "прошу выслать...", "считаю необходимым" и т.д.;
от первого лица единственного числа: "ФАС России не возражает" и т.д.
2.6.8. Оформление приложений к документу.
Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Положение о центральном архиве ФАС России на 10
л. в 1 экз.
2. Положение о центральной экспертной комиссии ФАС
России на 5 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и
приложения к нему, всего на 30 л.
Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказам, правилам, инструкциям, положениям и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N ..." с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера через 1 интервал.
Например:
Приложение N 1
к приказу ФАС России
от __________ N ______
Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.
2.6.8. Подпись документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:
Начальник Аналитического управления Личная подпись А.Г. Сушкевич
Если руководитель ФАС России временно отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, временно (в соответствии с приказом) исполняющий его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, а к документу прилагается заверенная копия приказа о временном возложении обязанностей.
Если заместитель руководителя ФАС России, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, замещающий отсутствующего, в соответствии с утвержденным Временным распределением обязанностей между заместителями руководителя.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Заместитель Министра Заместитель Министра юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись А.Г. Цыганов
Члены комиссии Личная подпись С.Ю. Вершинин
Личная подпись О.А. Савинова
Наименование должности печатается от левого края поля без отступа. Расшифровку личной подписи печатают без скобок строчными буквами на уровне последней строки наименования должности и выравнивают по правому краю поля документа. Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами не делают, между инициалами и фамилией - один пробел.
2.6.9. Согласование документа.
Согласование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности документа, определения правильности отражения в документе решений, их соответствия законодательству, учета позиции структурных подразделений.
Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа.
При наличии нескольких грифов согласования их указывают на отдельном листе согласования, на месте, предназначенном для грифа согласования, делают пометку "Лист согласования прилагается".
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации при внешнем согласовании), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра транспорта Российской Федерации ____________ ___________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Дата
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами ФАС России;
с руководителями территориальных органов, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 N 498-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
коллегии ФАС России
от 29.09.2004 N 3
Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Визы на исходящем документе (письме) располагаются на лицевой стороне последнего листа копии документа (в окончательной редакции без исправлений) и включают в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
Виза на распорядительном документе включает в себя наименование структурного подразделения, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости (если визирует не начальник управления) указывается должность визирующего.
Например:
Административное управление Личная подпись А.В. Доценко
________________
(Дата)
или
Заместитель начальника Личная подпись Н.О. Сорокина
Правового управления
_________________
(Дата)
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Правовое управление Личная подпись А.Г. Аверкин
___________________
(Дата)
Замечания докладываются руководителю, подписывающему данный документ.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела и руководителем структурного подразделения (или его заместителем, если руководитель официально отсутствует).
Проект документа, представляемый на подпись руководителю ФАС России, должен быть обязательно завизирован заместителем руководителя, непосредственно контролирующим деятельность структурного подразделения, подготовившего данный документ.
Все проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, поступивших в ФАС России и подготовленных самой службой, должны быть завизированы заместителем руководителя ФАС России, координирующим и контролирующим деятельность Аналитического управления.
Обязательному визированию в Правовом управлении подлежат:
документы, содержащие правовую позицию ФАС России, основанную на Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законах, федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актах федеральных органов исполнительной власти, постановлениях, определениях и иных решениях Конституционного суда Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации, Высшего арбитражного суда Российской Федерации и иных вступивших в законную силу судебных решений;
документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации;
документы, направляемые в органы прокуратуры, иные правоохранительные органы;
документы, направляемые в судебные органы;
проекты нормативных правовых актов, разрабатываемых в ФАС России;
заключения ФАС России на проекты нормативных правовых актов, представляемых в ФАС России для согласования или для подготовки замечаний и предложений;
проекты приказов, инструкций, положений, правил ФАС России;
проекты договоров, контрактов, соглашений и иных сделок с участием ФАС России;
доверенности, выдаваемые ФАС России для представления интересов ФАС России в судебных органах;
протоколы, определения о возбуждении дел об административных правонарушениях.
Не подлежат обязательному визированию в Правовом управлении документы, подготовленные в Управлении контроля размещения государственного заказа по вопросам, связанным с применением законодательства о размещении заказа, и в Управлении контроля рекламы и недобросовестной конкуренции по вопросам, связанным с применением законодательства о рекламе и статьи 14 Федерального закона "О защите конкуренции", за исключением проектов нормативных правовых актов.
Правовой экспертизе в Правовом управлении подлежат докладные записки руководителю ФАС России о возбуждении дел о нарушении антимонопольного законодательства и законодательства Российской Федерации о естественных монополиях.
Обязательному визированию в Управлении контроля и административной реформы подлежат:
заключения по результатам служебных проверок, проводимых в ФАС России;
заключения и ответы по жалобам на действия (бездействие) должностных лиц ФАС России;
ответы на запросы правоохранительных органов и органов прокуратуры;
проекты документов о назначении и проведении контрольных мероприятий.
Обязательному визированию в Управлении международного экономического сотрудничества подлежат:
документы, направляемые в МИД России, посольства Российской Федерации, торговые представительства Российской Федерации, посольства и представительства зарубежных стран в Российской Федерации, международные организации, государственные органы зарубежных стран;
документы, направляемые в Минэкономразвития России, другим государственным органам и органам местного самоуправления Российской Федерации, а также хозяйствующим субъектам, касающиеся мер тарифного и нетарифного регулирования внешнеэкономической деятельности.
Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:
заместителями руководителя ФАС России - 2 рабочих дня;
подразделениями-соисполнителями - 2 рабочий день;
в Правовом управлении:
проекты нормативных правовых актов - 5 рабочих дней,
проекты остальных документов - 3 рабочих дня.
По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту, оформленных на отдельном листе.
Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня.
При несогласии исполнителя с замечаниями и предложениями должностного лица, визирующего проект документа, вопрос выносится на рассмотрение руководителя ФАС России или курирующего работу данного структурного подразделения заместителя руководителя ФАС России (служебная записка за подписью начальника управления) в течение 1 рабочего дня.
Проекты документов о назначении и проведении контрольных мероприятий визируются в течение 1 рабочего дня начальником структурного подразделения, инициирующего контрольное мероприятие, заместителем начальника Управления контроля и административной реформы и заместителем руководителя ФАС России, курирующим работу данного структурного подразделения.
В случае участия в контрольном мероприятии сотрудников нескольких структурных подразделений проекты вышеуказанных документов визируются также начальниками соответствующих управлений и заместителями руководителя ФАС России, курирующими данные управления.
Подготовка документов и их визирование осуществляется работником структурного подразделения, отвечающим за подготовку и проведение контрольного мероприятия (руководителем инспекции), с соблюдением условий конфиденциальности.
2.6.10. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. При этом печать обязательно должна закрывать часть наименования должности.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности:
акты (выполнения работ, списания, экспертизы и др.);
архивные справки;
гарантийные письма;
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дела в суде и арбитраже и др.);
договоры (о сотрудничестве, аренде помещения, материально-технической ответственности и др.);
заявки (на оборудование и т.д.);
заключения и отзывы ФАС России на диссертации и авторефераты;
запросы информации в депозитариях;
исполнительные листы;
командировочные удостоверения;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);
положение о ФАС России;
поручения (банковские, бюджетные и др.);
расчетные чеки;
реестры (чеков, бюджетных поручений);
смета расходов (на содержание аппарата управления и т.д.);
соглашения (трудовые и др.);
трудовые книжки;
удостоверения;
чековые книжки;
штатные расписания и изменения к ним.
На номерных бланках руководителя, его заместителей и ФАС России печать не ставится, кроме документов, названных выше.
2.6.11. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" на бланке проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения. В зависимости от содержания копия документа заверяется печатью Управления делами или Управления территориальных органов, кадров и государственной службы.
Например:
Верно
Заместитель начальника
Управления делами -
Начальник отдела-канцелярии Личная подпись И.В. Белянкина
_________________
(Дата)
Копии решений ФАС России по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений (на бланке) хозяйствующих субъектов и копии исходящих из Федеральной антимонопольной службы документов заверяет заместитель начальника Управления делами - начальник отдела-канцелярии (или его заместитель).
На заверенной копии ставится печать Управления делами.
Копии кадровых документов заверяет начальник Управления государственной службы и контроля государственной помощи или его заместитель, на копии ставится печать данного управления.
2.6.12. Отметка об исполнителе.
На исходящих документах обязательна отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа или, если места недостаточно, на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Например:
Н.И. Исаева
252-35-31
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.13. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается в электронной карточке входящего документа в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения делопроизводителем управления, в котором исполнен документ.
2.6.14. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждого листа документа и содержащая наименование файла на машинном носителе.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
2.7.1. Приказ
2.7.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, кадровым, оперативным вопросам внутренней работы ФАС России (Приложение N 8).
Приказы ФАС России издаются на основании и во исполнение федеральных законов и решений вышестоящих органов, по инициативе руководства ФАС России или структурных подразделений по важнейшим вопросам их деятельности.
Проект приказа готовят и вносят структурные подразделения центрального аппарата ФАС России на основании поручения руководителя службы, его заместителей, или в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу вносит Управление государственной службы и контроля государственной помощи на основании соответствующих представлений.
Приказ подписывает руководитель ФАС России (или лицо, временно исполняющее его обязанности).
Обеспечение качественной подготовки проекта приказа и его согласование с заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России возлагается на руководителя структурного подразделения, готовящего данный приказ.
В целях обеспечения правильности оформления, проект приказа должен предварительно (до визирования) согласовываться с заместителем начальника Управления делами - начальником отдела-канцелярии.
2.7.1.2. Проект приказа печатается на стандартном бланке установленной формы, согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России, заместителями руководителя ФАС России (за исключением случаев, установленных пунктом 2.7.1.6 настоящей Инструкции) и направляется руководителю (временно исполняющему обязанности руководителя заместителю руководителя) для подписания. При необходимости к проекту прикладывается служебная записка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа и обоснование необходимости его принятия.
К проекту приказа о создании комиссии по рассмотрению дела о нарушении антимонопольного законодательства Российской Федерации или законодательства Российской Федерации о рекламе, кроме служебной записки по поручению руководства могут быть приложены и материалы дела.
Проекты приказов ФАС России, подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием полных наименований ФАС России и федеральных органов исполнительной власти и организаций.
2.7.1.3. Проект приказа ФАС России во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен иной срок.
2.7.1.4. Приказ печатается шрифтом N 14. При этом обязательные реквизиты: изображение государственного герба, наименование службы (полное и сокращенное), наименование вида документа - указаны на бланке.
Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.
Констатирующая часть в приказе заканчивается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия (руководителя структурного подразделения) и сроков исполнения.
При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.
Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых следует довести приказ, указываются в указателе рассылки, заполняемом исполнителем.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывают должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
2.7.1.4. Исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указываются его должность, инициалы и фамилия.
2.7.1.5. На оборотной стороне последнего листа документа должно быть указано наименование структурного подразделения, вносящего данный проект, с обязательной подписью руководителя данного структурного подразделения.
Например:
Проект приказа вносит
Правовое управление Личная подпись А.Г. Аверкин
__________________
(Дата)
2.7.1.6. Проект приказа должен быть рассмотрен и завизирован заместителями руководителя ФАС России (в соответствии с их компетенцией) и руководителями (заместителями) структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым в проекте приказа даются поручения (за исключением поручений, имеющих общий характер).
Все проекты приказов визируются в Правовом управлении, за исключением приказов по личному составу (о назначении, увольнении (за исключением увольнения по инициативе представителя нанимателя), перемещении, отпусках, установлении квалификационных разрядов, награждении, поощрении работников центрального аппарата, руководителей территориальных органов ФАС России, о премировании работников центрального аппарата и руководителей территориальных органов ФАС России, о командировании работников центрального аппарата, о загранкомандировании работников ФАС России).
Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа приказа ниже отметки о структурном подразделении, вносящем данный проект приказа, с указанием наименования структурного подразделения, инициалов, фамилии руководителя структурного подразделения и даты визирования.
Например:
Согласовано:
Управление делами Личная подпись П.В. Заборщиков
_________________
(Дата)
В случае если проект приказа ФАС России подлежит визированию более чем в пяти структурных подразделениях, проект такого приказа может быть рассмотрен на заседании президиума Коллегии ФАС России.
Для рассмотрения проекта приказа на президиуме Коллегии ФАС России структурное подразделение - разработчик проекта приказа направляет руководителю ФАС России служебную записку с предложением о включении в повестку заседания президиума Коллегии ФАС России рассмотрения проекта приказа и обоснованием необходимости принятия такого приказа.
К служебной записке прилагается проект приказа, рассмотрение которого планируется на президиуме Коллегии ФАС России.
В случае если на президиуме Коллегии ФАС России принято решение об одобрении указанного проекта приказа, то визирование в заинтересованных структурных подразделениях такого проекта приказа не требуется.
2.7.1.7. Замечания по существу содержания приказа излагаются отдельно и прилагаются к тексту проекта документа.
В случае если замечания и предложения вносят существенные изменения в текст приказа, он подлежит повторному визированию. При внесении уточнений, не меняющих содержания приказа, повторного визирования не требуется.
2.7.1.8. При издании приказа совместно одним или несколькими федеральными органами исполнительной власти оформление приказа осуществляется следующим образом:
наименование федеральных органов исполнительной власти (организаций) располагается на одном уровне;
наименование вида документа - приказ, располагается центровано;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано;
регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляется через косую черту в порядке указания авторов в приказе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
2.7.1.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.
Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.7.1.10. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:
Приложение N 1
к приказу ФАС России
от __________ N _____
2.7.1.11. Приказы по основной деятельности регистрируются в отделе-канцелярии Управления делами.
Приказы по личному составу (о назначении, увольнении, перемещении, отпусках, установлении квалификационных разрядов, награждении, поощрении работников центрального аппарата, руководителей территориальных органов ФАС России) подготавливаются и регистрируются в Управлении государственной службы и контроля государственной помощи.
Приказы о командировании работников центрального аппарата подготавливаются в структурных подразделениях ФАС России и регистрируются в Управлении государственной службы и контроля государственной помощи.
Приказы о загранкомандировании работников ФАС России подготавливаются Управлением международного экономического сотрудничества и регистрируются в Управлении государственной службы и контроля государственной помощи.
Приказы по составу советов, рабочих групп, комиссий, создаваемых в центральном аппарате ФАС России, регистрируются в отделе-канцелярии Управления делами.
Приказы о премировании работников центрального аппарата и руководителей территориальных органов ФАС России регистрируются в Управлении государственной службы и контроля государственной помощи.
На каждый регистрируемый приказ заполняется электронная карточка с обязательным указанием поручения, содержащегося в приказе и срока его исполнения.
На зарегистрированный приказ исполнителем заполняется лист рассылки, им же определяется и готовится необходимое для рассылки количество копий приказа. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ. В рассылку обязательно включается приемная руководителя ФАС России. Исполнитель (под расписку) раздает приказ всем заинтересованным заместителям руководителя службы и структурным подразделениям ФАС России. Если приказ рассылается в территориальные органы ФАС России или сторонние организации, то к листу рассылки прилагается список с указанием наименований всех организаций, куда был направлен данный документ. После рассылки подлинник приказа вместе с полностью заполненным листом рассылки возвращается в отдел-канцелярию Управления делами, где подшивается в дело.
Приказ, направляемый на государственную регистрацию в Минюст России, рассылается после возвращения данного приказа с государственной регистрации.
При регистрации приказа по основной деятельности исполнитель одновременно представляет в Управление делами электронную версию приказа.
2.7.1.12. Если приказ затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус ФАС России, имеет межведомственный характер, то он подлежит государственной регистрации в Минюст России в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов.
Не позднее 10 дней со дня подписания приказа 6 экземпляров приказа (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть на магнитном носителе) представляются в Минюст России. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).
Представление на государственную регистрацию совместных приказов возлагается на тот федеральный исполнительный орган, который указан первым в числе подписавших.
К приказу прилагается справка, содержащая:
основания издания данного приказа;
сведения обо всех действующих нормативно-правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствии с вновь принимаемым приказом;
сведения о согласовании приказа с заинтересованными органами исполнительной власти, если таковое согласование требуется.
Представленный на государственную регистрацию приказ должен быть завизирован (на обороте каждого листа оригинала), а прилагаемая справка подписана начальником Правового управления.
Зарегистрированный в Минюсте России приказ возвращается в ФАС России, и, после рассылки, направляется в отдел-канцелярию Управления делами для подшивки в дело.
В случае отказа в государственной регистрации приказа в течение 10 дней со дня получения отказа руководитель издает приказ об отмене действия приказа, не прошедшего государственную регистрацию. Копию приказа об отмене направляют в Минюст России, незарегистрированный приказ возвращается в отдел-канцелярию Управления делами, где подшивается в дело без рассылки.
Приказ может быть также возвращен Минюстом России без регистрации по просьбе ФАС России, а также, если нарушен установленный порядок представления приказа на государственную регистрацию или Правила подготовки нормативных правовых актов.
В случае возвращения приказа без государственной регистрации при нарушении установленного порядка представления на государственную регистрацию или Правил подготовки нормативных правовых актов нарушения должны быть устранены, а приказ повторно направляется на государственную регистрацию в Минюст России, либо в Минюст России должна быть направлена копия документа об отмене приказа.
2.7.1.13. При оформлении выписок из приказов обязательно пишется констатирующая часть, а затем - дословное содержание выписываемых абзацев распорядительной части.
Выписку из приказа ФАС России по общим вопросам заверяет заместитель начальника Управления делами - начальник отдела канцелярии (или его заместитель), выписку из приказа по кадровым вопросам заверяет начальник Управления территориальных органов, кадров и государственной службы (или его заместитель).
Выписку заверяют проставлением заверительной надписи "Верно", наименованием должности работника службы, заверяющего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты. Выписка должна быть обязательно заверена печатью соответствующего управления.
2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ФАС России.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных актов.
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм.
2.7.2.2. Положение, правила и инструкция должны обязательно иметь заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?".
Заголовок выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
2.7.2.3. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Названия глав могут выделяться полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
2.7.2.4. Положения, правила, инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями ФАС России, визируются руководителями данных структурных подразделений и утверждаются руководителем ФАС России или заместителем руководителя ФАС России.
Утверждение оформляется грифом утверждения на подлиннике (см. п. 2.6.5 или, если введение данных документов в действие требует дополнительных мероприятий, приказом по основной деятельности ФАС России (оформление см. п. 2.7.1).
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на заседаниях коллегии ФАС России, комиссиях, совещаниях, конференциях (Приложение N 9). Форма протокола заседания коллегии ФАС России утверждена Положением о коллегии Федеральной антимонопольной службы (Приказ ФАС России от 29.06.2007 N 198).
2.7.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и работников структурного подразделения ФАС России, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителями структурных подразделений, ответственными за подготовку данных вопросов.
2.7.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (печатаются с прописной буквы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в этом случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается"). Постановление (решения) печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Текст постановления строится по образцу приказа.
Документ, утверждаемый протоколом, обязательно прилагается к нему.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.7.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
2.7.3.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопросов нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.7.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке ФАС России и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения совещания указывается в протоколе только в том случае, если оно проходило не в обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по данному вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номера экземпляра печатаются ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируются по отношению к нему.
2.7.3.7. Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям центрального аппарата ФАС России под роспись в указателе рассылки, а также заинтересованным организациям и должностным лицам по списку рассылки с указанием их адресов. Копии протоколов, предназначенные к рассылке в территориальные органы ФАС России и в сторонние организации, и список рассылки передаются в отдел-канцелярию Управления делами для заверения и осуществления рассылки.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.
При оформлении выписки из протокола обязательно указывается вводная часть (включая повестку дня), затем дается дословная запись содержания необходимых абзацев.
Выписка заверяется заместителем начальника Управления делами - начальником отдела-канцелярии (или его заместителем) проставлением заверительной надписи "Верно", наименованием должности заверяющего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты. Выписка должна быть заверена печатью Управления делами.
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма ФАС России готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФАС России;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, к программам, планам;
как ответы на запросы юридических и физических лиц, территориальных органов ФАС России;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Сроки подготовки служебных писем определяются резолюцией руководителя ФАС России или его заместителей в пределах установленных сроков их исполнения. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем ФАС России, его заместителями и руководителями структурных подразделений.
2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленной формы (см. п. 5.1) размером шрифта N 13 или N 14.
Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:
левое поле - 20 мм,
правое поле - 10 мм,
верхнее поле - 20 мм,
нижнее поле - 20 мм.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.
2.7.4.4. Право подписи служебных писем имеют руководитель ФАС России и заместители руководителя ФАС России.
Начальники управлений центрального аппарата ФАС России имеют право подписи на бланке ФАС России только сопроводительных писем в территориальные органы ФАС России при рассылке информационных материалов и заверенных бухгалтерских документов.
Начальник Правового управления может за своей подписью направлять письма с разъяснением вопросов применения антимонопольного законодательства, подготовленные работниками управления, в адрес юридических и физических лиц.
Проекты служебных писем, подготовленные за подписью руководителя ФАС России, должны передаваться в секретариат руководителя за 2 рабочих дня до срока исполнения документа.
Документы, направляемые в Правительство Российской Федерации, федеральные органы представительной власти и судебные органы, в федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы ФАС России, сторонние организации, гражданам, подписываются руководителем ФАС России или его заместителями (согласно утвержденному приказом ФАС России распределению обязанностей).
Решения по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов и письма о передаче полномочий территориальным органам ФАС России по рассмотрению ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов подписывают заместители руководителя ФАС России (согласно утвержденному приказом ФАС России распределению обязанностей).
Решения, предписания и определения комиссий, создаваемых для рассмотрения дел о нарушении антимонопольного законодательства Российской Федерации и законодательства Российской Федерации о рекламе, оформляются на бланках ФАС России и подписываются председателем комиссии и членами комиссии.
Решения Комиссии ФАС России по контролю в сфере размещения заказов оформляются на бланках ФАС России и подписываются председателем комиссии, заместителем председателя комиссии и членами комиссии.
Правом подписи определений о возбуждении дела и протоколов об административном правонарушении на бланке ФАС России обладают:
руководители структурных подразделений центрального аппарата ФАС России;
заместители руководителей структурных подразделений центрального аппарата ФАС России;
начальники отделов структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в ФАС России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними в центральном аппарате ФАС России, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной антимонопольной службы, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях ФАС России и должностными регламентами их работников.
3.1.3. Управление делами совместно с Административным управлением разрабатывает маршруты движения документов, использование которых позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь их движения с момента поступления документа в ФАС России.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в ФАС России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в ФАС России доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в ФАС России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством службы и доставляются исполнителям.
Прием и первичную обработку поступающих документов осуществляют работники отдела-канцелярии Управления делами ФАС России.
Документы, поступающие в ФАС России из вышестоящих органов, учитываются и регистрируются группой правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами.
Документы, поступающие в ФАС России из федеральных органов исполнительной власти, судебных органов, от хозяйствующих субъектов, граждан, из территориальных органов ФАС России и др., учитываются и регистрируются в группе входящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами.
Принимать документы от хозяйствующих субъектов руководителям и работникам структурных подразделений ФАС России, минуя отдел-канцелярию Управления делами, запрещается.
Прием, регистрацию и доклад руководству службы документов, поступивших в пакетах с грифом "Секретно", осуществляет Отдел защиты информации.
Прием, регистрацию и доклад документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляет отдел-канцелярия Управления делами.
Прием и регистрация корреспонденции на иностранных языках, адресованной ФАС России, осуществляется в Управлении международного экономического сотрудничества. Управление международного экономического сотрудничества осуществляет их аннотированный перевод и докладывает руководителю службы и его заместителям.
Печатные издания поступают в отдел общественных связей Административного управления.
3.3.2. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов и соответствие вложенных в них документов описи или ссылке на приложения.
Пакеты с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются по назначению.
Документы, ошибочно поступившие в ФАС России, передаются или пересылаются по принадлежности.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ получен в поврежденном виде".
3.3.3. Конверты поступающей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу в случаях:
когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения документа;
когда адрес отправителя или наименование организации указаны только на конверте;
при поступлении писем, заявлений и жалоб граждан.
3.3.4. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
К нерегистрируемым документам относятся:
письма (без обращения в ФАС России), присланные в копии для сведения;
ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;
пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки;
обзоры печати, книги, газеты, журналы, прейскуранты, каталоги, ведомственная литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники и т.д.;
аналитические обзоры федеральных органов исполнительной власти;
учебные планы, программы (без сопроводительных писем);
авторефераты полученные, без сопроводительных писем;
документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.), если они получены без сопроводительного письма;
документы без подписи.
3.3.5. На подлежащих регистрации документах в отделе-канцелярии Управления делами на лицевой стороне первого листа документа в нижнем правом углу ставится штамп с указанием наименования ФАС России, входящего номера, даты регистрации и количества листов.
При регистрации документов в группе правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами после валового входящего номера проставляется индекс ПР.
Служебные документы, полученные руководством и работниками структурных подразделений ФАС России, минуя делопроизводственную службу, подлежат обязательной передаче в отдел-канцелярию Управления делами для регистрации.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются общим номером и передаются на рассмотрение в общем порядке. Срочные телеграммы после регистрации сразу передаются в секретариат руководителя ФАС России.
Текст поступившей телефонограммы печатается получателем на чистом листе и оперативно передается адресату.
Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
3.3.6. Документы, поступившие по каналам электронной связи, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрацию документов, поступивших по электронной почте, осуществляет отдел-канцелярия Управления делами. На лицевой стороне первого листа документа ставится регистрационный номер, состоящий из отметки "электронная почта" и порядкового номера, и дата поступления документа. Регистрация документов ведется отдельно от других видов поступающей корреспонденции.
Факсограммы, поступившие в ФАС России (включая и факсограммы, полученные на факсимильные аппараты, установленные в структурных подразделениях), регистрируются в отделе-канцелярии Управления делами. При этом на поступившей факсограмме делается отметка "факс" и ставится регистрационный порядковый номер. Регистрация поступивших факсограмм ведется также отдельно от других видов документов.
Факсимильная связь служит для передачи срочных документов. Факсограммы носят только информативный характер и не могут заменить официальный документ.
Срочные факсограммы передаются адресату немедленно.
Факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.
3.3.7. Поступившие телеграммы принимаются отделом-канцелярией Управления делами под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются как входящие документы и передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.8. Текст поступившей телефонограммы печатается работниками отдела-канцелярии Управления делами на листе бумаги формата А4. Поступившая телефонограмма регистрируется в отдельном журнале регистрации, на поступившей телефонограмме ставится регистрационный порядковый номер. Телефонограмма оперативно передается адресату под расписку в журнале регистрации телефонограмм.
3.3.9. После регистрации поступившая корреспонденция поступает в Административное управление начальнику управления (правительственная корреспонденция) или в отдел обеспечения деятельности руководства (общая корреспонденция) для анализа и представления ее на доклад руководителю или лицу, временно исполняющему его обязанности. Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации передаются в Административное управление сразу после получения.
Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения руководителем службы, докладывается руководителю ФАС России или лицу, его временно замещающему.
3.3.10. Руководитель рассматривает корреспонденцию и принимает по каждому документу решение, фиксируемое в резолюции.
Резолюция должна быть наложена руководителем в течение одного календарного дня со времени поступления к нему документа.
Резолюция должна быть краткой ("Доложить", "Подготовить", "Рассмотреть", "Согласиться" и пр.) и содержать фамилию исполнителя, которому направляется документ, содержание поручения, при необходимости срок исполнения, дату ознакомления и подпись. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является тот руководитель структурного подразделения ФАС России, который указан в резолюции первым.
Заместитель руководителя ФАС России является ответственным исполнителем только в том случае, если в резолюции руководителя службы ему поручен свод по данному документу.
Если резолюция - прямое поручение руководителя (на специальном бланке поручения), то ответственным исполнителем документа является первое названное в данном поручении должностное лицо.
Каждая резолюция оформляется отдельным листом. Внесение дополнительных записей на резолюции руководства службы не допускается.
Если поступивший документ не требует исполнения, то руководитель службы делает на нем пометку об ознакомлении, и документ возвращается в отдел-канцелярию Управления делами, где подшивается в дело согласно номенклатуре дел.
3.3.11. Корреспонденция, предназначенная для заместителей руководителя ФАС России, после доклада руководителю направляется по назначению для принятия решения только через отдел-канцелярию Управления делами.
Резолюция на документы накладывается заместителями руководителя ФАС России в течение одного дня со времени поступления к ним корреспонденции.
3.3.12. Документы после доклада руководству службы через отдел-канцелярию Управления делами направляются на исполнение в структурные подразделения ФАС России в день наложения резолюции и получения данных документов с доклада. Право получать документы в отделе-канцелярии Управления делами имеет только работник, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении ФАС России, или работник, его временно замещающий.
3.3.13. В случае несогласия с резолюцией зарегистрированные документы могут передаваться из одного структурного подразделения в другое только по служебной записке руководителя структурного подразделения с резолюцией курирующего данное подразделение заместителя руководителя ФАС России с обязательной переадресацией данного документа в электронной карточке в отделе-канцелярии Управления делами в течение двух дней со дня их получения ответственным за делопроизводство структурного подразделения.
3.3.14. Документы в процессе исполнения передаются в соответствующие структурные подразделения поочередно или одновременно (в копиях), за исключением случаев, когда размножение документов не разрешается соответствующими правилами.
Рассылка документа в копиях применяется отделом-канцелярией только в случае необходимости срочного ознакомления с документом ряда должностных лиц. О поступивших в ФАС России запросах правоохранительных органов отдел-канцелярия Управления делами информирует контрольный отдел Управления контроля и административной реформы (карточка документа).
3.3.15. Подлинник документа, требующего исполнения, передается ответственному исполнителю, который обязан рассмотреть его, организовать ознакомление с документом всех соисполнителей, подготовку предложений или исполнения поручений в установленный срок.
3.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
3.4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Документы, отправляемые ФАС России, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи отдел-канцелярия ФАС России осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, электронных документов.
3.4.2. Документы для регистрации и организации отправки передаются в группу исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами полностью оформленными, подписанными (см. пп. 2.7.4.4), с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку (если отправка производится по пяти и более адресам).
3.4.3. Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание (заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение, предписание).
3.4.4. В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом письма должно быть обязательно указано приложение (см. п. 2.6.8).
3.4.5. Инициалы, фамилия исполнителя письма и номер его служебного телефона указывается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (см. п. 2.6.12) или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа. Если документ предназначен для передачи по факсимильной связи, то исполнитель должен быть указан только на лицевой стороне последнего листа документа.
3.4.6. При наличии резолюции руководителя ФАС России "доложить" подписанный заместителем руководителя службы документ должен содержать отметку об исполнении распоряжения руководителя.
3.4.7. Окончательный ответ на документ должен быть завизирован всеми должностными лицами, указанными в резолюциях руководства ФАС России к данному документу (правила визирования см. п. 2.6.9).
3.4.8. Все исходящие документы регистрируются и отправляются по адресам только через отдел-канцелярию Управления делами.
Для регистрации в группу исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами представляют 3 экземпляра подготовленного для отправки документа в последней редакции (без исправлений).
В отделе проверяется правильность написания адреса на отправляемых документах, наличие указанных в письме приложений, правильность их оформления, подписи, наличие необходимых виз, правильность напечатания и расположения текста.
Неправильно оформленные документы без регистрации возвращаются исполнителю.
На подлиннике и копиях проставляется дата и исходящий номер документа. Первый экземпляр (с подписью) через экспедицию направляется адресату, второй экземпляр (с визами) остается в группе исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами и подшивается в папку исходящей корреспонденции (согласно номенклатуре дел Управления делами), а третий экземпляр с документами, служащими основанием письма, направляются в структурное подразделение, где подшивается в соответствующее (по номенклатуре) дело. Основания правительственной переписки передаются с визовыми экземплярами в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами, где подшиваются в дела согласно номенклатуре дел Управления делами.
3.4.9. Определения, протоколы, постановления, решения и предписания комиссий ФАС России отправляются адресатам только с уведомлением о вручении.
При необходимости отправления другой корреспонденции с уведомлением о вручении исполнитель должен письменно известить об этом работника, занимающегося оформлением исходящей корреспонденции.
3.4.10. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в день их подписания и отправляются по почте на следующий рабочий день.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя службы, подписавшего данный документ.
3.4.11. На всю отправляемую корреспонденцию (заказную и с уведомлением) составляется реестр. После отметки почтовым отделением реестр возвращается в группу исходящей корреспонденции Управления делами, где подшивается в дело.
3.4.12. Решения ФАС России по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов выдаются на руки доверенному лицу заявителя (по доверенности) только работником отдела-канцелярии Управления делами.
3.4.13. Структурные подразделения ФАС России, готовящие решения по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений, обязаны представлять в отдел-канцелярию Управления делами дополнительные копии решений с оформленным списком рассылки для направления данных копий в соответствующие территориальные органы ФАС России.
3.4.14. Телеграммы, составляемые в ФАС России, принимаются работниками экспедиции отдела-канцелярии Управления делами завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Телеграммы отправляются адресату в день поступления в отдел-канцелярию Управления делами.
3.4.15. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
3.4.16. Документы для передачи по каналам факсимильной связи с факс-аппарата ФАС России и по электронной почте передаются в отдел-канцелярию Управления делами полностью оформленными, зарегистрированными с указанием номера факса и электронного адреса получателя.
Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы в отделе-канцелярии Управления делами и в тех структурных подразделениях, которые ведут передачу факсограмм и документов по электронной почте самостоятельно. Подлинники документов после передачи возвращаются в группу исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами для отправки документа почтой или исполнителю, с отметкой о времени отправки.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего данный документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Регистрацию, передачу исполнителям и контроль исполнения поручений руководителя ФАС России осуществляет Административное управление.
3.5.2. Передача документов между структурными подразделениями ФАС России осуществляется делопроизводителями в структурных подразделениях с отметкой в электронной карточке документа. При передаче документа со служебной запиской в ней обязательно указывается перечень прилагаемых документов, количество листов и количество экземпляров.
3.5.3. Докладные записки на имя руководителя и его заместителей, начальников структурных подразделений, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера после их рассмотрения передаются на исполнение или ознакомление в соответствующее структурное подразделение. Регистрацию, контроль прохождения и исполнения внутренних документов ведет структурное подразделение, подготовившее данный документ.
3.6. Работа исполнителей с документами
3.6.1. Руководители структурных подразделений ФАС России обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.
3.6.2. При рассмотрении поступивших в структурное подразделение документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю для информации о документе передается регистрационная карточка или используется иная удобная форма его информирования.
3.6.3. Делопроизводитель структурного подразделения ФАС России ведет строгий учет поступивших документов и передает документы исполнителям строго под расписку в журнале учета.
3.6.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством службы, подготовку к пересылке адресату.
Для пересылки исполнитель определяет необходимое количество экземпляров и после регистрации исходящего документа в отделе-канцелярии Управления делами, получив первый экземпляр, готовит необходимое количество копий для отправки адресатам. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.6.5. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его получением исполнителем), о датах промежуточного исполнения (запрос дополнительных сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.6.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю необходимых материалов. Срок представления данных соисполнителями определяется ответственным исполнителем в зависимости от срока исполнения документа.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем по документам в центральном аппарате ФАС России является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в информационных целях.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления в отдел-канцелярию Управления делами, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
4.1.4. Регистрация документов в центральном аппарате ФАС России ведется в электронных карточках в системе электронного документооборота "LanDocs".
4.1.5. На документ, поступивший в отдел-канцелярию Управления делами, в день поступления заполняется электронная карточка.
Электронная карточка входящего документа имеет следующие обязательные реквизиты:
группа;
вид корреспондента;
корреспондент;
дата поступления;
входящий номер;
дата документа;
исходящий номер;
количество листов;
краткое содержание;
резолюция;
ответственный исполнитель;
вид контроля;
срок исполнения;
дата исполнения;
списано в дело N.
Такие же реквизиты имеет электронная карточка, заполняемая на поступившие факсограммы и документы, полученные по электронной почте.
Электронная карточка нормативного документа имеет следующие обязательные реквизиты:
группа;
вид документа;
дата поступления;
входящий номер;
дата документа;
индекс документа;
количество экземпляров;
количество листов;
краткое содержание;
резолюция;
ответственный исполнитель;
вид контроля;
срок исполнения;
дата исполнения;
списано в дело N.
4.1.6. При получении входящих документов с доклада руководству ФАС России и направлении их на исполнение в структурные подразделения в отделе-канцелярии Управления делами в электронную карточку вносятся все резолюции по данному документу. Здесь же контролируется путь прохождения документов к исполнителю.
4.1.7. Регистрация исходящих документов производится в группе исходящей корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами в день получения документов с подписи руководства ФАС России. Документу присваивается регистрационный порядковый номер с буквенным индексом (инициалы имени и фамилии руководителя ФАС России или его заместителя, подписавшего данный документ) или цифровым индексом (индекс структурного подразделения, установленный приказом ФАС России, если документ подписал руководитель или сотрудник структурного подразделения) и проставляется дата регистрации. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
На каждый исходящий документ заполняется электронная карточка, имеющая следующие обязательные реквизиты:
группа;
дата отправления;
индекс документа;
адресат;
дата входящего документа;
входящий номер документа;
исполнитель;
подписал;
краткое содержание;
номер бланка;
списано в дело N.
Одновременно в карточку исполненного входящего документа вносится информация об исходящем документе и дате исполнения.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации и оперативного поиска документов в ФАС России в системе электронного документооборота LanDocs создана поисковая система по документам, включающая в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.2. В делопроизводстве ФАС России отдел-канцелярия Управления делами ведет справочные картотеки:
поступления нормативных документов;
поступления входящих документов;
поступления факсограмм;
поступления документов по электронной почте;
исходящих документов;
приказов ФАС России по основной деятельности.
В структурных подразделениях ФАС России делопроизводители ведут дополнительно справочную картотеку внутренних документов управления.
4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
вид контроля;
вид корреспондента;
вид нормативного документа;
группа документов;
вид приказа;
структурные подразделения центрального аппарата ФАС России;
и вспомогательных каталогов:
корреспонденты - юридические лица;
корреспонденты - физические лица;
ответственные лица.
4.2.4. Поиск конкретного документа осуществляется по атрибутам (по всем реквизитам, указанным в электронной карточке документа) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в заголовке документа).
4.2.5. Поисковые системы обеспечивают поиск информации о документах, не относящихся к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, как работникам центрального аппарата ФАС России, так и работникам отдельных территориальных органов ФАС России, имеющих подключение к системе электронного документооборота ФАС России.
4.2.6. Порядок получения пользователем информации определяет ФАС России как владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов, информирование руководства ФАС России о ходе исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения документов и содержащихся в них поручений по существу вопроса осуществляет руководитель ФАС России, заместители руководителя ФАС России и руководители структурных подразделений, несущие персональную ответственность за своевременное и качественное их исполнение.
Контроль сроков исполнения документов в центральном аппарате ФАС России осуществляет отдел-канцелярия Управления делами.
5.2. На контроль в отделе-канцелярии ставятся поступившие в ФАС России:
поручения Президента Российской Федерации;
поручения Администрации Президента Российской Федерации;
поручения Правительства Российской Федерации;
поручения Аппарата Правительства Российской Федерации;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, протоколах заседаний правительственных комиссий и совещаний;
поручения, содержащиеся в указах Президента Российской Федерации и постановлениях Правительства Российской Федерации;
запросы обеих палат Федерального Собрания Российской Федерации;
запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации;
запросы депутатов законодательных органов всех уровней;
запросы Конституционного Суда Российской Федерации;
запросы территориальных органов ФАС России;
жалобы о нарушении законодательства о размещении государственного и муниципального заказов;
письма граждан.
5.3. При постановке документа на контроль на левом поле документа ставится штамп "контроль".
В электронной карточке данного документа обязательно указывается вид контроля и срок исполнения.
Вид контроля в электронной карточке зависит от срока исполнения документа:
"весьма срочно" - срок исполнения один день;
"срочный" - срок исполнения до трех дней;
"внешний" - срок исполнения до одного месяца со дня подписания поручения (для поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации) или со дня регистрации в отделе-канцелярии Управления делами (для остальных документов).
5.4. Порядок контроля и сроки исполнения документов в ФАС России определяются Регламентом Федеральной антимонопольной службы, утвержденным Приказом ФАС России от 19.04.2007 N 105.
5.5. Снятие с контроля исполненного поручения осуществляется в отделе-канцелярии Управления делами после фактического выполнения поручения по существу и направления ответа заинтересованным организациям и лицам (если в представленных к нему материалах не дано дополнительных поручений или документы не возвращены на доработку). Снятие с контроля оформляется отметкой в электронной карточке о дате исполнения и направление документа в дело.
5.6. Отдел-канцелярия Управления делами еженедельно представляет руководству службы справки о сроках исполнения структурными подразделениями ФАС России контрольных документов.
5.7. Отдел-канцелярия Управления делами еженедельно представляет руководителям структурных подразделений ФАС России справку-напоминание о сроках исполнения контрольных документов, истекающих на данной неделе.
VI. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в центральный архив ФАС России в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными методическими документами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и настоящей Инструкцией.
Основными видами работы, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в делопроизводстве структурных подразделений ФАС России.
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. В ФАС России составляются номенклатуры дел структурных подразделений центрального аппарата службы и сводная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России.
6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий календарный год составляется делопроизводителем структурного подразделения ФАС России, согласовывается с центральным архивом ФАС России (Управление делами), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел-канцелярию Управления делами в срок до 1 декабря текущего года (Приложение N 10).
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел-канцелярию Управления делами.
6.1.4. Сводная номенклатура дел составляется отделом-канцелярией Управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
6.1.5. Сводная номенклатура дел ФАС России подписывается начальником Управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией ФАС России (далее именуется - ЦЭК) и согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. Согласование проводится не реже одного раза в 5 лет, если за это время не произошло крупных структурных изменений. Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России утверждается приказом ФАС России.
6.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения центрального аппарата ФАС России получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе (Приложение N 9).
6.1.7. Сводная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.8. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений центрального аппарата ФАС России, располагаемые в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
6.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений ФАС России.
В номенклатуру не включаются периодические издания.
6.1.10. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляют индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (утверждено Приказом ФАС России от 24.05.2007 N 148) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индекс дела обозначается арабскими цифрами.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Сокращенный вариант написания заголовка типа "То же..." не допускается. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документа (протоколы, приказы и т.д.); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документа дела; дата (период), к которому относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам формирования Единого экономического пространства (ЕЭП)".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам контроля за соблюдением антимонопольного законодательства".
Конкретный корреспондент указывается в заголовке в том случае, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, определяемый в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М., 2000, а при отсутствии в перечне нужной статьи согласованный с Государственным архивом Российской Федерации срок, определенный исходя из научной и практической ценности документов.
На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую или практическую ценность, проставляется временный срок хранения и пометка "ЭПК".
В графе 5 "примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.11. Если в течение года в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в ФАС России децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок передаваться исполнителем делопроизводителю соответствующего структурного подразделения ФАС России для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел данного структурного подразделения.
6.2.4. Контроль правильности формирования дел в структурных подразделениях ФАС России осуществляет Управление делами.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
по объему дело не должно превышать 200 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
В электронную карточку документа делопроизводитель вносит отметку "В дело" о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре и через дефис - двух последних цифр года, к которому дело относится.
В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии данных приложений делается запись на документе об их местонахождении.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
Приказы ФАС России группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документа, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума и выписки из протоколов.
Все документы отчетного и информационного характера во исполнение акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное для этого дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки в отделе-канцелярии Управления делами.
Документы заседаний коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Документы заседаний президиума коллегии ФАС России группируются по тому же принципу.
Положения, инструкции, утвержденные приказами ФАС России по основной деятельности, являются приложениями к приказам и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные тома и систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов.
Документы в делах по результатам рассмотрения на комиссиях ФАС России нарушений антимонопольного законодательства Российской Федерации (в том числе административных производств и материалов протокольной формы) и нарушений рекламного законодательства Российской Федерации формируются в хронологическом порядке (с обязательным перечнем вещественных доказательств, приобщенных к делу).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников центрального аппарата ФАС России группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ФАС России и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.
6.2.8. Дела структурных подразделений ФАС России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя:
описание дела на обложке;
брошюровку и нумерацию листов;
составление заверительной надписи.
Оформление дел в делопроизводстве осуществляется делопроизводителем структурного подразделения, формирующего данное дело, при методической помощи и под контролем центрального архива ФАС России (Управление делами).
6.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 11), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (Приложение N 12), составление (для приказов ФАС России) внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
6.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
полное и сокращенное наименования ФАС России;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела (полный) по номенклатуре;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела (по номенклатуре);
архивный шифр дела (проставляется работником центрального архива ФАС России).
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование ФАС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - указывается полное название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел структурного подразделения полностью, без сокращений;
дата дела обозначается годом.
Для дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), датой являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов проставляется на обложке дела в точном соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения.
На делах постоянного хранения пишется: хранить постоянно.
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках постоянного срока хранения проставляется в центральном архиве ФАС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.11. Для учета приказов ФАС России по общим вопросам и личных дел работников ФАС России составляется внутренняя опись документа (Приложение N 13). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив ФАС России (или до уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их формирования.
Руководитель структурного подразделения ФАС России несет персональную ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного структурного подразделения. Номенклатура дел или (для отдела) выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив ФАС России.
6.3.2. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения для работы осуществляется делопроизводителем данного структурного подразделения под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ФАС России или его заместителя, курирующего Управление делами, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ФАС России (или лица, временно исполняющего его обязанности), при этом в дело подшивается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы ФАС России являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности, в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в ФАС России образован центральный архив ФАС России.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.
7.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в центральный архив ФАС России и при подготовке к передаче дел в Государственный архив Российской Федерации.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС России создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК), состоящая из специалистов структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
7.1.4. Функции и права ЦЭК, организация ее работы определяются Положением о Центральной экспертной комиссии ФАС России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным Приказом ФАС России от 23.05.2005 N 100.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ФАС России делопроизводителями, совместно с ЦЭК, и под непосредственным методическим руководством центрального архива ФАС России.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив ФАС России, отбор документов временного хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" и согласованной с Государственным архивом Российской Федерации сводной номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. При этом копия документа должна быть обязательно заверена.
Дела временного срока хранения с отметкой "ЭПК" также подлежат полистному просмотру с целью определения документов, которые необходимо оставить на постоянное хранение. Выделенные документы присоединяются к однородным делам или оформляются как самостоятельные дела.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФАС России.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
7.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда ФАС России, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. Описи дел для сдачи документов в центральный архив ФАС России составляются ежегодно делопроизводителями структурных подразделений ФАС России под непосредственным методическим контролем центрального архива ФАС России.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 14) и представляются в центральный архив ФАС России через два года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями ФАС России, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата ФАС России. Сводную опись дел готовит центральный архив ФАС России. Сводная опись дел постоянного хранения подлежит утверждению, а опись по личному составу - согласованию, ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
7.1.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: индекс дела, заголовок дела, порядковый номер дела (тома, части), дата дела (тома, части), указание количества листов в деле (томе, части), срок хранения дела.
7.1.13. При составлении описи необходимо соблюдать следующие правила:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.
7.1.14. В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
7.1.15. Описи дел структурного подразделения подписываются составителем описи (делопроизводителем) с указанием его должности, согласовывается с заместителем начальника Управления делами - начальником отдела-канцелярии и утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего опись.
7.1.16. Опись дел структурного подразделения ФАС России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив ФАС России, а второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.
7.1.17. Отбор документов с истекшими сроками хранения за соответствующий период времени к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
7.1.18. Акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения составляется на дела всего центрального аппарата ФАС России отделом-канцелярией Управления делами на основании данных о количестве выделяемых дел, предоставляемых делопроизводителями структурных подразделений в отдел-канцелярию (приложение N 15 - не приводится).
7.2. Подготовка и передача дел в центральный архив
ФАС России
7.2.1. В центральный архив ФАС России передаются дела только с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата ФАС России. Передача осуществляется только по описям дел.
7.2.2. Дела передаются в центральный архив ФАС России только по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении ФАС России.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет) хранения хранятся в соответствующих структурных подразделениях ФАС России и подлежат уничтожению по истечении срока хранения по акту в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел структурных подразделений в центральный архив ФАС России осуществляется строго по графику, составленному Управлением делами с учетом количества дел, подлежащих передаче на хранение в каждом структурном подразделении ФАС России, и утвержденному приказом ФАС России.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работник центрального архива ФАС России предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производит работник центрального архива ФАС России в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника центрального архива ФАС России и делопроизводителя, передававшего дела.
7.2.7. Вместе с делами в центральный архив ФАС России передаются учетно-контрольные карточки на сдаваемые в архив документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
7.2.8. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в структурное подразделение для переоформления.
7.2.9. В случае ликвидации или реорганизации ФАС России делопроизводители структурных подразделений центрального аппарата ФАС России формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в центральный архив ФАС России, независимо от сроков хранения. Передача осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
7.3. Организация хранения и использования дел
в центральном архиве ФАС России
7.3.1. До передачи в Государственный архив Российской Федерации дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, хранятся и используются в центральном архиве ФАС России.
7.3.2. Дела, находящиеся в архиве, предоставляются во временное пользование работникам структурных подразделений центрального аппарата ФАС России по письменному запросу с визой руководителя того структурного подразделения, дела которого запрашиваются, и начальника Управления делами.
7.3.3. Архивные дела предоставляются для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне архива под расписку в книге выдачи дел из архива.
В каждое выдаваемое дело вкладывается лист использования дела, в котором указывается кто, когда и для каких целей смотрел данное дело.
7.3.4. Изъятие документов из архивных дел, передача работниками структурных подразделений архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.
Выемка и изъятие документов из центрального архива ФАС России по постановлениям органов суда и прокуратуры производится по разрешению руководителя ФАС России (или лица, временно исполняющего его обязанности) по акту. При этом с изымаемых документов снимается копия, остающаяся на хранении в архиве.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
7.3.5. При обнаружении недостачи и повреждения документов в делах, выданных для работы из архива, начальник Управления делами немедленно докладывает об этом руководству ФАС России для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
Приложение N 1
к п. 2.1.2
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
О защите конкуренции
Глава 1. Общие положения
...
Глава 6. Функции и полномочия антимонопольного органа
Статья 22. Функции антимонопольного органа
Антимонопольный орган выполняет следующие основные функции: ...
Президент
Российской Федерации
Приложение N 2
к п. 2.2.3
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
1. Утвердить прилагаемое Положение ___________________________
__________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу __________________________________
__________________________________________________________________
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
Номер
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 3
к п. 2.3.2
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "__" __________ г. N ___
МОСКВА
О выкупе в 2004 году у владельцев - граждан
Российской Федерации имеющихся у них государственных
казначейских обязательств СССР и сертификатов
Сберегательного банка СССР, размещенных
на территории Российской Федерации до 1 января 1992 г.
В соответствии со статьей 137 Федерального закона "О
Федеральном бюджете на 2004 год" Правительство Российской
Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые:
1. Правила выкупа...
2. Размеры средств...
Председатель Правительства
Российской Федерации И. Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 4
к п. 2.5.6
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АНТИМОНОПОЛЬНАЯ
СЛУЖБА
(ФАС России)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Садовая-Кудринская, 11
Москва, Д-242, ГСП-5, 123995
тел. 252-76-52, факс 254-83-00
____________ N _____________
На N _______ от ____________
Приложение N 5
к п. 2.5.6
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АНТИМОНОПОЛЬНАЯ
СЛУЖБА
(ФАС России)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ -
ЗАМЕСТИТЕЛЬ
РУКОВОДИТЕЛЯ
Садовая-Кудринская, 11
Москва, Д-242, ГСП-5, 123995
тел. 252-76-52, факс 254-83-00
____________ N _____________
На N _______ от ____________
Приложение N 6
к п. 2.5.6
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АНТИМОНОПОЛЬНАЯ
СЛУЖБА
(ФАС России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ
РУКОВОДИТЕЛЯ
Садовая-Кудринская, 11
Москва, Д-242, ГСП-5, 123995
тел. 252-76-52, факс 254-83-00
____________ N _____________
На N _______ от ____________
Приложение N 7
к п. 2.5.6
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АНТИМОНОПОЛЬНАЯ
СЛУЖБА
123995, Москва, ГСП-5
Садовая-Кудринская, 11
тел. 252-76-52, факс 254-83-00
____________ N _____________
На N _______ от ____________
Приложение N 8
к пп. 2.7.1.1
Об утверждении Инструкции...
в центральном аппарате ФАС России
В связи с ____________________________________________________
(основание издания приказа)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по...
в центральном аппарате ФАС России.
2. ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ___________________________
__________________________________________________________________
4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на
__________________________________________________________________
Руководитель И.Ю. Артемьев
Оборотная сторона приказа
Проект приказа вносит
Управление делами П.В. Заборщиков
___________
(Дата)
Согласовано:
Заместитель руководителя ФАС России А.Б. Кашеваров
___________
(Дата)
Статс-секретарь -
Заместитель руководителя ФАС
России А.Ю. Цариковский
___________
(Дата)
Правовое управление А.Г. Аверкин
___________
(Дата)
Управление государственной службы
и контроля государственной помощи А.Ю. Кинев
___________
(Дата)
Административное управление А.В. Доценко
___________
(Дата)
Исполнитель
заместитель начальника
Управления делами -
начальник отдела-канцелярии И.В. Белянкина
Приложение N 9
к пп. 2.7.3.1
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА
(ФАС РОССИИ)
ПРОТОКОЛ
_____________________ Москва N ____________________
заседания комиссии по
Председательствующий - А.Б. Кашеваров
Секретарь - Л.Г. Климова
Присутствовали 25 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке Положения...
Доклад начальника Управления...
2. О направлении на рассмотрение...
1. Слушали:
С.А. Пузыревский - текст доклада прилагается
Выступили:
Т.Е. Никитина - краткая запись выступления
Н.Н. Карташов - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Одобрить...
1.2. ...
1. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председательствующий А.Б. Кашеваров
Секретарь Л.Г. Климова
Приложение N 10
к п. 6.1.3
Федеральная антимонопольная служба (ФАС России) Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________ N _______ Москва на _________ год
┌──────┬──────────────┬───────┬───────────────────────┬──────────┐ │Индекс│Заголовок дела│ Кол-во│ Срок хранения дела │Примечание│ │ дела │ (тома, части)│ дел │ (тома, части) и N │ │ │ │ │(томов,│ статей по перечню │ │ │ │ │частей)│ │ │ ├──────┼──────────────┼───────┼───────────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┴──────────────┴───────┴───────────────────────┴──────────┤ │________________________________________________________________│ │ (Название раздела) │ ├──────┬──────────────┬───────┬───────────────────────┬──────────┤ └──────┴──────────────┴───────┴───────────────────────┴──────────┘
Руководитель структурного подразделения подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Управления делами -
начальник отдела-канцелярии И.В. Белянкина
Дата
Ведущий специалист 3 класса
отдела-канцелярии Управления делами Т.Н. Лубянская
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______
году
┌─────────────────────────┬─────┬────────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │Всего│ В том числе │ ├─────────────────────────┼─────┼────────────┬───────────────────┤ │ │ │переходящих │ с отметкой "ЭПК" │ ├─────────────────────────┼─────┼────────────┼───────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├─────────────────────────┼─────┼────────────┼───────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├─────────────────────────┼─────┼────────────┼───────────────────┤ │Временного (свыше 10 лет)│ │ │ │ ├─────────────────────────┼─────┼────────────┼───────────────────┤ │Временного (до 10 лет │ │ │ │ │включит.) │ │ │ │ ├─────────────────────────┼─────┼────────────┼───────────────────┤ │ИТОГО │ │ │ │ └─────────────────────────┴─────┴────────────┴───────────────────┘
Наименование должности делопроизводителя подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в отдел-канцелярию
Наименование должности передавшего подпись Расшифровка
сведения подписи
Дата
Приложение N 11
к п. 6.2.9
код федерального архива ____
код ФАС России _____________
┌─────────┐
│Ф. N ____│
│Оп. N ___│
│Д. N ____│
└─────────┘
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА
(ФАС РОССИИ)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N __________ ТОМ N __________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Полный заголовок дела по номенклатуре)
__________________________________________________________________
(дата)
На __________ листах
Хранить ____________
┌─────────┐
│Ф. N ____│
│Оп. N ___│
│Д. N ____│
└─────────┘
Приложение N 12
к п. 6.2.9
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле прошито и пронумеровано ___________________________________
___________________________________________________________ листов
(Цифрами и прописью)
В том числе литерные листы ________ пропущенные номера ___________
+ листов внутренней описи ________________________________________
┌─────────────────────────────────┬──────────────────────────────┐ │ Особенности физического │ N листов │ │ состояния и формирования дел │ │ ├─────────────────────────────────┼──────────────────────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├─────────────────────────────────┼──────────────────────────────┤ └─────────────────────────────────┴──────────────────────────────┘
Должность работника подпись Расшифровка
подписи
Приложение N 13
к п. 6.2.11
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________
┌───┬──────────┬──────────┬────────────┬────────────┬────────────┐ │ N │ Индекс │ Дата │ Заголовок │ Номера │ Примечание │ │п/п│документа │документа │ документа │листов дела │ │ ├───┼──────────┼──────────┼────────────┼────────────┼────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├───┼──────────┼──────────┼────────────┼────────────┼────────────┤ └───┴──────────┴──────────┴────────────┴────────────┴────────────┘
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 14
к п. 7.1.11
ФАС РОССИИ
__________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
_____________ Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N ____
┌───┬───────┬──────────────┬────────┬───────┬────────┬───────────┐ │ N │Индекс │Заголовок дела│ Дата │Кол-во │ Срок │Примечание │ │п/п│ дела │(тома, части) │ дела │листов │хранения│ │ │ │(тома, │ │ (тома, │в деле │ дела │ │ │ │части) │ │ части) │ │ │ │ ├───┼───────┼──────────────┼────────┼───────┼────────┼───────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┴───────┴──────────────┴────────┴───────┴────────┴───────────┤ │ Название раздела │ ├───┬───────┬──────────────┬────────┬───────┬────────┬───────────┤ ├───┼───────┼──────────────┼────────┼───────┼────────┼───────────┤ └───┴───────┴──────────────┴────────┴───────┴────────┴───────────┘
В данную опись внесено __________________________ дел с N ________
(цифрами и прописью)
по N _______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись Расшифровка
подписи
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Управления делами -
начальник отдела-канцелярии И.В. Белянкина
Дата
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _______________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника Расшифровка
структурного подразделения подпись подписи
Дата
Принял ___________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Ведущий специалист 3 класса
отдела-канцелярии Управления делами Т.Н. Лубянская
Дата
