Утверждаю

Начальник Главного

архивного управления

при Совете Министров СССР

Ф.М.ВАГАНОВ

15 августа 1988 года

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ

УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

УКАЗАНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ

1. Общие положения

1.1. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий "*".

--------------------------------

"*" Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций, предприятий" употребляется слово "организаций".

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурного строительства, а также положений: "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М., 1969), "Перечня документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963), "Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987), современных нормативных документов, регламентирующих процесс документирования научных исследований, проектных, конструкторских, технологических, патентно-лицензионных работ, а также работ, связанных с применением различных автоматизированных систем, ведомственных перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера.

1.5. Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая - документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов.

2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12 разделов:

раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организацию ведомственного хранения документов;

разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций;

раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда, а также по организации и проведению соцсоревнования;

раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;

раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы социально-культурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, организацию общественного питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно-спортивную работу;

раздел 8 включает документы о научно-информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;

раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении экономического, научно-технического и культурного сотрудничества с зарубежными странами;

раздел 10 содержит документацию о материально-техническом снабжении и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной связи, охране организаций, а также организации гражданской обороны;

раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций (касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного контроля, добровольных народных дружин и др.).

Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2 и 4 разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5 и 7 разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1, 6, 8, 10 разделах (ч. I); 3 (ч. II).

2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:

раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;

раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ "*";

--------------------------------

"*" Состав и содержание заявок на изобретения, поступающих на государственное хранение, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.

раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;

раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации производственной деятельности, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;

раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;

раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;

раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ, АСУП, АСТПП, САПР и др.).

Вопросы охраны окружающей среды отражены, в том числе, и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.

В разделе 3 (подраздел 3.4 "Проектирование объектов капитального строительства") сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию "*".

-------------------------------

"*" Состав и содержание технических документов, поступающих на государственное хранение по каждой из стадий проектирования, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.

В 7 разделе представлена типовая документация, которая используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном закодированном (на машинных носителях).

2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа N 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.

2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственные архивы. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3 графе Перечня.

Первая группа включает организации - источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема - это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе "*". К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, выполняющие основные функции и задачи в области народно-хозяйственного и социально-культурного строительства.

--------------------------------

"*" Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.

Сроки хранения документов организаций - источников комплектования полного приема даны в 3 графе Перечня.

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе "*", а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки хранения документов повидового выборочного приема даны в 3 графе Перечня.

-------------------------------

"*" Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организаций.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность. Сроки их хранения даны в 3 графе Перечня.

2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов этой группы даны в 4 графе Перечня. К этой группе отнесены и организации, не вошедшие в состав выборочной совокупности при групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия, отмеченные знаком "X" в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов" (М., 1987). Однако ценная информационно-аналитическая и отчетная документация последних, поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.

2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

2.6. Документы должны приниматься на государственное хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.

2.7. В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально ограничивает поступление в государственные архивы дублетных документов.

Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.

Прием плановой документации должен осуществляться в составе фонда организации - автора документа.

В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные экземпляры постановлений Советов Министров СССР и союзных республик, решения коллегий министерств и ведомств, относящиеся к деятельности конкретных организаций.

По отношению к другим видам (разновидностям) документов государственным архивам в ряде случаев предоставляется право самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.

2.8. При экспертизе ценности научно-технической документации следует учитывать, что местом хранения подлинной научно-технической документации являются организации- разработчики (авторы), а также организации-заказчики (Госплан СССР, Госстрой СССР и госстрои союзных республик, облисполкомы, горисполкомы, головные институты в отрасли, а также предприятия - держатели подлинников (головные заводы - изготовители изделий серийного, массового производства)).

Полный комплект научно-технической документации (подлинники и копии) по проекту объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредотачивается у генпроектировщика. Полный комплект научно-технической документации проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях дорог.

Подлинная научно-техническая документация отдельных частей проекта, выполненных на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивы.

Патентная документация поступает на государственное хранение, как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений союзных республик на государственное хранение может быть отобрана патентная документация в виде копий с целью отражения истории патентного дела в данной республике.

Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеющая историческое значение, принимается на государственное хранение в случае, если ее информация не повторяется на традиционных носителях.

2.9. Постоянные сроки хранения научно-технической документации в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются документы по проектам, проблемам, включенным в перечни проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Научно-техническая документация, не вошедшая в состав Перечня проектов, проблем, хранится соответственно срокам, определенным настоящим Перечнем, или до минования практической надобности.

2.10. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.

2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986 г., начинается с 1 января 1987 г.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта.

Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В" ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

2.12. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" ("ЭК") по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается по миновании в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимается ЭПК архивных учреждений союзных и автономных республик, краев, областей и государственных архивов.

2.13. Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость вызывается специфическими особенностями работы организаций данной системы.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" в ведомственных перечнях разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.

2.14. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами (ГОСТ N 1300279). Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, даже в случае изготовления с них микрофильмов.

2.15. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3 и 4 графах. Так, примечание: "При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после утверждения", "после замены новыми", "после снятия изделий с производства", "после ввода объекта в эксплуатацию" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в 3, 4 графах, осуществляется с указанного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения определенных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, времени и места создания. Например, переписка по кредитным операциям хранится в организациях 3 года, а в примечании оговорен 5-летний срок хранения для переписки с внешнеторговыми организациями.

2.16. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

3. Организация проведения и оформления отбора

документов на хранение и уничтожение

3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения.

3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением о ГАФ СССР, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

3.3. Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977, 1984), "Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР" (М., 1985).

Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомствах установлены Положением о ГАФ СССР:

- для документов министерств, ведомств и других организаций союзного и республиканского подчинения - 15 лет;

- для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;

- для документов организаций районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;

- для научно-технической документации - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет;

- для кинофотодокументов и документов на машинных носителях, входящих в состав научно-технической документации, - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

3.4. По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в государственные архивы.

3.5. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится в два этапа.

На первом этапе выбирается проблематика исследований и проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом этой работы является составление "Перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение".

На втором этапе экспертизе подвергаются комплексы научно-технической документации, подлежащей приему на государственное хранение. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения научно-технической документации, передаваемых в государственные архивы.

3.6. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

3.7. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа одновременно по всем основным подразделениям организаций. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного органа, возвращаются в организацию, а первый экземпляр (для научно-технической документации - три экземпляра) передается в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.8. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую - два), утверждаемыми руководителем организации. Акты на научно-техническую документацию согласовываются с ЭПК государственной архивной службы.

3.9. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

3.10. Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако, если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

3.11. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

3.12. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению о ГАФ СССР ответственность в установленном законом порядке.

3.13. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главное архивное управление при Совете Министров СССР, республиканские и местные архивные учреждения.

3.14. С введением в действие данного Перечня "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов", утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 3 декабря 1967 г., и последующие его переиздания, а также "Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями" (М., 1964), "Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963) считать утратившими силу.

Наряду с настоящим Перечнем следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987). При отборе на государственное хранение научно-технической документации, созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1969).

Часть I. ДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ

В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Номер статьи

Вид документов

Срок хранения документов

Примечание

в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы

в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы

1

2

3

4

5

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Распорядительская деятельность

1

Законы, указы, постановления, решения Верховных Советов, Президиумов и постоянных комиссий Верховных Советов СССР, союзных и автономных республик:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

На госхранение не передаются. Хранятся в организациях

На госхранение не передаются. Хранятся в организациях

2

Совместные постановления ЦК КПСС, Совета Министров СССР, ВЦСПС, республиканских, областных, городских, районных партийных, советских, государственных и общественных организаций:

"1" При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, относящиеся к деятельности данной организации

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности "1"

До минования надобности

3

Постановления, распоряжения Советов Министров СССР, союзных и автономных республик:

"1" При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, распоряжения, относящиеся к деятельности данной организации

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности "1"

До минования надобности

4

Протоколы заседаний Советов Министров СССР, союзных и автономных республик, их президиумов и комиссий; документы (докладные записки, справки, доклады, обзоры) к ним

Пост.

-

5

Решения, распоряжения, протоколы заседаний местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

6

Постановления ВЦСПС, центральных комитетов, республиканских, краевых и областных комитетов и советов профсоюзов:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

7

Совместные постановления, решения ВЦСПС, ЦК профсоюзов, министерств и ведомств, местных профсоюзных органов и учреждений, организаций, предприятий:

"1" При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, относящиеся к деятельности данной организации

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности "1"

До минования надобности

8

Постановления, решения, распоряжения центральных, республиканских и местных органов общественных организаций и союзов (творческих, научно-технических, научных, спортивных и других):

"1" При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, решения, распоряжения, относящиеся к деятельности данной организации

а) по месту разработки

Пост.

До минования надобности

б) в других организациях

До минования надобности "1"

До минования надобности

9

Проекты законов, указов, постановлений, решений; инициативные предложения, внесенные в высшие правительственные и партийные органы, в местные органы государственной власти; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

10

Заключения на проекты постановлений, решений:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

11

Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов; документы (обзоры, доклады, расчеты, справки) по выполнению поручений

Пост.

5 л.

12

Постановления, решения, протоколы, стенограммы заседаний коллегий министерств и ведомств; документы (справки, доклады, докладные записки) к ним:

"1" При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, решения, относящиеся к деятельности данной организации

а) по месту проведения

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности "1"

До минования надобности

13

Протоколы, стенограммы совещаний у министров, руководителей учреждений, организаций, предприятий; документы (справки, доклады, докладные записки) к ним

Пост.

5 л.

14

Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всесоюзных, республиканских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров:

а) в организации, проводящей мероприятие

Пост.

До минования надобности

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

15

Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры) о реализации решений съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров

Пост.

10 л.

16

Постановления, протоколы, стенограммы собраний активов организаций

Пост.

10 л.

17

Протоколы общих собраний:

а) сотрудников организаций

Пост.

10 л.

б) структурных подразделений организаций

5 л.

5 л.

18

Постановления, решения, распоряжения, рекомендации, протоколы, стенограммы постоянно действующих научных, экспертных, методических, консультативных и других комитетов, советов, секций организаций:

"1" При поступлении в разные госархивы на хранение принимаются постановления, решения, протоколы, относящиеся к деятельности данной организации

а) по месту проведения

Пост.

5 л.

б) в других организациях

До минования надобности "1"

До минования надобности

19

Приказы, указания министерств, ведомств и других организаций:

"1" Присланные для сведения - 5 л.

а) по основной деятельности

Пост. "1"

До минования надобности

б) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих (по указанным вопросам издаются приказы, распоряжения)

75 л. "1" ЭПК

75 л. "1"

в) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих

3 г.

3 г.

г) по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

5 л.

20

Проекты приказов, указаний министерств, ведомств и других организаций

1 г.

1 г.

21

Правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации:

"1" При поступлении в один госархив на хранение принимаются документы от руководящего органа

а) по месту разработки и утверждения

Пост. "1"

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

22

Проекты правил, инструкций, положений, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки) по их разработке

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После утверждения

23

Переписка о разработке, применении и разъяснении правил, инструкций, инструктивных и методических указаний, рекомендаций

3 г.

3 г.

1.2. Контроль

24

Документы (доклады, справки, обзоры, акты) о проверке выполнения законов и указов Верховных Советов и Президиумов Верховных Советов СССР, союзных и автономных республик, постановлений, распоряжений Совета Министров СССР, Советов министров союзных и автономных республик, решений исполнительных комитетов Советов народных депутатов:

"1" При поступлении в один госархив на хранение принимаются документы от проверяющей организации

а) по месту проверки и в проверяющей организации

Пост. "1"

До минования надобности

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

25

Документы (программы, доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке выполнения постановлений и решений коллегий, приказов, указаний министерств, ведомств и других организаций:

"1" При поступлении в один госархив на хранение принимаются документы от проверяющей организации

а) по месту проверки и в проверяющей организации

Пост. "1"

До минования надобности

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

26

Переписка о проверке выполнения постановлений и решений коллегий министерств и ведомств, приказов и указаний министерств, ведомств и других организаций

5 л.

5 л.

27

Документы (доклады, докладные записки, справки, акты) ревизий и обследований учреждений, организаций, предприятий органами Советской власти, народного, финансового и ведомственного контроля (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. N 333):

"1" При поступлении в один госархив на хранение принимаются документы от проверяющей организации

а) по месту проведения и в проверяющей организации

Пост. "1"

10 л.

б) в других организациях

5 л.

5 л.

28

Переписка с органами Советской власти, народного, финансового и ведомственного контроля о проведении и результатах ревизий, обследований; об организации и улучшении контроля и проверки исполнения

5 л.

5 л.

29

Журналы учета проведенных ревизий, обследований и контроля за выполнением их решений

5 л.

5 л.

30

Документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) о выполнении предложений по результатам обследований, проверок и критических выступлений в периодической печати

5 л. ЭПК

5 л.

31

Предложения, заявления, жалобы граждан:

"1" В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения

а) содержащие предложения о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий или об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений

Пост.

10 л.

б) личного и второстепенного характера

5 л. "1"

5 л. "1"

32

Обзоры предложений, заявлений, жалоб граждан

Пост.

-

33

Документы (аналитические справки, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

5 л.

5 л.

34

Переписка о проверке заявлений, жалоб граждан

5 л. ЭПК

5 л.

35

Оперативные справки и сводки рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан

3 г.

3 г.

1.3. Организационные основы управления

36

Типовые уставы и положения учреждений, организаций (в том числе общественных), предприятий:

"1" После замены новыми

а) по месту составления и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

3 г. "1"

3 г. "1"

37

Уставы и положения учреждений, организаций (в том числе общественных), предприятий:

"1" После замены новыми

а) по месту составления и утверждения

Пост.

3 г. "1"

б) в других организациях

3 г. "1"

3 г. "1"

38

Положения о структурных частях и подразделениях учреждений, организаций, предприятий

Пост.

3 г. "1"

"1" После замены новыми

39

Проекты положений, уставов; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке

3 г. "1" ЭПК

3 г. "1"

"1" После утверждения

40

Структуры и организационно-административные схемы построения центральных и местных органов системы "1", схемы организации управления и объяснительные записки к ним:

а) по месту составления и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

-------------------------------

"1" Здесь и далее в понятие "местные органы системы" входят подведомственные министерствам и ведомствам территориальные органы управлении (управления, отделы), предприятия и учреждения, а также республиканские и местные органы общественных организаций.

41

Проекты структур и организационно-административных схем построения центральных и местных органов системы

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После утверждения

42

Переписка о разработке структур и организационно-административных схем построения центральных и местных органов системы и о совершенствовании структуры управления

5 л.

5 л.

43

Списки (сеть) организаций системы:

"1" После замены новыми

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

3 г. "1"

3 г. "1"

44

Переписка о сети организаций системы

3 г.

3 г.

45

Перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегий министерств и ведомств

Пост.

-

46

Планы работ коллегиальных органов

3 г.

3 г.

47

Повестки заседаний коллегиальных органов министерств, ведомств и других организаций

1 г.

1 г.

48

Сведения об учреждениях, их функциях и структуре, составляемые для внутрисоюзных и международных справочников, указателей

Пост.

3 г.

49

Документы (исторические и тематические обзоры деятельности системы, исторические справки, газетные, журнальные статьи и заметки) по истории организаций

Пост.

До минования надобности

50

Документы (доклады, докладные записки, справки, обзоры) по основной деятельности центральных и местных органов системы, представляемые в правительственные органы и вышестоящие учреждения

Пост.

-

51

Доклады, докладные записки по основной деятельности, представляемые структурными подразделениями руководству организации

5 л. ЭПК

5 л.

52

Штатные расписания:

а) по месту составления

Пост.

3 г.

б) в других организациях

3 г.

3 г.

53

Проекты штатных расписаний; документы (справки, заключения, отзывы) по их разработке

3 г.

3 г.

54

Переписка об утверждении и изменении штатов

1 г.

1 г.

55

Типовые положения о правах и обязанностях должностных лиц, должностные инструкции:

"1" После замены новыми

а) по месту утверждения

Пост.

3 г. "1"

б) в других организациях

3 г. "1"

3 г. "1"

56

Положения и инструкции о правах и обязанностях должностных лиц

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После замены новыми

57

Проекты положений и инструкций о правах и обязанностях должностных лиц

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После утверждения

58

Переписка о разработке должностных инструкций, положений о правах и обязанностях должностных лиц

3 г.

3 г.

59

Переписка с вышестоящими органами о структуре, штатах, создании, ликвидации организаций

5 л. ЭПК

5 л.

60

Документы (отчеты, справки, докладные записки, заключения) об организации, реорганизации, ликвидации, переименовании, передаче из одной системы в другую, переводе из одной местности в другую организацию

Пост.

До минования надобности

61

Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. N 323), составленные при смене:

"1" После смены руководителя

а) руководителей организаций

Пост.

1 г. "1"

б) ответственных исполнителей и секретарей в организациях

5 л.

5 л.

62

Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты, акты, справки, рекомендации) об установлении производственных, научных, культурных и других связей между организациями

Пост.

10 л.

63

Переписка об установлении производственных, научных, культурных и других связей между организациями

3 г.

3 г.

64

Документы (программы, планы-задания, технические задания, доклады, справки, отчеты) о командировках:

"1" По важнейшим народно - хозяйственным и научным вопросам - пост.

а) внутрисоюзных

3 г. "1"

3 г.

б) зарубежных

10 л. ЭПК

-

65

Переписка о внутрисоюзных и зарубежных командировках

3 г.

3 г.

66

Документы (условия, положения, программы, справки, докладные записки, отчеты, отзывы) о проведении конкурсов и смотров (творческих, научных, исполнительских, по рационализации и изобретательству, общественных и других):

а) по месту проведения

Пост.

10 л.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

67

Документы (повестки, переписка, извещения) о созыве съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров

3 г.

3 г.

68

Документы (доклады, стенограммы, протоколы, тезисы докладов, приветствия) об организации и проведении профессиональных праздников, торжеств, вручении наград:

а) по месту проведения

Пост.

10 л.

б) в других организациях

3 г.

3 г.

69

Поздравительные адреса, письма, телеграммы в связи с юбилейными датами коллективов и отдельных лиц

1 г. "1"

1 г.

"1" Принадлежащие известным государственным, политическим, общественным деятелям, деятелям литературы, искусства, культуры, науки, техники, производства - пост.

70

Переписка об организации и проведении торжеств, связанных с юбилейными датами организаций и отдельных лиц

5 л.

5 л.

71

Тематические альбомы фотографий

10 л. ЭПК

10 л.

72

Документы (обязательства, договоры, докладные записки, справки, планы, отчеты) о шефстве организаций над совхозами, колхозами, учебными заведениями, интернатами и другими детскими учреждениями

Пост.

5 л.

1.4. Правовое обеспечение управления

73

Переписка по правовым вопросам

5 л.

5 л.

74

Переписка о составлении договоров и соглашений, формы договоров

3 г.

3 г.

75

Кодификационные картотеки и указатели по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям, правилам)

До ликвидации организации

До ликвидации организации

76

Заключения по вопросам соблюдения трудового законодательства и трудового права

5 л. ЭПК

5 л.

77

Переписка о разъяснении и применении трудового законодательства и трудового права

3 г.

3 г.

78

Заявления, заключения по жилищному законодательству и разбору конфликтов по жилищным вопросам

3 г.

3 г.

79

Переписка о разъяснении жилищного законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам

3 г.

3 г.

80

Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, акты, справки, протоколы заседаний арбитража)

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После вынесения решения

81

Переписка об арбитражной практике и ведении арбитражных дел

3 г.

3 г.

82

Картотеки, книги регистрации арбитражных дел

3 г.

3 г.

83

Переписка претензионная о поставках, подрядах и услугах

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" По экспорту и импорту - 10 л.

84

Журналы учета претензий и исков

3 г.

3 г.

85

Копии документов (исковые заявления, акты, справки, докладные записки, характеристики), представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам; копии решений, приговоров, частных определений, постановлений

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После вынесения решения

86

Переписка об исполнении приговоров, решений и определений судебных органов, арбитража

3 г. "1"

3 г.

"1" В части исполнения финансовыми органами возмещения ущерба или выплаты компенсации за конфискованное имущество - пост.

87

Заключения, решения по делам об административных взысканиях и мерах общественного воздействия

3 г.

3 г.

88

Переписка об административных взысканиях и мерах общественного воздействия

1 г.

1 г.

89

Заключения по трудовым конфликтам

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После вынесения решения

90

Переписка о трудовых конфликтах

3 г.

3 г.

91

Конфликтные дела по изобретательству

10 л. ЭПК

10 л.

92

Договоры по оказанию юридической помощи организациям

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После истечения срока действия договора

93

Книги записей юридических консультаций

3 г.

3 г.

1.5. Организация документационного обеспечения управления, организация ведомственного хранения документов

94

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту утверждения

Пост.

До минования надобности

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

95

Номенклатуры дел:

"1" Не согласованные - до минования надобности

а) учреждений, организаций, предприятий (согласованные)

Пост. "1"

До минования надобности

б) структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий

5 л.

5 л.

96

Документы (акты, докладные записки, справки) о проверке состояния документационного обеспечения управления

1 г. "1"

1 г. "1"

"1" После следующей проверки

97

Справки, сводки, сведения о документообороте организаций

3 г.

3 г.

98

Переписка о совершенствовании организации документационного обеспечения управления

3 г.

3 г.

99

Классификаторы дел и документов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

100

Картотеки, журналы, перечни, графики, справки, контрольные листы, сводки контроля исполнения документов

3 г.

3 г.

101

Картотеки, журналы регистрации предложений, заявлений, жалоб граждан

5 л.

5 л.

102

Книги, журналы, карточки регистрации приема посетителей руководством организации

3 г.

3 г.

103

Сводки, сведения, переписка о применении современных технических средств в документационном обеспечении управления

3 г.

3 г.

104

Списки на рассылку приказов, указаний, распоряжений, положений

2 г.

2 г.

105

Указатели, картотеки к постановлениям, приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям

Пост.

До минования надобности

106

Карточки (журналы) регистрации:

"1" Хранятся в учреждениях, организациях, предприятиях. Подлежат приему в госархив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата

а) приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций, положений, уставов

Пост. "1"

До минования надобности

б) поступающих и отправляемых документов

3 г.

3 г.

107

Описи, перечни, реестры на отправленную корреспонденцию

1 г.

1 г.

108

Трафаретные тексты служебных документов

До замены новыми

До замены новыми

109

Журналы, книги, карточки регистрации:

а) телеграмм и телефонограмм

1 г.

1 г.

б) заявок на междугородные телефонные переговоры

1 г.

1 г.

110

Журналы (книги), ведомости учета:

а) бланков строгой отчетности

3 г.

3 г.

б) отдельных листов, чертежей, спецблокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кинопленок

До минования надобности

До минования надобности

в) отпечатанных документов

3 г.

3 г.

111

Бланки-заказы на выполнение машинописных работ

1 г.

1 г.

112

Сводки, справки об учете работы машбюро

1 г.

1 г.

113

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г.

1 г.

114

Переписка о методических и организационных вопросах архивного дела

3 г.

3 г.

115

Дела фондов (исторические справки к фондам, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о недостачах и неисправимых повреждениях документов, обзоры фондов)

Хранятся в организа- циях "1"

До минования надобности

"1" При ликвидации организаций передаются на госхранение

116

Списки, листы, карточки фондов

Пост.

-

117

Описи дел:

"1" Не утвержденные - до минования надобности

"2" После уничтожения дел

а) постоянного хранения (утвержденные)

Пост. "1"

-

б) временного хранения

3 г. "2"

3 г. "2"

118

Переписка о приеме-передаче документов на госхранение

5 л.

5 л.

119

Акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов

10 л.

5 л.

120

Докладные записки, справки о работе архивов

5 л.

5 л.

121

Перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и документов, подлежащих приему в государственные архивы:

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

122

Заключения, отзывы, переписка об изменении и дополнении перечней документов

3 г.

3 г.

123

Топографические указатели

1 г. "1"

-

"1" После замены новыми

124

Тематические обзоры, справки, информационные письма о составе и содержании документов

Хранятся в организациях "1"

-

"1" При ликвидации организаций передаются на госхранение

125

Журналы (книги), карточки учета поступлений и выбытия документов их архива

На госхранение не передаются. Хранятся в организациях

-

126

Акты выдачи документов во временное пользование в другие организации

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После возвращения документов в архив

127

Документы (заявления, переписка, разрешения) о допуске к ознакомлению с архивными документами

3 г.

3 г.

128

Требования, заявки (заказы) на выдачу документов из архива (в структурные подразделения, читальные залы)

1 г. "1"

1 г. "1"

"1" После возвращения документов в архив

129

Книги (журналы), карточки учета выдачи документов из архива

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После возвращения всех документов по книге (журналу) в архив

130

Заявления, запросы о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче

3 г.

3 г.

131

Журналы, карточки регистрации выданных архивных справок, копий, выписок из документов

3 г.

3 г.

132

Книги (журналы) регистрации показаний приборов температуры и влажности

1 г.

1 г.

2. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ, ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

2.1. Организация и методика планирования

133

Перечни показателей и форм к разработке проектов государственных долгосрочных и пятилетних планов экономического и социального развития СССР и союзных республик:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

-

134

Указания, инструкции Госпланов СССР и союзных республик о порядке разработки в плановых органах и согласований с плановыми органами норм и нормативов, титульных списков и других плановых документов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

-

135

Переписка об организации и методике планирования:

а) с высшими правительственными, центральными и республиканскими плановыми органами, министерствами, ведомствами

5 л. ЭПК

5 л.

б) с местными плановыми органами, объединениями, предприятиями, организациями

5 л.

5 л.

2.2. Прогнозирование и перспективное планирование

136

Прогнозы социально-экономического и научно-технического развития СССР, союзных республик, регионов и отраслей народного хозяйства на длительный период:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

137

Доклады плановых органов о темпах роста, пропорциях и ведущих тенденциях общеэкономического развития СССР, союзных республик, отдельных отраслей и регионов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

138

Проекты целевых комплексных программ развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства, регионов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

139

Целевые комплексные программы развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства, регионов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

140

Проекты основных направлений экономического и социального развития на длительный период СССР, союзных и автономных республик, краев, областей и отраслей народного хозяйства и объяснительные записки к ним:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

141

Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе и основных итогах выполнения комплексных целевых программ:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

142

Переписка о разработке, согласовании и ходе выполнения комплексных целевых программ

10 л. ЭПК

-

143

Проекты основных направлений экономического и социального развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства на пятилетку, разработанные плановыми органами:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

144

Контрольные цифры к пятилетним государственным планам экономического и социального развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

145

Проекты пятилетних государственных планов экономического и социального развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства и регионов, подготовленные плановыми органами, и объяснительные записки к ним:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

146

Проекты пятилетних планов экономического и социального развития отраслей народного хозяйства, подготовленные министерствами и ведомствами, и объяснительные записки к ним:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

147

Документы (расчеты, справки, обоснования) к пятилетним государственным планам экономического и социального развития:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

148

Предложения и замечания директивных органов, комиссий Верховного Совета и местных Советов народных депутатов, министерств и ведомств по проектам пятилетних и годовых государственных планов экономического и социального развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства и регионов

Пост.

-

149

Доклады плановых органов о результатах рассмотрения предложений и замечаний по проектам пятилетних и годовых государственных планов экономического и социального развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства и регионов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

150

Пятилетние государственные планы экономического и социального развития СССР, союзных республик, отраслей народного хозяйства и регионов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

151

Пятилетние планы экономического и социального развития учреждений, организаций, предприятий:

а) по месту составления

Пост.

10 л.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

152

Основные показатели для разработки и составления пятилетних планов подведомственным организациям и предприятиям:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

5 л.

5 л.

153

Документы (докладные записки, справки, сведения, переписка) о составлении и доведении пятилетних планов до подведомственных организаций и плановых органов

5 л.

5 л.

154

Справки, протоколы согласования разногласий по пятилетним планам развития отраслей народного хозяйства

Пост.

-

155

Документы (доклады, справки, расчеты, переписка) по корректировке пятилетних планов

5 л. ЭПК

5 л.

156

Доклады плановых органов, министерств и ведомств об основных итогах выполнения пятилетних планов экономического и социального развития:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

2.3. Текущее планирование

157

Проекты годовых государственных планов экономического и социального развития СССР, союзных республик, краев, областей, округов, городов и районов, разработанные плановыми органами, и объяснительные записки к ним:

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

158

Проекты годовых планов экономического и социального развития отраслей народного хозяйства, разработанные плановыми органами, и объяснительные записки к ним:

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

159

Проекты годовых планов экономического и социального развития отраслей народного хозяйства, учреждений, организаций, предприятий, и объяснительные записки к ним

5 л. ЭПК

5 л.

160

Проекты годовых планов по отдельным направлениям деятельности (развития) отраслей народного хозяйства, учреждений, организаций, предприятий, и объяснительные записки к ним

5 л.

5 л.

161

Предложения и замечания директивных органов, комиссий Верховного Совета и местных Советов народных депутатов, министерств и ведомств по проектам годовых планов экономического и социального развития

Пост.

162

Документы (доклады, заключения справки) плановых органов о результатах рассмотрения предложений и замечаний директивных органов, комиссий Верховного Совета и местных Советов народных депутатов, министерств и ведомств по проектам годовых планов экономического и социального развития:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

5 л.

-

163

Годовые государственные планы экономического и социального развития СССР, союзных республик, автономных республик, краев, областей, округов, городов и районов:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

164

Выписки из планов и проектов государственных планов, направляемые плановыми органами в организации

До минования надобности

До минования надобности

165

Годовые планы экономического и социального развития министерств, ведомств и других организаций:

а) по месту составления

Пост.

5 л.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

166

Годовые планы организаций:

"1" По месту составления, в других организациях - до минования надобности

а) по всем основным для данной организации видам деятельности

Пост. "1"

5 л.

б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности

5 л.

5 л.

167

Годовые планы структурных подразделений организаций

3 г.

3 г.

168

Оперативные планы по всем направлениям деятельности организаций и их структурных подразделений:

а) полугодовые

3 г.

3 г.

б) квартальные

1 г.

1 г.

в) месячные, декадные и др.

6 мес.

6 мес.

169

Основные показатели для разработки и составления годовых и оперативных планов подведомственными организациями

5 л.

5 л.

170

Документы (сведения, таблицы, анализы) о расчете и обосновании проектов годовых планов

5 л.

5 л.

171

Переписка с плановыми органами о составлении и согласовании годовых планов экономического и социального развития

5 л.

5 л.

172

Переписка с предприятиями и организациями отраслевой ведомственной системы и другими организациями о разработке и согласовании годовых и оперативных планов

5 л.

5 л.

173

Предложения министерств, ведомств и других организаций о порядке проведения экономических экспериментов

5 л. ЭПК

5 л.

174

Документы (доклады, отчеты, справки) о ходе проведения экономических экспериментов:

а) по месту составления

Пост.

5 л.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

175

Документы (расчеты, обоснования, справки) об обосновании эффективности проведения экономических экспериментов

5 л. ЭПК

5 л.

176

Переписка министерств, ведомств, плановых органов с организациями о проведении экономических экспериментов

5 л.

5 л.

177

Сводные таблицы производственных мощностей по отраслям промышленности и предприятиям

Пост.

-

178

Сводные балансы производственных мощностей предприятий по отраслям народного хозяйства, промышленности в регионах:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

5 л.

5 л.

179

Балансы производственных мощностей объединений и предприятий:

а) по месту составления

Пост.

10 л.

б) в других организациях

5 л.

5 л.

180

Документы (расчетные ведомости, таблицы, графики) об использовании производственных мощностей объединений и предприятий

Пост.

10 л.

181

Документы (докладные записки, справки, переписка) о внесении уточнений и изменений в показатели утвержденных годовых планов министерств, ведомств и других организаций

5 л. ЭПК

5 л.

182

Доклады плановых органов, министерств, ведомств о ходе и итогах выполнения годовых планов экономического и социального развития:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

-

183

Анализы, обзоры по технико-экономическим показателям отраслей народного хозяйства, предприятий, организаций:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

5 л.

5 л.

184

Документы (докладные записки, справки, анализы, расчеты) о производственно-экономической деятельности отраслей народного хозяйства, предприятий, организаций

5 л. ЭПК

5 л.

185

Переписка о производственно-экономической деятельности

5 л.

5 л.

186

Переписка о технико-экономических исследованиях в отрасли

5 л.

5 л.

187

Доклады плановых органов о нарушениях министерствами, ведомствами и другими организациями плановой дисциплины:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

2.4. Ценообразование

188

Справки, расчеты по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу и организации общих пересмотров оптовых цен:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

189

Справки, расчеты об уровне и динамике государственных розничных цен на товары народного потребления:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

190

Документы (справки, предложения, переписка) о временных ценах на новые товары улучшенного качества и договорных ценах на опытные партии продукции и особо модные изделия

5 л. ЭПК

5 л.

191

Сводные данные о результатах проверок соблюдения государственной дисциплины цен:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

5 л.

-

192

Объяснительные записки министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий к справкам по проверкам соблюдения государственной дисциплины цен

Пост.

5 л.

193

Прейскуранты, ценники:

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До пересмотра цен

До пересмотра цен

194

Документы (проекты, расчеты, обоснования, справки) о разработке и утверждении оптовых, розничных и лимитных цен, тарифов, прейскурантов, наценок, скидок:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

195

Утвержденные министерствами, ведомствами оптовые, розничные, заготовительные, закупочные, сдаточные цены и тарифы:

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До пересмотра цен

До пересмотра цен

196

Документы (калькуляции, расчеты, справки) о разработке временных, разовых и оптовых цен, утверждаемых министерствами, ведомствами

5 л.

5 л.

197

Протоколы согласования и утверждения министерствами, ведомствами временных, разовых и оптовых цен

5 л.

-

198

Переписка об установлении и разработке временных, разовых и оптовых цен

10 л.

10 л.

199

Переписка о порядке применения и изменении цен

5 л.

5 л.

200

Сборники тарифов:

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

201

Заключения по тарифам и тарифным соглашениям

5 л.

5 л.

202

Переписка с иностранными фирмами о тарифах

15 л. ЭПК

-

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ, КРЕДИТОВАНИЕ

3.1. Финансирование

203

Переписка об организации и методике финансирования

3 г.

3 г.

204

Переписка по валютным вопросам

15 л. ЭПК

-

205

Финансовые планы перспективные:

а) по месту составления

Пост.

10 л.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

206

Финансовые планы (балансы доходов и расходов):

"1" По месту составления, в других организациях - до минования надобности.

"2" При отсутствии годовых - пост.

"3" При отсутствии годовых - 10 л.

"4" При отсутствии годовых и квартальных - пост.

"5" При отсутствии годовых и квартальных - 10 л.

а) сводные годовые

Пост.

-

б) годовые

Пост. "1"

10 л.

в) квартальные

3 г. "2"

3 г. "3"

г) месячные

1 г. "4"

1 г. "5"

207

Проекты финансовых планов (балансов доходов и расходов) и расчеты к ним

5 л.

5 л.

208

Документы (расчеты, таблицы, справки) о разногласиях по проектам финансовых планов

3 г.

3 г.

209

Документы (справки, сведения, поручения, обоснования, ведомости) об изменении финансовых планов

5 л. ЭПК

5 л.

210

Планы финансирования и кредитования организаций:

"1" По месту составления, в других организациях - до минования надобности.

"2" При отсутствии годовых - пост.

"3" При отсутствии годовых - 10 л.

"4" При отсутствии годовых и квартальных - пост.

"5" При отсутствии годовых и квартальных - 10 л.

а) сводные годовые

Пост.

-

б) годовые

Пост. "1"

10 л.

в) квартальные

3 г. "2"

3 г. "3"

г) месячные

1 г. "4"

1 г. "5"

211

Документы (заключения, расчеты, справки, выписки) к планам финансирования и кредитования:

а) годовым

5 л.

5 л.

б) квартальным и месячным

3 г.

3 г.

212

Документы (договоры, расчеты, сведения, справки, обоснования) об изменении планов финансирования и кредитования

5 л. ЭПК

5 л.

213

Лимиты (лимитные справки) финансирования по видам деятельности

Пост.

10 л.

214

Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов

До минования надобности

До минования надобности

215

Переписка с финансовыми органами о финансовом планировании и исполнении балансов доходов и расходов

5 л.

5 л.

216

Заявки на иностранную валюту

5 л.

-

217

Валютные планы

Пост.

-

218

Проекты валютных планов; документы (расчеты, таблицы, справки) к ним

5 л.

-

219

Отчеты о выполнении валютных планов, платежах и поступлениях валюты:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых и квартальных - пост.

а) сводные годовые

Пост.

-

б) годовые

Пост.

-

в) квартальные

3 г. "1"

-

г) месячные

1 г. "2"

-

220

Отчеты о расходовании иностранной валюты по загранкомандировкам

10 л.

-

221

Справки по инвалютным расчетам с иностранными государствами:

а) годовые

Пост.

-

б) квартальные

3 г.

-

в) месячные

1 г.

-

222

Планы по капитальным вложениям, материальным балансам:

"1" По месту составления, в других организациях - до минования надобности.

"2" При отсутствии годовых - пост.

"3" При отсутствии годовых - 10 л.

"4" При отсутствии годовых и квартальных - пост.

"5" При отсутствии годовых и квартальных - 10 л.

а) годовые

Пост. "1"

10 л.

б) квартальные

3 г. "2"

3 г. "3"

в) месячные

1 г. "4"

1 г. "5"

223

Документы (справки, заключения, расчеты) к планам по капитальным вложениям, материальным балансам:

а) годовым

5 л.

5 л.

б) квартальным, месячным

1 г.

1 г.

224

Годовые планы по налогу с оборота

5 л.

5 л.

225

Проекты годовых планов по налогу с оборота; документы (расчеты, справки, сведения) по их разработке

5 л.

5 л.

226

Проекты планов по капитальным вложениям и материальным балансам

5 л.

5 л.

227

Планы и расчетные задания по вовлечению в хозяйственный оборот товарно-материальных ценностей

5 л.

5 л.

228

Сметы по бюджету, специальным и прочим средствам министерств, ведомств и других организаций (в том числе общественных) и расчеты к ним:

"1" По месту составления, в других организациях - до минования надобности.

"2" При отсутствии годовых - пост. "3" При отсутствии годовых - 10 л.

а) годовые

Пост. "1"

10 л.

б) квартальные

3 г. "2"

3 г. "3"

229

Сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов:

а) годовые

5 л.

5 л.

б) квартальные

3 г.

3 г.

230

Планы образования, распределения и использования фондов

5 л.

5 л.

231

Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:

а) по месту составления

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

232

Документы (расходные расписания, бюджетные поручения, выписки банков) о финансировании всех видов деятельности

5 л.

5 л.

233

Переписка о финансировании всех видов деятельности

3 г. "1"

3 г.

"1" Переписка по финансированию загранкомандировок - 5 л.

234

Переписка о распределении, регулировании и отпуске средств подведомственным организациям по утвержденным финансовым планам

3 г.

3 г.

235

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

3 г.

3 г.

236

Документы (справки, заключения, расчеты) об образовании фондов предприятия и их расходовании

5 л. ЭПК

5 л.

237

Докладные записки, справки об утверждении уставных фондов учреждений, организаций, предприятий

Пост.

10 л.

238

Сведения о состоянии фондов по изобретательству и рационализаторской работе

5 л.

5 л.

239

Переписка об использовании фондов по изобретательству и рационализаторской работе

5 л.

5 л.

240

Документы (представления, докладные записки, обоснования, сведения) об образовании и дальнейших изменениях в составе и характере спецфондов

10 л. ЭПК

10 л.

241

Документы (расчеты, сведения, списки, переписка) об освобождении от платы за производственные фонды

3 г.

3 г.

242

Экономические нормативы (нормативы оборотных средств, нормативы распределения прибыли и др.) и расчеты к ним

Пост.

5 л.

243

Переписка об экономических нормативах

5 л.

5 л.

244

Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты) об амортизационных отчислениях предприятий

5 л.

5 л.

245

Переписка об амортизационных отчислениях

3 г.

3 г.

246

Документы (анализы, справки, расчеты) об образовании и предоставлении хозяйственным организациям оборотных средств

5 л.

5 л.

247

Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам

3 г.

3 г.

248

Сведения, переписка о ставках налога с оборота и расчеты рентабельности

3 г.

3 г.

249

Аналитические таблицы выполнения плана налога с оборота

3 г.

3 г.

250

Оперативные отчеты о выполнении плана налога с оборота (квартальные)

5 л.

5 л.

251

Сводки и донесения о налоговых поступлениях и задолженности по ним:

а) квартальные

3 г.

3 г.

б) месячные

1 г.

1 г.

252

Переписка с банками о капиталовложениях и о рассмотрении документов, представляемых в банки

3 г.

3 г.

253

Документы (заключения, справки, отчеты) о выделении дополнительных капиталовложений и их перераспределении

Пост.

10 л.

254

Документы (расчеты, справки, таблицы) об общегосударственных и местных налогах и сборах, об отчислениях в бюджет из прибылей

3 г.

3 г.

255

Переписка о валютных отчислениях и их использовании

5 л. "1"

-

"1" Переписка с внешнеторговыми организациями - 10 л.

256

Оперативные сводки о выполнении плана прибыли

1 г.

1 г.

257

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов прибыли, платежей в бюджет, состоянии собственных оборотных средств

3 г.

3 г.

258

Переписка о вовлечении в хозяйственный оборот товарно-материальных ценностей

5 л.

5 л.

259

Оперативные отчеты, сведения о выполнении взносов собственных средств на капитальное строительство

3 г.

3 г.

260

Оперативные отчеты о непроизводительных расходах (месячные)

1 г.

1 г.

261

Переписка о текущем финансировании и кредитовании

3 г.

3 г.

262

Документы (положения, карточки, переписка) об открытии в организациях банка расчетных и текущих счетов и оформлении полномочий на совершение денежно-расчетных операций по счетам

3 г.

3 г.

263

Переписка с финансовыми органами о текущих бюджетных операциях; о состоянии и закрытии текущих и расчетных счетов

3 г.

3 г.

264

Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов

3 г.

3 г.

265

Документы (планы, обоснования, справки, расчеты) о совершенствовании аппарата управления, распределении установленного задания по сокращению аппарата управления, утверждении предельных ассигнований и их изменений

10 л. ЭПК

10 л.

266

Документы (сведения, справки, расчеты) о бюджетных заданиях

10 л.

10 л.

267

Переписка о сокращении административно-хозяйственных расходов и о расходах на содержание аппарата управления

3 г.

3 г.

268

Акты, докладные записки о проверке соблюдения штатно-сметной дисциплины

5 л.

5 л.

269

Переписка о нарушениях финансовой дисциплины

5 л.

5 л.

270

Переписка по взаимным расчетам и перерасчетам за сданную продукцию

3 г.

3 г.

271

Срочные финансовые донесения и рекламации по ним

1 г.

1 г.

272

Документы (справки, заявки, таблицы, лимиты, расчеты) об оплате импортного оборудования

5 л.

-

273

Переписка о регистрации организаций и предприятий в системе Министерства финансов СССР "1"

5 л.

5 л.

"1" С 1987 г. регистрация отменена

274

Переписка об изменении подписей

3 г.

3 г.

3.2. Кредитование

275

Докладные записки, справки по кредитным вопросам

5 л. ЭПК

-

276

Кредитные планы и расчеты к ним:

а) сводные годовые

5 л. "1"

-

"1" В Госбанке и его органах - пост.

б) годовые

5 л.

5 л.

в) квартальные

3 г.

3 г.

г) месячные

1 г.

1 г.

277

Кассовые планы:

а) годовые, квартальные

3 г. "1"

3 г.

"1" В Госбанке и его органах - пост.

б) месячные

1 г.

1 г.

278

Отчеты по кассовому плану

3 г. "1"

3 г.

"1" В Госбанке и его органах - пост.

279

Документы (обязательства, справки, извещения) о кредитных операциях, представляемые в Госбанк и получаемые от него

1 г.

1 г.

280

Заявки на кредиты, кассовые заявки

1 г.

1 г.

281

Переписка о заявках на кредиты

1 г.

1 г.

282

Расходные расписания по открытым финансовыми органами кредитам

3 г.

3 г.

283

Переписка о кредитных операциях

3 г. "1"

3 г.

"1" Переписка с внешнеторговыми организациями - 5 л.

284

Сводные ведомости открытых кредитов по всем видам финансирования

3 г.

-

285

Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах

3 г.

3 г.

286

Сведения о разассигновании кредитов организациям:

а) годовые

5 л.

5 л.

б) квартальные

3 г.

3 г.

в) месячные

1 г.

1 г.

287

Ежемесячные сведения об остатках кредитов

1 г.

1 г.

288

Переписка о выдаче и возврате ссуд

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После погашения ссуды

289

Приходно-расходные кассовые ведомости и ордера:

а) месячные

1 г.

1 г.

б) ежедневные

6 мес.

6 мес.

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность

290

Документы единовременных обследований и переписей:

"1" После очередной переписи. В статистических органах - постоянное хранение (на машинных носителях)

"2" По месту разработки, в других организациях - не менее одного года после подведения итогов

а) первичные (анкеты, бланки, опросные листы)

3 г. "1"

3 г.

б) итоговые (отчеты, таблицы, сборники)

Пост. "2"

3 г.

291

Статистические ежегодники, сборники, бюллетени, таблицы динамических рядов о состоянии отраслей и подотраслей народного хозяйства и культуры:

а) по месту разработки

Пост.

-

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

292

Отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов; анализы отчетов:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых - 10 л.

"3" При отсутствии годовых, полугодовых - пост.

"4" При отсутствии годовых, полугодовых - 10 л.

"5" При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.

"6" При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - 10 л.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

-

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

10 л.

в) полугодовые

5 л. "1"

5 л. "2"

г) квартальные

3 г. "3"

3 г. "4"

д) месячные

1 г. "5"

1 г. "6"

293

Статистические отчеты и таблицы организаций по всем основным для данных организаций видам деятельности:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии

полугодовых - пост.

"3" При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

-

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

10 л.

в) полугодовые

5 л. "1"

5 л.

г) квартальные

3 г. "2"

3 г.

д) месячные

1 г. "3"

1 г.

294

Статистические отчеты и таблицы организаций по вспомогательным для данных организаций видам деятельности; отчеты структурных подразделений

5 л.

5 л.

295

Оперативные отчеты и сводки о выполнении планов "1":

"1" Для организации системы ЦСУ СССР, Госагропрома СССР, Минхлебопродуктов СССР сроки хранения определяются ведомст. перечнями, номенклатурами дел

а) 15-дневные, декадные

3 мес.

3 мес.

б) 5-дневные, ежедневные

1 мес.

1 мес.

296

Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных отчетов организаций (кроме статистических) "1"

3 г.

3 г.

"1" В статистических органах срок хранения определяется перечнем ЦСУ СССР

297

Документы (доклады, обзоры, аналитические справки) об итогах деятельности организаций

Пост.

5 л.

298

Заключения по отчетам:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых - 10 л.

а) годовым

Пост.

10 л.

б) квартальным

3 г. "1"

3 г. "2"

299

Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности, книги учета форм отчетности

1 г.

1 г.

300

Переписка об организации и совершенствовании учета и отчетности

3 г.

3 г.

301

Переписка с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

3 г.

3 г.

302

Заказы на бланки учета и отчетности

1 г.

1 г.

4.2. Бухгалтерский учет и отчетность

303

Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых - 10 л.

а) сводные годовые

Пост.

-

б) годовые

Пост.

10 л.

в) квартальные

3 г. "1"

3 г. "2"

304

Отчеты по финансированию:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых - 10 л.

"3" При отсутствии годовых и квартальных - пост.

"4" При отсутствии годовых и квартальных - 10 л.

а) сводные годовые

Пост.

-

б) годовые

Пост.

10 л.

в) квартальные

3 г. "1"

3 г. "2"

г) месячные

1 г. "3"

1 г. "4"

305

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним

Пост.

10 л.

306

Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых - 10 л.

а) годовых

Пост.

10 л

б) квартальных

3 г. "1"

3 г. "2"

307

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов

Пост.

5 л.

308

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

3 г.

3 г.

309

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 г.

1 г.

310

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие)

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

311

Лицевые счета:

а) рабочих и служащих

75 л. - "В" ЭПК

75 л. - "В"

"1" После прекращения выплаты пособий и пенсий; для единовременных пособий - 1 г.

б) получателей пенсий и государственных пособий

5 л. "1"

5 л. "1"

312

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

313

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После ликвидации основных средств

314

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

3 г.

3 г.

315

Гарантийные письма

3 г.

3 г.

316

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и другие)

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

317

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

318

Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов

5 л.

5 л.

319

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др.

5 л.

5 л.

320

Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них

5 л.

5 л.

321

Сведения о расходовании кредитов:

а) годовые

5 л.

5 л.

б) квартальные

3 г.

3 г.

322

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие

5 л.

5 л.

323

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

324

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию

До минования надобности "1"

До минования надобности "1"

"1" Не менее 5 лет

325

Исполнительные листы

До минования надобности "1"

До минования надобности "1"

"1" Не менее 5 лет

326

Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений-обязательств

До минования надобности "1"

До минования надобности "1"

"1" Не менее 5 лет

327

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другие

До минования надобности "1"

До минования надобности "1"

"1" Не менее 3 лет

328

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

До минования надобности "1"

До минования надобности "1"

"1" Не менее 5 лет

329

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов

Пост.

До переоценки

330

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств

Пост.

До переоценки

331

Паспорта зданий "1", сооружений "1" и оборудования

3 г. "2"

3 г. "2"

"1" Паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - пост.

"2" После ликвидации основных средств

332

Переписка о паспортизации зданий и сооружений

5 л.

5 л.

333

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы

3 г.

3 г.

334

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информации, докладные записки) к ним

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

335

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам)

3 г.

3 г.

336

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие

5 л.

5 л.

337

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие)

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" После исте- чения срока действия дого- вора, соглаше- ния при условии завершения ревизий

338

Реестры договоров

3 г.

3 г.

339

Договоры о материальной ответственности

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" После увольнения материально - ответственного лица

340

Образцы подписей (материально-ответственных лиц)

До минования надобности

До минования надобности

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ, СОЦИАЛИСТИЧЕСКОЕ СОРЕВНОВАНИЕ

5.1. Набор и использование трудовых ресурсов

341

Расчеты потребности в рабочей силе и выявления источников ее покрытия

10 л.

5 л.

342

Документы (обзоры, сводки, справки) о состоянии трудовых ресурсов, текучести рабочей силы и потребности в ней

Пост.

10 л.

343

Документы (справки, сводки, ведомости) по учету наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов

5 л. ЭПК

5 л.

344

Переписка о комплектовании и использовании трудовых ресурсов, текучести рабочей силы

3 г.

3 г.

345

Наряды на организованный набор рабочей силы

1 г.

1 г.

346

Заявки по организованному набору рабочей силы

3 г.

3 г.

347

Ведомости по учету наличия и движения рабочей силы

3 г.

3 г.

348

Направления на трудоустройство рабочих

1 г.

349

Переписка о переводе рабочих и служащих в другие учреждения, организации, предприятия

3 г.

3 г.

350

Списки рабочих, набранных в организованном порядке

3 г.

3 г.

5.2. Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина

351

Протоколы заседаний совета по научной организации труда

Пост.

5 л.

352

Переписка о внедрении и совершенствовании научной организации труда

5 л.

3 г.

353

Задания предприятиям по внедрению научной организации труда

3 г.

3 г.

354

Планы разработки карт трудовых процессов

5 л.

-

355

Документы (отчеты, справки, докладные записки, расчеты экономической эффективности, карты организации труда на рабочем месте, типовые описания, рабочие схемы трудовых процессов, коэффициенты специализации) о совершенствовании процессов труда, повышении его производительности, внедрении научной организации труда, устранении потерь рабочего времени

Пост.

10 л.

356

Документы (нормативы численности, типовые структуры аппарата, аналитические таблицы, расчеты, доклады, справки) о совершенствовании структуры аппарата управления

Пост.

10 л.

357

Договоры о внедрении научной организации труда в организациях

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После истечения срока действия договора

358

Документы (формы подсчета уровня механизации, перечни технических средств, технические требования, расчеты, методика расчетов, комплексные проекты механизации и автоматизации труда) о механизации труда и управления

10 л. ЭПК

5 л.

359

Отраслевые перечни профессий:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

360

Проекты отраслевых перечней профессий

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После утверждения

361

Документы (отраслевые рекомендации, психофизиологические нормы, профессиограммы) о диагностике профпригодности

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

362

Документы (обзоры, справки, докладные записки) об организации труда на предприятиях при совмещении профессий

Пост.

10 л.

363

Журналы, листки учета рабочих, совмещающих профессии

3 г.

3 г.

364

Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и другие)

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После замены новыми

365

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) об анализе и прогнозировании производительности труда

5 л. ЭПК

5 л.

366

Документы (докладные записки, предложения, сводки) о причинах отставания роста производительности труда от уровня механизации производства и изменения квалификационного состава рабочих

Пост.

10 л.

367

Переписка об использовании резервов производства, повышении производительности труда

5 л.

5 л.

368

Типовые коллективные договоры:

а) по месту составления

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

369

Коллективные договоры

Пост.

10 л.

370

Переписка о ходе заключения коллективных договоров, итогах их выполнения

3 г.

3 г.

371

Документы (протоколы, докладные записки, справки) о проверке выполнения условий коллективных договоров

Пост.

5 л.

372

Акты проверки выполнения коллективных договоров

3 г.

3 г.

373

Книги регистрации коллективных договоров

3 г.

3 г.

374

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников различных отраслей народного хозяйства на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

Пост.

10 л.

375

Документы (рапорты, сводки, сведения, переписка) по учету рабочего времени

3 г.

3 г.

376

Журналы учета потерь рабочего времени

3 г.

3 г.

377

Табели (графики) выхода рабочих и служащих на работу

1 г.

1 г.

378

Документы (сообщения, информации, докладные записки, рапорты, переписка) о трудовой дисциплине

3 г.

3 г.

379

Книги, ведомости учета лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

3 г.

380

Документы (характеристики, акты, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

3 г.

5.3. Техническое нормирование, тарификация, заработная плата

381

Переписка о состоянии технического нормирования

3 г. ЭПК

3 г.

382

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

383

Нормы выработки и расценок:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

384

Временные нормы выработки и расценок

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После замены новыми

385

Документы (справки, докладные записки, предложения) о разработке норм выработок и расценок

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После утверждения

386

Переписка о разработке технических норм

1 г.

1 г.

387

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

388

Документы (справки, предложения, докладные записки) о разработке тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После утверждения

389

Переписка о составлении, дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников

3 г.

3 г.

390

Справки, расчеты по анализу труда и разработке профессионально-квалификационных характеристик на ведущие профессии отраслей промышленности

Пост.

-

391

Тарификационные ведомости (списки)

25 л. "1"

-

"1" Для творческих профессий - пост.

392

Документы (расчеты, акты, справки, отчеты, проекты, отзывы, рекомендации) об установлении, пересмотре и применении норм выработки и расценок, тарифных сеток и ставок

5 л. ЭПК

3 г.

393

Документы (сводки, расчетные таблицы, диаграммы) о выполнении действующих норм выработки

10 л.

5 л.

394

Календарные планы снижения трудоемкости работ

2 г.

2 г.

395

Задания на снижение трудоемкости работ и отчеты об их выполнении

5 л.

5 л.

396

Документы (справки, докладные записки, акты) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы, законодательства о труде

5 л. ЭПК

5 л.

397

Планы хронометражных работ

3 г.

3 г.

398

Переписка об организации и проведении хронометража

3 г.

3 г.

399

Фотографии рабочего дня и трудового процесса

6 мес. "1"

6 мес. "1"

"1" После использования при составлении норм

400

Итоговые документы (справки, отчеты, карты, расчетные таблицы) по хронометражу трудового процесса

3 г.

3 г.

401

Документы (докладные записки, справки, проекты, предложения, информации) о состоянии и совершенствовании действующих систем оплаты труда, материального и морального стимулирования и контроля за их применением

10 л. ЭПК

5 л.

402

Документы (таблицы, анализы, сведения) о темпах роста производительности труда и средней заработной платы

5 л. ЭПК

5 л.

403

Утвержденные годовые фонды заработной платы

Пост.

10 л.

404

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 л.

5 л.

405

Документы (расчеты, справки, ведомости, переписка) об отнесении учреждений, организаций, предприятий и их производственных подразделений к группам по оплате труда

5 л. ЭПК

5 л.

406

Списки предприятий по категориям и группам оплаты труда

Пост.

-

407

Списки рабочих профессий по разрядам и системам оплаты труда

3 г.

3 г.

408

Расчеты, ведомости по созданию системы аккордной оплаты

5 л. ЭПК

5 л.

409

Расчеты по установлению и применению премиальных систем и премированию

3 г.

3 г.

410

Документы (справки, списки, переписка) о премировании

5 л.

5 л.

411

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

3 г.

3 г.

412

Протоколы заседаний комиссий по выплате вознаграждений за выслугу лет

5 л.

5 л.

413

Разрешения профсоюзных организаций на сверхурочные работы

1 г.

1 г.

414

Сведения, переписка о рабочих-сдельщиках, получающих доплаты до установленного минимума

1 г.

1 г.

415

Переписка о применении различных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда заработной платы

3 г.

3 г.

416

Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

1 г.

1 г.

5.4. Охрана труда

417

Акты, предписания по технике безопасности и промышленной санитарии

5 л. ЭПК

5 л.

418

Документы (справки, докладные записки, отчеты) о выполнении предписаний по технике безопасности и промышленной санитарии

5 л. ЭПК

5 л.

419

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий

5 л.

5 л.

420

Документы (докладные записки, справки, информации) об улучшении условий труда, состоянии техники безопасности и промышленной санитарии

Пост.

5 л.

421

Переписка о состоянии условий труда

3 г.

3 г.

422

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условий труда женщин и подростков на производстве

5 л. ЭПК

5 л.

423

Перечни производств, профессий и должностей, работа в которых исключает применение труда женщин и подростков

а) по месту составления и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

424

Переписка о применении труда женщин и подростков на производстве

5 л.

5 л.

425

Переписка об освоении и состоянии средств по технике безопасности

5 л.

5 л.

426

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий

3 г. ЭПК

3 г.

427

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий

а) по месту составления и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

428

Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) по расследованию причин аварий

10 л. "1"

10 л.

"1" Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.

429

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

10 л. ЭПК

5 л.

430

Аналитические обзоры аварийности на предприятиях

Пост.

-

431

Переписка об организации учебы по технике безопасности

3 г.

3 г.

432

Программы обучения по технике безопасности

3 г.

3 г.

433

Протоколы аттестации по технике безопасности

3 г.

3 г.

434

Книги регистрации предупреждений об опасности работ на отдельных участках предприятий и организаций

10 л.

10 л.

435

Журналы (книги) учета профилактических работ по технике безопасности

10 л.

10 л.

436

Книги учета инструктажа по технике безопасности

10 л.

10 л.

437

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

3 г.

3 г.

438

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л.

5 л.

439

Книги учета аварий

Пост.

10 л.

440

Переписка об авариях и несчастных случаях

3 г.

3 г.

441

Документы (акты, заключения, протоколы) расследований несчастных случаев:

а) по месту происшествия

45 л. ЭПК

45 л.

б) в других организациях

5 л.

5 л.

442

Книги (журналы) регистрации несчастных случаев

Пост.

75 л.

443

Нормы специальной одежды и обуви, предохранительных приспособлений, специального питания:

а) по месту составления и утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

444

Проекты изменений и дополнений к единым нормам специальной одежды и обуви

3 г.

3 г.

445

Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о разработке норм специальной одежды и обуви, предохранительных приспособлений, специального питания

3 г.

3 г.

446

Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием

3 г.

3 г.

447

Докладные записки, справки о состоянии профессиональной вредности производства, травматизма и профессиональных заболеваний

10 л. ЭПК

-

448

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению

3 г.

3 г.

449

Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда

Пост.

10 л.

450

Переписка о сокращении рабочего дня и предоставлении дополнительных отпусков в связи с вредными условиями труда

3 г.

3 г.

451

Документы (акты, доклады, обзоры, донесения) о санитарном состоянии предприятий

10 л.

10 л.

452

Постановления санитарной инспекции о наложении штрафов и закрытии предприятий за нарушение санитарно-гигиенических норм и правил

10 л. ЭПК "1"

10 л.

"1" В организациях здравоохранения - пост.

453

Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил

1 г.

1 г.

454

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 г.

3 г.

455

Акты, анкеты обследования условий труда рабочих и служащих

5 л. ЭПК

5 л.

456

Заявки на специальное питание и специальную одежду для рабочих вредных профессий

1 г.

1 г.

457

Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания

1 г.

1 г.

458

Протоколы результатов обследования воздушной среды по цехам

3 г.

3 г.

459

Переписка о состоянии вентиляционного хозяйства на производстве

1 г.

1 г.

460

Ежедневные анализы проб воздушной среды в цехах

1 г.

1 г.

461

Переписка о применении и эксплуатации ламп дневного света и инфракрасных ламп

2 г.

2 г.

462

Лабораторные журналы по контролю за состоянием сырья, агрегатов, посуды

3 г.

3 г.

463

Журналы ежедневной проверки технического состояния аппаратуры

1 г.

1 г.

464

Лабораторные журналы по контролю за соблюдением санитарно-гигиенических нормативов в подразделениях (цехах) предприятий

3 г.

3 г.

5.5. Социалистическое соревнование

465

Документы (условия, обращения, обязательства) о социалистическом соревновании:

а) по месту составления

Пост.

10 л.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

466

Договоры о социалистическом соревновании и творческом содружестве трудящихся республик, краев, областей, районов, городов, организаций и предприятий

Пост.

10 л.

467

Индивидуальные социалистические обязательства, договоры о социалистическом соревновании, сведения об их выполнении

5 л. ЭПК

5 л.

468

Планы, графики работы школ передового опыта

5 л. ЭПК

5 л.

469

Документы (справки, рапорты, информации, сведения, показатели, переписка) о ходе социалистического соревнования

5 л. ЭПК

5 л.

470

Периодические сводки, переписка о ходе выполнения условий социалистического соревнования

3 г.

3 г.

471

Сводки, сведения о рекордном выполнении норм выработки

Пост.

10 л.

472

Документы (сводные отчеты, итоговые сводки, справки, основные показатели) о результатах социалистического соревнования, заключения комиссий по проверке итогов соревнования

Пост.

10 л.

473

Документы (характеристики, представления, рекомендации, заключения) о присуждении классных мест, знамен по итогам социалистического соревнования и присвоении званий

Пост.

10 л.

474

Переписка о присвоении званий и о награждениях по итогам социалистического соревнования

5 л.

5 л.

475

Документы (решения, характеристики, сводки, списки награжденных) по премированию передовиков и новаторов производства

5 л.

5 л.

476

Книги учета передовиков и новаторов производства

Пост.

До ликвидации организации

477

Справки, сводки о численности передовиков и новаторов производства

5 л.

5 л.

478

Книги Почета, книги Трудовой Славы

Пост.

До ликвидации организации

479

Образцы удостоверений, мандатов, свидетельств, дипломов о присвоении званий по итогам социалистического соревнования

Пост.

10 л.

480

Документы (обзоры, отчеты, доклады, докладные записки, сводки, сведения) об изучении, описании, распространении и внедрении опыта передовиков и новаторов производства, производственных коллективов

Пост.

10 л.

481

Переписка о распространении и внедрении передового опыта производственных коллективов, передовиков и новаторов производства, об организации семинаров и школ передового опыта

5 л.

5 л.

482

Справки (отчеты) по наставничеству

Пост.

10 л.

483

Информации об участии трудовых коллективов в коммунистических субботниках

5 л. ЭПК

5 л.

484

Книги отзывов и предложений о работе передовых бригад, коллективов

Пост.

До ликвидации организации

485

Фотоальбомы и фотографии передовых коллективов, передовиков и новаторов производства

Пост.

До ликвидации организации

6. РАБОТА С КАДРАМИ

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров

486

Переписка с партийными, советскими органами и вышестоящими организациями о приеме, распределении, перемещении, учете кадров

5 л. ЭПК

5 л.

487

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности учреждений, организаций, предприятий в рабочих кадрах, инженерно-технических работниках, служащих, молодых специалистах

5 л.

5 л.

488

Документы (доклады, обзоры, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

5 л.

489

Сведения об итогах распределения квалифицированных рабочих

Пост.

-

490

Справки, доклады о работе с молодыми специалистами

5 л.

5 л.

491

Справки о составе работников аппарата управления

5 л.

5 л.

492

Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел

3 г.

3 г.

493

Картотеки, указатели к приказам по личному составу

75 л.

75 л.

494

Записки о приеме, переводе, увольнении рабочих и служащих (заменяющие приказы по личному составу)

75 л. ЭПК

75 л.

495

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров

3 г.

3 г.

496

Переписка о трудовом устройстве лиц, уволенных из рядов Советской Армии, инвалидов, пенсионеров, молодежи, окончившей общеобразовательные школы, и молодежи, не получившей среднего образования

3 г.

3 г.

497

Перечни номенклатурных должностей по министерствам, ведомствам и другим организациям:

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

498

Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров) "1":

"1" Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения - 3 г. после увольнения; личные дела пенсионеров, работающих 2 мес. в году, - 3 г., свыше 2 мес. - 15 л.

а) членов высших органов государственной власти и управления; лиц, имеющих высшие степени отличия и почетные звания СССР и союзных республик; руководителей организаций союзного и республиканского значения; участников революционного движения и гражданской войны; лиц, имеющих ученые степени и звания

Пост.

-

б) членов творческих организаций

75 л.

-

в) рабочих, служащих, инженерно-технических работников, научных работников, не имеющих ученых степеней и званий, освобожденных и выборных работников массовых общественных организаций

75 л. - "В" ЭПК

75 л. - "В"

499

Личные дела аспирантов, студентов, учащихся (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов:

"1" Студентов, отчисленных с 1 - 3 курсов, - 15 л. ЭПК (15 л.). Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в Советской Армии - 75 л. - "В" ЭПК (75 л. - "В"). Отчисленных с 1 курса - 5 л.

"2" После окончания или выбытия

а) аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ

75 л. - "В" "1" ЭПК

75 л. - "В" "1"

б) учащихся общеобразовательных школ

3 г. "2"

3 г. "2"

500

Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения лиц) работающих по совместительству:

"1" Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, справки, разрешения), являющиеся основанием к приказам по личному составу, - 3 г.

а) работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий

75 л. - "В" "1" ЭПК

75 л. - "В" "1"

б) работников, имеющих полный должностной оклад (ставку) по основному месту работы

5 л.

5 л.

501

Личные дела (заявления, автобиографии, анкеты, справки с места жительства и места работы, медицинские справки и другие документы) лиц, поступавших, но не принятых в учебные заведения

1 г. "1"

1 г. "1"

"1" После изъятия личных документов. Невостребованные личные документы - 50 л.

502

Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов о командировании) специалистов, командированных за границу:

а) выехавших за границу

45 л.

-

б) не выехавших за границу

5 л.

-

503

Характеристики работников (сотрудников), не имеющих личных дел

75 л. - "В"

75 л. - "В"

504

Личные карточки рабочих, служащих, инженерно-технических работников (в том числе временных сотрудников)

75 л. - "В" ЭПК

75 л. - "В"

505

Документы (листки по учету кадров, справки, копии справок, обходные листы), не вошедшие в состав личных дел

3 г.

3 г.

506

Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу

1 г.

1 г.

507

Книги (журналы) учета, алфавиты личных дел

75 л.

75 л.

508

Книги (журналы), картотеки учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных сотрудников)

75 л.

75 л.

509

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

15 л. "1"

15 л. "1"

"1" При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов - 50 л. ЭПК (50 л.)

510

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

3 г.

3 г.

511

Список (штатно-списочный состав) работников организаций

75 л.

75 л.

512

Должностные карточки номенклатурных работников

75 л. ЭПК

75 л.

513

Списки, картотеки учета номенклатурных работников

Пост.

-

514

Списки:

"1" Включая списки, представленные организациями, не передающими документы в госархивы

"2" После защиты диссертации

"3" При отсутствии приказов о зачислении, отчислении, выпуске, а также личных дел - 75 л. - "В"

"4" При отсутствии лицевых счетов - 50 л.

а) инженерно-технических работников организаций с высшим и средним специальным образованием

75 л.

75 л.

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны

Пост. "1"

75 л.

в) молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием

10 л.

5 л.

г) аспирантов

5 л. "2"

-

д) временных сотрудников

75 л.

75 л.

е) учащихся учебных заведений

10 л. "3"

10 л. "3"

ж) поступающих в учебные заведения

1 г.

1 г.

з) экзаменующихся и учащихся, сдавших переводные экзамены

3 г.

3 г.

и) персонального распределения выпускников высших и средних специальных учебных заведений

5 л.

5 л.

к) персонального распределения аспирантов

5 л.

-

л) защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания

На госхранение не передаются. Хранятся в организациях

-

м) прошедших аттестацию

5 л.

5 л.

н) получающих персональные ставки и оклады

10 л. "4"

10 л. "4"

515

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации и технического обучения

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" После окончания обучения

516

Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, школы массового технического обучения и сдавших техминимум

3 г.

3 г.

517

Карточки учета:

"1" После увольнения. При отсутствии личных дел - 75 л. - "В" ЭПК (75 л. - "В")

а) специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников

1 г. "1"

1 г. "1"

б) аспирантов

До минования надобности

-

518

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность научных сотрудников

Пост.

-

519

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты, отзывы) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность научных сотрудников

75 л. - "В" "1" ЭПК

-

"1" Хранятся в составе личных дел

520

Справки о наличии вакантных должностей

1 г.

1 г.

521

Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв)

5 л.

5 л.

522

Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей

3 г.

3 г.

523

Переписка об оформлении объявлений о конкурсе на замещение вакантных должностей

3 г.

3 г.

524

Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки)

До востребования. Не востребованные - не менее 50 л.

До востребования. Не востребованные - не менее 50 л.

525

Студенческие и ученические билеты, зачетные книжки окончивших учебные заведения

5 л. "1"

5 л. "1"

"1" После окончания учебного заведения

526

Книги (журналы) учета выдачи:

а) трудовых книжек и вкладышей к ним

50 л.

50 л.

б) студенческих билетов, зачетных книжек

5 л.

5 л.

527

Книги (журналы) регистрации приема документов от лиц, поступающих в учебные заведения и на подготовительные курсы

1 г.

1 г.

528

Книги (журналы) регистрации выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств и удостоверений об окончании учебных заведений, институтов, факультетов и курсов повышения квалификации:

а) в учебных заведениях

75 л.

75 л.

б) в институтах, на факультетах и курсах повышения квалификации, в организациях, при которых действуют курсы

5 л.

5 л.

529

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

3 г.

530

Отчеты о бронировании военнообязанных

5 л.

5 л.

531

Списки военнообязанных

1 г. "1"

1 г. "1"

"1" В военкоматах - 3 г.

532

Картотеки, карточки учета военнообязанных

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После увольнения

533

Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных

1 г. "1"

1 г. "1"

"1" В военкоматах - 3 г.

534

Журналы проверок состояния учета военнообязанных

3 г.

3 г.

535

Переписка о подборе специалистов для командирования за границу

5 л. "1"

-

"1" Переписка с партийными органами - 10 л.

536

Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки:

а) внутрисоюзные

3 г.

3 г.

б) зарубежные

5 л.

-

537

Журналы (книги) учета выдачи командировочных удостоверений

3 г.

3 г.

538

Переписка об оформлении командировок:

"1" После возвращения командированных из-за границы

а) внутрисоюзных

3 г.

3 г.

б) зарубежных

5 л. "1"

-

539

Отчеты о стажировке молодых специалистов

5 л. "1"

5 л.

"1" В зарубежных странах - 5 л. ЭПК

540

Переписка о стажировке молодых специалистов

3 г.

3 г.

541

Удостоверения, уведомления к ним о прибытии на работу молодых специалистов

3 г.

3 г.

542

Книги учета направления и прибытия на работу молодых специалистов

3 г.

3 г.

543

Переписка о выплате денежных средств молодым специалистам

3 г.

3 г.

544

Журналы (книги) учета отпусков

3 г.

3 г.

545

Графики предоставления отпусков, заявления, сводки, переписка об использовании отпусков

1 г.

1 г.

546

Заявления о предоставлении учебных отпусков

3 г. "1"

3 г. "1"

"1" После окончания учебного заведения

547

Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 г.

3 г.

6.2. Подготовка кадров, повышение их квалификации

548

Документы (доклады, докладные записки, справки, сводки) о подготовке кадров новых профессий, повышении квалификации и переквалификации кадров

Пост.

10 л.

549

Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров:

а) с партийными, государственными и профсоюзными органами

10 л. ЭПК

5 л.

б) с организациями

3 г.

3 г.

550

Акты, справки о проверке состояния работы по подготовке кадров и повышению их квалификации

5 л. ЭПК

5 л.

551

Переписка об организации краткосрочных курсов и школ массового технического обучения и проведении курсов техминимума

3 г.

3 г.

552

Переписка о профессиональном обучении инвалидов

3 г.

3 г.

553

Журналы учета подготовки рабочих вторым профессиям

3 г.

3 г.

554

Профили учебных заведений

Пост.

1 г. "1"

"1" После замены новыми

555

Документы (проекты, доклады, заключения) о разработке профилей учебных заведений:

а) по месту разработки

5 л. ЭПК

-

б) в других организациях

5 л.

5 л.

556

Переписка о разработке профилей учебных заведений

5 л.

5 л.

557

Паспорта учебных заведений

Пост. "1"

1 г. "2"

"1" При поступлении в один госархив от руководящего органа и учебного заведения принимаются в фонде руководящего органа

"2" После замены новыми

558

Переписка о приеме и зачислении учащихся в учебные заведения

3 г.

3 г.

559

Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению учащихся в учебные заведения

3 г.

3 г.

560

Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в учебные заведения

3 г.

3 г.

561

Протоколы, стенограммы заседаний комиссий по приему учащихся в учебные заведения:

"1" После окончания учебного заведения или выбытия из него

а) на принятых в учебные заведения

5 л. "1"

5 л. "1"

б) на не принятых в учебные заведения

1 г.

1 г.

562

Протоколы индивидуального профориентационного собеседования с абитуриентами:

"1" После окончания учебного заведения или выбытия из него

а) на принятых в учебные заведения

5 л. "1"

5 л. "1"

б) на не принятых в учебные заведения

1 г.

1 г.

563

Отчеты о проведении вступительных экзаменов в учебные заведения:

а) по месту составления

10 л. ЭПК

5 л.

б) в других организациях

5 л.

-

564

Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема учащихся в учебные заведения

5 л.

5 л.

565

Экзаменационные листы:

"1" После окончания учебного заведения или выбытия из него

а) абитуриентов, прошедших по конкурсу

1 г. "1"

1 г. "1"

б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу

6 мес.

6 мес.

566

Экзаменационные билеты

1 г.

1 г.

567

Копии извещений о допуске лиц, поступающих в учебные заведения, к приемным экзаменам

1 г.

1 г.

568

Учебные планы учебных заведений, курсов:

"1" По месту составления; в других организациях - до минования надобности

а) годовые

Пост. "1"

До замены новыми

б) семестровые, четвертные

3 г.

3 г.

569

Учебные программы по общеобразовательным и специальным дисциплинам, программы вступительных экзаменов в учебные заведения:

"1" После замены новыми

а) по месту утверждения

Пост.

-

б) в других организациях

1 г. "1"

1 г. "1"

570

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ

5 л. ЭПК

5 л.

571

Протоколы заседаний советов факультетов, кафедр, педагогических и методических советов, методических совещаний; документы (доклады, справки, методические разработки) к ним

Пост. "1"

10 л. "1"

"1" Протоколы заседаний педагогических советов по переводу учащихся на следующий курс - 3 г. после окончания учебного заведения или выбытия из него

572

Планы работы факультетов, кафедр, отделений высших и средних специальных учебных заведений:

"1" При отсутствии годовых - пост.

"2" При отсутствии годовых - 10 л.

а) годовые

Пост.

5 л.

б) семестровые

3 г. "1"

3 г. "2"

573

Планы работы учебной части, предметных и цикловых комиссий, производственных мастерских, предметных кабинетов

3 г.

3 г.

574

Индивидуальные планы работы преподавателей

5 л.

5 л.

575

Отчеты факультетов, кафедр, отделений высших и средних специальных учебных заведений о выполнении учебных планов:

"1" При отсутствии годовых - пост.

а) годовые

Пост.

5 л.

б) семестровые

3 г. "1"

3 г.

576

Отчеты учебной части:

"1" При годовых - пост.

а) годовые

Пост.

5 л.

б) семестровые

3 г. "1"

3 г.

577

Отчеты о работе преподавателей

5 л.

5 л.

578

Протоколы заседаний предметных и цикловых комиссий

Пост.

10 л.

579

Документы (доклады, проекты, заключения, справки) о разработке методов преподавания учебных дисциплин

10 л. ЭПК

5 л.

580

Справки, докладные записки о состоянии учебно-воспитательной, методической работы и мерах ее совершенствования

5 л. ЭПК

5 л.

581

Стенограммы, конспекты лекций преподавателей

10 л. ЭПК

5 л.

582

Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов

1 г. "1"

1 г. "1"

"1" После замены новыми

583

Переписка о разработке учебных планов и программ, подготовке к изданию учебников и учебных пособий

5 л.

5 л.

584

Переписка об организации учебно-воспитательной и методической работы в учебных заведениях

5 л.

5 л.

585

Переписка об организации и состоянии заочного и вечернего обучения

5 л.

5 л.

586

Переписка об утверждении состава государственных экзаменационных комиссий в учебных заведениях

5 л.

5 л.

587

Экзаменационные письменные работы учащихся

1 г.

1 г.

588

Контрольные работы учащихся:

а) годовые

3 г.