Приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@ (ред. от 25.06.2019) "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов"

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В целях организации централизованного хранения документов, не прошедших централизованную обработку, а также в целях исполнения пункта 6.5 Плана реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011 - 2013 годах, утвержденного приказом ФНС России от 23.12.2011 N ММВ-7-1/979@ (с изменениями и дополнениями), приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов (далее - Порядок) согласно приложению N 1 к настоящему приказу.

2. Определить перечень управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, передающих документы на централизованное хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, с указанием мест хранения документов согласно приложению N 2 к настоящему приказу.

3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, указанным в приложении N 2 к настоящему приказу, совместно с ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить передачу на хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России документов в соответствии с Порядком.

4. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, указанных в приложении N 2 к настоящему приказу, обеспечить доведение настоящего приказа до нижестоящих территориальных органов ФНС России.

5. ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин):

5.1. Обеспечить доведение настоящего приказа до филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

5.2. Организовать сопровождение программного модуля, реализующего технологию оборота архивных документов для нужд ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в процессе промышленной эксплуатации.

6. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) обеспечить методологическое сопровождение работ по настоящему приказу.

7. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 28.07.2014 N ММВ-7-2/389@.

8. Признать утратившими силу п. 5.2, 6.2, 10.2 приложения к приказу ФНС России от 24.08.2016 N ММВ-7-10/456@ и п. 5.5, 6.3, 6.8, 8.2 приложения к приказу ФНС России от 17.10.2016 N ММВ-7-10/564@.

9. Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией настоящего приказа, осуществляется в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных соответствующим территориальным органам ФНС России на соответствующий год. Обеспечение централизованного хранения документов в соответствии с настоящим приказом осуществляется ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России на соответствующий год.

10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу организации работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 4, 6, 9; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 5.

Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.МИШУСТИН

Приложение N 1

Утвержден
приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Сокращения и термины

2. Общие положения

2.1. Настоящий порядок определяет регламент взаимодействия между НО и Филиалом ФКУ при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта РФ, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища с применением упрощенной технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".

2.2. Перечень УФНС и МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.3. Участниками взаимодействия являются Филиал ФКУ, УФНС, ИФНС, МИ ФНС России по КН.

2.4. Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности Владельца объектов хранения, за исключением документов, прошедших централизованную обработку, и документов, ранее переданных на централизованное хранение и учтенных в ИС ЦОХД:

- документы по государственной регистрации прекращенных юридических лиц, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей;

- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;

- декларации по налогу на доходы физических лиц;

- иные документы.

2.5. Срок централизованного хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).

2.6. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2.7. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.

2.8. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.

2.9. Подготовка архивных тар и маркировочных этикеток, включая их приобретение, транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище и транспортировка объектов хранения, изъятых из Архивохранилища, осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.

По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН) и ФКУ.

2.10. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

2.10.1. В НО - АИС "Налог-3";

2.10.2. В Филиале ФКУ - АИС3 "Налог-ЦОД".

2.11. Единицей хранения является совокупность документов (комплект, дело), размещенных в архивной таре.

2.11.1. По решению Владельца объектов хранения в Дела комплектуются следующие виды документов:

- документы по государственной регистрации прекращенного юридического лица, прекратившего деятельность индивидуального предпринимателя;

- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;

- декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика.

2.11.2. Документы, за исключением указанных в п. 2.11.1, передаются на хранение Комплектами.

2.12. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. Назначение ответственных лиц

УФНС, МИ ФНС России по КН, ИФНС и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия (основной и замещающий) и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к настоящему Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.

3.2. Разработка Плана-графика передачи документов
на централизованное хранение

3.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН в течение 2 (двух) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал ФКУ сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2 к настоящему Порядку).

3.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 3.2.1 настоящего Порядка, Филиалом ФКУ разрабатывается План-график (приложение N 3 к настоящему Порядку). Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН согласовывают и утверждают План-график в течение 6 (шести) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 декабря.

3.3. Предоставление доступа в здание (помещение)
Филиала ФКУ

Доступ в здание (помещения) Филиала ФКУ сотрудников НО осуществляется в порядке, установленном Филиалом ФКУ.

3.4. Включение в справочник СНОН
сведений о закреплении за Филиалом ФКУ НО и процессов
централизованного хранения документов

3.4.1. Сведения о закреплении за Филиалом ФКУ НО и процессов централизованного хранения объектов хранения включаются в Справочник "Налоговые органы, для которых осуществляет деятельность ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и его территориальные подразделения" (СНОН)", утвержденный приказом ФНС России от 28.11.2013 N ММВ-7-1/529@ (далее - Справочник СНОН).

3.4.2. УФНС и МИ ФНС России по КН оперативно направляют ФКУ сведения о территориальных органах ФНС России, уполномоченных осуществлять передачу объектов хранения на централизованное хранение для учета в Справочнике СНОН.

3.5. Топографирование помещений, используемых
для хранения документов

Топографирование помещений Архивохранилища, используемых для хранения документов, осуществляется Филиалом ФКУ, обслуживающим данное Архивохранилище средствами АИС3 "Налог-ЦОД".

4. Подготовка в НО документов для передачи
на централизованное хранение

4.1. Общие требования к комплектованию архивных тар

При комплектовании архивных тар с целью передачи на хранение:

4.1.1. Не допускается включение листов одного документа в разные объекты хранения;

4.1.2. Не допускается включение в архивную тару объектов хранения с истекшим или истекающим в течение 1 календарного года сроком хранения;

4.1.3. В одну архивную тару может быть укомплектовано несколько объектов хранения типа "Дело" либо только один объект хранения типа "Комплект";

4.1.4. В одну архивную тару для документов, указанных в пункте 2.11.1 настоящего Порядка, размещаются объекты хранения, содержащие документы одного вида;

4.1.5. В одну архивную тару для документов, указанных в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, размещаются объекты хранения, содержащие документы одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@, и года образования документов;

4.1.6. Архивная тара должна быть заполнена не менее чем на 90%;

4.1.7. Допускается использование архивных тар шириной 75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 500 мм и высотой не более 325 мм, глубиной не более 290 мм;

4.1.8. Ответственность за соответствие количества и содержания передаваемых архивных тар сопроводительным документам несет НО.

4.2. Подготовка объектов хранения для передачи
на централизованное хранение

4.2.1. Подготовка архивных тар

НО выполняет следующие действия:

4.2.1.1. Средствами СЭД НО направляет в Филиал ФКУ, осуществляющий централизованное хранение, запрос на получение этикеток для маркировки архивных тар с указанием их типоразмера (75 мм, 100 мм, 150 мм, 250 мм, 330 мм, 500 мм), в количестве не более годового объема, заявленного в Плане-графике на текущий год.

4.2.1.2. Получает от Филиала ФКУ средствами СЭД образы этикеток для маркировки архивных тар.

4.2.1.3. Распечатывает и наклеивает этикетки на архивные тары в верхней части торцевой стороны тары в соответствии с типоразмером тары.

4.2.2. Подбор документов

НО выполняет следующие действия:

4.2.2.1. Сортирует документы по видам документов.

4.2.2.2. Определяет сроки хранения документов и сортирует документы по срокам хранения.

4.2.2.3. Группирует документы, указанные в пункте 2.11.1 настоящего Порядка, по видам документов. Наносит на обложку Дела заголовок дела/наименование юридического лица (организации)/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя (физического лица), ИНН/ОГРН/ОГРНИП. Документы по учету в налоговых органах организаций, прекративших деятельность, физических лиц, снятых с учета в связи со смертью, группируются и комплектуются отдельно.

4.2.2.4. Группирует документы, указанные в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, в Комплекты в соответствии с номенклатурой дел в разрезе видов документов, сроков хранения и года образования документов.

4.2.3. Комплектование архивных тар и подготовка к передаче в Филиал ФКУ

НО выполняет следующие действия:

4.2.3.1. Регистрирует объект хранения в ЕКП с указанием соответствующего типа объекта.

4.2.3.2. Печатает и наклеивает на объект хранения маркировочную этикетку, содержащую инвентарный номер объекта хранения в виде двухмерного штрих-кода (GUID).

Маркировочная этикетка наклеивается на свободное место обложки каждого объекта хранения параллельно верхнему краю (с отклонением не более чем на 10 градусов) и не должна закрывать значимую информацию обложки объекта хранения.

4.2.3.3. С использованием ЕКП комплектует объект(ы) хранения в архивную тару.

4.2.3.4. Наносит на торцевой стороне архивной тары наименование НО, год образования документов, срок хранения объектов хранения, содержащихся в архивной таре.

4.2.3.5. Формирует средствами ЕКП и распечатывает в двух экземплярах и подписывает Акт приема-передачи партии тар (приложение N 4 к настоящему Порядку) для последующей передачи в Филиал ФКУ.

5. Прием-передача документов на централизованное хранение

5.1. Архивные тары доставляются в Архивохранилище в соответствии с Планом-графиком.

5.2. Архивные тары не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО, представивший документы, в следующих случаях:

5.2.1. Архивная тара не соответствует размерам, указанным в пункте 4.1 настоящего Порядка;

5.2.2. Архивная тара укомплектована не в полном объеме (менее 90%);

5.2.3. Архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней объектов хранения в течение всего срока хранения;

5.2.4. Архивная тара либо объекты хранения не зарегистрированы в АИС "Налог-3".

5.2.5. Срок хранения, указанный на архивной таре, не соответствует сроку хранения архивной тары, указанному Владельцем документов при регистрации тары в АИС "Налог-3".

5.3. Филиал ФКУ на этапе разгрузки архивных тар имеет право провести выборочную предварительную проверку исполнения требований пункта 5.2 настоящего Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО.

5.4. Прием-передача объектов хранения осуществляется путем сопоставления Акта приема-передачи партии тар наличию архивных тар. При выявлении расхождений в Акте приема-передачи партии тар делаются соответствующие отметки.

Акт приема-передачи партии тар в двух экземплярах подписывается уполномоченным сотрудником Филиала ФКУ, один экземпляр возвращается в НО, а второй остается в Филиале ФКУ.

5.5. Филиал ФКУ в течение 3 рабочих дней со дня поступления архивных тар осуществляет:

- учет объектов хранения;

- размещение на хранение объектов хранения (принятых архивных тар).

5.6. При приеме документов на хранение проверка содержимого архивных тар Филиалом ФКУ на предмет соответствия описи (при ее наличии), вложенной в тару, не осуществляется.

6. Централизованное хранение объектов хранения

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, N 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение Архивохранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

6.1. Функции филиала ФКУ при осуществлении
централизованного хранения объектов хранения

6.1.1. Прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

6.1.2. Обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

6.1.3. Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

6.1.4. Выдача объектов хранения по запросу Владельца объектов хранения.

6.1.5. Прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения.

6.1.6. Осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПО.

6.1.7. Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.

6.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения,
размещенных на централизованное хранение

6.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

6.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

6.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

6.2.4. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объектов хранения.

6.2.5. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").

По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 5 к настоящему Порядку).

6.2.6. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 6 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.7. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.

6.2.8. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

6.2.9. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 7 к настоящему Порядку).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

6.2.10. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

6.2.11. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации ее в ПО.

7. Порядок выдачи оригиналов объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

Филиалом ФКУ по запросам НО осуществляется выдача оригиналов объектов хранения во временное пользование.

Выдача объектов хранения осуществляется:

- на основании запроса УФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является УФНС или подведомственные ИФНС;

- на основании запроса ИФНС в отношении объектов хранения, Владельцем которых является данная ИФНС;

- на основании запроса МИ ФНС России по КН в отношении объектов хранения, Владельцем которых является МИ ФНС России по КН.

Выдача объекта хранения осуществляется целиком без выделения отдельных документов. Объект хранения типа "Комплект" выдается путем выдачи архивной тары, в которой он размещен на централизованное хранение.

Изготовление копий документов на бумажном носителе Филиалом ФКУ не осуществляется.

7.1. Формирование запроса на выдачу объектов хранения

НО формирует и направляет в АИС3 "Налог-ЦОД" с использованием ЕКП электронный запрос на выдачу объектов хранения.

7.2. Подготовка объектов хранения к выдаче
и их передача в НО

7.2.1. После поступления в АИС3 "Налог-ЦОД" электронного запроса на выдачу объектов хранения Филиал ФКУ с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" осуществляет поиск объектов в Архивохранилище и подготовку их к выдаче.

7.2.2. Объекты хранения должны быть подготовлены к выдаче не позднее 4 рабочих дней после поступления запроса в АИС3 "Налог-ЦОД".

7.2.3. Филиал ФКУ формирует с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" и распечатывает в двух экземплярах Акт выдачи (приложение N 8 настоящему Порядку).

7.2.4. Получение уполномоченным сотрудником НО объектов хранения осуществляется на территории Архивохранилища по Акту выдачи.

Оба экземпляра Акта выдачи подписываются уполномоченными сотрудниками НО и Филиала ФКУ, один экземпляр передается в НО, второй - остается в Филиале ФКУ.

По согласованию Сторон может быть определен иной способ передачи объектов хранения.

8. Порядок выдачи электронных образов объектов хранения

8.1. Подготовка электронных образов объектов хранения, содержащих документы, указанные в пункте 2.11.1 настоящего Порядка

8.1.1. Формирование в ЕКП запроса на получение электронных образов документов

НО формирует с использованием ЕКП электронный запрос на получение электронных образов Дела или отдельных документов, входящих в состав Дела, и направляет его в АИС3 "Налог-ЦОД".

8.1.2. Выполнение выборочного сканирования документов, размещенных на хранение

Филиал ФКУ выполняет следующие действия при поступлении в АИС3 "Налог-ЦОД" электронного запроса на получение электронных образов документов (задание на выборочную обработку):

8.1.2.1. Осуществляет с использованием АИС3 "Налог-ЦОД" поиск объектов хранения (дел) в Архивохранилище.

8.1.2.2. Расшивает дело (входящие в его состав документы), которые необходимо отсканировать, контролирует отсутствие скрепок, скоб и ниток, скрепляющих документы.

8.1.2.3. Сканирует в АИС3 "Налог-ЦОД" в режиме двухстороннего сканирования Дело либо отдельные документы, входящие в его состав, и передает электронные образы НО средствами АИС3 "Налог-ЦОД":

- для срочных запросов - не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения запроса Филиалом ФКУ;

- остальных запросов - не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем получения запроса Филиалом ФКУ.

8.1.2.4. Если при обработке электронного запроса на получение электронных образов документов, входящих в состав дела, выявлено отсутствие запрошенного документа, Филиал ФКУ информирует об этом НО (в указанные в пункте 8.1.2.3 настоящего Порядка сроки). Розыск отсутствующих в деле документов Филиалом ФКУ не производится.

Филиал ФКУ осуществляет обработку и выдачу электронных образов документов не более чем для 10 (десяти) объектов хранения в день (объемом не более 200 (двести) листов каждый) от одного НО.

8.2. Подготовка и выдача электронных образов объектов хранения, содержащих документы, указанные в пункте 2.11.2 настоящего Порядка, Филиалом ФКУ не осуществляется.

9. Возврат на централизованное хранение ранее выданных
объектов хранения

Возврат объектов хранения в Архивохранилище осуществляется в соответствии с п. п. 4, 5 настоящего порядка.

10. Уничтожение объектов хранения с истекшим
сроком хранения

10.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале ФКУ, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

10.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого руководителем НО утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению объектов хранения (приложение N 9 к настоящему Порядку).

10.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения объектов хранения, направляет Владельцу объектов хранения средствами СЭД список выданных объектов хранения, с истекшим сроком хранения, оригиналы которых были выданы по запросу Владельцу объектов хранения и не возвращены на централизованное хранение (далее - Выданные объекты хранения).

10.4. Владелец объектов хранения, получив список Выданных объектов хранения, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных объектов хранения в НО информация о таких объектах хранения направляется в Филиал ФКУ.

10.5. Владелец объектов хранения по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению объектов хранения.

10.6. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

10.7. Не позднее 1 июня текущего года Владелец объектов хранения направляет в Филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного руководителем НО Акта о выделении к уничтожению объектов хранения с сопроводительным письмом.

10.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления НО Актов о выделении к уничтожению объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения;

- отбор объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);

- уничтожение бумажных носителей объектов хранения. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);

- формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года сводного Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению (приложение N 10 к настоящему Порядку) и передача его электронной копии в НО по принадлежности.

Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

10.9. Сведения о факте уничтожения объектов хранения отражаются в ПО.

10.10. Процесс уничтожения объектов хранения возможен только после реализации его в ПО.

Приложение N 1
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Форма информации
о назначенных координаторах взаимодействия
и ответственных лицах

Формируется в Microsoft Word

Приложение N 2
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

                                 Сведения
                  о планируемых объемах и сроках передачи
         объектов хранения в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
         в ___________ для централизованного хранения на ____ год

Руководитель УФНС/МИ ФНС России по КН _________ _______________________
                                       подпись    расшифровка подписи

Формируется в Microsoft Excel

Приложение N 3
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

План-график
передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
в _________________ архивных тар для централизованного
хранения на ____ год

Адрес архивохранилища

Формируется в Microsoft Excel

Приложение N 4
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

                                                              ┌───────────┐
                                                              │ Штрих-код │
                                                              │           │
__________________________________________       ______       └───────────┘
(наименование территориального органа ФНС)       (код)

                   Форма Акта приема-передачи партии тар

                                 От (дата)
                      регистрационный номер _________

___________________________________________________________________________
                 (наименование организации - отправителя)

___________________________________________________________________________
                  (наименование организации - получателя)

Итого тар - ___

Тары передал                           Тары принял
__________________                     __________________
__________________                     __________________
__________________                     __________________

_______________                        ________________
  (должность)    (подпись) (Ф.И.О.)      (должность)    (подпись) (Ф.И.О.)

"__" ___________ 20__ г.               "__" ___________ 20__ г.

Формируется в АИС "Налог-3"

Приложение N 5
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

Сличительная ведомость
результатов проверки наличия и состояния объектов хранения
___________ N ____________

По состоянию на "__" _____________ 20__ г. проведена проверка фактического наличия объектов хранения, находящихся на централизованном хранении

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 6
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

                  АКТ                    УТВЕРЖДАЮ
                                         Директор филиала ФКУ "Налог-
                                         Сервис" ФНС России в субъекте
                                         Российской Федерации

____________________ N ______________    ____________ _____________________
    проверки, наличия и состояния          (подпись)  (расшифровка подписи)
           объектов хранения
                                         Дата _______________

Помещение N _________________
Основание _________________________________________________________________
                    (плановая проверка, перемещения документов,
                            стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
                           (наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
                       (наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с ________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится:                                       объектов хранения,
                   ________________________________________________________
                           (цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии:                         объектов хранения,
                                ___________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
3. Всего неучтенных в ПО:                                объектов хранения,
                         __________________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
4. Всего имеется в наличии:                              объектов хранения,
                         __________________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
из них:
    4.1. требующих дезинфекции                           объектов хранения,
                               ____________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
    4.2. неисправимо поврежденных                        объектов хранения,
                               ____________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
    4.3. выдано во временное пользование                 объектов хранения.
                               ____________________________________________
                                   (цифрами и прописью)
5. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные
отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

Проверку проводили:
__________________________   _________   ___________________________
 (наименование должности)    (подпись)      (расшифровка подписи)
__________________________   _________   ___________________________
 (наименование должности)    (подпись)      (расшифровка подписи)
__________________________   _________   ___________________________
 (наименование должности)    (подпись)      (расшифровка подписи)

Дата _____________________

Формируется в Microsoft Word

Приложение N 7
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

АКТ                                      УТВЕРЖДАЮ
                                         Директор филиала ФКУ "Налог-
                                         Сервис" ФНС России в субъекте
                                         Российской Федерации

____ N ___________________________       ____________
О необнаружении объектов хранения,          подпись    расшифровка подписи
пути розыска которых исчерпаны

    В  результате проверки наличия объектов хранения установлено отсутствие
перечисленных   ниже   объектов   хранения.   Предпринятые   Филиалом   ФКУ
всевозможные меры по розыску объектов хранения положительных результатов не
дали, в связи с чем считаем возможным снять их с учета.

Итого ___________________________________________________ объектов хранения
                      (цифрами и прописью)

Наименование должности
лица, ответственного          ___________         _________________________
за централизованное хранение    подпись              расшифровка подписи

Дата

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 8
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

               Акт выдачи N __________________ от __________

                               ┌─────────┐
                               │Штрих-код│
                               └─────────┘

Отправитель: ______________________________________________________________
                               (наименование отправителя)

Получатель: _______________________________________________________________
                               (наименование получателя)

    Всего документов:
    Всего листов:

От отправителя: __________________________________ ________________
                             (Ф.И.О.)                 (Подпись)

От получателя: __________________________________ ________________
                             (Ф.И.О.)                 (Подпись)

Формируется в АИС3 "Налог-ЦОД"

Приложение N 9
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

                                                       УТВЕРЖДАЮ
АКТ                                              Руководитель НО/МИ ФНС
_____________ N ___                                   России по КН
                                             ______________________________
                                              Подпись   Расшифровка подписи
                                             "__" ______________ 20__ г.

О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

             Приказа ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями
На основании --------------------------------------------------------------
               (название и выходные данные перечня документов с указаниями

и дополнениями)
---------------------------------------------------------------------------
                             сроков хранения)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы Фонда N ________________ <1>
___________________________________________________________________________
    (название фонда (наименование территориального налогового органа))

ИТОГО ___________________________________ объектов хранения за _______ годы
             (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________
                                        (наименование архивного учреждения)
(протокол от _________ N _____________________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов   Подпись   Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК НО
___________ N __________

--------------------------------

<1> Заполняется вручную, при наличии.

<2> Заполняется вручную.

<3> Заполняется вручную.

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 10
к Порядку организации
централизованного хранения
налоговых документов,
утвержденному приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                        Директор филиала ФКУ "Налог-сервис"
                                          ФНС России в субъекте Российской
                                                     Федерации
                                        ___________  ______________________
                                          Подпись     Расшифровка подписи
                                             "__" ______________ 20__ г.

АКТ
_________________ N ___________________
Об уничтожении объектов хранения,
не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
                       (реквизиты и место составление акта о выделении
                     на уничтожение документов, не подлежащих хранению)
___________________________________________________________________________

Объекты в количестве <1> __________________________________________________
                                        (цифрами и прописью)
Весом ________________ кг  сданы в ________________________________________
                                          (наименование организации)
___________________________________________________________________________
на переработку по приемо-сдаточной
накладной (протоколу, акту) <2>     от __________ N _______________________

Наименование должности
работника, сдавшего документы   ___________________   _____________________
                                      Подпись          Расшифровка подписи

Изменения в программное обеспечение внесены

Наименование должности
работника, внесшего
изменения в программное
обеспечение                     ___________________   _____________________
                                      Подпись          Расшифровка подписи

--------------------------------

<1> Указываются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, поступивших в Филиал ФКУ за текущий год.

<2> При необходимости указывается несколько приемо-сдаточных накладных (протоколов, актов).

Формируется в ПО после реализации

Приложение N 2
к приказу ФНС России
от 1 сентября 2017 г. N ММВ-7-10/707@

ПЕРЕЧЕНЬ
УПРАВЛЕНИЙ ФНС РОССИИ ПО СУБЪЕКТАМ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ, МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫХ И МЕЖРАЙОННЫХ ИФНС РОССИИ
ПО КРУПНЕЙШИМ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМ, ПЕРЕДАЮЩИХ ДОКУМЕНТЫ
НА ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ В ФКУ "НАЛОГ-СЕРВИС"
ФНС РОССИИ, С УКАЗАНИЕМ МЕСТ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Утратил силу. - Приказ ФНС России от 25.06.2019 N ММВ-7-10/325@.