ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
"ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА"
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
К ПРАВИЛАМ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,
УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ
И БИБЛИОТЕКАХ, НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ.
ТЕМА 1.2. ПЛАНА НИОКР
Методические рекомендации раскрывают методику применения положений Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24, зарегистр. Минюстом России 20 мая 2020 г. N 58396).
Предназначены для работников государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций, преподавателей и студентов.
ВВЕДЕНИЕ
Настоящие Методические рекомендации подготовлены в целях информационного сопровождения и методического обеспечения внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях <1> (далее - Правила).
--------------------------------
<1> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24. Зарегистр. Минюстом России 20 мая 2020 г. N 58396 URL:http://archives.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения: 26.03.2021) (далее - Правила).
В Методических рекомендациях приводятся требования Правил и раскрывается методика их применения.
Все положения Правил отражены в тексте Методических рекомендаций с приведением ссылок на соответствующие номера пунктов, что устраняет необходимость обращения к тексту самого нормативного правового акта при использовании Методических рекомендаций.
В Методических рекомендациях используется обобщенное наименование "архивы" для всех видов организаций (государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций), на которые распространяется действие Правил, за исключением случаев, когда методика применения той или иной нормы Правил относится только к конкретным видам организаций.
Методические рекомендации состоят из введения, списка терминов и определений, 9 разделов, в которых раскрываются положения глав и пунктов Правил, а также одного приложения.
Методические рекомендации подготовлены ВНИИДАД.
Руководитель темы - к.и.н. Е.А. Романова.
Ответственные исполнители - к.ф.н. Н.А. Герчикова, Л.В. Успенская.
Исполнители: Авдейкина М.Н.; Альбрехт Б.В.; к.и.н. Афанасьева Л.П.; Белоногая Т.В.; Боброва Е.В.; к.и.н. Волкова И.В.; к.и.н. Дегтярева И.А.; к.и.н. Дроков С.В.; к.и.н. Кюнг П.А.; к.и.н. Ловцов А.С.; д.и.н. Мельтюхов М.И.; Муравьева Н.А.; к.и.н. Мягкова Е.М., Нагорная М.Л.; Олейников О.В.; д.и.н. Сабенникова И.В.; к.и.н. Симонова Е.Р.; Ткаченко Н.А.; к.т.н. Хаимов В.З.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов <2>;
--------------------------------
<2> Статья 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 43, ст. 4169 (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).
архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов <3>;
--------------------------------
<3> Там же.
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства <4>;
--------------------------------
<4> Там же.
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой <5>;
--------------------------------
<5> Там же.
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению <6>;
--------------------------------
<6> Там же.
аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию <7>;
--------------------------------
<7> ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: Стандартинформ, 2019. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 26.03.2021) (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013).
библиотека - информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам <8>;
--------------------------------
<8> Статья 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 01.05.2019) "О библиотечном деле" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1995. - N 1, ст. 2; 2016. - N 27 (часть II), ст. 4275 (далее - Федеральный закон N 78-ФЗ).
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку <9>;
--------------------------------
<9> ГОСТ Р 7.0.8-2013. В целях настоящих Методических рекомендаций термин "дело" используется также в качестве синонима термина "единица хранения архивных документов на бумажных носителях".
государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов <10>;
--------------------------------
<10> Статья 3 Федерального закона N 125-ФЗ.
депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <11>;
--------------------------------
<11> Там же.
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению <12>;
--------------------------------
<12> Там же.
документы личного происхождения - документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем <13>;
--------------------------------
<13> Там же.
информационная безопасность - все аспекты, связанные с определением, достижением и поддержанием конфиденциальности, целостности, доступности, неотказуемости, подотчетности, аутентичности и достоверности информации или средств ее обработки <14>;
--------------------------------
<14> ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1-2006 Информационная технология (ИТ). Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 1. Концепция и модели менеджмента безопасности информационных и телекоммуникационных технологий. - Введ. 2007-06-01. - М.: Стандартинформ, 2007. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200048398 (дата обращения: 26.03.2021).
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств <15>;
--------------------------------
<15> Статья 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ (ред. от 09.03.2021) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - N 31, ст. 3448 (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ).
информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники <16>;
--------------------------------
<16> Там же.
копирование архивных документов - изготовление изображений, воспроизводящих внешних вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов <17>;
--------------------------------
<17> Пункт 47.1 Правил.
музей - некоммерческое учреждение культуры, созданное собственником для хранения, изучения и публичного представления музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, а также для достижения иных целей, определенных Федеральным законом от 26.05.1996 N 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" <18>;
--------------------------------
<18> Статья 3 Федерального закона от 26.05.1996 N 54-ФЗ (ред. от 27.12.2018) "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996. - N 22, ст. 2591; 2018. - N 53 (часть I), ст. 8441 (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ).
муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов <19>;
--------------------------------
<19> Статья 3 Федерального закона N 125-ФЗ.
научная организация - юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, общественное объединение научных работников, осуществляющие в качестве основной деятельности научную и (или) научно-техническую деятельность <20>;
--------------------------------
<20> Пункт 1 статьи 5 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ (ред. от 26.07.2019) "О науке и государственной научно-технической политике" // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996, N 35, ст. 4137 (далее - Федеральный закон N 127-ФЗ).
научно-техническая документация (НТД) - совокупность документов, фиксирующих процесс и результаты научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, а также направления и методы их внедрения и реализации;
особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования <21>;
--------------------------------
<21> Статья 3 Федерального закона N 125-ФЗ.
уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности <22>, включенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
--------------------------------
<22> Там же.
фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образовались документы, включенные в состав архивного фонда (архивной коллекции);
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <23>.
--------------------------------
<23> Статья 2 Федерального закона N 149-ФЗ.
